RVS Invulling gemeentelijke ombudsfunctie in Zeeland per 1jan23

Raadsvoorstel

Urgentie Onderwerp Zaaknummer Datum Openbaarheid Afdeling Portefeuillehouder Opdrachtgever

Hoog, Het bestuur van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten heeft verzocht een reactie op dit voorstel graag voor 1 juli 2022 tegemoet te zien. Invulling gemeentelijke ombudsfunctie in Zeeland per 1 januari 2023 551418 17 mei 2022 Externe communicatie Bedrijfsvoering 1 (BV1) J.Chr. van der Hoek Afdelingshoofd BV1

Voorstel De raad besluit om het advies van het bestuur van Stichting De Zeeuwse Ombudsman over te nemen en: 1. Per 1 januari 2023 de instelling van De Zeeuwse Ombudsman te beëindigen. 2. Per 1 januari 2023 aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman op voorwaarde dat de stappen op de pagina's 7 tot en met 9 van de Notitie toekomst Zeeuwse Ombudsman door de Nationale Ombudsman worden doorlopen. 3.De financiële consequenties vanaf 2023, bestaande uit het structureel verhogen van het budget met € 1.476 te dekken uit de budgettaire ruimte. Inleiding De huidige Zeeuwse Ombudsman, de heer mr. drs. G. W. van der Brugge, heeft aan het bestuur van Stichting De Zeeuwse Ombudsman laten weten dat hij zijn taken per 31 december 2022 wenst neer te leggen. Het aanstaande vertrek van de heer Van der Brugge is voor het bestuur van Stichting De Zeeuwse Ombudsman reden geweest om zich strategisch te bezinnen op de toekomstige invulling van de gemeentelijke ombudsfunctie in Zeeland na 2022. Het bestuur functioneert inhoudelijk op afstand van het eigenlijke ombudswerk. Het bestuur heeft daarom aan de Zeeuwse Ombudsman zelf en aan de substituut Zeeuwse Ombudsman, tevens secretaris van de Zeeuwse Ombudsman, gevraagd om voor de 13 aangesloten gemeenten een notitie op te stellen over de gewenste besluitvorming. Die notitie treft u aan als bijlage bij dit raadsvoorstel.

Beoogd resultaat Behoud van een deugdelijke ombudsfunctie voor de provincie Zeeland. Argumenten Strategische afweging De Zeeuwse Ombudsman behandelt in de notitie onder C een viertal argumenten in de strategische afweging om de huidige ombudsfunctie te continueren of om aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman. Dit betreffen de volgende argumenten:  • Regionale aspecten;  • Inhoudelijke kwetsbaarheid;  • Organisatorische kwetsbaarheid;  • Inhoudelijk en organisatorisch toekomstperspectief. Samengevat komt de Zeeuwse Ombudsman tot de volgende bevinding: De meerwaarde van continuering van de huidige ombudsfunctie is de regionale aanwezigheid, makkelijke fysieke toegang voor burgers, kennis van de regio en de relevante netwerken en het letterlijk en figuurlijk spreken van de taal. Potentiële en reële nadelen van continuering van de huidige ombudsfunctie zijn de inhoudelijke en organisatorische kwetsbaarheid. Deze nadelen zullen gezien de huidige ontwikkelingen in de toekomst naar Pagina 1 van 3

verwachting toenemen. Daarnaast dient continuering gepaard te gaan met diverse ingrijpende wijzigingen ten opzichte van de huidige situatie (per gemeente afzonderlijke benoeming en verantwoording, aanpassing positionering van de plaatsvervangend secretaris, continue alertheid voor huisvesting en overige facilitaire aspecten en meer capaciteit noodzakelijk). Stappenplan Over dit dilemma heeft de Zeeuwse Ombudsman overleg gevoerd met de Nationale Ombudsman. Daarbij is de gedachte ontstaan om te onderzoeken of het mogelijk is het beste van de twee werelden te combineren: aansluiting bij de Nationale Ombudsman met alle bijhorende voordelen maar behoud van aanwezigheid in Zeeland, regionale netwerkkennis en alle andere voordelen. Deze gedachte is nader uitgewerkt in een door de Nationale Ombudsman te volgen stappenplan dat is geschetst vanaf pagina 7 van de notitie. Deze stappen houden samengevat in: 1. Aan nabijheid wordt fysiek invulling gegeven door de primaire werkplek van de huidige secretaris in Zeeland te houden. Binnen de organisatie Nationale Ombudsman worden enkele klachtbehandelaren aangewezen als relatiebeheerder van de regio Zeeland. Zij zijn aanspreekpunt/contactpersoon voor de klachtbehandelaren bij de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen en vergaren relevante kennis over de regio. 2.

Met burgers die een klacht of signaal afgeven wordt persoonlijk contact opgenomen en ingegaan op de achtergrond van de klacht, mogelijke oplossingsrichtingen en verwachtingen ten aanzien van de betrokkenheid van de ombudsman. Indien wenselijk of noodzakelijk wordt fysiek een gesprek gevoerd. Met partijen wordt afgestemd welke aanpak het meest effectief is. 3. De Nationale Ombudsman biedt ondersteuning aan de 1e lijns-klachtbehandeling als vraagbaak, sparringpartner en adviseur over (specifieke onderwerpen van) klachtbehandeling. 4. Raadsleden worden via de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden en de VNG in het algemeen geïnformeerd over aspecten die voor hen relevant kunnen zijn. Daarnaast worden uiteraard de gemeenten jaarlijks geïnformeerd over de over hen ontvangen klachten en signalen. 5. Intermediairs (maatschappelijk werk, praktijkondersteuners bij huisartsen, juridische dienstverleners, schuldhulpmaatjes en andere vrijwilligers) worden door de Nationale Ombudsman actief benaderd en uitgenodigd om, bijvoorbeeld via sociale media relevante signalen te delen. In het geval van Zeeland ligt een nauwere samenwerking met het project Samen Recht Vinden voor de hand. Vragen Ten aanzien van dit stappenplan zijn namens het bestuur twee vragen gesteld aan de Zeeuwse Ombudsman. 1. Vinden hoorzittingen, net zoals de informele behandeling, plaats in de regio.

De Zeeuwse Ombudsman antwoordde dat dit kan. 2. Is het wenselijk voor een secretaris om bij inwoners thuis af te spreken zoals in het stappenplan is vermeld. De Zeeuwse Ombudsman antwoordde dat dit niet wenselijk is en dat in plaats daarvan aangeboden wordt om elkaar elders, in een professionele setting, te ontmoeten. Vanzelfsprekend zullen mindervalide inwoners wel thuis bezocht worden. Conclusie Aansluiting bij de Nationale Ombudsman biedt thans meer voordelen dan continuering van de huidige ombudsfunctie. Met het stappenplan worden alle denkbare nadelen van aansluiting bij de Nationale Ombudsman weggenomen. De gemeenteraad wordt geadviseerd om het voorstel van de Zeeuwse Ombudsman over te nemen en te besluiten om de instelling van De Zeeuwse Ombudsman per 1 januari 2023 te beëindigen en per dezelfde datum aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman. Kanttekeningen Zou de gemeenteraad zich niet kunnen vinden in het advies van het bestuur, dan kan de raad besluiten om de opzet en werking van de ombudsfunctie De Zeeuwse Ombudsman te evalueren en waar nodig aan te passen. Daarbij dient dan wel het in het kopje "Financiën" geschetste kostenplaatje voor de lange termijn in acht genomen te worden.

Pagina 2 van 3

Financiën Begroting Begrotingswijziging Eenmalige lasten Structurele lasten Eenmalige baten Structurele baten Dekking

Niet binnen begroting Ja 8067,00 Budget Zeeuwse Ombudsman (60022300) / Budgettaire ruimte (vanaf 2023)

Wanneer besloten wordt om aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman dan zullen daarbij aangesloten gemeenten € 0,2362 per inwoner per jaar betalen (dit wordt jaarlijks aangepast bij ministeriële regeling). Gemeenten die zijn aangesloten bij De Zeeuwse Ombudsman betalen in 2022 € 0,2200 per inwoner per jaar. Dit bedrag ligt hoger dan het bedrag dat we betaalden in 2021, namelijk € 0,1900 per inwoner. Om aangesloten te blijven bij de Zeeuwse Ombudsman dienen op advies van de accountant van de VZG de kosten per gemeente te worden verhoogd tot minimaal die van aansluiting bij de Nationale Ombudsman. De reden daarvoor is dat de capaciteit dient te worden vergroot om de organisatorische en inhoudelijke kwetsbaarheid te verminderen en om de nieuwe rollen en taken (o.a. pro-actief handelen en Venice Principles) adequaat te kunnen vervullen. De begroting voor 2022 zet wat dat betreft al een forse stap: het tarief wordt verhoogd naar € 0,2200 per inwoner per jaar. Een volgende stap naar gelijktrekking naar het tarief van de Nationale Ombudsman (gebaseerd op een jaarlijkse ministeriële regeling van de Minister van Binnenlandse Zaken) zal noodzakelijk zijn. In de huidige begroting is een structureel budget (60022300) beschikbaar van € 6.591. Vanaf 2023, met een tarief van € 0,2362 per inwoner, is een budget benodigd van € 8.067.

Voorgesteld wordt om het structureel extra benodigde budget van € 1.476 te dekken uit de budgettaire ruimte. Communicatie Wanneer alle raden een besluit hebben genomen zal het bestuur van stichting de Zeeuwse Ombudsman de communicatie op zich nemen. Onze afdeling Communicatie zal zorg dragen voor aanpassing van de informatie over de ombudsfunctie op onze gemeentelijke website. Het raadsbesluit wordt bekend gemaakt door publicatie in het digitale Gemeenteblad. Bijlagen • Ledenbrief VZG 2022-003 • Toelichting op wijziging/aanvulling op Ledenbrief VZG 2022-003 • Invulling gemeentelijke ombudsfunctie in Zeeland per 1 januari 2023 • Notitie toekomst Zeeuwse Ombudsman • Bijlage bij Notitie toekomst Zeeuwse Ombudsman over Venice Principles

Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland hebben op 17 mei 2022 besloten, M.K. van den Heuvel

J.Chr. van der Hoek MBA

Secretaris

Burgemeester

Pagina 3 van 3