GVO Griffievoorstel Raadsspreekuur bijlage met uitgangspunten

Uitgangspunten en regels digitaal raadsspreekuur

Waar is het digitaal raadsspreekuur voor bedoeld? Tijdens dit spreekuur kan de burger of een vertegenwoordiger van een organisatie op een informele manier zaken (wensen, ideeën, vraagstukken of gedachten) voorleggen aan de vertegenwoordigers van alle raadsfracties. N.B. Indien men overleg wil met een of enkele fracties, dan is het aan de verzoekende partij om dat zelf en rechtstreeks met die fracties te regelen (zie contactgegevens op website van de gemeente).

Waar is het digitaal raadsspreekuur niet voor bedoeld? Het spreekuur is niet bedoeld voor onderwerpen die al op de agenda van de raadscommissies of gemeenteraad staan of binnenkort daarop komen. In dat geval kan men gebruik maken van het inspreekrecht bij de commissievergaderingen. Ook is het digitaal raadsspreekuur niet bedoeld voor zaken waarvoor andere kanalen beschikbaar zijn, zoals: • Behandeling van bezwaar- en beroepschriften. • Aanvragen van vergunningen. • Klachten over ambtenaren / bestuurders. • Achterstallig onderhoud in de woonomgeving.

Hoe aanmelden voor digitaal raadsspreekuur? Aanmelden gebeurt per e-mail bij: griffie@schouwen-duiveland.nl onder opgave van: • naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van de persoon die zich aanmeldt, alsmede van de personen die het spreekuur eveneens willen bijwonen; • het onderwerp met een korte toelichting; • eventueel relevante stukken. Aan de hand van de aanmelding bekijkt de griffie of het onderwerp past binnen de vastgestelde uitgangspunten voor het digitaal raadsspreekuur. Indien dit het geval is wordt in overleg gekeken op welke datum het spreekuur, dat in principe alleen op de maandag- en donderdagavonden wordt gehouden, kan plaatsvinden.

Vertegenwoordiging digitaal raadsspreekuur Bij het spreekuur is van iedere fractie één persoon aanwezig. De fracties worden vertegenwoordigd door een raadslid of een burgercommissielid. Voorafgaand aan het digitaal raadsspreekuur geven de fracties aan de griffie door wie namens hun fractie het raadsspreekuur bijwoont. Deze personen ontvangen dan, evenals de verzoeker, de uitnodiging voor het digitale spreekuur. De door de raad uit zijn midden benoemde voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van het digitale raadsspreekuur treden op als technisch voorzitter en vertegenwoordigen dus niet hun fractie.

Werkwijze tijdens digitaal raadsspreekuur Tijdens het spreekuur heet de voorzitter de aanwezigen welkom en stellen de aanwezige vertegenwoordigers van de fracties en de griffier zich aan de bezoeker voor. Hierna licht de voorzitter toe dat het spreekuur bedoeld is voor aanhoren, het stellen van verduidelijkende vragen en het samenvatten van hetgeen naar voren is gebracht.

Vervolgens krijgt de bezoeker gedurende 10 minuten gelegenheid zich voor te stellen en het onderwerp toe te lichten. De vertegenwoordigers van de fracties krijgen gelegenheid om desgewenst verduidelijkende vragen te stellen. De voorzitter vat samen wat naar voren is gebracht en licht toe dat het aan de fracties is wat men met de verkregen informatie doet en of men daarover terugkoppelt naar de bezoeker. Desgewenst kan de griffier nog een procesvoorstel doen richting bezoeker.

Communicatie naar overige raadsleden Aan het eind van het digitale raadsledenspreekuur bezien de vertegenwoordigers van de fracties of er aanleiding is om over hetgeen vernomen is collectieve vragen te stellen aan het college van burgemeester en wethouders. Indien dit het geval is zorgt de griffie voor het uitzetten van de vragen en het bewaken van de opvolging. De griffie stelt een kort verslag op van het digitale raadsledenspreekuur en zendt dit ter kennisname aan de raads(commissie)leden en het college van burgemeester en wethouders.

Evaluatie Het raadsspreekuur wort een jaar na de invoering geëvalueerd. De bezoekers van het spreekuur ontvangen een evaluatieformulier, zodat de ervaringen van de bezoekers bij de evaluatie betrokken kunnen worden.