GVO Griffievoorstel evaluatie Auditcommissie

Griffievoorstel Portefeuillehouder

: W.C. Houtekamer

Afdeling

: Griffie

Behandelaar

: T. van Oostenbrugge

Datum

: 3 juni 2021

Kenmerk

: 437816

Onderwerp

: Evaluatie Auditcommissie

Voorstel 1. Kennis te nemen van het evaluatieverslag. 2. Instemmen met het conceptraadsvoorstel en -besluit tot vaststelling van de Verordening Auditcommissie Schouwen-Duiveland 2021. Inleiding In de raadsvergadering van 28 april 2016 heeft de gemeenteraad op voorstel van het college van burgemeester en wethouders besloten tot het instellen van een Auditcommissie. Nu de Auditcommissie enkele jaren bestaat hebben we besloten deze te evalueren. In de vergadering van 22 april 2021 hebben we stilgestaan bij het functioneren van deze commissie en de eventueel gewenste aanpassingen. Beoogd resultaat Een aan de hand van de uitgevoerde evaluatie aangepaste Verordening Auditcommissie en nadere afspraken over de werkwijze van deze commissie. Argumenten Van de uitgevoerde evaluatie hebben we een notitie opgesteld, die als bijlage bij dit voorstel is gevoegd. Zoals uit de notitie blijkt is naast een aantal positieve punten (grote betrokkenheid en inzet en voldoende kennis) vastgesteld dat: • sprake is van volle agenda’s met een veelheid aan onderwerpen; • de volle agenda’s een diepgaande bespreking van de verschillende onderwerpen in de weg staan; • zaken die ter kennisneming aangeboden zijn soms tot uitgebreide besprekingen leiden; • bij beleidsvoorstellen de commissie in de regel pas in de slotfase wordt betrokken.

Op grond van het vorenstaande is vastgesteld dat het van belang is dat: • de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de Auditcommissie duidelijk(er) afgebakend en omschreven worden; • duidelijker keuzes moeten worden gemaakt van onderwerpen die in de vergaderingen besproken kunnen worden, waarbij het opstellen van een meerjarige vergaderplanning kan helpen; • bij de bespreking van onderwerpen desgewenst specialisten vanuit de organisatie of daarbuiten kunnen worden uitgenodigd een toelichting te geven; • in de voorbereidende fase van op te stellen beleidsdocumenten de commissie moet wordt betrokken. Naast een aantal aanbevelingen die betrekking hebben op de werkwijze van de commissie leidt de evaluatie ook tot een voorstel tot enkele aanpassingen in de voor de Auditcommissie opgestelde verordening. Deze aanpassingen hebben betrekking op: 1. Beperken van het aandachtsgebied van de Auditcommissie tot het richten op de kwaliteit van de informatiestromen naar de gemeenteraad (artikel 2, lid 2). 2. Toevoegen aan de taken van de commissie dat de commissie overleg voert met het college van burgemeester en wethouders / de portefeuillehouder financiën op het gebied van planning en control, risicomanagement, weerstandsvermogen en andere actuele thema’s (artikel 2, lid 4 sub f). 3.

Toevoegen aan de taken van de commissie het adviseren van de raad over de eventuele aanpassing van de verordeningen als bedoeld in de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet (artikel 2, lid 4 sub i).

Met het oog op de leesbaarheid, maar ook om duidelijk te maken dat de verordening dit jaar geactualiseerd is, wordt voorgesteld een herziene verordening vast te stellen. Kanttekeningen Het is van belang het functioneren van de Auditcommissie eenmaal per raadsperiode te evalueren. De volgende evaluatie kan plaatsvinden in 2026. Uitvoering Na vaststelling van de gewijzigde verordening wordt deze op de gebruikelijke wijze gepubliceerd.

Dit voorstel bevat de volgende bijlagen: 1. Concept raadsbesluit tot aanpassing Verordening Auditcommissie Schouwen-Duiveland 2021 2. Verslag van de evaluatie van de Auditcommissie gemeente Schouwen-Duiveland 3. Verordening Auditcommissie Schouwen-Duiveland 2021 (met via revisies de voorgestelde aanpassingen) 4. Groslijst onderwerpen voor meerjarige vergaderplanning 5. Voorzet vergaderingen komende jaren met vaste onderwerpen en ruimte voor bespreking onderwerpen uit meerjarige vergaderplanning Auditcommissie, W.C. Houtekamer

T. van Oostenbrugge

Voorzitter

Griffier