Presentatie 3-2-2022 Inkooptrajecten Schouwen-Duiveland

Rekenkamerrapport Een onderzoek naar inkooptrajecten Wat mag het kosten?

3 februari 2022

Presentatie voor raadsleden

1

Inhoud presentatie • Kleine voorstelronde • Wat is er onderzocht? • Hoe is dat gedaan? • Wat waren de belangrijkste conclusies? • Welke aanbevelingen doet de rekenkamer? • Tijd voor het stellen van vragen 3 februari 2022

2

Voorstellen • Rekenkamer -

Ariane Metz (vz.) Aloys Kersten Betty Talstra

• Onderzoeker -

3 februari 2022

Katja Bongers

3

Wat is er onderzocht? • Inkooptrajecten: van 1ste signaal dat iets moet worden ingekocht tot aan oplevering • Focus op - Factoren/omstandigheden overschrijdingen Informatievoorziening gemeenteraad Bijsturen door college en gemeenteraad Lessen voor de toekomst Aanbevelingen 3 februari 2022

4

Hoe is het onderzoek gedaan? • Dossieronderzoek • Interviews: • Wethouder • Ambtenaren • Leveranciers/aannemers • Raadsessie met online enquête

• Uitwerken casussen: 1. De restauratie van de Zuidwellebrug

2. Onderhoud van de Buitenruimte 3. De restauratie van het Blauwe Bolwerk 4. Herinrichting van de Dreef in Bruinisse 3 februari 2022

5

Het beleid Uitgangspunten: – Raad stelt de kaders en controleert – Het college voert uit binnen die kaders – Overschrijdingen worden tijdig gemeld aan de raad

“Oud” (2013) vs. “nieuw” beleid (2019-2023) Organisatiedoelstellingen; o De Strategische Visie 2040 ‘Tij van de toekomst’; o De Organisatie Visie ‘Met het tij mee’; o Het collegeprogramma 2018-2022 ‘Verbindend verder’. Doelstellingen stads- en dorpsvisies; Bieden van gelijke kansen aan alle ondernemers; MVI met 3 subthema’s: (SROI, duurzaamheid en innovatie) 3 februari 2022

6

Casus 1: Zuidwellebrug • • • • •

Totale kosten: Waarvan voor rekening provincie Oorspronkelijk krediet mei 2019 Bijraming eind 2019 Bijraming programmarap.

€ 1.283.045 € 637.755 € 1.007.452 € 180.000 € 139.764

• 1ste signaal 2017, start werkzaamheden 2020 • Meerkosten tot aan contract voor gemeente • Onvoorziene kosten • Subsidie provincie lager dan verwacht 3 februari 2022

7

Casus 2: Buitenruimte 2016-2023 • •

Aanneemsom € 1.012.000 Overschrijdingen in 4 jaar t/m 2019 60%

• Van 10 contracten naar 1 • Nieuw: beeldkwaliteit • Inzet De Zuidhoek • Extra wettelijke eisen, dus meerkosten (?) • “Areaaloverschrijdingen”, dus meerkosten (?) • Raad is kritisch, maar stuurt niet bij 3 februari 2022

8

Casus 3: Blauwe Bolwerk • • • • •

Projectbegroting 2017 Verwachte subsidie provincie Verwachte subsidie stichting Verwachte kosten gemeente Realisatie

€ 720.000 € 493.000 € 10.000 € 217.000 € 232.000

• Meerwerk € 63.868… • Lagere subsidie provincie (€ 432.000)… • ...door versobering uitvoering opgevangen • Resteert kleine overschrijding door leges 3 februari 2022

9

Casus 4: herinrichting Dreef • • •

Budget? Plafondbudget € 1.485.000 Uiteindelijk voor rekening gemeente: € 1.799.437

• Onvoorzien: vondst menselijke resten • Deel facturen voor meerwerk afgekeurd → actieve bewaking! • Deel Dreef geen eigendom gemeente: samenwerking & grondaankopen = vertraging 3 februari 2022

10

Conclusie 1 • Overschrijdingen kunnen zoveel mogelijk worden beperkt – Instellen budgetplafond – Stelpost voor onvoorzien – Zo nodig versobering in uitvoering – Goede timing subsidieaanvraag – Risicomanagement optimaliseren – Goede contractvoorwaarden – Invoeren verplichtingenadministratie – Kostenbeheersing tegen kwaliteit afwegen 3 februari 2022

11

Overige conclusies 2: Meerkosten niet altijd vermijdbaar, bijsturen soms onmogelijk 3: Raad kan alleen goed bijsturen op basis van goede informatievoorziening 4: Echter, raad heeft niet duidelijk aangegeven dat hij geïnformeerd wil worden 5: Raad zou soms kunnen bijsturen, maar doet dat niet 3 februari 2022

12

Aanbevelingen 1)Verder professionaliseren van risicomanagement, contractmanagement en budgetbeheer rond inkooptrajecten. 2)Vragen om juiste, tijdige en volledige info, ook over risico’s op overschrijdingen: al bij de 1ste budgetaanvraag en vervolgens gedurende de uitvoering.

3)Vraag om eenduidige, inzichtelijke en begrijpelijke informatie 3 februari 2022

13

Vragen van raadsleden

3 februari 2022

14