RVS Controleprotocol 2021 en Normenkader wet- en regelgeving voor de rechtmatigheidscontrole 2021

Raadsvoorstel Urgentie

Onderwerp Zaaknummer Datum Openbaarheid Afdeling Portefeuillehouder Opdrachtgever

Hoog, Het protocol en normenkader heeft de externe accountant nodig voor zijn controle-oordeel van de jaarstukken 2021 op rechtmatigheid. De auditcommissie doet het voorstel aan het Presidium het voorstel rechtstreeks te agenderen voor raad zonder tussenkomst van de commissie S&B. Controleprotocol 2021 en Normenkader wet- en regelgeving voor de rechtmatigheidscontrole 2021 496319 Externe communicatie Bedrijfsvoering 2 (BV2) D.P.W. Joppe Afdelingshoofd BV2

Voorstel 1. Het Controleprotocol 2020 te verlengen voor het verslagjaar 2021. 2. Het Normenkader wet- regelgeving 2021 vast te stellen.

Inleiding De externe accountant doet zijn werkzaamheden binnen de voor hem geldende wet- en regelgeving. Wat en hoe hij moet controleren ligt vast in landelijke wet- en regelgeving als ook in de richtlijnen van de vakorganisatie. Op gemeentelijk niveau geldt onder andere de controleverordening waarin regels vastliggen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer én van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst. De externe accountant verstrekt bij de jaarrekening een controleverklaring waarin hij zowel over de getrouwheid als de rechtmatigheid een oordeel geeft. De controle op rechtmatigheid betreft het nagaan of baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat er om dat beoordeeld kan worden of gehandeld is in overeenstemming met externe wet- en regelgeving, eigen gemeentelijke verordeningen en de begroting. Evenals in voorgaande jaren wordt het oordeel bij de financiële rechtmatigheid beperkt tot recht, hoogte en duur. Om een oordeel te kunnen geven omtrent de rechtmatigheid moet de accountant de beschikking hebben over een vastgesteld controleprotocol, inclusief normenkader. Verleden jaar heeft uw raad controleprotocol uit 2009 geheel herzien en enkel voor 2020 van toepassing verklaard.

De verwachting was namelijk dat het protocol voor 2021 en verder aangepast zou moeten worden vanwege wetswijziging met betrekking tot de rechtmatigheid. Na wijziging legt het college verantwoording af aan de raad met betrekking tot de rechtmatigheid. Alleen is die wetswijziging met een jaar uitgesteld. Beoogd resultaat Kaders stellen voor het onderzoek van de accountant naar de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarrekening 2021. Argumenten 1.1. Het inhoud van het protocol 2020 is ook voor 2021 passend Op 25 februari 2021 stemde u in op ons voorstel met zaaknummer 371936 met a. de minimumeisen voor de goedkeuringstolerantie en b. de hoogte van de rapporteringstolerantie van € 100.000. Er zijn geen redenen hiervan af te wijken. Dit is verwerkt in het protocol 2020 en is daarmee voldoende als instrument voor de externe accountant. Noch de externe accountant noch de auditcommissie ziet met ons aanleiding het protocol aan te passen. Door verlenging van het protocol van 2020 naar 2021 bevestigt u de onder a. genoemde eisen en onder b. genoemde rapporteringstolerantie.

Pagina 1 van 3

2.1 Normenkader aan te vullen met regeling rondom Corona De omvang van het normenkader breiden we uit met de regeling Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten (TONK) die gold vanaf 1 januari 2021. 2.2 Besluiten waarop beheersing nog niet voldoende is gewaarborgd of niet noodzakelijk zijn voor subsidiëring buiten het normenkader laten Aanbesteding: In oktober 2019 heeft uw raad het Inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld. Juist omdat het door uw raad is vastgesteld, maakt het in onderdeel uit van het normenkader. Dat houdt in dat álle inkopen en aanbestedingen volgens dit beleid, lees norm, moeten zijn gedaan. Die zekerheid kunnen wij u voorlopig nog niet geven. Onder andere COVID-19 heeft de implementatie van het inkoop- en aanbestedingsproces vertraagd. We zetten nu stappen op het volledig proces van inkoop tot en met factuurafhandeling te verbeteren met een applicatie dat op zijn vroegst 2024 operationeel zal zijn. Het volgen en vastleggen van aanbestedingen boven de Europese normbedragen is wel met grote stappen verbeterd en verloopt redelijk tot goed. Subsidies: De externe accountant constateerde bij de controle van de jaarrekening 2019 dat bij het proces rondom subsidieverlening de regels zoals opgenomen in de subsidieverordening niet geheel nageleefd worden.

Zo is vastgesteld dat (1) bij de subsidieaanvraag geen begroting is aangeleverd voor de vier jaar volgende op het boekjaar en (2) een vermogensplan ontbreekt. Bij de subsidieverantwoording is (3) geen vereiste controleverklaring aanwezig die ingaat op de rechtmatige besteding van de subsidie. Bij de herziening van het subsidiebeleid willen we de bepalingen over een begroting voor vier jaar en een vermogensplan schrappen en niet meer opnemen in de nieuwe subsidieverordening. In de praktijk blijkt dat de meeste organisaties de begroting voor het eerste jaar kopiëren naar de drie daaropvolgende jaren en hetzelfde doen voor het vermogensplan. In afwachting van de herziening subsidiebeleid hebben wij besloten coulant om te gaan met de in de subsidieverordening benoemde accountantsverklaring over rechtmatigheid. Ons voorstel is daarom deze drie normen buiten het normenkader te houden. Wij hebben u bij brief van 26 oktober 2021 over het subsidieprogramma 2022 met zaaknummer 485420 ook geïnformeerd over de uitsluiting. Kanttekeningen 1.1 Aanscherping van de goedkeuringstolerantie leidt tot meer onderzoek en kosten, niet tot meer inzicht. Uw raad kan de eisen van de goedkeuringstolerantie aanscherpen, maar dit is niet gebruikelijk in gemeenteland. Aanscherping leidt vaak tot verdiepende onderzoeken bij de interne en verbijzonderde interne controles en door de externe accountant.

Dit brengt extra lasten met zich mee. Qua inzicht in de getrouwheid en rechtmatigheid van de cijfers brengt het weinig tot meer inzicht. 1.2 Verhogen of verlagen van de rapporteringstolerantie leidt tot minder of meer signalen. De rapporteringtolerantie is de tolerantie die uitgangspunt is voor het verslag van bevindingen. Volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn de bedragen die de accountant hanteert voor de rapportering in het verslag van bevindingen, de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties. Wanneer de rapporteringtolerantie gelijk is aan de goedkeuringstolerantie komen er alleen bevindingen in het verslag als er geen sprake meer is van een goedkeurende verklaring. Beide gevallen zijn minder gewenst. De rapportering moet recht doen aan het signaal van de accountant voor de raad. Teveel signalen kan voor u en de organisatie een beeld scheppen dat er veel mis is, terwijl geen bemerkingen zou kunnen impliceren dat er geheel niets aan de hand is. De huidige rapporteringstolerantie is gebruikelijk in gemeenten met onze financiële omvang.

1.3 Niet uitsluiten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid betekent geen goedkeurende verklaring van de accountant De accountant gaat, indien hij constateert dat er betalingen zijn gedaan die niet tot stand zijn gekomen volgens het inkoop- en aanbestedingsproces (lees: niet volgens de u vastgelegde norm), deze betalingen aanmerken als onrechtmatig en legt die langs de lat van de tolerantiegrens van 3% van alle uitgaven. De verwachting is dat de onrechtmatige betalingen meer dan 3% van de uitgaven zijn. En die constatering leidt tot een afkeurende verklaring.

Uitvoering Na vaststelling door de raad brengen wij het Controleprotocol inclusief het normenkader ter kennis van onze externe accountant. Pagina 2 van 3

Bijlagen Bijlage 1: Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2021 Bijlage 2: Normenkader 2021

Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, M.K. van den Heuvel

J.Chr. van der Hoek MBA

Secretaris

Burgemeester

Pagina 3 van 3