Onderzoeksaanpak PBLQ DOEMEE-onderzoek NVVR 2022

DoeMee onderzoek 2022 ‘voor een sterkere volksvertegenwoordiging’ Externe versie 14 juni 2022

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

1

2.

Visie op de inventarisatie

2

2.1 2.2

Met betrekking tot de inhoud Met betrekking tot de uitvoering

2 3

3.

Voorgestelde aanpak

5

3.1 Stap 1: Startbijeenkomst 3.2 Stap 2. Verwerven inzicht in de beleidspraktijk 3.3 Stap 3. Verdieping en verificatie 3.4 Stap 4. Analyse en rapportage 3.5 Planning 3.6 Vertrouwelijke omgang met informatie Bijlage A Eerste opzet vragenlijst

5 5 6 7 8 8 9

0

1.

Inleiding

Sinds enkele jaren faciliteert de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) zogeheten DoeMee-onderzoeken ten behoeve van de leden. Het betreft onderzoek naar onderwerpen die relevant zijn voor decentrale overheden, c.q. de rekenkamers of rekenkamercommissies van deze overheden.1 De uitkomsten van een DoeMee-onderzoek bieden rekenkamers allereerst inzicht over de stand van zaken rond dit onderwerp binnen de eigen organisatie. Doordat er verschillende decentrale overheden meedoen, kan ook een vergelijking worden gemaakt met andere deelnemers. Het is aan de rekenkamers zelf of zij de uitkomsten van het DoeMee-onderzoek gebruiken voor een eigen verdiepend onderzoek. De NVRR heeft voor het DoeMee-onderzoek van dit jaar de staat van de ondersteuning van de volksvertegenwoordiging in het decentraal bestuur als onderwerp gekozen. Vanuit maatschappelijk perspectief is dit onderzoek van groot belang. De gemeenteraad, Provinciale Staten (PS) en het Algemeen Bestuur (AB) van een waterschap doen hun werk in een steeds complexere omgeving. De maatschappelijke uitdagingen, en daarmee de opgaven voor deze bestuursorganen, nemen sterk toe. Dat geldt in het bijzonder, na de decentralisaties in het sociaal domein van 2015, voor gemeenten. Daarbij moeten al deze organen zich ook anticiperen op de aankomende Omgevingswet.

Om de kaderstellende en controlerende rol goed te kunnen blijven vervullen, is een goede ondersteuning onontbeerlijk. Aan de voorgenomen inventarisatie is de volgende centrale vraagstelling verbonden: Centrale vraagstelling Wat is de staat van de financiële ondersteuning van het volksvertegenwoordigende orgaan? Deze zijn uitgewerkt in de volgende deelvragen: . Deelvragen

1

1

Wat is het budget waarover de decentrale volksvertegenwoordiging voor de ondersteuning beschikt?

2

Wat wordt daaruit gefinancierd?

3

Worden alle middelen besteed of blijft er geld liggen?

4

Is dit de afgelopen jaren (periode 2018-2022) veranderd en wat zijn de redenen daarvan?

5

Wat is er te zeggen over de doeltreffendheid van de ingezette middelen?

Decentrale overheden zijn in dit verband gemeenten, provincies en waterschappen. In het vervolg van dit voorstel wordt kortheidshalve steeds gesproken over rekenkamers, ook wanneer rekenkamercommissies worden bedoeld.

pagina 1/10

14 juni 2022

PBLQ - DoeMee onderzoek 2022

2.

Visie op de inventarisatie

2.1

Met betrekking tot de inhoud

Als gevolg van decentralisaties, de komende Omgevingswet, de toegenomen maatschappelijke complexiteit en de steeds verdergaande informatisering is de druk op de decentrale volksvertegenwoordiging de afgelopen periode toegenomen.2 De versnippering, met name in gemeenteraden, maakt het voor individuele volksvertegenwoordigers en fracties bovendien moeilijk om over de volle breedte van de verschillende beleidsterreinen de kaderstellende en controlerende rol op een goede wijze te vervullen. Het ROB rapport Goede ondersteuning, sterke democratie laat zien dat het takenpakket van de volksvertegenwoordigingen is verzwaard, maar dat de ondersteuning van deze democratische instituties niet significant is toegenomen. Juist hier lijkt sprake van een paradox: de taakverzwaring vraagt om meer, maar leidt juist tot minder ondersteuning. In een periode waarin met name gemeenten vanwege onder andere de tekorten in de jeugdzorg fors geld tekort komen, zijn volksvertegenwoordigers niet geneigd om te investeren in de eigen ondersteuning. Bovendien bestaan dé raad, dé provinciale staten en hét algemeen bestuur van een waterschap niet. Deze democratische instituties bestaan uit verschillende fracties die deel uitmaken van een coalitie of oppositie, allemaal met eigen belangen. Ook waar het de eigen ondersteuning betreft, is er geen sprake van een algemeen of gedeeld belang.

Dit samengenomen resulteert niet zelden in een ‘zuinige’ ondersteuning. Ook een door Peter Castenmiller en Klaartje Peters uitgevoerd onderzoek3 laat zien dat de ondersteuning aan de volksvertegenwoordiging in de praktijk tekort schiet. Dat is niet alleen een kwestie van onvoldoende middelen. In de praktijk blijkt er de nodige onbekendheid over de beschikbare middelen en de juiste toepassing daarvan. Mede om die reden benadrukken wij dat het van belang is om enige aandacht te besteden aan de context en doeltreffendheid bij de inzet van de verschillende instrumenten. Ter ondersteuning van de gemeenteraad en provinciale staten zijn er verschillende ‘instrumenten’ beschikbaar. Te noemen zijn: De (inrichting van) de griffie; De rekenkamer; De mogelijkheden voor fractieondersteuning; Ambtelijke bijstand; Opleidingsprogramma’s voor raadsleden. Omdat het bestuur bij waterschappen niet is gedualiseerd, is de situatie daar anders. Waterschappen kennen geen griffie en kennen evenmin de verplichting4 tot het instellen van een rekenkamer; Aangezien een griffie in elk waterschap ontbreekt is de ondersteuning van het algemeen bestuur, zoals dat bij gemeenten en provincies voor 2002 ook het geval was, de verantwoordelijkheid van de secretaris-directeur. In de praktijk wordt de ondersteuning meestal ingevuld vanuit het bestuurssecretariaat.

ROB rapport Goede ondersteuning, sterke democratie – over de ondersteuning van decentrale volksvertegenwoordigingen, 2020 3 K. Peters en P. Castenmiller, Om de controle door de raad. Den Haag, 2019. 4 Overigens kennen verschillende waterschappen wel degelijk een actieve rekenkamer 2

pagina 2/10

14 juni 2022

PBLQ - DoeMee onderzoek 2022

Er zijn meer instrumenten en procedures die benut kunnen worden om de positie van de raad, Provinciale Staten of het algemeen bestuur van een waterschap te versterken. Zo is in het onderzoek vak Peters en Castenmiller nadrukkelijk aandacht besteed aan het belang van de informatievoorziening ten behoeve van deze organen, omdat goede en geschikte informatie een belangrijke voorwaarde is voor kaderstelling en controleren. Instrumenten die bijdragen aan de informatievoorziening zijn bijvoorbeeld de P&C-cyclus (met daarbij een actieve rol van de accountant) en Raadsinformatiesystemen (RIS). Raadsvragen en ambtelijke bijstand zijn in essentie tevens bedoeld om te bevorderen dat de volksvertegenwoordigers bij gemeenten, provincies en waterschappen een weloverwogen besluit kunnen nemen. Ook de beschikbaarheid van budgetten voor of concrete initiatieven van de raad, PS of AB om zelf informatie te kunnen verzamelen, zoals een onderzoeksfunctie die expliciet beschikbaar is voor dit orgaan, het regelmatig houden van werkbezoeken of het inrichten van informatieavonden, zijn in dit verband relevant. Maar het gaat zeker niet louter om meer informatie. Meer dan eens hebben wij in onze onderzoekspraktijk raadsleden horen verzuchten dat zij hun sturende rol niet waar konden maken, omdat zij met de beschikbare informatie ‘alleen maar in de achteruitkijkspiegel keken’.

Informatie kwam te laat en was in veel gevallen onvolledig. Dit leidt niet alleen tot een gevoel van onbehagen, maar vaak ook tot een roep om meer informatie. Die is ruim voorhanden in dit digitale tijdperk, met een ‘information overload’ als gevolg. In onze optiek hebben volksvertegenwoordigers niet meer, maar betere sturingsinformatie nodig. Dit is misschien wel het belangrijkste aspect van hun ondersteuning. Al deze vormen van ondersteuning vragen om beschikbare budgetten. In dat opzicht is de omvang van de ondersteuning geregeld te herleiden tot ‘geld’. Het inventariseren van budgetten die beschikbaar zijn voor de ondersteuning van gemeenteraad, PS of AB geven daarmee een indicatie voor de omvang van de ondersteuning. Tegelijkertijd is zeker niet alles herleidbaar tot ‘geld’. Zo is al genoemd dat de ondersteuning van het AB bij waterschappen naar alle waarschijnlijkheid niet concreet aanwijsbaar is binnen het budget van een bestuurssecretariaat. Voor zowel gemeenten, provincies als waterschappen geldt dat beschikbare budgetten op zichzelf nog weinig zeggen over het benutten van de mogelijkheden en de effectiviteit daarvan. Als het gaat om een RIS, is niet zozeer geld de belangrijkste factor, maar de toegankelijkheid en bruikbaarheid daarvan.

De inventarisatie en beoordeling van instrumenten ter ondersteuning van de volksvertegenwoordiging bij gemeenten, provincies en waterschappen dient naar onze stellige mening verder te gaan dan louter het kwantificeren van beschikbare budgetten voor de relevante instrumenten.

2.2

Met betrekking tot de uitvoering

In het DoeMee-onderzoek hebben 2020 hebben we enkele lessen en ervaringen opgedaan, die wij benutten om deze jaargang nog beter te laten aansluiten bij de deelnemende rekenkamers. Ons belangrijkste uitgangspunt in dit kader is dat de uiteindelijke resultaten niet beperkt moeten blijven tot een statische ‘foto’; de benchmark waarbij louter gerapporteerd wordt over de positie van de deelnemer ten opzichte van het gemiddelde. Dergelijke beelden zijn te weinig bruikbaar voor de deelnemende rekenkamers om betekenisvol verslag te kunnen doen aan raad, PS of AB. Naast de foto maken wij daarom ook een ‘film’. Dat is zeker geen avondvullende ‘film’, dat is niet mogelijk binnen de randvoorwaarden van het onderzoek. Echter, we geven de foto wel diepgang en betekenis mee, door contextinformatie en duiding toe te voegen aan onze bevindingen. Wij benutten daartoe onder meer de contactmomenten met de verschillende rekenkamers én de deelnemende gemeenten, provincies en waterschappen.

pagina 3/10

14 juni 2022

PBLQ - DoeMee onderzoek 2022

De verzamelde contextinformatie leidt wat ons betreft ook tot een korte typering en beoordeling van de resultaten voor elke deelnemer afzonderlijk. Dit zal steeds een aparte paragraaf zijn in de op te leveren side letter. Verder zijn de volgende overweging van belang voor de uitvoering: In 2020 ontwikkelden we pas tijdens de uitvoering van het onderzoek het idee voor het gebruik van een gestructureerde vragenlijst. Dit had als gevolg dat de achterliggende ‘techniek’ vrij beperkt was. Dit had in de praktijk enkele ongewenste effecten op de kwaliteit van de invoer van de gegevens. Een belangrijke les die we daaruit hebben getrokken is dat we nu van begin af aan een professionele ‘tool’, zoals SurveyMonkey, zullen inzetten om de relevante informatie gestructureerd en eenduidig te verzamelen. Dit gebeurt op een dusdanige wijze dat de verkregen informatie direct geschikt is voor analyse. Door gebruik van een professionele tool ontstaat een goed gestructureerde, flexibele en gevalideerde database, die de mogelijkheid biedt voor velerlei aanvullende analyses. Een belangrijk bijkomend voordeel van deze werkwijze is dat tijdens de verdiepende gesprekken minder nadruk hoeft te worden gelegd op de validatie van de verstrekte gegeven. Daardoor kan er meer aandacht worden geschonken aan de context en achtergronden van de verstrekte informatie.

Naast het inzicht dat het onderzoek de afzonderlijke rekenkamers oplevert, bevat het onderzoek een benchmark waarin de ondersteuning binnen elke organisatie wordt afgezet tegen het gemiddelde van alle deelnemende organisaties. Wij zijn van mening dat er feitelijk drie benchmarks opgeleverd moeten worden. Zoals al opgemerkt in het eerste hoofdstuk is met name de situatie bij waterschappen wezenlijk anders dan die bij provincies en gemeenten. Maar ook de vergelijking tussen gemeenten en provincies is weinig opportuun. De omvang van enerzijds de gemeenteraad en anderzijds PS vertoont wezenlijke verschillen. Dat geldt ook voor de omvang van de taken en verantwoordelijkheden van deze organen, en daarmee de vergaderintensiteit en uiteindelijk de mate van (gewenste) ondersteuning. Het opstellen van en rapporteren over drie verschillende benchmarks is alleen mogelijk als er in elke categorie (gemeenten, provincies, waterschappen) voldoende deelnemers zijn. Ons voornemen is tevens om, indien dit inhoudelijk nuttig is én praktisch mogelijk blijkt, extra benchmarks te realiseren. Zo hebben wij in 2020 een aparte benchmark opgesteld voor de ‘100.000+’-gemeenten omdat de patronen daar wezenlijk anders waren dan bij de overige deelnemers. Maatwerkafspraken tussen PBLQ en deelnemers zijn wat ons betreft mogelijk, mits deze passen binnen de algemene randvoorwaarden van het onderzoek.

Zo hebben wij in 2020 met een klein aantal deelnemers aanvullende afspraken gemaakt over ieders bijdrage aan de materiaalverzameling, afstemming met lopende onderzoeken van de deelnemers, de vorm van de rapportage én het moment dat er over de bevindingen is gerapporteerd.

pagina 4/10

14 juni 2022

PBLQ - DoeMee onderzoek 2022

Voorgestelde aanpak

3.

In dit hoofdstuk presenteren wij de door ons voorgestelde aanpak. Gezien de randvoorwaarden van het onderzoek, zal er sprake zijn van een gestructureerde en tussen de deelnemers sterk vergelijkbare aanpak. Dit is ook nodig om te komen tot een benchmark die vergelijkbare gegevens bevat. Tegelijkertijd bouwen wij in de procedure enkele contactmomenten in, zowel met de complete groep deelnemers als met elke deelnemer afzonderlijk. Hierdoor kunnen wij de verzamelde informatie in de juiste context plaatsen en inzicht verwerven in de ervaren doelmatigheid en doeltreffendheid van de inzet van de budgetten en de daarmee mogelijk gemaakte ondersteuning. De wijze waarop we dit doen is als volgt: Stap 1: Startbijeenkomst Stap 2: Verwerven inzicht in de beleidspraktijk Stap 3: Verdieping en verificatie Stap 4: Analyse en rapportage We lichten deze stappen graag toe in de volgende paragrafen:

3.1

Stap 1: Startbijeenkomst

Een eerste les uit het DoeMee-onderzoek 2020 is het belang van goede communicatie met alle deelnemers over de voortgang en inrichting van het onderzoek. U anticipeert hier al op door in de aanvraag te noemen dat bij aanvang een informatiebijeenkomst voor geïnteresseerde deelnemers plaatsvindt, waarin het uitvoerend bureau de voorgenomen aanpak toelicht, evenals de planning. Wij geven graag invulling aan deze bijeenkomst. Tijdens de bijeenkomst kunnen de deelnemers niet alleen vragen stellen, maar ook eigen aandachtspunten inbrengen. Wij verwerken deze aandachtspunten in het onderzoek. Waar dat niet mogelijk blijkt, zullen wij, in overleg met u als opdrachtgever, de rekenkamer die deze suggestie deed een onderbouwde reactie sturen. Deze bijeenkomst is ook van groot belang om de verhoudingen tussen de NVRR als opdrachtgever, het uitvoerend bureau en de deelnemende rekenkamers te expliciteren. Mede op basis van eerdere ervaringen heeft u in het huidige onderzoeksprotocol deze verhoudingen duidelijk beschreven. Dat neemt niet weg dat het belangrijk is om deze ook in de startbijeenkomst te benoemen en met de deelnemers te bespreken.

3.2

Stap 2. Verwerven inzicht in de beleidspraktijk

In het opgestelde onderzoeksprotocol is aangegeven dat bij aanvang van het onderzoek de deelnemende rekenkamer de desbetreffende overheidsorganisatie informeert over de start, opzet, reikwijdte, werkwijze en planning van het onderzoek. In het door u opgestelde onderzoeksprotocol is gesteld dat de rekenkamer in onze richting eveneens optreedt als contactpersoon en aanspreekpunt. Het is daarmee aan de rekenkamer om ervoor te zorgen dat de relevante gegevens5 verkregen worden en in ons bezit komen.

5

Gezien de aard van het onderzoek ligt het voor de hand dat een groot deel de relevante informatie beschikbaar is bij de griffie(r). Indien het secretariaat van de rekenkamer eveneens wordt ingevuld door de griffie, kunnen de rollen van procesmatig en inhoudelijk aanspreekpunt eenvoudig worden gecombineerd.

pagina 5/10

14 juni 2022

PBLQ - DoeMee onderzoek 2022

Net als in het DoeMee-onderzoek 2020 is het van belang om een breed en onderbouwd inzicht te krijgen in het beleid van de deelnemende overheden. Wij zullen de deelnemers daarom verzoeken om de passages uit hun begroting, die betrekking hebben op de ondersteuning van het (algemeen) bestuur, aan ons toe te zenden. Wij gebruiken die informatie primair als referentiemateriaal. Immers, in ons eerdere onderzoek is gebleken dat een vragenlijst, waarin essentiële onderdelen van zowel de inrichting als de uitvoering van het beleid aan de orde komen, zeer structurerend werkt om op alle essentiële onderdelen van het beleid vergelijkbare informatie te verkrijgen. Uit uw aanvraag en de formulering van de onderzoeksvragen is al voor een belangrijk deel af te leiden wat de concrete vragen zijn. Die hebben om te beginnen betrekking op het beschikbare budget voor de ondersteuning van het algemeen bestuur, waarbij zo mogelijk ook onderscheid wordt gemaakt naar specifieke instrumenten, zoals het budget voor de griffie, de rekenkamer, fractie-ondersteuning, opleidingsbudget e.d. Gezien één van uw onderzoeksvragen zullen we ook vergelijkbare cijfers opvragen van eerdere jaren (voor de periode 2018-2022), om zo ook ontwikkelingen te kunnen onderzoeken. Naast vragen over het budget zullen we ook informeren naar de daadwerkelijke besteding van die budgetten.

Het is ons voornemen om enkele aanvullende, meer inhoudelijke vragen op te nemen, die gebruikt kunnen worden om grip te krijgen op de doelmatigheid en doeltreffendheid van de besteding van de beschikbare budgetten. Daarbij zullen we ook onderscheid maken naar diverse instrumenten. In Bijlage A hebben wij een eerste opzet van de vragenlijst opgenomen. Naast het invullen van de vragenlijst zullen wij de deelnemende overheden ook verzoeken om ons relevant geachte documentatie toe te sturen. Wij zullen hier kennis van nemen, onder meer met het doel om de verstrekte antwoorden in samenhang te kunnen interpreteren. Het per deelnemer opgebouwde dossier kunnen wij natuurlijk tevens ter beschikking stellen aan de deelnemende rekenkamers, bijvoorbeeld wanneer zij voornemens zijn aanvullend onderzoek te doen. Gedurende deze fase richten wij een helpdeskfunctie in. Wij zorgen er daarmee voor dat wij goed bereikbaar zijn om direct ondersteuning te kunnen bieden aan de deelnemende overheden. De ondersteuning zal naar verwachting betrekking hebben op de aard en mate van concreetheid van de te verstrekken informatie of de interpretatie van de gestelde vragen. Ook wat de helpdeskfunctie betreft kunnen wij terugvallen op onze ervaringen in het vorige onderzoek.

3.3

Stap 3. Verdieping en verificatie

Een belangrijk contactmoment betreft de ‘verificatiegesprekken’ met de personen die direct betrokken zijn bij de ondersteuning van de desbetreffende gemeente, provincie of waterschap. In ons eerdere DoeMee-onderzoek bleek dat een uitstekend middel om meer inzicht te krijgen in de achtergronden van de door de desbetreffende overheid verstrekte antwoorden. Hierdoor ontstond een samenhangend beeld van het dagelijks beleid. De op die manier verkregen beelden hebben toen hun weg gevonden naar de side letter, die onder meer dienst heeft gedaan als nadere toelichting op verstrekte antwoorden. De deelnemende overheden beantwoorden de vragen zelf door middel van de digitale vragenlijst, wat validatie minder noodzakelijk maakt. De ervaring leert echter dat de deelnemende overheden vaak de behoefte hebben om de door hun verstrekte antwoorden toe te lichten of te nuanceren. In het gesprek zal daar de nodige ruimte voor zijn, ook omdat de ervaring leert dat allerlei feitelijke gegevens toch de nodige nuanceringen kennen. De inzichten zullen worden gebruikt bij de rapportage over de bevindingen, met name om een beter beeld te krijgen van de doeltreffendheid van de ingezette instrumenten en de daarmee verbonden inzet van middelen. Van elk verificatiegesprek maken we een verslag, dat deel uitmaakt van het onderzoeksdossier. pagina 6/10

14 juni 2022

PBLQ - DoeMee onderzoek 2022

Aan de deelnemende rekenkamers wordt de mogelijkheid geboden om als toehoorder bij deze gesprekken aanwezig te zijn.6 Dit geeft hen een indruk van het gemeentelijk beleid, maar het biedt hen ook de mogelijkheid om tot een onderbouwde beslissing te komen voor mogelijk vervolgonderzoek.

3.4

Stap 4. Analyse en rapportage

Het spreekt voor zich dat wij alle opgehaalde informatie analyseren, waarna wij een aantal rapportages opstellen. Het betreft, in aansluiting op uw aanvraag, de volgende producten: Een algemeen overzicht (‘factsheet’) van de bevindingen. Dit overzicht wordt voor elke deelnemende overheid apart opgesteld, waarbij de resultaten van die specifieke deelnemer worden vergeleken met de algemene, voor hun relevante uitkomsten. Hierbij zal onderscheid worden gemaakt tussen gemeenten, provincies en waterschappen. Als dat in het onderzoek nuttig blijkt, zullen binnen de categorie gemeenten meer specifieke onderscheiden worden gemaakt, bijvoorbeeld voor gemeenten met een vergelijkbaar aantal inwoners. Niet alleen heeft het aantal inwoners een grote invloed op de beschikbare middelen, het aantal is direct gerelateerd aan de omvang van de raad, en heeft zo betekenis voor de behoefte aan ondersteuning.7 Indien inhoudelijk relevant en als dat wat aantallen betreft mogelijk is, stellen wij ook overzichten op waarbij aandacht is voor de verbanden met gemeentegrootte. In de factsheet worden uiteindelijk voor elke deelnemer de eerste vier onderzoeksvragen beantwoord. Daarnaast stellen wij in een side letter een meer beschrijvende en inhoudelijke rapportage op.

Daarvoor maken we om te beginnen gebruik van onze algemene kennis van de mogelijkheden en beperkingen voor een gerichte ondersteuning van een raad, PS of algemeen bestuur van een waterschap. Verder benutten we de inzichten die wij tijdens het onderzoek opdoen, met name tijdens de verificatiegesprekken. Al deze informatie leidt tot een korte, op maat gemaakte rapportage voor elke deelnemer, waarbij ingegaan wordt op achtergronden en nuanceringen bij verkregen inzichten en resultaten. Deze informatie draagt bij aan de beantwoording van de vijfde onderzoeksvraag. Als gezegd stellen wij desgewenst aan de deelnemende rekenkamers ons onderzoeksdossier ter beschikking. Dit dossier bevat de ingevulde vragenlijst, de verkregen documentatie en het verslag van het verificatiegesprek.

6

Het is belangrijk om te benadrukken dat hun aanwezigheid louter als toehoorder plaatsvindt. De deelnemende rekenkamer is immers geen opdrachtgever. 7 Bij provincies zijn er ook dergelijke verbanden. Maar die zijn, mede het beperkte aantal provincies, uit analytisch oogpunt minder interessant. Bovendien is het de vraag of er voldoende provincies in het onderzoek zullen participeren om dergelijke onderscheiden inzichtelijk te kunnen maken. Dit geldt in menig opzicht ook voor de waterschappen. pagina 7/10

14 juni 2022

PBLQ - DoeMee onderzoek 2022

3.5

Planning

Wij voorzien de volgende planning: Activiteit

Periode van uitvoering

Startgesprek

Eind juni 2022

Voorbereiding opvragen informatie

Juni - juli 2022

Opvragen informatie – functioneren helpdesk

Juli - augustus 2022

Eerste analyse

Begin september 2022

(Digitale) verificatiegesprekken

September - oktober 2022

Opstellen en verspreiden rapportages en resultaten per deelnemende overheid

November 2022

3.6

Vertrouwelijke omgang met informatie

PBLQ is lid van de Raad van OrganisatieAdviesbureau’s (ROA). Door dit lidmaatschap heeft PBLQ zich verplicht aan de gedragscode die de ROA heeft opgesteld (https://www.roa-advies.nl/nl/overroa/gedragscode/). In deze gedragscode is onder meer genoemd dat PBLQ vertrouwelijk omgaat met de verkregen informatie en alle relevante wet- en regelgeving (onder meer de AVG) zal voldoen.

pagina 8/10

14 juni 2022

PBLQ - DoeMee onderzoek 2022

Bijlage A Eerste opzet vragenlijst Naam / Omvang gemeente, provincie of waterschap (hoeft niet apart uitgevraagd) Overige relevante kenmerken deelnemende overheid (omvang raad, staten en algemeen bestuur, aantal fracties, etc.) Budget voor ondersteuning van de gemeenteraad, Provinciale Staten of Algemeen Bestuur van het waterschap voor de jaren 2018 tot en met 2022 Specificatie van het budget naar griffie, rekenkamer, fractie-ondersteuning, opleidings- en scholingsprogramma, eventuele onderzoeksfunctie ten behoeve van gemeenteraad, PS of ABWaterschap. Omvang van de griffie (gemeenten en provincies) De griffie kan op verschillende manieren zijn ingericht en gemeenten zijn hier vrij in om zelf te bepalen waar zij de nadruk op leggen. Dit kan bijvoorbeeld vooral secretariële werkzaamheden zijn, maar ook procesmatige, inhoudelijke of strategische. Wij willen ook navraag doen naar de rolopvatting van elke griffie, en naar de mogelijkheden om die in de praktijk waar te maken. Inrichting dagelijkse ondersteuning algemeen bestuur waterschap (o.m. aantal fte dat daarvoor beschikbaar is) Aanwezigheid Rekenkamer /vorm van de rekenkamer Zoals wij ook weten van het project ‘versterking van de lokale rekenkamers’, is de rekenkamerfunctie niet overal even sterk ingevuld.

Sommige gemeenteraden kiezen er op dit moment nog voor om deze slapend te houden, geven er geen budget aan of doen vrij weinig met hetgeen voortkomt uit deze functie. En dat terwijl deze functie juist in dienst is van de gemeenteraad en juist volksvertegenwoordiging makkelijker zou moeten maken. In ons onderzoek willen we nagaan of zij gebruik maken van een rekenkamerfunctie, en in welke mate zij hier in de toekomst meer of minder gebruik van zouden willen maken. Inrichting en functioneren van de fractieondersteuning Bij deze decentrale overheden is het volksvertegenwoordigende orgaan een lekenbestuur. Om de brug tussen dagelijks bestuur en volksvertegenwoordiging kleiner te maken, is er soms de mogelijkheid om ondersteuning van de volksvertegenwoordiging in te zetten. Deze ondersteuning kan inhoudelijk zijn, maar kan ook op politiek vlak van pas komen. Wij stellen voor deze rol uit te vragen en hierbij nadruk te leggen op de mogelijkheden die volksvertegenwoordigers hiervan zien, maar ook de knelpunten. Mogelijkheid tot en gebruik van ambtelijke bijstand Ambtelijke bijstand is er om de volksvertegenwoordiging vooral inhoudelijk te steunen. Volksvertegenwoordigende organen moeten over een breed scala aan onderwerpen kennis van zaken hebben, waarbij het logisch is dat de verdiepende kennis niet altijd paraat is.

Hiermee komt de ambtelijke bijstand juist goed van pas, om juist bij inhoudelijke vragen verdere ondersteuning te bieden. De praktijk van het verlenen van ambtelijke bijstand is echter vaak weerbarstig. Om die reden zullen daar ook enkele vragen over worden gesteld. Mogelijkheid tot het volgen en het gebruik van opleidingsprogramma’s Zoals ook werd aangegeven door uzelf, nieuwe raadsleden zijn net begonnen. In 2023 starten nieuwe volksvertegenwoordigers in andere organen. Aangezien zij net begonnen zijn, is het voor te stellen dat zij nog veel leren over wat het betekent om een volksvertegenwoordiger te zijn. Wij stellen voor in ieder geval uit te vragen wat de mogelijkheden zijn voor het opleiden van de nieuwe volksvertegenwoordigers, maar ook wat de mogelijkheden zijn voor het zoeken van opleidingen voor verdieping. Dit kan verdieping zijn op het gebied van bijvoorbeeld financiën, politiek speelveld, of juist het dossier waar zij verantwoordelijk voor zijn binnen hun fractie. Om goed te kunnen kiezen en beslissen is wel de juiste kennis nodig en juist hierbij kan een opleiding helpen. Aanwezigheid en omvang van een onderzoeksfunctie ten behoeve van raad, staten of algemeen bestuur waterschap Er zijn gemeenten, provincies en wellicht ook waterschappen waar het vertegenwoordigend orgaan een onderzoeksfunctie ter beschikking staat.

Inrichting van de informatievoorziening ten behoeve van raad, PS of Algemeen Bestuur Wij hebben al genoemd dat een goede informatievoorziening ons inziens van cruciaal belang is. In de praktijk heeft zich een gewoonte ontwikkeld dat bestaande vergadersystemen, zoals iBabs, pagina 9/10

14 juni 2022

PBLQ - DoeMee onderzoek 2022

tegelijkertijd de functie van RIS vervullen. Dergelijke systemen zijn daar echter niet voor geschikt en beperken zo de mogelijkheden van volksvertegenwoordigers om zich goed te informeren. Om die reden willen wij zeker enkele vragen stellen over de wijze waarop de informatievoorziening is ingericht en functioneert. In dat kader is ook belangstelling voor de inrichting van de archieffunctie. Knelpunten financiering ondersteuning U geeft aan dat de verschillende organen het zelf ook moeilijk vinden om geld aan zichzelf uit te geven. We willen dan ook zeker apart stilstaan bij de verschillende beweegredenen van volksvertegenwoordigers om zichzelf wel of geen ondersteuning toe te kennen.

pagina 10/10

14 juni 2022

PBLQ - DoeMee onderzoek 2022