RVS 1e begrotingswijziging 2023 GGD Zeeland Bijlage 09 Opmerkingen en vragen ter nadere onderbouwing

Algemene punten voorafgaand aan de beantwoording van de vragen 1. Externe evaluatie •

Zoals in de aanbiedingsbrief is vermeld zal in de tweede helft 2024 een externe evaluatie/onderzoek plaatsvinden naar de bestede middelen uit deze begrotingswijziging 2023-1. In de P&C cyclus zullen wij over besteding van middelen en effecten daarvan rapporteren

Bijlage 09 Opmerkingen en vragen ter nadere onderbouwing De begeleidingscommissie heeft haar werk gedaan en in haar advies aangegeven dat er voldoende toelichting vanuit GGD Zeeland is gekomen op de stukken. Zonder dat wij de conclusie of het advies van de begeleidingscommissie in twijfel willen brengen, hebben wij nog een aantal kritische vragen, waarop wij zelf graag nog een antwoord willen hebben. 1. GGD Zeeland wil formatie-uitbreiding voor een substantieel gedeelte invullen met medewerkers die nu al voor GGD Zeeland werkzaam zijn (bijvoorbeeld vanuit huidige projectonderdelen). De verwachting is dat het toevoegen van een middenkader de primaire processen beter stroomlijnt. Het is zeer aannemelijk dat aanvullend management benodigd is, waarbij uitgegaan wordt van een teamregisseur op 25-30 mensen. In de argumentatie voor het toevoegen van dit middenkader ontbreekt echter de kostenreductie voor het aanstellen van medewerkers uit het huidige personeelsbestand. Daarnaast mist op dit onderdeel externe toetsing. • •

• • •

•

•

Er is geen sprake van een kostenreductie omdat er onder meer medewerkers vanuit het huidige personeelsbestand deel uit gaan maken van het middenkader. De vrijgekomen functie wordt ingevuld door andere medewerkers omdat deze taken niet verdwijnen. De medewerkers waar het in de toelichting op de vraag om gaat, maken op dit moment al deel uit van het middenkader (als teamregisseur) en worden momenteel betaald vanuit incidentele middelen (de zogenaamde hulpstructuren). De financiering hiervoor loopt af op 31-12-2022. Op deze vrijgekomen functies zijn tijdelijke medewerkers benoemd. Met de 1e begrotingswijziging 2023 worden de leidinggevenden die gefinancierd worden vanuit de hulpstructuren, structureel opgenomen in de begroting per 1 januari 2023. Zonder begrotingswijziging gaat de structurele financiering voor het leidinggevend kader van de GGD terug naar 2 leidinggevenden (DPG en manager bedrijfsvoering) voor meer dan 300 medewerkers. Voor meer informatie zie hoofdstuk 1 waarin de hulpstructuren nader worden toegelicht. Op blz. 25 is de structurele uitbreiding inzichtelijk gemaakt. Tevens is op blz. 8 een tabel opgenomen met inzicht in het aantal leidinggevenden door de tijd heen.

Vanwege de zelforganisatie in 2015 hebben professionals zich bezig moeten houden met zaken die niet tot hun kerntaak behoorden, zoals het beoordelen van het functioneren van collega’s, verzuimbegeleiding, sollicitatieproces faciliteren, contracten met leveranciers beheren, aanvragen & verantwoorden subsidies etc. Hiervoor is in 2015 voor deze mensen uit de scoop geen additionele formatie toegevoegd aan de teams Door te investeren in een leidinggevend kader heeft de professional meer tijd om zich bezig te houden met de kern van haar/zijn vak en leidt dit dus tot meer handen aan het bed.

2. In de conclusies van de evaluatie hulpstructuren ontbreekt een vergelijking met andere GGD-en of een extern rapport. Er wordt geen vergelijking gemaakt met managementlagen van andere GGD-en. Hoewel GGD Zeeland rekening moet houden met specifieke kenmerken, zoals langere afstanden voor huisbezoeken (dus meer reistijd in verhouding tot efficiëntie van uren en hogere declaratiekosten), wordt niet duidelijk hoe andere GGD-en hun basis op orde hebben en houden.

•

•

•

•

Dat klopt. Er is een benchmark van GGD-en, maar onderling zijn die slecht vergelijkbaar omdat GGD-en heel divers kunnen zijn in het aantal taken dat ze uitvoeren. Zo heeft niet iedereen de JGZ binnenboord en dat leidt al snel tot grote verschillen in bedragen en aantal werknemers. Dat maakt de onderlinge vergelijkbaarheid lastig. Daarnaast voert de GGD Zeeland diverse gemeentelijke taken uit die andere GGD-en niet uitvoeren en dus niet perse onder de GGD hoeven te vallen. Voor GGD Zeeland betekent het uitvoeren van de gemeentelijke taken door de kleinere omvang meer robuustheid voor de organisatie op zich. Ook zal Zeeland vanwege de boven beschreven uniciteit altijd extra kosten hebben vanwege het feit dat hetzelfde gedaan moet worden op een grotere geografische afstand, terwijl Zeeland ook nog eens het tweede risicogebied is van Nederland (met kerncentrale, zware industrie, waterwegen etc.) Wat managementlagen betreft, maken een groot aantal collega GGD-en momenteel ook een omslag van zelfsturende teams/zelforganisatie naar het toevoegen van een middenmanagement laag die integrale verantwoordelijkheid draagt voor een aantal teams (met max span of control van 25 à 40 fte). Met de bovenstaande disclaimer toch een inzicht op de kosten: De jaarlijkse structurele bijdrage komt uit op € 52,31 per inwoner.

Benchmark 2019: hoogste € 67,35, laagste € 5,07; dit betreft een niet te vergelijken indicator, omdat de taken en omvang van de 25 GGD ‘en erg uiteen lopen. Zo zit zoals hierboven aangegeven bij de GGD Zeeland de JGZ bij de GGD en dat is niet overal het geval. Omdat GGD Zeeland de op twee na kleinste GGD regio van Nederland is, worden in absolute zin de afwijkingen nog verder versterkt. Zie Blz. 47.

• Waar vergelijkingenkonden plaatsvinden is dat gedaan: - Op dit moment is de bezetting van HR-adviseurs 2,36 fte op 320 medewerkers (circa 200 fte). Dit komt neer op een ratio van 1 op 84,75 fte. De HR adviseurs hebben een brede scope in vergelijking tot de landelijke benchmark (1 op 67 fte). Zie blz. 31. - Medische milieukunde (1,3 fte extra): In de landelijke benchmark staat Zeeland met 1,89 fte, onderaan wat formatie betreft. De continuïteit van het team staat onder druk, zeker als er een opschaling i.v.m. met een ramp of incident met mogelijk grote politieke impact en maatschappelijke onrust nodig is. Een recent voorbeeld is het aantal vragen die gesteld zijn aan de GGD rondom PFAS en/of de WOO verzoeken; hiermee wordt een beroep op de organisatie gedaan, waarop de huidige bezetting onvoldoende is toegerust. Daarnaast zien we een toename in vragen van de burgers i.v.m. (acute) gezondheidsbedreigende situaties. Zie blz. 27 3. De voorgestelde fasering vanaf januari 2023 is niet realistisch. Op 16 december 2022 worden de zienswijzen van de raden bekend en besluit het Algemeen Bestuur GGD Zeeland over de 1e begrotingswijziging. Het is niet realistisch te verwachten dat de vacatures per januari 2023 zijn ingevuld.

Hoewel enkele aflopende contracten kunnen worden verlengd om de eerste maanden te overbruggen, is de verwachting dat de loonkosten in eerste instantie lager zullen uitvallen. Mogelijk zijn er wel wervingskosten waar rekening mee moet worden gehouden. •

• •

De arbeidsmarkt is inderdaad krap. Tegelijkertijd gaat het voor een aanzienlijk deel van de functies om functies die per 1 januari 2023 ingevuld kunnen worden door verlenging van tijdelijke contracten/ophoging (parttime) structurele contracten van reeds aanwezig personeel (dit om verloop en verlies van kennis en expertise te voorkomen). In de begrotingswijziging is ook aangegeven dat een beperkt aantal functies reeds is ingevuld om “omvallen van het personeel” te voorkomen: zie hiervoor toelichting onder financiën en HRM. Daarnaast zijn bepaalde functies niet direct op 1 januari 2023 (volledig) in te vullen, maar vanuit de wet en met het oog op bestuurlijke risico’s zijn werkzaamheden op dit terrein noodzakelijk.

•

•

Vanaf 1 januari is daarmee de insteek om dit op onderdelen via externe inhuur in deze invulling te voorzien. Waar dat mogelijk is zijn functies gefaseerd naar april, omdat we bijvoorbeeld verwachten dat er een langere doorlooptijd nodig is of dat er krapte is op de arbeidsmarkt in relatie tot de specialistische functie die het betreft. Voor die laatste categorie gaat het slechts om een paar vacatures bijvoorbeeld die van arts of epidemioloog. Voor meer informatie zie bijlage 7.

4. Op verschillende onderdelen ontbreekt argumentatie en/of toelichting. Het begrotingsvoorstel is goed leesbaar, maar wordt deels onderbouwd door de bijlagen. In hoeverre kan er een simpele samenvatting voor de benodigde onderbouwing komen? De bestuurlijke samenvatting in het stuk is de samenvatting van onderliggende informatie en bijlagen gezamenlijk.

a. Voor de uitvoering van Jeugdgezondheidszorg wordt meer fte ingezet dan het landelijk gemiddelde. Er wordt echter niet sterk onderbouwd waarom er 3 extra teamregisseurs Jeugdgezondheidszorg benodigd zijn. • • • •

De JGZ-organisatie bestaat uit ruim 150 medewerkers (die overigens voor het merendeel parttime werken). De argumentatie om hier 3 leidinggevenden (middenkader: teamregisseurs) toe te voegen is gelijk aan de argumentatie die ook geldt voor de rest van de organisatie: integraal sturing geven op resultaat, financiën, prestaties en ontwikkeling van medewerkers. Nb de span of control binnen de JGZ bedraagt hiermee + 1:50 medewerkers voor de 15 teams die verspreid over de provincie werkzaam zijn. Dit staat los van het feit dat er binnen de JGZ in Zeeland op basis van de benchmark meer FTE ingezet wordt dan gemiddeld. Het primair proces voor de JGZ is zoals aangeven geen onderdeel van de 1e begrotingswijziging- hiervoor loopt het project Toekomst JGZ. De uitkomsten van dit project worden in de tweede helft 2023 verwacht.

b. Er worden vergelijkingen gemaakt met andere organisaties, soms met Veiligheidsregio Zeeland, soms met andere GGD ’en. Het wordt niet altijd duidelijk of het (op die onderdelen) een logische vergelijking betreft. •

Onduidelijk is welke vergelijkingen hier bedoeld worden Waar mogelijk zijn vergelijkingen gemaakt met andere GGD én ( bv. HRM en Financiën). Indien meer duiding nodig is, zijn we hiertoe uiteraard altijd bereid. Zie antwoord op vraag 2. c. In het aantal voorgestelde fte wordt (deels) gerekend met parttimers, terwijl Berenschot in haar rapport voorstelt parttime contracten, indien mogelijk, om te bouwen tot fulltime contracten. Het is onvoldoende duidelijk hoe dit advies is meegenomen in de voorliggende begrotingswijziging.

• • •

Om de huidige parttime contracten zo ver mogelijk om te bouwen tot fulltime contracten, hebben we juist voor een aantal teams om kleine fte toevoegingen gevraagd in de begrotingswijziging primair proces. Voorbeelden hiervan zijn: 0,2 fte arts TBC, om een huidige arts (uit Zeeland óf uit andere regio’s) een dag extra in te zetten, 1,17 fte MTM-er bestaande uit 1 fte + extra uren voor een huidige medewerker die meer uren kan/wil werken)

• •

0,3 fte sociaal verpleegkundige, zodat contract van huidige sociaal verpleegkundige opgehoogd kan worden. Idem voor de functie van procesondersteuner. Tot slot: Mocht het, vanwege moverende redenen, niet mogelijk zijn dat huidige medewerkers meer uren kunnen/willen werken proberen we functies te combineren of moeten we een andere oplossing bedenken. d. Het externe rapport (Berenschot) beperkt zich tot 2 teams en is daarmee niet ter onderbouwing in te zetten voor GGD Zeeland als geheel. Uit dit rapport blijkt dat er behoefte is aan 3,2 fte extra op het primaire proces. Er zijn er al eerder teamregisseurs aangesteld. Er wordt onvoldoende toegelicht hoe dit zich verhoudt tot het overig gevraagde aantal fte voor de primaire processen.

• • •

Berenschot heeft zich gericht op de teams (IZB en TBC) die voor 100% wettelijke taken uitvoeren en in 2020-2021 aangaven een (te) hoge werkdruk te ervaren in relatie tot de bezetting. We hebben het rapport begin dit jaar gebruikt om de huidige situatie te toetsen. De overige gevraagde aantal (5,3) fte zijn gebaseerd op een (intern) formatieonderzoek, uitgevoerd, door taken/urenverdeling vs takenpakket en de verschillende financieringsstromen in kaart te brengen voor de overige teams. e. Het aantal fte op HRM is in lijn met de landelijke norm. In het document fasering 1e begrotingswijziging wordt uitbreiding gevraagd op HRM. Tevens wordt gesteld dat de conclusie is ‘dat de huidige bezetting voldoende moet zijn om de GGD weer terug op de rails te brengen’. Dit is tegenstrijdig aan elkaar en wordt onvoldoende toegelicht.

•

In de begrotingswijziging wordt om uitbreiding van de formatie gevraagd op HRM, met deze uitbreiding kan de huidige bezetting worden gefinancierd, waardoor het aantal fte HRM in lijn met de landelijke norm is en voldoende om GGD weer terug op de rails te brengen (o.a. ondersteuning management bij het voeren van verzuimgesprekken, functioneringsgesprekken, werving & selectie etc.) Zie blz. 31. f.

• • •

•

Er wordt niet de conclusie getrokken dat het aantal fte op ICT omhoog zou moet, maar er wordt wel een vergelijking en aantekening gemaakt dat er veel werk qua aanbesteding zit aan te komen. Dit is tegenstrijdig aan elkaar en wordt onvoldoende toegelicht. . Het is onduidelijk waar de vragenstellers hierop doelen. Er wordt 2 fte voor functioneel beheer/ informatiestrategie en 0,5 fte informatieveiligheid gevraagd. Momenteel is er 2,8 FTE voor 58 ICT systemen binnen de GGD. Dat is niet voldoende. Voor actief onderhoud, snelheid bij productieverstoringen en de informatievoorziening/sturingsinformatie is dit ontoereikend. Op beheer en op informatiemanagement is versterking nodig. Risico’s zijn gelegen in systemen die niet zijn aangepast op wet- & regelgeving, productieverlies bij slecht of niet werkende systemen en ontbreken van stuurinformatie om resultaten en efficiency in de organisatie bij te sturen, maar ook in het verstrekken van betrouwbare verantwoordings- en bestuurlijke informatie aan onze partner. Zie blz. 33. g. Preventiemedewerkers zijn in de HRM-structuur opgenomen en er wordt aangegeven dit te minderen. Tegelijkertijd ligt het advies er om aanvullend 16 uur per week in te zetten. Dit is tegenstrijdig aan elkaar en wordt onvoldoende toegelicht.

•

In de begrotingswijziging is opgenomen om 16u per week (in totaal) in te zetten voor preventiemedewerker. Dit betekent een uitbreiding, omdat deze formatie tot op heden niet is opgenomen in de begroting. Van mindering is geen sprake; inzet van 0,44 fte is noodzakelijk. Zie blz. 31 en 32 en de bijlage 6 ADxperts rapport preventiemedewerker GGD Zeeland.

h. Bijvoorbeeld de functie ‘Inkoopadviseur’ wordt niet onderbouwd. •

Op bladzijde 30 staat de onderbouwing van de functie inkoopadviseur. “Tegen geringe meerkosten (12.000) is aanstelling van een full time inkoper mogelijk, waardoor de volledige inkoopwerkzaamheden kunnen worden uitgevoerd en het risico op onrechtmatige/ ondoelmatige aanbestedingen en inkopen sterk wordt gereduceerd. Per saldo gaat het dan om een uitbreiding van 0.56 fte.”

5. Er heeft geen externe toetsing en advisering plaatsgevonden op alle onderdelen en ook niet op de vraagstukken die er aan komen, zoals de positie van IJZ, de samenwerking met de RUD en VRZ en het huisvestingsvraagstuk. In hoeverre gaan deze vraagstukken op korte termijn invloed hebben op ‘de basis op orde houden’? • • • • •

De basis op orde is nodig om vandaaruit verder te kunnen bouwen. Doordat de basis niet op orde is, lopen medewerkers, management en daarmee de organisatie achter de feiten aan. Er wordt nu al samengewerkt met de VRZ en RUD en gekeken wat er samen opgepakt kan worden. De samenwerking met VRZ en RUD betekent, zoals het rapport Berenschot aangeeft op termijn minder meerkosten en zal geen besparing opleveren. De positie van IJZ is een afzonderlijk traject met onderzoek naar de governance rondom IJZ, Dit proces ligt buiten de invloedsfeer van de GR. De financiële gevolgen hiervan zijn dan ook niet meegenomen. De prioriteit van de GR ligt nu minder op huisvesting, maar meer op de basis op orde om met name te zorgen dat we goed werkgever kunnen zijn voor onze mensen. Zoals in de aanbiedingsbrief is vermeld zal in de tweede helft 2024 een externe evaluatie/ onderzoek plaatsvinden naar de bestede middelen uit deze begrotingswijziging 2023-1. In de P&C cyclus zullen wij over besteding van middelen en effecten daarvan rapporteren.

6. De niet-wettelijke taken die doorgang vinden, zullen kritisch moeten worden bekeken in welke mate deze maatschappelijke winst en/of financiële winst voor (GGD) Zeeland betekenen. Uiteindelijk moet het uitvoeren van de niet-wettelijke taken in verhouding staan tot de problematiek waar GGD zeeland nu voor staat. Leveren de inkomsten voor niet-wettelijke taken daadwerkelijk de verwachtte relatief lage overhead op? Of is het maatschappelijk belang voor de Zeeuwse gemeenten zodanig groot, dat de winst in de preventieve sfeer bewezen is (voorkomen van gespecialiseerde zorg)? In hoeverre is dit per onderdeel al onderzocht? •

Als GGD voeren wij drie verschillende soorten taken uit: 1. Wettelijk taken (zijn wettelijk bij de GGD belegd) 2. Taken die eigenlijk tot de bevoegdheid van gemeenten behoren, maar vanwege diverse redenen (bijvoorbeeld schaalgrootte, belang van de Zeeuwse regio, inhoudelijke overlap etc.) ondergebracht zijn bij de GGD. Voor deze taken krijgen wij externe financiering. Zoals bijvoorbeeld forensische werkzaamheden, MAB, Veilig Thuis). 3. Markttaken met een wettelijke basis. Deze taken worden extern (burgers, subsidies, zeevaart) gefinancierd en leveren daardoor extra inkomsten op zoals reizigersvaccinaties of hygiëne-inspecties op schepen en in tattoo shops. We noemen dit markt-taken aangezien deze taken niet persé door GGD Zeeland uitgevoerd hoeven te worden. De uitvoering van deze taken zorgt er echter wel voor dat infectieziekten worden voorkomen en/of niet verder worden verspreid onder de bevolking en vallen als zodanig onder de Wet Publieke Gezondheid.

•

Dat de GR deze combinatie van taken uitvoert leidt ertoe dat de GGD een robuuste organisatie blijft. Kennis en kunde worden immers geclusterd en kan breder worden ingezet. De meerwaarde

voor gemeenten wordt hierdoor vergroot. Daarbij hoeven de diverse gemeenten niet voor hele kleine formatieruimtes specialistische expertise aan te nemen. Gezien de krappe arbeidsmarkt op dit moment eveneens moeilijk voor kleine formatieruimtes in te vullen. •

Voor de teams in het primaire proces waarvoor we formatie-uitbreiding vragen wordt ca 2.3 fte (van de 27,8 fte) ingezet voor markttaken. Van deze 2,3 fte wordt: • 1.3 fte ingezet voor een taak (hygiëne-inspecties op schepen en in tattoo shops) die door gemeenten bij ons belegd is. De inkomsten dekken ruim de (salaris)kosten • 1 fte ingezet voor bezoek met onze mobiele röntgen unit bus (MRU) aan Penitentiaire Inrichtingen, asielzoekers etc. en voor leveren van verzekerde zorg. Omdat contract met DJI vanaf jan 2023 stopt zal deze markttaak (en de daarmee gepaard gaande inkomsten) helaas stoppen. De hiermee gepaard gaande personeelslasten zijn eveneens verminderd. • De uitvoering van deze taken zorgen er voor dat infectieziekten worden voorkomen en/of niet verder worden verspreid onder de bevolking.

7. Er ontbreekt externe toetsing voor delen van de bedrijfsvoering en het middenkader. Maar als we dat alsnog willen laten uitzoeken door een extern bureau, kost dit zowel tijd als geld. De vraag is of met een extern bureau de GGD uiteindelijk geholpen gaat zijn, of dat daardoor de benodigde oplossing alleen maar wordt vertraagd. Waarom heeft GGD gekozen voor delen van externe toetsing als het belang van een gedegen begrotingswijziging zo groot is? •

De constatering in de vraag klopt. Externe toetsing zou nog meer tijd en geld vragen. Terwijl er nu echt stappen gezet moeten worden in het belang van de continuïteit van de organisatie. Zoals eerder geschetst valt de GGD per 1 januari zonder begrotingswijziging terug op een beperkt aantal leidinggevenden (2).

8. Feitelijk is er nu al een groot risico in formatie, vandaar ook de noodzaak voor uitbreiding. Hoe gaat GGD Zeeland inspelen op de verschuiving van posities en ontstaan er op die functies dan geen nieuwe problemen? Wie gaat dit monitoren? •

Wat betreft de uitdaging in de bezetting geldt dat de GGD alle zeilen bij zal zetten om de posities adequaat in te vullen. Zoals in de aanbiedingsbrief is vermeld zal in de tweede helft 2024 een externe evaluatie/ onderzoek plaatsvinden naar de bestede middelen uit deze begrotingswijziging 2023-1. In de P&C cyclus zullen wij over besteding van middelen en effecten daarvan rapporteren.

9. Het tijdstip van de boodschap is ongelukkig: vlak voor de gemeentelijke begrotingsdiscussies vragen om € 2 miljoen extra. Deze toename van 13% komt voor colleges en raden uit de lucht vallen. Hoe kan het dat deze timing is ontstaan? •

• • •

•

In 2019 zijn we in overleg met het bestuur gestart met de inzet van tijdelijke extra formatie ter ondersteuning van de medewerkers (de hulpstructuren) - waarbij is afgesproken dat deze extra formatie na 2 jaar geëvalueerd zou worden. In 2020 heeft COVID-19 bijzonder veel van de GGD-organisatie en al haar medewerkers gevraagd, waardoor inzet van de hulpstructuren later is gestart. Eind 2021 hebben we ons bestuur en de raden geïnformeerd met de boodschap “de rek is eruit”. Met het begrotingstekort dat werd geconstateerd was de logische vraag: aan welke knoppen kunnen we draaien binnen de begroting om dit om te buigen. De conclusie is nu dat die er niet (meer) zijn. In het bestuurlijk overdrachtsdocument dat op voordracht van het AB is geschreven en besproken is in het thematisch AB van februari en vastgesteld in het AB van april is aangekondigd en vastgelegd (waarbij het PAO en de BC ook zijn geïnformeerd) dat de hulpstructuren zullen worden

•

doorontwikkeld en bestendigd en dat de organisatie robuust zal worden ingericht door het versterken van de onderdelen die te kwetsbaar zijn (leidend tot een begrotingswijziging). Kortom corona heeft vertragend gewerkt (anders was de GGD zeker eerder langs geweest). Daarnaast wilde de GGD het eigen huiswerk gedegen doen en eerst kijken aan welke knoppen er zelf nog gedraaid konden worden.