GVO Griffievoorstel Raadsspreekuur

Griffievoorstel Portefeuillehouder

: J.Chr. van der Hoek

Afdeling

: Griffie

Behandelaar

: T. van Oostenbrugge

Datum

: 29 april 2021

Kenmerk

: 434044

Onderwerp

: Instellen digitaal raadsspreekuur

Voorstel Voorgesteld wordt: 1. Per 1 juni 2021 een digitaal raadsspreekuur in te stellen. 2. Voor dit spreekuur de bijgevoegde uitgangspunten en regels vast te stellen. 3. Raadslid Lemsom aan te wijzen als voorzitter van dit spreekuur en raadslid Den Haan als waarnemend voorzitter. Inleiding In de periode 2002 - 2017 kende de gemeente een raadsledenspreekuur. Bij het mogelijk maken van spreekrecht bij de commissievergaderingen over niet geagendeerde onderwerpen is besloten het raadsledenspreekuur af te schaffen. Met enige regelmaat komt het voor dat inwoners / organisaties de griffie of de fracties rechtstreeks benaderen met de vraag om een overleg of de mogelijkheid iets te mogen toelichten. Het achterliggende jaar is veel ervaring opgedaan met digitaal vergaderen en digitaal overleg. Hieruit is het idee ontstaan om voor te stellen weer een raadsspreekuur in te voeren, maar dan in digitale vorm. Beoogd resultaat Het bieden van de mogelijkheid van contact met de raadsfracties in de vorm van een digitaal raadsspreekuur. Vastgestelde uitgangspunten en regels voor het digitaal raadsspreekuur. Het aanwijzen van de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter voor het digitaal raadsspreekuur. Argumenten Digitaal raadsspreekuur Zoals gemeld bestaat er in de samenleving met enige regelmaat behoefte aan contact met de raadsfracties.

Voor zover dit een contact betreft met alle raadsfracties is het efficiënt indien men tegelijkertijd met alle fracties contact heeft. Daarin voorziet het raadsspreekuur. Daarbij is gekozen voor een digitaal spreekuur, zodat zowel de bezoekers als de vertegenwoordigers van de fracties thuis aan dit overleg kunnen deelnemen. De vorm van een digitaal spreekuur wordt dus ook aangehouden indien de vergaderingen van de raad(scommissies) weer fysiek gehouden kunnen worden. Uitgangspunten en regels Het is van belang de uitgangspunten en regels voor het spreekuur vast te leggen, zodat het zowel voor degenen die hiervan gebruik willen maken, als voor de vertegenwoordigers van de fracties duidelijk is waar het spreekuur voor bedoeld is en hoe de gang van zaken is. In de bij dit voorstel gevoegde bijlage zijn deze uitgangspunten en regels opgenomen. Kortheidshalve verwijzen we daar naar. Aanwijzen voorzitter en plaatsvervangend voorzitter Het bewaken van de uitgangspunten en regels is vooral een taak van de voorzitter van het spreekuur. Op basis van een inventarisatie draagt het Presidium de vermelde personen voor als voorzitter en plaatsvervangend voorzitter. Kanttekeningen

Het raadsspreekuur is geen vervanger voor het inspreken bij commissievergaderingen. Aandachtspunt daarbij is dat het niet de bedoeling is dat personen over zaken die op korte termijn in de commissievergaderingen worden behandeld zowel gebruik maakt van het raadsspreekuur als van het inspreken in de commissievergaderingen. Communicatie Het invoeren van het digitale raadsspreekuur wordt periodiek bekendgemaakt. Dit gebeurt zowel online via sociale media als offline via de gemeenterubriek in de Wereldregio. Daarnaast wordt er een nieuwe pagina aangemaakt op de website van de gemeente (www.schouwen-duiveland.nl) ver het raadsspreekuur. Hier kan naar verwezen worden. Uitvoering Na vaststelling van dit besluit kan van het digitale raadsspreekuur vanaf 1 juni 2021 gebruik worden gemaakt. Het raadsspreekuur wordt een jaar na de invoering geëvalueerd. De bezoekers van het spreekuur ontvangen een evaluatieformulier, zodat de ervaringen van de bezoekers bij de evaluatie betrokken kunnen worden. Bijlage: Uitgangspunten en regels digitaal raadsspreekuur Presidium van de gemeente Schouwen-Duiveland, J.Chr. van der Hoek MBA

T. van Oostenbrugge

Voorzitter

Griffier