Jaarverslag 2021 Wgc

JAARVERSLAG 2021 Werkgeverscommissie Griffie SchouwenDuiveland

1

Inleiding

1

In de raadsvergadering van 27 februari 2014 is besloten tot instelling van een Werkgeverscommissie Griffie Schouwen-Duiveland. In dezelfde vergadering heeft de raad besloten aan deze commissie de bevoegdheden te delegeren die rechtstreeks voortvloeien uit de Ambtenarenwet, de op deze wet gebaseerde en door de raad vastgestelde rechtspositionele voorschriften en de artikelen 107 tot en met 107e Gemeentewet, met uitzondering van een aantal concreet benoemde bevoegdheden. De Werkgeverscommissie oefent het werkgeverschap uit over de griffie. Artikel 10 van de Regeling Werkgeverscommissie Schouwen-Duiveland 2014 schrijft voor, dat de Werkgeverscommissie van haar werkzaamheden en bevindingen jaarlijks verslag uitbrengt aan de raad. Met dit jaarverslag wordt hieraan uitvoering gegeven. Paragraaf 2 bevat algemene informatie over de Werkgeverscommissie. In paragraaf 3 staan we stil bij de vergaderingen van de commissie in 2021. Paragraaf 4 bevat de in het achterliggende jaar voor de griffie vastgestelde arbeidsvoorwaardenregelingen. In paragraaf 5 wordt ingegaan op overige werkzaamheden van de Werkgeverscommissie in het verslagjaar. Daar dit het laatste jaarverslag is van deze zittingsperiode van de raad is in paragraaf 6 aandacht besteed aan de overdracht van de werkzaamheden naar de in de nieuwe zittingsperiode te benoemen leden van de Werkgeverscommissie.

De Werkgeverscommissie meent dat dit verslag voldoende inzicht biedt in haar werkzaamheden in het achterliggende jaar. De commissie is graag bereid het verslag nader toe te lichten.

Datum: 11 januari 2022.

2

Algemeen

2

De gemeenteraad heeft de volgende raadsleden aangewezen als lid van de Werkgeverscommissie: • H.A. van Kooten-van Donge • M. Lemsom-van Gelderen • R. Lievense • S. Fontein. Mevrouw Van Kooten is door de commissie aangewezen als voorzitter en mevrouw Lemsom als waarnemend voorzitter. Door omstandigheden heeft mevrouw Van Kooten het achterliggende jaar geen deel kunnen nemen aan de werkzaamheden van de Werkgeverscommissie. Dit geldt ook voor de rest van deze zittingsperiode van de gemeenteraad. Mevrouw Lemsom heeft in het achterliggende jaar de voorzittersrol vervult en hoopt dat ook tot het eind van deze zittingsperiode te doen. De Werkgeverscommissie is ook in dit verslagjaar ondersteund vanuit de griffie en de cluster Personeel & Organisatie van de afdeling Bedrijfsvoering 1.

3

Vergaderingen

3

De commissie is in 2021 tweemaal in reguliere vergadering bijeen geweest.

Vergadering 9 februari 2021 Tijdens deze vergadering is het jaarverslag 2020 van de Werkgeverscommissie Griffie SchouwenDuiveland vastgesteld. Dit verslag is daarna aan het Presidium aangeboden ter agendering voor de raad. De gemeenteraad heeft in zijn vergadering van 25 februari 2021 van dit verslag kennis genomen. In deze vergadering is ook besloten de gemeenteraad een voorstel te doen dat voorziet in het verminderen van de kwetsbaarheid en de werkdruk van de griffie in samenhang met het anticiperen op het aanstaande vertrek van de zittende griffier. Op basis van dit voorstel heeft de gemeenteraad in zijn vergadering van 25 maart 2021 besloten: 1. In te stemmen met het tijdig aantrekken van een nieuwe griffier om een warme overdracht te bewerkstelligen. 2. Kennis te nemen van het tijdstip waarop de werving van een raadsadviseur wordt gestart. 3. De kosten die hiermee gemoeid zijn op een later tijdstip op te nemen in een voorstel begrotingswijziging. Verder is in de vergadering van 9 februari 2021 kennis genomen van de realisatie van het Persoonlijk Jaarplan 2020 van de griffier. Ook is in die vergadering het Persoonlijk Jaarplan 2021 / 2022 van de griffier vastgesteld.

Vergadering 28 september 2021 In deze vergadering is het profiel, de omvang en het proces voor de werving / selectie van de Raadsadviseur / plaatsvervangend griffier vastgesteld. Daarbij is vastgesteld dat het voorkeur heeft om de vacature raadsadviseur open te stellen voor 1 fte in plaats van 0,6 fte. Dit is voorgelegd aan het Presidium en dat heeft er uiteindelijk toe geleid, dat bij de vaststelling van de begroting 2022 - 2025 via een raadsbreed ingediend en aangenomen amendement structurele middelen beschikbaar zijn gesteld voor deze verruiming van de formatieomvang van de raadsadviseur. Verder zijn in deze vergadering afspraken gemaakt over het opstellen van het profiel en de werving en selectie van de aan te trekken raadsadviseur. In deze vergadering is ook kennis genomen van de voortgang van de uitvoering van het Persoonlijk Jaarplan 2021 / 2022 van de griffier.

4

Vastgestelde regelingen

4

Een van de taken en bevoegdheden van de Werkgeverscommissie is het vaststellen van wijzigingen en aanvullingen op arbeidsvoorwaardenregelingen. Het streven is voor alle medewerkers van de gemeente één regeling te hebben. Dat mag uiteraard niet het functioneren van de griffie(r) in de weg staan. Mocht dat het geval zijn, dan kan dat aanleiding zijn tot een aangepaste vaststelling van de regeling of een praktische afspraak in de besluitenlijst ten aanzien van de uitvoering van die regeling voor de griffie. In onderstaand schema zijn de regelingen opgenomen, die de Werkgeverscommissie in het verslagjaar voor de griffie heeft vastgesteld. Wat onderstaande regelingen betreft was er geen aanleiding tot een aangepaste vaststelling van de regeling. Datum vaststelling 9 februari 2021 9 februari 2021 28 september 2021 28 september 2021

Naam regeling Regeling IKB en verkoop vakantie-uren Verlenging tijdelijk ingestelde geschillencommissie Regeling aanwijzen budgethouders en budgetbeheer gemeente Schouwen-Duiveland 2021 FUWA procedure- en garantieregeling HR211

In de vergadering van 9 februari 2021 is stilgestaan bij het besluit van 19 januari 2021 van burgemeester en wethouders om over te stappen naar een nieuw en actueel functiewaarderingssysteem, inclusief functieboek, en deze in 2021 te implementeren voor de gehele organisatie. Daarbij is gekozen voor HR21 als nieuwe functiewaarderingssystematiek. Op 4 mei 2021 hebben burgemeester en wethouders de definitieve FUWA procedure- en garantieregeling HR21 vastgesteld. Door de VNG en de Vereniging van griffiers werd verzocht de griffies vooralsnog in zijn geheel uit HR21 te halen, teneinde samen met de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden te werken aan het op een juiste manier opnemen van de griffiefunctie in HR21. Om die reden is vooralsnog afgezien van een besluit HR21 ook van toepassing te verklaren op de griffierfuncties. Intussen zijn er op dit vlak vorderingen gemaakt, zodat verwacht mag worden dat deze stap in 2022 alsnog gezet kan worden.

1

De regeling is van overeenkomstige toepassing verklaard op de (toekomstige) medewerker(s) van de griffie, behalve voor de functie van griffier, dit in afwachting van het advies vanuit de VNG af om het profiel voor de griffier op de juiste manier in HR21 op te nemen.

5

Overige werkzaamheden

5

Buiten de in het vorige hoofdstuk vermelde vergaderingen is de Werkgeverscommissie regelmatig actief geweest ter voorbereiding en uitvoering van de op de griffie betrekking hebbende besluiten van haarzelf en van de gemeenteraad. Werving nieuwe griffier De huidige griffier heeft gemeld dat hij het einde van deze zittingsperiode een natuurlijk moment acht om het stokje over te dragen aan een opvolger. In de raadsvergadering van 25 maart 2021 is met het oog hierop en om een ‘warme overdracht’ te bewerkstelligen ermee ingestemd de nieuwe griffier tijdig aan te trekken. De vacature is per 25 april 2021 opengesteld en de werving heeft geresulteerd in 22 reacties, waarvan 1 interne kandidaat. In de raadsvergadering van 1 juli 2021 heeft u ingestemd met ons voorstel om mevrouw E. Goossens per 1 september 2021 aan te wijzen als adjunct-griffier en per de eerste vergadering van de nieuwe raad na de gemeenteraadsverkiezing van 2022 als griffier van de gemeente Schouwen-Duiveland. In dezelfde vergadering is besloten de aanwijzing van de huidige griffier, de heer T. van Oostenbrugge, na afloop van de laatste raadsvergadering van de huidige raadsperiode in te trekken en om te zetten naar een aanwijzing als adjunct-griffier voor de resterende looptijd van zijn arbeidsovereenkomst. Op een nader in overleg met hem te bepalen datum in 2022 wordt hem ontslag op eigen verzoek verleend.

Werving raadsadviseur De vacature is per 4 oktober 2021 opengesteld. De werving heeft geresulteerd in 5 reacties, waarbij 1 sollicitant zich naderhand heeft teruggetrokken. Met twee kandidaten is een gesprek gevoerd. Dat heeft helaas geen benoembare kandidaat opgeleverd. Bezien wordt hoe deze werving vervolgd wordt.

6

Overdracht

6

In 2018 heeft de toenmalige Werkgeverscommissie een overdrachtsdocument opgesteld. Het doel van het overdrachtsdocument was het belang van het goed invullen van de werkgeversrol te onderstrepen, zodat daarmee ook bij de keuze voor de bemensing van de Werkgeverscommissie in de zittingsperiode 2018 - 2022 rekening zou worden gehouden. Dat doel geldt uiteraard onverkort voor de zittingsperiode 2022 – 2026 van de raad. De Werkgeverscommissie acht het van belang dat in het introductieprogramma voor de nieuwe gemeenteraad wordt stilgestaan bij de specifieke taak en rol van de Werkgeverscommissie. Een rol die de commissie namens de gehele raad uitvoert. De Werkgeverscommissie vraagt aandacht voor de bemensing van de Werkgeverscommissie. Bij de benoeming van de leden is het van belang rekening te houden met de specifieke taak van deze commissie en de daarvoor benodigde competenties. Om de Werkgeverscommissie te ondersteunen en een goede start te laten maken, heeft de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden in samenwerking met de Vereniging van Griffiers de volgende stukken opgesteld2: • Een startagenda met daarin opgenomen welke zaken belangrijk zijn om aan het begin van de periode te bespreken. • Een profielschets voor leden van de werkgeverscommissie, die kan dienen als leidraad bij de selectie van nieuwe leden.

Verder wijzen we nog op de volgende publicaties die ook voor de Werkgeverscommissie van belang zijn: • Tien treden van goed werkgeverschap3 met stappen voor de raad om invulling te geven aan de rol als werkgever van de griffie(r). • Handreiking de griffier & de werkgeverscommissie 4 met gesprekspunten voor een goed samenspel. • Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken griffiers5 om deze gesprekken op een voor beide partijen prettige en juiste wijze te voeren. Meer informatie over de griffie en de raad als werkgever is te vinden6: • De griffier als rechterhand van de raad7. • Het gezag van de raadsgriffier8. • De griffier in gemeenteland9. • De raad als werkgever van de griffie(r)10. • Griffier in de gemeente geschetst11. Verder acht de Werkgeverscommissie het van belang dat de raad bij de start van de nieuwe zittingsperiode stilstaat bij de vraag wat voor raad willen we zijn? Door het beantwoorden van die wordt duidelijk(er) welke ondersteuning van de griffie daarbij hoort. Bij het door de nieuwe griffier op te stellen griffieplan kan daarmee dan ook rekening worden gehouden. 2

https://www.raadsleden.nl/actueel/nieuws/tips-en-startagenda-voor-werkgeverscommissie https://www.raadsleden.nl/raadsacademie/ondersteuning/tien-treden-van-goedwerkgeverschap#:~:text=Tien%20treden%20van%20goed%20werkgeverschap%20De%20tien%20treden,de%20raad%20op% 20het%20eigen%20functioneren%20vooraf%20gaan 3

4

https://www.griffiers.nl/sites/www.griffiers.nl/files/documenten/Cie.%20Belangenbehartiging/Handreiking%20De%20griffier%20e n%20de%20werkgeverscommissie%20-%20gesprekspunten%20voor%20een%20goed%20samenspel%20%20def%20met%20links.pdf 5 https://www.raadsleden.nl/sites/www.raadsleden.nl/files/documenten/functionerings-_en_beoordelingsgesprekken.pdf 6 Ontleend aan de opleidingengids voor raadsleden 2021 van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden. 7 https://www.raadsleden.nl/raadsacademie/goede-raad/de-griffier-als-rechterhand-van-de-raad 8 https://beroepseer.nl/actueel-in-beroepseer/het-gezag-van-de-raadsgriffier-verschenen/ 9 https://tijdschriften.boombestuurskunde.nl/tijdschrift/bw/2018/1/Bw_0165-7194_2018_072_001_002 10 https://www.raadsleden.nl/sites/www.raadsleden.nl/files/documenten/de_raad_als_werkgeven_van_de_griffier.pdf 11 https://kennisopenbaarbestuur.nl/media/254108/griffier-in-de-gemeente-geschetst.pdf

7

Laan van St. Hilaire 2 4301 SH Zierikzee Postadres: Postbus 5555 4300 JA Zierikzee T (0111) 452 000 F (0111) 452 452 gemeente@schouwen-duiveland.nl www.schouwen-duiveland.nl 8