GVO Griffievoorstel rekenkameronderzoek inkooptrajecten

Griffievoorstel Portefeuillehouder

: D.P.W. Joppe

Afdeling

: Griffie

Behandelaar

: P.M.W. Goossens

Datum

: 27 januari 2022

Kenmerk

: 522348

Onderwerp

: Rapport Rekenkamer Schouwen-Duiveland over onderzoek naar inkooptrajecten

Voorstel 1. De 3 aanbevelingen die aan de raad gericht zijn overnemen. 2. De Auditcommissie verzoeken met het college van burgemeester en wethouders in gesprek te gaan over deze aanbevelingen en het resultaat hiervan in het 4e kwartaal 2022 terug te koppelen aan de raad en rekenkamer. Inleiding Bij brief 4 mei 2021 hebben we u en het college van burgemeester en wethouders geïnformeerd over het eerste rekenkameronderzoek van de Rekenkamer Schouwen-Duiveland. Het betreft een onderzoek naar inkooptrajecten. In aansluiting hierop hebben we bij brief van 23 juni 2021 het definitieve onderzoeksplan toegezonden en informatie verstrekt dat het bureau Bongers Onderzoek&Advies het onderzoek uitvoert. Beoogd resultaat Besluit gemeenteraad over de aanbevelingen van de Rekenkamer Schouwen-Duiveland. Argumenten Het onderzoek is uitgevoerd in de periode juni 2021 - januari 2022. De centrale vraag in het onderzoek is: Waarom was er sprake van overschrijdingen bij een aantal inkopen van de gemeente SchouwenDuiveland & in hoeverre was de gemeenteraad aan zet om bij te sturen? Hiertoe zijn vier casussen onderzocht; twee casussen met een overschrijding en twee casussen zonder overschrijding, te weten: 1. De restauratie van de Zuidwellebrug (kortweg aangeduid als “Zuidwellebrug”); 2. Onderhoud van de Buitenruimte (“onderhoud buitenruimte”); 3.

De restauratie van het Blauwe Bolwerk (“het Blauwe Bolwerk”); 4. Herinrichting van de Dreef in Bruinisse (“Dreef”). Nadat de rekenkamer de onderzoekrapportage, inclusief de conclusies en de aanbevelingen heeft vastgesteld, is de rapportage voor een bestuurlijke reactie voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders. De reactie van het college is integraal opgenomen in het rapport (blz. 73). In een nawoord (blz. 75) reageert de rekenkamer kort op deze reactie. Uit het onderzoeksrapport blijkt samenvattend dat: 1. Het risico op toekomstige overschrijdingen op een aantal manieren zoveel mogelijk kan worden beperkt. 2. Meerkosten niet altijd vermijdbaar zijn en bijsturen is soms onmogelijk. 3. De raad alleen bijsturen kan op basis van een goede informatievoorziening. 4. Echter, de raad niet duidelijk heeft aangegeven dat hij geïnformeerd wil worden. 5. De raad soms zou kunnen bijsturen, maar dat niet doet.

Aan de hand van de bevindingen heeft de rekenkamer de volgende 3 aanbevelingen aan de raad geformuleerd:

1. 2. 3.

Ga in gesprek met het college over het verder professionaliseren van risicomanagement, contractmanagement en budgetbeheer rond inkooptrajecten. Vraag het college om al bij de eerste budgetaanvraag en vervolgens gedurende de uitvoering juist, tijdig en volledig aan te geven of er risico’s zijn op overschrijdingen. Vraag het college om eenduidige, inzichtelijke en begrijpelijke informatie.

Uit de bestuurlijke reactie van het college burgemeester en wethouders blijkt dat zij de conclusies en aanbevelingen uit het rapport onderschrijven. De geconstateerde verbeterpunten en aanbevelingen bieden volgens het college de handvatten om samen met de Auditcommissie een stap te zetten in de verdere verdiepingsslag op de controlerende rol van de raad in risicobeheersing en informatieverstrekking. Communicatie Het rapport wordt op 3 februari 2022 aan de raad gepresenteerd tijdens een openbare digitale informatiebijeenkomst. Uitvoering De rekenkamer stelt de raad voor de aanbevelingen over te nemen en met het college van burgemeester en wethouders in gesprek te gaan over de verdere professionalisering van inkooptrajecten en het tijdig, juist en volledig informeren van de raad. De Auditcommissie kan deze taak namens de raad op zich nemen en het resultaat hiervan in het 4e kwartaal 2022 terugkoppelen aan de raad en rekenkamer. De rekenkamer kan in haar jaarverslag aandacht besteden aan de opvolging van de aanbevelingen. Presidium van de gemeente Schouwen-Duiveland, J.Chr. van der Hoek MBA

P.M.W. Goossens

Voorzitter

Locogriffier