RVS Controleprotocol 2021 en Normenkader wet- en regelgeving voor de rechtmatigheidscontrole 2021 bijlage 1 controleprotocol

Controleprotocol voor de accountantscontrole jaarrekening 2020 gemeente Schouwen-Duiveland verlengd voor de jaarrekening 2021

-2-

1. Inleiding Object van controle zijn de jaarrekening 2020 en daarmede ook het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schouwen-Duiveland. De accountantscontrole zoals bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet, wordt uitgevoerd door de accountant die door de raad is aangewezen. 1.1 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2020 van de gemeente Schouwen-Duiveland. 1.2 Wettelijk kader De Gemeentewet, artikel 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een rapport van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De gemeenteraad heeft een Controleverordening vastgesteld.

In aansluiting op de Controleverordening stelt de raad met het Controleprotocol nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor een of meerdere boekjaren. Dit protocol vervangt het protocol dat is vastgesteld op 26 februari 2009 en is vanaf boekjaar 2020 van kracht. 1.3 Single information Single audit (SiSa) Bij 'Single information' hoeft de gemeente niet meer voor alle specifieke uitkeringen een afzonderlijke verantwoording voor het Rijk op te stellen, maar gebruikt ze de eigen jaarrekening. In een bijlage bij de jaarrekening neemt de gemeente de benodigde verantwoordingsinformatie op over specifieke uitkeringen. Met 'Single audit' wordt bedoeld dat voor de controle de accountant gebruikt maakt van de reguliere controle van de jaarrekening die de accountant uitvoert. Het streven van het Rijk is om het principe van SiSa in te voeren voor alle specifieke uitkeringen. Ook wij ontvangen specifieke uitkeringen waarop 'Single information en Single audit' van toepassing zijn. Deze betrekken wij eveneens bij de rechtmatigheidstoetsing.

1.4 Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Voor de in de jaarrekening verantwoorde bedragen conform de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) geldt een goedkeuringstolerantie van 0%, aangezien in het controleprotocol van de WNT is bepaald dat alle geconstateerde fouten gecorrigeerd worden. 2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid) Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven wordt de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de door de raad benoemde - de accountant, gericht op het afgeven van een oordeel over: de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); de

verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

-3-

Bij de controle zijn de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur zijn gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet alsmede de Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS) bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden. 3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties De raad stelt de toleranties vast en de accountant richt zijn controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en deelwaarnemingen (al dan niet statistisch) en extrapolaties. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De raad mag de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen De minimumeisen zijn

Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Fouten in de jaar≤ 1% rekening (% lasten) Onzekerheden in de ≤ 3% controle (% lasten)

Strekking controleverklaring: Beperking Oordeelonthouding Afkeurend >1%<3% ≥ 3% >3%<10%

≥ 10%

-

3.1 Goedkeuringstolerantie De goedkeuringstolerantie houdt in: De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven controleverklaring. Bij de berekening gaan we uit van het totaal aan brutoexploitatielasten na begrotingswijzigingen en inclusief toevoegingen aan reserves. Ter illustratie: het totaal aan bruto-exploitatielasten inclusief toevoegingen aan de reserves is € 115 miljoen. Dat betekent dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 1,15 miljoen en een totaal aan onzekerheden van circa € 3,45 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. De raad heeft de bevoegdheid om deze percentages naar beneden bij te stellen. Hogere percentages zijn wettelijk niet toegestaan. Beslispunt raad: De raad stelt de goedkeuringstolerantie vast op de minimumeisen. (*besloten door de raad op 25 februari 2021) 3.2 Rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie houdt in: De rapporteringstolerantie(s) is de tolerantie die uitgangspunt is voor het verslag van bevindingen. Volgens het Bado zijn de bedragen die de accountant hanteert voor de rapportering in het verslag van bevindingen, de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties.

Wanneer de rapporteringstolerantie gelijk is aan de goedkeuringstolerantie komen er alleen bevindingen in het verslag als er geen sprake meer is van een goedkeurende verklaring. Het is daarom mogelijk dat de gemeenteraad de rapporteringstolerantie strenger maakt. 3.2.1 Vaststellen algemene rapporteringstolerantie Tot op heden is het gebruikelijk dat de accountant in opdracht van de raad elke fout of onzekerheid ten aanzien van lasten, baten en balansmutaties groter dan € 100.000 rapporteert in het verslag van bevindingen.

-4-

Beslispunt raad: De raad stelt de rapporteringstolerantie vast op € 100.000. (*besloten door de raad op 25 februari 2021)

3.2.2 Rapporteringstolerantie specifieke uitkeringen Single information Single audit (SiSa) Voor de specifieke uitkeringen gelden volgens artikel 5, lid 4, van het Bado onderstaande rapporteringtoleranties. Rapporteringstoleranties specifieke uitkeringen (SiSa) Lasten specifieke uitkering in verantwoordingsjaar ≤ € 125.000 > € 125.000 en ≤ € 1 miljoen > € 1 miljoen

Rapporteringtolerantie ≤ € 12.500 10% van de specifieke uitkering € 125.000

3.2.3 Rapporteringtolerantie Wet normering bezoldiging top-functionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Voor de in de jaarrekening verantwoorde bedragen met betrekking tot de WNT gelden de volgende rapporteringtoleranties.

Omvang Fouten in de jaarrekening

Onzekerheden in de controle

Rapporteringtoleranties WNT Fouten van bevindingen Melden aan minister > 0,1% van het op de instelling > 0,5% van het op de instelling per persoon per functie van per persoon per functie van toepassing zijnde fulltime WNT- toepassing zijnde fulltime WNTjaarmaximum jaarmaximum >3% van het op de instelling n.v.t. per persoon per functie van toepassing zijnde fulltime WNTjaarmaximum

4. Begrip rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria In het kader van de rechtmatigheidscontrole onderkennen we negen rechtmatigheidscriteria: 1. het begrotingscriterium, 2. voorwaardencriterium, 3. het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium, 4. het calculatiecriterium, 5. het valuteringscriterium, 6. het adresseringscriterium, 7. het volledigheidscriterium, 8. het aanvaardbaarheidscriterium en 9. het leveringscriterium. Uitleg hierover is terug te vinden in bijlage 1. In het kader van het getrouwheidsonderzoek is al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer wordt extra aandacht besteed aan de volgende rechtmatigheidscriteria: 1. 2. 3.

Het begrotingscriterium; Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium); Het voorwaardencriterium.

Ad 1.Het begrotingscriterium Als blijkt dat de gerealiseerde lasten, zoals weergegeven in de jaarrekening, hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging, is – voor zover het de begrotingsoverschrijdingen betreft - mogelijk sprake van onrechtmatige uitgaven. De overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de raad zoals geregeld in de Gemeentewet.

-5-

Bij de rechtmatigheidscontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium toetst de accountant of het budgetrecht van de raad is gerespecteerd. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn op hoofdlijnen door de wetgever bepaald (artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet) en zijn door de raad zelf nader ingevuld en geconcretiseerd. De raad bepaalt zelf op welk niveau de budgetten in de begroting en investeringen worden geautoriseerd. Dit gebeurt via de begroting en via de financiële verordening. Begrotingsafwijkingen1 en -overschrijdingen (beleidsmatig en/of financieel) behoeven autorisatie door de raad. In de regel zijn begrotingswijzigingen vooraf door het college aan de raad voorgelegd ter autorisatie. Hiermee vraagt het college toestemming voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Alleen als de omstandigheden een autorisatie vooraf niet mogelijk maken, wordt achteraf een begrotingswijziging voorgelegd. Indien de raad ermee instemt, is de besteding alsnog geautoriseerd en is deze rechtmatig. Begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog door de raad worden vastgesteld. Indien een wijziging niet meer in het jaar zelf is vastgesteld, zijn bestedingen boven het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig.

Toch kan voor de accountant bij de controle vaststaan dat een aantal (begrotings-)overschrijdingen binnen de beleidskaders van de raad vallen. Zie voor meer informatie de kadernota BBV. Ad 2. Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium) In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening verantwoordt het college zich over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&O-beleid. M&O-beleid maakt een organisatie weerbaar tegen misbruik en oneigenlijk gebruik. M&Obeleid komt terug in het opzetten van de eigen uitvoeringsorganisatie maar ook in het redigeren van de eigen regelgeving, zoals verordeningen en werkinstructies. Te denken is hierbij aan subsidies, kwijtschelding, uitkeringen, vergunningverlening, maar ook om de juistheid en volledigheid van de opbrengsten (bijvoorbeeld de verstrekte gegevens die hebben geleid tot het opleggen van de gemeentelijke belastingen). Ook in externe regelgeving is vaak al rekening gehouden met M&O-aspecten. In de kadernota 2018 van de commissie BBV omschrijft zij het misbruik en oneigenlijk gebruik als volgt: Definitie misbruik “Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.

Misbruik van overheidsgelden kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Bij fraude passen beheersmaatregelen zoals fraudepreventie, handhaving, fraudeopsporing en sancties.” Definitie oneigenlijk gebruik “Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving, maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. De beheersmaatregelen die daarbij passen zijn: handhaving, voorlichting, analyse toepassing en actualisering wet- en regelgeving.” Misbruik is onrechtmatig, oneigenlijk gebruik niet. Wanneer sprake is van misbruik van overheidsgelden moeten deze gelden door de gemeente worden teruggevorderd. Als in de jaarrekening van de gemeente geen terugvordering is verantwoord, is er geen sprake van een getrouw beeld en is er sprake van een financiële rechtmatigheidsfout. 1

Tenslotte zijn er nog de budgetafwijkingen welke weliswaar in financiële zin binnen de begroting blijven, maar waarbij zeer duidelijk is dat aanzienlijk minder prestaties zijn geleverd c.q. activiteiten zijn ontplooid dan in de financiële begroting specifiek als doelstelling was aangegeven en welke niet in de jaarrekening zijn toegelicht vormen een aparte categorie “begrotingsoverschrijdingen”. Indien de accountant dit waarneemt heeft dit geen gevolgen voor de strekking van de controleverklaring. Wel zal de accountant deze waarnemingen opnemen in zijn verslag van bevindingen.

-6-

Wanneer oneigenlijk gebruik van overheidsgelden is geconstateerd, is er geen sprake van een rechtmatigheidsfout. Externe en interne werking M&O Het begrip M&O kan van toepassing zijn op derden waar de gemeente Schouwen-Duiveland zaken mee doet. Er is dan sprake van externe werking. Het kan ook van toepassing zijn op de interne organisatie; de medewerkers en bestuurders van de gemeente Schouwen-Duiveland. In dit laatste geval heeft het begrip een interne werking. Externe werking Er is sprake van adequate externe werking van M&O beleid dat als de gemeente niet ongewenst en onbedoeld te veel betaald of te weinig aan heffingen binnenkrijgt in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving - maar in strijd met het doel en de strekking daarvan, zo klein mogelijk is. Toelichting: Indien de wet- en regelgeving oneigenlijk gebruik mogelijk maakt (‘de mazen van de wet’) is het noodzakelijk dat de wet- en regelgeving wordt aangepast en/of duidelijker wordt toegelicht. De externe werking van M&O beleid vereist dat er zodanige beheersmaatregelen in de organisatie bestaan, dat ongeoorloofd handelen zoveel mogelijk wordt voorkomen. Deze beheermaatregelen betreffen dan werkwijzen en processen (bijvoorbeeld op het gebied van administratieve organisatie en interne controle) waardoor zoveel als mogelijk wordt voorkomen dat derden misbruik of oneigenlijk gebruik maken van regelingen.

Als misbruik of oneigenlijk gebruik wordt geconstateerd dienen (beheers)maatregelen te worden genomen. Interne werking Naast de reguliere control instrumenten die zijn ingebed in de werkprocessen die vooral voor de externe werking van belang zijn, heeft de interne werking van M&O beleid (voorkomen dat zaken binnen de organisatie fout lopen) nadrukkelijk te maken met houding en gedrag. Dus met integriteit van zowel bestuurders als ambtenaren. Toelichting: ook binnen een organisatie dient er aandacht te zijn voor het risico dat er sprake is van misbruik of oneigenlijk gebruik. Niet integer handelen kan leiden tot misbruik (lees fraude) en oneigenlijk gebruik. De interne werking van M&O en de te nemen maatregelen hebben dus veel raakvlakken met het integriteitsbeleid. Ad 3. Het voorwaardencriterium Dit rechtmatigheidscriterium ziet toe op de mate waarin lasten, baten en balansmutaties gebaseerd zijn op handelingen die voldoen aan in wet- en regelgeving gestelde voorwaarden (algemeen verbindende voorschriften van de Europese Unie, formele wetten, algemene maatregelen van bestuur, ministeriële regelingen, raadsbesluiten, verordeningen, richtlijnen, protocollen en dergelijke met een wettelijke grondslag en jurisprudentie). Zeven aspecten nemen wij hierbij in ogenschouw: Recht, hoogte en duur 1. De omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project; 2.

De heffings- en / of declaratiegrondslag; 3. Normbedragen (hoogte en duur); Overige 4. De bevoegdheden; 5. Administratieve bepalingen; 6. Het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken; 7. Aan te houden termijnen besluitvorming, betaling en declaratie. De eerste drie aspecten worden samen ook wel recht, hoogte en duur genoemd. Deze drie aspecten zijn direct relevant voor de financiële rechtmatigheid en zijn verplicht. De overige vier aspecten zijn facultatief en niet direct relevant voor de financiële rechtmatigheid binnen het voorwaardencriterium. De overige vier aspecten zijn facultatief en niet direct relevant voor de financiële rechtmatigheid binnen het voorwaardencriterium. Deze nemen we ook niet mee bij het toetsen op het normenkader.

-7-

Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden liggen volledig vast. 5. Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing Limitatieve opsomming De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het boekjaar is limitatief gericht op: ➢ De naleving van de wettelijke kaders: Het uitgangspunt is dat alle voorwaarden uit de externe wetgeving met betrekking tot financiële beheershandelingen niet uitgesloten mogen worden van accountantscontrole. ➢ De naleving van de interne kaders: • De begroting; • Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet; • De controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet; • Het normenkader voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen (recht, hoogte en duur). 5.1 Het normenkader Het normenkader voor een rechtmatigheidscontrole betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante externe- en interne regelgeving. De inventarisatie bestaat uit de externe wetgeving en de eigen regelgeving, waarbij de verordeningen, raadsbesluiten en de collegebesluiten kunnen worden onderscheiden. Het normenkader actualiseren wij jaarlijks op basis van nieuwe wet- en regelgeving. Het normenkader is opgenomen in bijlage 2.

Externe regelgeving in normenkader Bij de externe wetgeving is alleen wet- en regelgeving van belang die bepalingen bevat over financiële beheershandelingen zoals Europese aanbestedingsrichtlijnen. Interne regelgeving in normenkader: verordeningen Voor verordeningen geldt dat alle verordeningen voor zover die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen onderdeel uitmaken van het normenkader. Interne regelgeving in normenkader: raadsbesluiten Alle raadsbesluiten, dus ook als dit geen verordeningen betreft, maar met een kaderstellend karakter, die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen, zijn een verplicht onderdeel van het normenkader. Interne regelgeving in normenkader: collegebesluiten Collegebesluiten zijn te onderscheiden in twee soorten: kaderstellend2 en uitvoerend. 2

Soms schrijft de hogere wetgever voor dat het college ten behoeve van de uitvoering de lokale visie en/of de te hanteren procedures nader moet vastleggen in beleidsregels. Dit doet zich voor bij specifieke uitkeringen (bijvoorbeeld eigen uitvoeringsregels inzake toepassing hardheidsclausule). Het nemen van dergelijke kaderstellende collegebesluiten ter naleving van die regelgeving wordt daarom wel via de rechtmatigheidscontrole getoetst. Want die hogere regelgeving behoort immers tot het normenkader. Natuurlijk kan de externe wetgever de juiste naleving van een verplicht door het college te formuleren beleidsregel zo belangrijk vinden dat deze expliciet aanvullend onder de rechtmatigheidscontrole wordt gebracht. De externe wetgever neemt de rechtmatigheidscontrole op de juiste naleving van een verplicht door het college te formuleren beleidsregel veelal op in een controleprotocol, zoals bijvoorbeeld in het toetsingskader van Single information single audit (Sisa). Die ‘aanvullende’ extern opgelegde rechtmatigheidscontrole is vaak niet gebaseerd op de wet- en regelgeving zelf, maar wordt via de toekenningsbeschikking als een contractvoorwaarde opgelegd. De mogelijke financiële gevolgen van het al dan niet naleven van zo’n contractvoorwaarde zijn overigens ook al in het kader van de getrouwheidscontrole relevant.

Door de gemeenteraad opgedragen kaderstellende collegebesluiten (betrekking hebbend op financiële beheershandelingen) kunnen ook verplicht zijn gesteld door raadsbesluiten c.q. -verordeningen. Indien de gemeenteraad het college opdraagt bepaalde collegebesluiten te nemen, zal de accountant onderzoeken of dit besluit ook daadwerkelijk door het college is genomen. De accountant zal dan niet de inhoudelijke naleving toetsen. Wanneer de gemeenteraad ook nog nadere eisen voor de precieze inhoud van het collegebesluit heeft geformuleerd dan wordt tevens gecontroleerd of het collegebesluit die bepalingen bevat.

-8-

Uitvoerende collegebesluiten vallen voor zover ze betrekking hebben op baten, lasten, dan wel balansmutaties al onder de getrouwheidscontrole. Controle van de naleving van de kaderstellende collegebesluiten hoort niet standaard onder de accountantscontrole. Hierop zijn twee uitzonderingen: 1. Wettelijk verplichte kaderstellende collegebesluiten waarbij is voorgeschreven dat een rechtmatigheidstoets moet worden uitgevoerd. Dit doet zich voor bij specifieke uitkeringen (bijvoorbeeld eigen uitvoeringsregels inzake toepassing hardheidsclausule). 2. Kaderstellende collegebesluiten inzake financiële beheershandelingen (niet vallende onder de eerste uitzondering) die de raad (aanvullend) opneemt in het normenkader. Beslispunt raad: De raad besluit geen aanvullende collegebesluiten op te nemen in het normenkader. (*besloten door de raad op 25 februari 2021) Dit laat onverlet dat sommige collegebesluiten, vooral betreffende delegatie en mandaat, invloed hebben op het financieel beheer. Deze besluiten kunnen daarom wel gevolgen hebben voor het getrouwe beeld. In die zin neemt de accountant deze besluiten wel mee met de controle voor de getrouwheid. Operationaliseren normenkader via het toetsingskader Om het normenkader te kunnen gebruiken voor de interne beheersing en de accountantscontrole werkt het college dit uit in een toetsingskader.

Hierin wordt de regelgeving nader uitgewerkt in kaders, richtlijnen en beheersmaatregelen (indien mogelijk) om te voldoen aan de regelgeving in het normenkader. Op basis van de relevante bepalingen kan aan de hand van een risicoanalyse worden bepaald, welke beheersmaatregelen noodzakelijk zijn. Bij het in kaart brengen van de financiële bepalingen uit de externe en interne regelgeving kan de accountant in aanvulling op de controlewerkzaamheden ondersteunende werkzaamheden verrichten en aanbevelingen doen. De beheersorganisatie moet zodanig zijn ingericht dat de naleving van wet- en regelgeving (=het normenkader) met voor de gemeente financiële consequenties zichtbaar en toetsbaar wordt vastgelegd. Het uiteindelijk resultaat moet zijn dat een gemeente zichtbaar “in control” is. De externe accountant vragen we het toetsingskader te beoordelen. De accountant werkt hierbij samen met de financiële afdeling van de gemeente Schouwen-Duiveland omdat, evenals bij de getrouwheidscontrole, ook bij de rechtmatigheidstoetsing een goed niveau van interne controle wordt verondersteld. Financiële verordening ex.

artikel 212 Gemeentewet De (meeste) bepalingen in de financiële verordening hebben direct invloed op het tot stand komen van de baten, lasten of balansmutaties in de jaarrekening en maken daarom altijd onderdeel uit van het toetsingskader bij de rechtmatigheidscontrole (bijvoorbeeld de wettelijke voorgeschreven afschrijvingsbepalingen en de bepalingen aangaande de financieringsfunctie). Beslispunt raad: De raad stelt jaarlijks het normenkader vast.

6. Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: 6.1 Interim-controles In de tweede helft van het jaar voert de accountant een zogenaamde interim-controle uit. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle brengen zij een managementletter aan het college uit. 6.2 Rapport van bevindingen In overeenstemming met de Gemeentewet brengt de accountant over de controle van de jaarrekening een rapport van bevindingen uit aan de raad en in afschrift aan het college.

-9-

In het rapport van bevindingen rapporteren zij onder andere over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. 6.3 Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden licht de accountant gespecificeerd toe naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium). Fouten of onzekerheden, die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, geeft de accountant weer in een apart overzicht bij het rapport van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. 6.4 Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

Bijlage bij het controleprotocol: Bijlage 1: Uitleg rechtmatigheidscriteria. Bijlage 2: Normenkader 2020.

- 10 -

Bijlage 1: Bij rechtmatigheid worden 9 criteria gehanteerd. In het volgende overzicht geeft nadere uitleg omtrent de inhoud van de criteria. Criteria van rechtmatigheid Begrotingscriterium

Omschrijving Voorbeeld Financiële handelingen moeten Overschrijding van het passen binnen het kader van programma de geautoriseerde begroting. Past het totaal binnen het opgestelde en geautoriseerde programma. Voorwaardecriterium Nadere eisen die worden Subsidievoorwaarden gesteld bij de uitvoering van Aanbesteding financiële beheershandelingen. Belastingwetgeving Misbruik en oneigenlijk gebruik De interne toetsing op de Subsidieregelingen criterium juistheid en volledigheid van Kwijtschelding Uitkeringen gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (=misbruik) De interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (=oneigenlijk gebruik) Calculatiecriterium De vastgestelde bedragen zijn Facturen juist berekend. Valuteringscriterium Het tijdstip van betaling en de Aangaan en verantwoording verantwoording van van contracten en verplichtingen is juist. verplichtingen Leveringscriterium Juistheid van ontvangen Inkoop van goederen/diensten goederen en/of diensten. Adresseringscriterium De persoon of organisatie waar Betalingsverkeer een financiële stroom naar toe is gegaan, is juist (rechthebbende) Volledigheidscriterium Alle opbrengsten die Onroerende zaakbelasting.

verantwoord zouden moeten Grondverkopen zijn, zijn ook verantwoord. Aanvaardbaarheidscriterium De financiële beheershandeling Inkoop van goederen en/of past bij de activiteiten van de diensten gemeente en in relatie tot de Verstrekken van subsidies kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen.

- 11 -

Bijlage 2: Normenkader 2021 Zie aparte bijlage.