RVS controleprotocol 2020 en normenkader wet- en regelgeving voor rechtmatigheidscontrole 2020

Raadsvoorstel Portefeuillehouder Afdeling Ambtelijk opdrachtgever Behandelaar Datum Nummer Onderwerp

D.P.W. Joppe Bedrijfsvoering 2 (BV2) Afdelingshoofd BV2 Jos Schlicher 26 januari 2021 371936 Controleprotocol 2020 en Normenkader wet- en regelgeving voor de rechtmatigheidscontrole 2020

Voorstel 1. De goedkeuringstolerantie vast te stellen op de minimumeisen. 2. De rapporteringstolerantie vast te stellen op € 100.000. 3. Geen aanvullende collegebesluiten op te nemen in het normenkader. 4. Het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid en enkele artikelen van de Algemene subsidieverordening niet in het normenkader op te nemen. 5. Het Controleprotocol 2020 inclusief het Normenkader wet- regelgeving voor 2020 vast te stellen. Inleiding De accountant doet zijn werkzaamheden binnen de voor hem geldende wet- en regelgeving. Wat en hoe hij moet controleren ligt vast in landelijke wet- en regelgeving als ook in de richtlijnen van de vakorganisatie. Op gemeentelijk niveau geldt onder andere de controleverordening waarin regels vastliggen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer én van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst.

Bij de aanstelling van de nieuwe externe accountant heeft hij ons erop gewezen dat de controleverordening aangepast moet worden zodra de Financiële Verhoudingswet, de Gemeentewet en de Provinciewet, het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) worden aangepast om de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in verslagjaar 2021 mogelijk te maken. De wijzigingen van de opgesomde wetten liggen nog ter besluitvorming voor bij de Eerste en Tweede Kamer. Vandaar dat wij ervoor kiezen dat besluitvormingsproces en de acties van de Vereniging Nederlandse Gemeenten met conceptverordeningen af te wachten. De accountant verstrekt bij de jaarrekening een controleverklaring waarin hij zowel over de getrouwheid als de rechtmatigheid een oordeel geeft. De controle op rechtmatigheid betreft het nagaan of baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat er om dat beoordeeld kan worden of gehandeld is in overeenstemming met externe wet- en regelgeving, eigen gemeentelijke verordeningen en de begroting. Evenals in voorgaande jaren wordt de financiële rechtmatigheid beperkt tot recht, hoogte en duur. Om een oordeel te kunnen geven omtrent de rechtmatigheid moet de accountant de beschikking hebben over een vastgesteld controleprotocol, inclusief normenkader. Het protocol uit 2009 behoeft revisie.

Het nieuwe concept treft u aan als bijlage 1. Het normenkader is een overzicht met daarin de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en de interne regels en verordeningen, op basis waarvan de accountant de uitvoering door het college toetst (de reikwijdte). Het normenkader maakt als bijlage onderdeel uit van het voorliggende controleprotocol. Het normenkader wordt jaarlijks vastgesteld en voor de accountantscontrole 2020 bestaat het uit Europese en landelijke wetgeving en uit regelgeving die door uw raad is vastgesteld (lokale verordeningen/beleid). Bij de vaststelling van het normenkader 2019 hebben wij u voorgesteld ook het vaststellen van het normenkader 2020 ook het normenkader voor 2021 en volgende jaren vast te stellen, waarmee u ons college de opdracht gaf te focussen op wat voor u belangrijk is om mee te nemen in de rechtmatigheidscontroles en waarover wij u bij het overleggen van de jaarrekening kunnen verklaren over de rechtmatigheid. Nu de wet- en regelgeving nog niet rond is, komen wij daar verder in het jaar nog op terug. De ontwerpen van het protocol en normenkader zijn besproken met de accountant en met de auditcommissie. De accountant en de commissie zijn hiermee akkoord. Recent heeft de Sociale Verzekeringsbank ons geïnformeerd over hun rechtmatigheidsprognose Trekkingsrecht Persoonsgebonden budget in de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (hierna: Wmo) en

de Jeugdwet. Deze prognose betrekt onze accountant ook bij zijn oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van onze jaarcijfers. Zie bijlage 2. Tot slot. Met bescheiden trots geven wij u mee dat onze gemeente de afgelopen jaren op basis van de bestaande en normen en toleranties een goedkeurende controleverklaring heeft ontvangen voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Beoogd resultaat Kaders stellen voor het onderzoek van de accountant naar de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening 2020. Argumenten 1. De minimumeisen voor de goedkeuringstolerantie zijn adequaat. Wettelijk zijn er minimumeisen waaraan voldaan moet worden. In het concept-controleprotocol wordt uitgegaan van deze minimum goedkeuringstolerantie: fouten in de jaarrekening 1% van de omvangsbasis en onzekerheden in de controle 3% van de omvangsbasis. De accountant onthoudt een goedkeurende accountantsverklaring aan de jaarrekening indien één of beide goedkeuringstoleranties worden overschreden. Uw raad stelt de toleranties vast en de accountant richt zijn controle daarop in.

De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en deelwaarnemingen (al dan niet statistisch) en extrapolaties. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Uw raad mag de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. De wettelijke eisen zijn adequaat. 2. De hoogte van de rapporteringstolerantie bepalen op € 100.000 is reëel. De rapporteringstolerantie houdt in: een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Wij stellen voor dit bedrag evenals voorgaande jaren op € 100.000 te bepalen. Dit houdt in dat de accountant elke fout of onzekerheid ten aanzien van lasten, baten en balansmutaties groter dan dit bedrag rapporteert in zijn Verslag van bevindingen. 3.

Toetsen op normen van Europese, landelijke, provinciale en/of gemeentelijke wet- en regelgeving is voor rechtmatigheid adequaat Het normenkader voor een rechtmatigheidscontrole betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante externe- en interne regelgeving. Bij de externe wetgeving is alleen wet- en regelgeving van belang die bepalingen bevat over financiële beheershandelingen zoals Europese aanbestedingsrichtlijnen. Voor gemeentelijke verordeningen geldt dat alle verordeningen voor zover die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen onderdeel uitmaken van het normenkader. Collegebesluiten zijn te onderscheiden in twee soorten: kaderstellend en uitvoerend. Uitvoerende collegebesluiten vallen voor zover ze betrekking hebben op baten, lasten, dan wel balansmutaties al onder de getrouwheidscontrole. Controle van de naleving van de kaderstellende collegebesluiten hoort niet standaard onder de accountantscontrole. Daarnaast kan de raad bepalen aanvullende collegebesluiten op te nemen in het normenkader. De auditcommissie ziet met ons geen aanleiding bepaalde kaderstellende besluiten te onderwerpen aan een financiële rechtmatigheidstoets. 4. Besluiten waarop beheersing nog niet voldoende is gewaarborgd of niet noodzakelijk zijn voor subsidiëring Aanbesteding: In oktober 2019 heeft uw raad het Inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld.

Juist omdat het door uw raad is vastgesteld, maakt het in principe onderdeel uit van het normenkader. Dat houdt in dat álle inkopen en aanbestedingen volgens dit beleid, lees norm, moeten zijn gedaan. Die zekerheid kunnen wij u voorlopig nog niet geven. COVID-19 heeft de implementatie van het inkoop- en aanbestedingsproces vertraagd. Het volgen en vastleggen van aanbestedingen boven de Europese normbedragen is met grote stappen verbeterd en verloopt redelijk tot goed. De processen rondom de inkoop en aanbesteding onder de Europese norm krijgt nu in 2021 de aandacht. Zodra dit proces goed is geïmplementeerd of verruild is voor een werkend systeem van Purchase to Pay (proces van inkoop tot en met factuurafhandeling), zal het gemeentelijk inkoopbeleid toegevoegd worden aan het normenkader. Subsidies: De externe accountant constateerde bij de controle van de jaarrekening 2019 dat bij het proces rondom subsidieverlening de regels zoals opgenomen in de subsidieverordening niet geheel nageleefd worden. Zo is vastgesteld dat (1) bij de subsidieaanvraag geen begroting is aangeleverd voor de vier jaar volgende op het boekjaar en (2) een vermogensplan. Bij de subsidieverantwoording is (3) geen vereiste controleverklaring aanwezig die ingaat op de rechtmatige besteding van de subsidie. Bij de herziening van

het subsidiebeleid willen we de bepalingen over een begroting voor vier jaar en een vermogensplan schrappen en niet meer opnemen in de nieuwe subsidieverordening. In de praktijk blijkt dat de meeste organisaties de begroting voor het eerste jaar kopiëren naar de drie daaropvolgende jaren en hetzelfde doen voor het vermogensplan. In afwachting van de herziening subsidiebeleid hebben wij besloten coulant om te gaan met de in de subsidieverordening benoemde accountantsverklaring over rechtmatigheid. Ons voorstel is daarom deze drie normen buiten het normenkader te houden. 5. Het geactualiseerde normenkader heeft de accountant nodig voor de controle van de jaarrekening De kaders voor de accountantscontrole liggen goed vast in wet- en regelgeving, zoals de Gemeentewet, de controleverordening gemeente Schouwen-Duiveland 2013, het controleprotocol en specifiek voor de accountant geldende wet- en regelgeving. Een onderdeel van het controleprotocol is het zogenaamde normenkader. Dit is een opsomming van weten regelgeving die relevant is voor de accountantscontrole. Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn namelijk vaak aan bepaalde voorwaarden gebonden waarop de accountant toetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en in door de raad vastgestelde regelgeving. Externe en interne wet- en regelgeving wijzigen jaarlijks.

Het normenkader dient daarom ook jaarlijks te worden geactualiseerd. Indien en voor zover de accountant materiële financiële onrechtmatige handelingen constateert, betrekt de accountant deze in de rapportage en oordeelvorming uitsluitend als het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Verder zijn voor de rechtmatigheidscontrole alleen die artikelen van belang die bepalingen over financiële beheershandelingen bevatten. 6. Een controleprotocol voor de accountantscontrole moet er zijn. Om een oordeel te kunnen geven over de rechtmatigheid moet de accountant de beschikking hebben over een vastgesteld controleprotocol. Het ontwerp treft u aan in bijlage 1. Kanttekeningen 1. Aanscherping van de goedkeuringstolerantie leidt tot meer onderzoek en kosten. Minder in inzicht. Uw raad mag de eisen aanscherpen, maar dit is niet gebruikelijk in gemeenteland. Aanscherping leidt vaak tot verdiepende onderzoeken bij de interne en verbijzonderde interne controles en door de externe accountant. Dit brengt extra lasten met zich mee. Qua inzicht in de getrouwheid en rechtmatigheid van de cijfers brengt het weinig tot meer inzicht. 2. De rapporteringstolerantie verhogen of verlagen leidt tot minder of minder signalen. De rapporteringtolerantie(s) is de tolerantie die uitgangspunt is voor het verslag van bevindingen.

Volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn de bedragen die de accountant hanteert voor de rapportering in het verslag van bevindingen, de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties. Wanneer de rapporteringtolerantie gelijk is aan de goedkeuringstolerantie komen er alleen bevindingen in het verslag als er geen sprake meer is van een goedkeurende verklaring. Beide gevallen zijn minder gewenst. De rapportering moet recht doen aan het signaal van de accountant voor de raad. Teveel signalen kan voor u en de organisatie een beeld scheppen dat er veel mis is, terwijl geen bemerkingen zou kunnen impliceren dat er geheel niets aan de hand is. 4. Niet uitsluiten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid betekent geen goedkeurende verklaring van de accountant De accountant gaat, indien hij constateert dat er betalingen zijn gedaan die niet tot stand zijn gekomen volgens het inkoop- en aanbestedingsproces (lees: niet volgens de u vastgelegde norm), deze aan betalingen aanmerken als onrechtmatig en legt die langs te lat van tolerantiegrens van 3% van de alle uitgaven. De verwachting is dat de onrechtmatige betalingen meer dan 3% van de uitgaven zijn. En die constatering leidt tot een afkeurende verklaring. Communicatie Na vaststelling door de raad brengen wij het Controleprotocol inclusief normenkader ter kennis van onze externe accountant.

Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, M.K. van den Heuvel

J.Chr. van der Hoek MBA

Secretaris

Burgemeester