Budget werkgroepen

Burgh- Haamstede, 16 december 2021. Onderwerp: budget Werkgroepen Dorpsvisie Burgh- Haamstede.

Geachte Raad, Op 11 november zond de dorpsraad u haar “Noodkreet” omtrent het instellen van werkgroepen door de dorpsraad in het kader van de dorpsvisie. Dit leidde tot de oprichting van een Raadswerkgroep. Het prettige contact met onze voorzitter vond plaats via de heer Punt. In die contacten kwam het benodigde budget aan de orde. Onze voorzitter heeft uitgelegd dat hij daar op dat moment nog geen inzicht in had en dat een over de duim door hem berekend bedrag niet paste bij de wijze waarop je met de overheid financiële afspraken maakt. Dat begrepen ze beiden en eigenlijk leidde dat tot meenemen van een voorlopig budget in de Begroting. Begrotingstechnisch prima, omdat zo het project in de begroting wordt benoemd. Intussen hebben wij dat financieel inzicht gereed. In de bijlage treft u twee offertes aan. U zult begrijpen dat wij niet kunnen en willen starten met de werkgroepen als er geen 100% geborgde dekking is door een raadsbesluit voor de te maken kosten en de verplichtingen die we moeten aangaan. En die dekking is er niet, nu blijkt dat de kosten hoger zijn dan het bedrag dat u in de begroting hebt meegenomen. U kon echter niet anders.Nu we wel beschikken over het juiste budget vragen we u eigenlijk om actualisatie van dat opgenomen bedrag. Dat is de reden dat wij ons tot u richten, zodat u in de raadsvergadering van 23 december dat besluit kunt nemen.

De werkgroepen zouden in de tweede week van januari 2022 moeten starten om de planning te halen. Als we tijdig starten, zullen er net voor de zomervakantie de eindadviezen kunnen worden verwacht die daarna verwerkt gaan worden. Wij komen onderbouwd op een benodigd budget van € 23000 ======= Dat laat zich als volgt onderbouwen: Offerte specialistische ondersteuning door Jan Harmen de Hamer: € 15000. Offerte secretariële ondersteuning Mariska den Hartog: € 3000. Zaalhuur en consumpties 20x 100: ( corona proof) € 2000. Communicatie vanuit werkgroepen naar alle inwoners € 1000. Benodigdheden. € 1000. Onvoorzien € 1000. Totaal: € 23000. ======= *Het verzoek is om € 8000 bij te ramen dmv. begrotingswijziging bovenop de al gevoteerde € 15000, om de genoemde noodzakelijke uitgaven te kunnen doen. De dorpsraad ontvangt jaarlijks, net als alle dorpsraden een subsidie die afhankelijk is van kengetallen zoals aantal inwoners. De besteding van het budget is gericht op sociaal-maatschappelijke en leefbaarheidsvraagstukken. **In dat budget is geen rekening gehouden met kosten die een dorp maakt voor een omvangrijke dorpsvisie zeker zoals die van Burgh- Haamstede. Een mogelijkheid is ook om een raadsbesluit te nemen om die € 8000 op te plussen bij de subsidie voor de dorpsraad voor het jaar 2022. Mogelijk is dat eenvoudiger.

*Dat besluit moet wel op 23 december worden genomen om de dorpsraad zekerheid te geven dat de verplichtingen die ze aangaat door de gemeente zijn geborgd! En voor de volgende jaren te bezien waar de Dorpsvisie gerelateerde kosten het beste kunnen worden ondergebracht. ***waarom is dat geactualiseerde budget nodigt? In de Noodkreet gaven we al aan dat serieuze burgerparticipatie in het oordeelsvormend traject, tijd vraagt die je in het besluitvormingstraject terug zou moeten verdienen. Ook gaven we aan dat ordentelijke burgerparticipatie geld kost. We wezen daarbij op de ondersteuning die de voorzitters van de werkgroepen, zijnde enkele bestuursleden van de dorpsraad, nodig hebben. Immers, het gaat er om dat adviezen van de Werkgroepen er toe doen, dat inwoners niet later tot de conclusie moeten komen dat hun opvattingen niet op de door hen bedoelde waarde zijn geschat. Door na de werkgroep-bijeenkomsten kwalitatief goede verslaglegging terug te leggen en daarnaast steeds een tussen advies voor het vervolg voorgelegd te krijgen, zijn het ook de inwoners en niet alleen de bureaus die de agenda bepalen. Zo blijven ook de voorzitters onafhankelijk en buiten de inhoud, buiten de formulering van de (tussen) adviezen. Ook de dorpsraad voorzitter die in de Stuurgroep uiteindelijk over de adviezen moet meebesluiten, verkeert zo in een onafhankelijkere positie.

En tenslotte is u niet ontgaan dat de dorpsraad bestuurders kritisch gevolgd worden. Ook daarvoor is bovenstaande rolverdeling en onafhankelijkheid erg prettig. De dorpsraad zocht een specialist, die ook nog eens de taal van het volk goed weet weer te geven. Die hebben we gevonden in de heer de Hamer, directeur van bureau Partitio uit Burgh- Haamstede. Hij heeft speciaal voor de Dorpsraad een aantrekkelijk uurtarief en daarnaast een speciale korting op het eindbedrag van de offerte toegepast!! Zijn offerte is als bijlage meegezonden. Datzelfde geldt voor de verslaglegging, die door Mevrouw den Hartog zal worden verzorgd. Zij is voor dit werk bij meerdere organisaties betrokken. Haar offerte is als bijlage meegezonden. We hopen dat u welwillend zult besluiten over ons verzoek, zodat we tijdig met de werkgroepen kunnen starten, onder de gesternte van het financieel geborgd aangaan van de bij de start horende verplichtingen met financiële gevolgen. Met vriendelijke groet, Namens het dorpsraad bestuur van Burgh-Haamstede. Kees Veerhoek voorzitter Kitty de Muynck secretaris