GVO Griffievoorstel AV middelen

Griffievoorstel Portefeuillehouder

: J.Chr. van der Hoek

Afdeling

: Griffie

Behandelaar

: T. van Oostenbrugge

Datum

: 4 maart 2021

Kenmerk

: 405890

Onderwerp

: Budgetvoorstel met het oog op het uitzenden van vergaderingen van de raad en commissies met beeld en geluid

Voorstel 1. Een tweetal investeringsbudgetten van in totaal € 168.073 beschikbaar stellen. 2. De extra incidentele lasten voor 2021 ad. € 5.375 dekken uit de algemene reserve. 3. De extra structurele lasten ad. € 24.442 voor 2022 en 2023 dekken uit de algemene reserve en vanaf 2024 uit de budgettaire ruimte.

Inleiding Tot maart 2020 werden de raads- en commissievergaderingen fysiek in de Burgerzaal gehouden. De vergaderingen werden live via het raadsinformatiesysteem met enkel geluid gestreamd en zijn naderhand terug te luisteren. Sinds het begin van de coronacrisis is in 2020 overgestapt op het digitaal vergaderen. Het inspreken bij de commissievergaderingen gebeurt sindsdien ook digitaal, net als de openbare informatiebijeenkomsten. De digitale vergaderingen en bijeenkomsten worden zowel met beeld als geluid gestreamd. De ervaring tot nu toe leert dat het uitzenden met beeld en geluid meerwaarde heeft boven het uitsluitend uitzenden met alleen geluid. Om die reden zijn wij van mening dat bij het weer fysiek gaan vergaderen het uitzenden met beeld en geluid behouden moet blijven. Evenals het digitaal kunnen inspreken bij commissievergaderingen en het digitaal kunnen volgen of bijwonen van raadsinformatiebijeenkomsten. Beoogd resultaat Het uitzenden van fysieke vergaderingen en raadsbijeenkomsten met beeld en geluid en het behouden van de mogelijkheid om digitaal te kunnen inspreken bij commissievergaderingen. Daarnaast het digitaal kunnen volgen of bijwonen van raadsinformatiebijeenkomsten. Argumenten In 2019 / 2020 is een voorstel opgesteld voor het herinrichten van de Burgerzaal.

In de begroting 2021 2024 is dit project opgenomen bij in het overzicht nog niet te honoreren prioriteiten. Daarbij is in overweging gegeven het besluit tot herinrichting door te schuiven naar 2022. Het voorstel is tot stand gekomen tijdens het ‘oude normaal’ en de kans is groot dat het ‘nieuwe normaal’ in de postcorona-periode leidt tot andere inzichten. Het voorstel tot herinrichting bevatte de noodzakelijke vervanging van het huidige spreek- / discussiesysteem en de aanschaf van een cameravolgsysteem om de vergaderingen en bijeenkomsten met beeld en geluid te kunnen uitzenden. Naar zich laat aanzien komt de herinrichting van de Burgerzaal pas in de volgende zittingsperiode aan de orde. Daarom achten wij het gewenst de investering in de audiovisuele middelen naar voren te halen. Dan kunnen we de uitzendingen van vergaderingen met zowel beeld als geluid voortzetten. Dat geldt dan ook voor de raadsinformatiebijeenkomsten en andere bijeenkomsten, zoals bijvoorbeeld verkiezingsdebatten, die in de Burgerzaal gehouden worden.

Daarbij geldt als uitgangspunt dat deze investering zonder al te veel extra kosten te integreren is in het definitieve plan voor de herinrichting van de Burgerzaal. Financiën Op ons verzoek is door een externe partij een prijsindicatie gegeven voor de audiovisuele middelen voor de tijdelijke en toekomstige situatie. Deze prijsindicatie is gebaseerd op: • Het aantal van 44 zetels in overeenstemming met de plannen voor de herinrichting van de burgerzaal. • Draadloze discussieposten (in verband met de flexibiliteit in de tussenliggende periode en de onduidelijkheid van de definitieve plannen voor de herinrichting van de Burgerzaal). • In plaats van geplande Vidiwall, enkele verrijdbare schermen. Deze schermen kunnen na de herinrichting van de Burgerzaal elders in het gemeentehuis ingezet worden. • De mogelijkheid van hybride raadsbijeenkomsten (deel in zaal en deel thuis). • De mogelijkheid van inspreken op afstand. • De mogelijkheid om via de discussieposten te stemmen. Zoals gemeld gaat het in deze fase om een prijsindicatie. Op basis van een nadere uitwerking en de noodzakelijk aanbesteding wordt duidelijk wat de werkelijke kosten zullen zijn. De investeringskosten bedragen volgens de indicatie in totaal € 168.023, als als volgt onder te verdelen: • Hardware € 156.907 (afschrijvingstermijn 10 jaren); • Software € 11.167 (afschrijvingstermijn 5 jaren).

Uitgaande van realisatie van deze investeringen in 2021 leiden deze vanaf 2022 tot een gemiddelde kapitaallast van € 19.067 per jaar. De jaarlijkse onderhoudslasten bedragen volgens de indicatie € 7.000. Deze onderhoudslasten vervangen de huidige jaarlijkse onderhoudslasten van € 1.625 waardoor deze lasten per saldo met € 5.375 stijgen. Dekking hiervan voor 2021 dient plaats te vinden uit de algemene reserve. Vanwege het ontbreken van budgettaire ruimte geldt dat ook voor 2022 en 2023 voor zowel de extra onderhouds- als de kapitaallasten. Vanaf 2024 kan dekking plaatsvinden uit de budgettaire ruimte. De kosten voor het hosten van de vergaderingen met beeld en geluid zijn overigens hoger dan de hostingskosten voor de vergaderingen met uitsluitend beeld. Deze meerkosten brengen we de komende tijd nog nader in beeld en worden meegenomen in een financiële afwijkingenrapportage. Uitvoering Wij achten het van belang dat zodra de fysieke vergaderingen weer hervat kunnen worden ook die vergaderingen met beeld en geluid te kunnen uitzenden. Naast dat dit de nodige voorbereidingstijd vergt, kunnen we pas met die voorbereidingen starten zodra het budget beschikbaar is gesteld. Daarom hebben we besloten dit raadsvoorstel zonder voorafgaande commissiebehandeling aan uw raad nog voor uw vergadering van 25 maart 2021 aan te bieden.

Bij de uitvoering gaan we nog na of met het oog op de flexibiliteit en de kosten in plaats van aanschaf van de apparatuur het aanbeveling verdient te kiezen voor huur (Audiovisuele middelen as-a-serve). Mocht daar voor worden gekozen, dan nemen we de financiële gevolgen daarvan mee in de eerstvolgende financiële afwijkingenrapportage. Presidium van de gemeente Schouwen-Duiveland, J.Chr. van der Hoek MBA

T. van Oostenbrugge

Voorzitter

Griffier