RVS Invulling gemeentelijke ombudsfunctie in Zeeland per 1jan23 bijlage 3 invulling ombudsfunctie

Registratiekenmerk: 2085783 / 2086066 Onderwerp: Invulling gemeentelijke ombudsfunctie in Zeeland per 1 januari 2023 conceptbesluit Het college van B&W besluit; De raad voor te stellen om het advies van het bestuur van Stichting De Zeeuwse Ombudsman over te nemen en: 1. Per 1 januari 2023 de instelling van De Zeeuwse Ombudsman te beëindigen. 2. Per 1 januari 2023 aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman op voorwaarde dat de stappen op de pagina's 7 tot en met 9 van de Notitie toekomst Zeeuwse Ombudsman door de Nationale Ombudsman worden doorlopen. Bijlage(n) Doc.nr. 2089290: Ledenbrief VZG 2022-003 Doc.nr. 2089293: Notitie toekomst Zeeuwse Ombudsman Doc.nr. 2089294: Bijlage bij Notitie toekomst Zeeuwse Ombudsman over Venice Principles Doc.nr. …: Raadsvoorstel, met bijlagen:  Doc.nr. 2089290: Ledenbrief VZG 2022-003  Doc.nr. 2089293: Notitie toekomst Zeeuwse Ombudsman  Doc.nr. 2089294: Bijlage bij Notitie toekomst Zeeuwse Ombudsman over Venice Principles Vertrouwelijkheid Intern Reden voor geheimhouding N.v.t. Samenvatting De huidige Zeeuwse Ombudsman heeft aan het bestuur van Stichting de Zeeuwse Ombudsman laten weten dat hij zijn taken per 31 december 2022 wenst neer te leggen wat reden voor het bestuur van Stichting De Zeeuwse Ombudsman is geweest om zich strategisch te bezinnen op de toekomstige invulling van de gemeentelijke ombudsfunctie in Zeeland na 2022.

Het bestuur van de stichting heeft de Zeeuwse Ombudsman gevraagd om een voorstel te schrijven. Dat voorstel is in samenwerking met de Nationale Ombudsman tot stand gekomen en opgenomen in een notitie. De gemeenteraad wordt door het bestuur van Stichting De Zeeuwse Ombudsman geadviseerd om in lijn met het voorstel in de notitie per 1 januari 2023 de instelling van De Zeeuwse Ombudsman te beëindigen en per dezelfde datum aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman, op voorwaarde dat de stappen op de pagina’s 7 tot en met 9 van de Notitie toekomst Zeeuwse Ombudsman door de Nationale Ombudsman worden doorlopen. Inleiding De huidige Zeeuwse Ombudsman, de heer mr. drs. Gertjan W. van der Brugge, heeft aan het bestuur van Stichting De Zeeuwse Ombudsman laten weten dat hij zijn taken per 31 december 2022 wenst neer te leggen. Bij de aanvaarding in 2020 van zijn benoeming voor een tweede termijn van zes jaar heeft hij reeds laten weten deze termijn om leeftijdsredenen niet volledig te zullen vervullen. Het aanstaande vertrek van de heer Van der Brugge is voor het bestuur van Stichting De Zeeuwse Ombudsman reden geweest om zich strategisch te bezinnen op de toekomstige invulling van de gemeentelijke ombudsfunctie in Zeeland na 2022. Het bestuur functioneert inhoudelijk op afstand van het eigenlijke ombudswerk. Het bestuur heeft Auteur: E. Ruissen Telefoonnummer: +31118487174

Registratienummer nota: 2085783 / 2086066

daarom aan de Zeeuwse Ombudsman zelf en aan de substituut Zeeuwse Ombudsman, tevens secretaris van de Zeeuwse Ombudsman, gevraagd om voor de 13 aangesloten gemeenten een notitie op te stellen over de gewenste besluitvorming. Die notitie treft u aan als bijlage bij dit raadsvoorstel. Argumenten De Zeeuwse Ombudsman behandelt in de notitie onder C een viertal argumenten in de strategische afweging om de huidige ombudsfunctie te continueren of om aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman. Dit betreffen de volgende argumenten:    

Regionale aspecten; Inhoudelijke kwetsbaarheid; Organisatorische kwetsbaarheid;

Inhoudelijk en organisatorisch toekomstperspectief.

Samengevat komt de Zeeuwse Ombudsman tot de volgende bevinding: De meerwaarde van continuering van de huidige ombudsfunctie is de regionale aanwezigheid, makkelijke fysieke toegang voor burgers, kennis van de regio en de relevante netwerken en het letterlijk en figuurlijk spreken van de taal. Potentiële en reële nadelen van continuering van de huidige ombudsfunctie zijn de inhoudelijke en organisatorische kwetsbaarheid. Deze nadelen zullen gezien de huidige ontwikkelingen in de toekomst naar verwachting toenemen. Daarnaast dient continuering gepaard te gaan met diverse ingrijpende wijzigingen ten opzichte van de huidige situatie (per gemeente afzonderlijke benoeming en verantwoording, aanpassing positionering van de plaatsvervangend secretaris, continue alertheid voor huisvesting en overige facilitaire aspecten en meer capaciteit noodzakelijk). Over dit dilemma voor het bestuur van Stichting De Zeeuwse Ombudsman heeft de Zeeuwse Ombudsman overleg gevoerd met de Nationale Ombudsman. Daarbij is de gedachte ontstaan om te onderzoeken of het mogelijk is het beste van de twee werelden te combineren: aansluiting bij de Nationale Ombudsman met alle bijhorende voordelen maar behoud van aanwezigheid in Zeeland, regionale netwerkkennis en alle andere voordelen.

Deze gedachte is nader uitgewerkt in een door de Nationale Ombudsman te volgen stappenplan dat is geschetst vanaf pagina 7 van de notitie. Deze stappen houden samengevat in: 1. Aan nabijheid wordt fysiek invulling gegeven door de primaire werkplek van de huidige secretaris in Zeeland te houden. Binnen de organisatie Nationale Ombudsman worden enkele klachtbehandelaren aangewezen als relatiebeheerder van de regio Zeeland. Zij zijn aanspreekpunt/contactpersoon voor de klachtbehandelaren bij de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen en vergaren relevante kennis over de regio. 2. Met burgers die een klacht of signaal afgeven wordt persoonlijk contact opgenomen en ingegaan op de achtergrond van de klacht, mogelijke oplossingsrichtingen en verwachtingen ten aanzien van de betrokkenheid van de ombudsman. Indien wenselijk of noodzakelijk wordt fysiek een gesprek gevoerd. Met partijen wordt afgestemd welke aanpak het meest effectief is. 3. De Nationale Ombudsman biedt ondersteuning aan de 1e lijns-klachtbehandeling als vraagbaak, sparringpartner en adviseur over (specifieke onderwerpen van) klachtbehandeling. 4. Raadsleden worden via de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden en de VNG in het algemeen geïnformeerd over aspecten die voor hen relevant kunnen zijn. Daarnaast

Blad 2 behorend bij 2085783 / 2086066

worden uiteraard de gemeenten jaarlijks geïnformeerd over de over hen ontvangen klachten en signalen. 5. Intermediairs (maatschappelijk werk, praktijkondersteuners bij huisartsen, juridische dienstverleners, schuldhulpmaatjes en andere vrijwilligers) worden door de Nationale Ombudsman actief benaderd en uitgenodigd om, bijvoorbeeld via sociale media relevante signalen te delen. In het geval van Zeeland ligt een nauwere samenwerking met het project Samen Recht Vinden voor de hand[1]. Ten aanzien van dit stappenplan zijn namens het bestuur twee vragen gesteld aan de Zeeuwse Ombudsman. Vraag één zag op de formele behandeling van een klacht, door middel van een hoorzitting. Het bestuur wilde graag weten of ook die, net zoals de informele behandeling, plaats zal gaan vinden in de regio (dat werd nu niet vermeld). De Zeeuwse Ombudsman kon daarop bevestigend antwoorden. Vraag twee zag op de veiligheid van medewerkers. Het bestuur vroeg zich af of het in dat kader wel wenselijk zou zijn voor een secretaris om bij inwoners thuis af te spreken zoals in het stappenplan is vermeld). De Zeeuwse Ombudsman kon daarop antwoorden dat het voortschrijdend inzicht is dat dit inderdaad niet wenselijk zou zijn en dat in plaats daarvan aangeboden zal gaan worden om elkaar elders, in een professionele setting, te ontmoeten. Vanzelfsprekend zullen mindervalide inwoners wel thuis bezocht worden.

De notitie is opgesteld door de ter zake deskundige Zeeuwse Ombudsman en zijn secretaris. Over de inhoud is door de Zeeuwse Ombudsman met de Nationale Ombudsman afstemming gezocht. De notitie geeft blijk van een goed inzicht in het belang van een goede ombudsfunctie en de randvoorwaarden die daarvoor aanwezig moeten zijn. De notitie geeft ook blijk van realiteitszin: de wereld is sinds de oprichting in 2001 veranderd en de voordelen van een lokale ombudsfunctie wegen niet meer op tegen de, door de gewijzigde omstandigheden, inmiddels ontstane nadelen. Aansluiting bij de Nationale Ombudsman biedt thans meer voordelen dan continuering van de huidige ombudsfunctie. Met het stappenplan worden alle denkbare nadelen van aansluiting bij de Nationale Ombudsman weggenomen. Alles overwegend wordt de gemeenteraad door het bestuur geadviseerd om het voorstel van de Zeeuwse Ombudsman over te nemen en te besluiten om de instelling van De Zeeuwse Ombudsman per 1 januari 2023 te beëindigen en per dezelfde datum aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman. [1] www.samenrechtvinden.nl

Wat willen we bereiken? Behoud van een deugdelijke ombudsfunctie voor de provincie Zeeland. Wat gaan we ervoor doen? De instelling van de Zeeuwse Ombudsman per 1 januari 2023 beëindigen en per dezelfde datum aansluiten bij de Nationale Ombudsman. Als alle aangesloten gemeenten hiertoe hebben besloten, is een volgende stap het opheffen van de stichting. Liquidatie van de stichting is pas aan de orde na afloop van het jaar 2022. Wat zijn de kanttekeningen en risico’s? Zou de gemeenteraad zich niet kunnen vinden in het advies van het bestuur dan kan de raad besluiten om de opzet en werking van de ombudsfunctie De Zeeuwse Ombudsman te evalueren en waar nodig aan te passen. Daarbij dient dan wel het hieronder geschetste kostenplaatje voor de lange termijn in acht genomen te worden. Wat mag het kosten? Wanneer besloten wordt om aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman dan zullen daarbij

Blad 3 behorend bij 2085783 / 2086066

aangesloten gemeenten € 0,2362 per inwoner per jaar betalen (dit wordt jaarlijks aangepast bij ministeriële regeling). Gemeenten die zijn aangesloten bij De Zeeuwse Ombudsman betalen in 2021 € 0,1900 per inwoner per jaar en in aanvulling op dat bedrag per onderzoek een gestaffelde vergoeding gerelateerd aan het aantal klachten. Zou worden besloten om aangesloten te blijven bij de Zeeuwse Ombudsman dan dienen op advies van de accountant van de VZG de kosten per gemeente te worden verhoogd tot minimaal die van aansluiting bij de Nationale Ombudsman. De reden daarvoor is dat de capaciteit dient te worden vergroot om de organisatorische en inhoudelijke kwetsbaarheid te verminderen en om de nieuwe rollen en taken (o.a. pro-actief handelen en Venice Principles) adequaat te kunnen vervullen. De begroting voor 2022 zet wat dat betreft al een forse stap: het tarief wordt verhoogd naar € 0,2200 per inwoner per jaar. Een volgende stap naar gelijktrekking naar het tarief van de Nationale Ombudsman (gebaseerd op een jaarlijkse beschikking van de Minister van Binnenlandse Zaken) zal noodzakelijk zijn.

Rekensom voor de gemeente Vlissingen (berekend op basis van 44.358 inwoners): 2021 € 0,1900 per inwoner per jaar = € 8.428,02 2022 € 0,2200 per inwoners per jaar = € 9.758,76 2023 € 0,2362 (prijspeil 2021 exclusief de aanpassingen bij ministeriële regeling vastgesteld overeenkomstig het prijsindexcijfer CBS 2022 en 2023) per inwoner per jaar = € 10.477,36 Resumerend is een verhoging van het door de gemeenten per inwoner per jaar te betalen tarief in elk scenario onvermijdelijk. Deze kosten worden gedekt uit Bestuursondersteuning B&W representatie/Contributie en donatie (600205/4375). Wat en hoe gaan we communiceren? Wanneer alle raden een besluit hebben genomen zal het bestuur de communicatie op zich nemen. Communicatie zal zorg dragen voor aanpassing van de informatie over de ombudsfunctie op www.vlissingen.nl.

Blad 4 behorend bij 2085783 / 2086066