GVO Griffievoorstel

Griffievoorstel Portefeuillehouder

: M. Lemsom-van Gelderen

Afdeling

: Griffie

Behandelaar

: T. van Oostenbrugge

Datum

: 18 februari 2021

Kenmerk

: 397938

Onderwerp

: Vermindering kwetsbaarheid en werkdruk van de griffie en het borgen van continuïteit

Voorstel 1. Instemmen met tijdig aantrekken van een nieuwe griffier om een warme overdracht te bewerkstelligen. 2. Kennis nemen van het tijdstip waarop de werving van een raadsadviseur wordt gestart. 3. De kosten die hiermee gemoeid zijn op een later tijdstip opnemen in een voorstel begrotingswijziging.

Inleiding De achterliggende tijd heeft de werkgeverscommissie zich gebogen over de vermindering van de kwetsbaarheid van de griffie. Als eerste stap daarin heeft uw raad op ons voorstel op 17 december 2020 besloten tot invulling van de bestaande vacature van locogriffier, zodat er weer twee personen zijn die de griffier bij afwezigheid kunnen vervangen. Als tweede stap is vanwege de toegenomen werkdruk bij de griffie in de begroting 2021 een structureel budget opgenomen voor de uitbreiding van de griffie met een raadsadviseur (0,5 - 0,6 fte). Naast het verminderen van de kwetsbaarheid en de vermindering van de werkdruk heeft de werkgeverscommissie ook stilgestaan bij het borgen van de continuïteit bij de griffie, dit in verband met het aanstaande vertrek van de huidige griffier. Een en ander is in samenhang bezien. Het resultaat daarvan is dit voorstel. Beoogd resultaat Verminderen van de kwetsbaarheid en werkdruk van de griffie en het borgen van de continuïteit. Argumenten Formatie griffie In recente publicaties[1] van adviesraden of beroeps- of belangenverenigingen is aandacht gevraagd voor het beter organiseren van de ondersteuning van de raadsleden. Uit onderzoeken blijkt dat de gemiddelde bezetting van griffies 2,85 fte is, maar veel kleine en middelgrote gemeenten, waaronder onze gemeente, zitten hier onder.

De direct aan de griffie toe te rekenen formatie bedraagt in onze gemeente 2,1 fte, te weten: a. Griffier: 1,0 fte b. Secretariële ondersteuning: 0,6 fte (ingeleend) c. Communicatieadviseur: 0,5 fte (ingeleend) Wij hebben vastgesteld dat de huidige formatie te krap is voor de hoeveelheid werk. Er is al langere tijd bij de griffier sprake van opbouw van plus-uren, zonder de mogelijkheid die op te nemen en de werkdruk is ‘pittig’.

In de begroting 2021 is dan ook voorzien in een uitbreiding van de formatie met 0,5 - 0,6 fte raadsadviseur, waarmee de formatie uitkomt 2,6 - 2,7 fte. In voorkomend geval doet de griffie een beroep op de ambtelijke capaciteit voor ondersteuning op het vlak van onder meer ICT, P&O en Financiën. De omvang hiervan ligt niet vast, maar wordt steeds bepaald op wat op dat moment gevraagd wordt / nodig is. Vertrek griffier Gelet op de leeftijd van de huidige griffier zijn wij met hem het gesprek aangegaan over het tijdstip waarop in de opvolging voorzien moet worden. Dat heeft erin geresulteerd dat de griffier heeft gemeld dat hij het einde van deze zittingsperiode een natuurlijk moment acht om het stokje over te dragen aan een opvolger en dus wat eerder zijn werkzaamheden wil beëindigen dan de formele datum van zijn pensionering in augustus 2023. Daar zal de laatste raadsvergadering van de raad in deze zittingsperiode dan ook de laatste raadsvergadering zijn van deze griffier. De nieuwe griffier start dan formeel met ingang van de eerste vergadering van de nieuwe raad. Zowel wij als de griffier hechten aan een ‘warme overdracht’ van de werkzaamheden naar de opvolger.

Op ons verzoek heeft de huidige griffier zich bereid verklaard om bij de start van de nieuwe zittingsperiode het proces van de formatie van een nieuw college van burgemeester en wethouders (mede) te ondersteunen, zodat de feitelijke datum van zijn vertrek wat later zal zijn, dit nog afgezien van het wegwerken van het saldo aan plusuren. Afstemming inwerken locogriffier, opvolging griffier en aantrekken raadsadviseur Momenteel wordt volop gewerkt aan het inwerken van de door uw raad met ingang van 1 januari 2021 benoemde nieuwe locogriffier. Dit vergt van de griffie in de eerste helft van dit jaar de nodige inzet. Om die reden achten wij het niet verstandig nu ook al de vacature van raadsadviseur open te stellen, omdat dit zou inhouden dat de griffier naast het lopende werk dan twee personen moet inwerken. Om de hiervoor vermelde ‘warme overdracht’ te bewerkstelligen stellen wij voor de nieuwe griffier tijdig aan te trekken, zodat een periode van een half jaar beschikbaar is voor het inwerken / de overdracht. Dit betekent dat de opvolger van de huidige griffier dan omstreeks 1 oktober 2021 in dienst zou moeten treden, aanvankelijk als adjunct-griffier en met ingang van de nieuwe zittingsperiode als griffier. De opvolger kan dan ook meelopen in het proces van de behandeling van de begroting.

Het vorenstaande betekent dat de werving van de nieuwe griffier in juni / juli 2021 start en de selectie in augustus 2021 moet zijn afgerond. Wij achten het van belang de nieuwe griffier een rol te geven bij de werving en selectie van de raadsadviseur, met wie hij/zij nadien intensief moet samenwerken. Om die reden, maar ook vanwege het spreiden van de inzet voor het inwerken (locogriffier, nieuwe griffier en raadsadviseur) stellen we voor de werving van de raadsadviseur te starten in oktober / november 2021, zodat deze begin 2022 in dienst kan treden. [1] Zie bijvoorbeeld het rapport van de Raad voor het Openbaar Bestuur ‘Goede ondersteuning, sterke democratie; over de ondersteuning van decentrale volksvertegenwoordigingen’: https://www.raadopenbaarbestuur.nl/documenten/publicaties/2020/11/05/goede-ondersteuning-sterkedemocratie. Financiën Het spreekt voor zich dat dit voorstel kosten met zich meebrengt. De kosten voor het aantrekken van een raadsadviseur zijn vanaf 2021 al structureel in de begroting opgenomen. Dat budget wordt in de eerste helft van dit jaar voor een deel ingezet voor een bredere inzet van de 1e locogriffier, zodat de verminderde inzet van betrokkene voor de afdeling WWL wordt gecompenseerd. Uitbreiding van formatie betekent ook een toename van andere kosten, zoals kosten voor opleidingen en andere overheadzaken zoals bijvoorbeeld werkplek / ICT-apparatuur.

Gedurende de periode van overdracht is sprake van een dubbele bezetting op de griffierfunctie / -formatie, wat ook de nodige kosten met zich meebrengt.

Aan de hand van de nadere uitwerking en invulling bezien we deze kosten en de spreiding daarvan over 2021 en 2022. Op een later tijdstip nemen we dit op in een voorstel begrotingswijziging. Werkgeverscommissie Griffie Schouwen-Duiveland, M. Lemsom-van Gelderen

T. van Oostenbrugge

Waarnemend voorzitter

Griffier