Bijlage 2 20210603 Evaluatieverslag Auditcommissie

Verslag van de evaluatie van de Auditcommissie gemeente Schouwen-Duiveland

1. Inleiding In de vergadering van 16 mei 2019 van de Auditcommissie is besloten deze commissie, die nu enkele jaren bestaat, te evalueren. Als gevolg van de werkdruk bij de griffie is de evaluatie op dat moment nog niet opgepakt. Ook in 2020 is daarvan afgezien in verband met de extra werkzaamheden voor de griffie vanwege de burgemeestersvacature en een door de raad ingestelde onderzoekscommissie. In de vergadering van 10 december 2020 van de Auditcommissie is afgesproken de evaluatie voor te bereiden door een werkgroep, bestaande uit enkele leden van de Auditcommissie en de accountant met ambtelijke ondersteuning. In dit verslag wordt nader ingegaan op het proces en het resultaat van de evaluatie. Achtereenvolgens wordt ingegaan op: • Instelling Auditcommissie • Taakstelling Auditcommissie • Samenstelling Auditcommissie • Voorbereiding evaluatie • Aanbevelingen vanuit evaluatie • Voorstellen

2. Instelling Auditcommissie Tijdens de op 12 oktober 2015 gehouden technische voorlichting over de begroting 2015 is gesproken over de mogelijkheid tot het instellen van een auditcommissie. De toenmalige accountant, die daar in andere gemeenten goede ervaringen mee had, was daar ook voorstander van. In de raadsvergadering van 28 april 2016 heeft de gemeenteraad op voorstel van het college van burgemeester en wethouders besloten tot het instellen van een Auditcommissie. In die vergadering is niet alleen de Verordening Auditcommissie Schouwen-Duiveland 2016 vastgesteld, maar zijn ook de voorzitter en de leden van deze commissie benoemd. In het raadsvoorstel is gewezen op de belangrijke ondersteunende rol die de accountant richting raad vervult bij de uitoefening van zijn controlerende taak. Om tot een goede invulling van de controleopdracht te komen is periodiek overleg tussen de gemeenteraad en de account van belang. Bij zowel de gemeente als de accountant was de behoefte aanwezig deze rol te verbreden en te versterken. Rechtstreeks overleg met de gehele raad of via een qua samenstelling omvangrijke commissie is veelal op praktische gronden niet wenselijk en werkbaar.

Omdat in de regel niet alle raadsleden kennis en affiniteit met de gemeentelijke bedrijfsvoering en jaarstukken hebben werd het efficiënter geacht hiervoor een speciale commissie (Auditcommissie) in te stellen, die zich hiermee bezighoudt. De commissie zou op een apolitieke manier kunnen kijken hoe transparant de financiële sturing en verantwoording van / aan de gemeenteraad is. De commissie zou niet alleen moeten kijken naar financiële aspecten, maar ook naar de risico’s in de bedrijfsvoering en in de omgeving van de gemeente. De Auditcommissie zou moeten fungeren als ogen en oren van de gemeenteraad en toezicht moeten houden op de uitvoering van de (financiële bedrijfsvoerings)kaders door het college van burgemeester en wethouders. De commissie adviseert de raad en neemt dus niet de controlerende rol van de raad over. Zij zorgt er alleen voor dat de raad die taak op bepaalde terreinen beter kan uitvoeren.

1

3. Taakstelling Auditcommissie In de Verordening auditcommissie Schouwen-Duiveland 2016 is de volgende taakstelling opgenomen: Artikel 2 Instelling, taken en bevoegdheden 1. Er is een auditcommissie. 2. De commissie heeft als aandachtsgebied de activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad. 3. De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en burgemeester en wethouders. 4. Onder de in het tweede lid genoemde activiteiten wordt in ieder geval begrepen: a. de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol; b. het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad voor de opzet en uitvoering van de accountantscontrole; c. een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals bedoeld in de Controleverordening Schouwen-Duiveland; d. een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles; e. het evalueren van de werkzaamheden van de accountant; f.

het voorbereiden van het aanbestedingstraject voor de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant; g. een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door de accountant, de rekenkamercommissie en burgemeester en wethouders en over de uitgevoerde onderzoeken en uit te brengen rapportages; h. het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken. 5. De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

4. Samenstelling Auditcommissie In het voorstel tot het instellen van de Auditcommissie is hierover de volgende tekst opgenomen: De auditcommissie is een adviesorgaan door de raad ingesteld en samengesteld uit vertegenwoordigers van de Raad met enige affiniteit met verslaggeving, controle en risicomanagement. Aangezien het een commissie is die de raad adviseert en ondersteunt in haar onafhankelijke controlerende functie is van belang dat de commissieleden onafhankelijk zijn van het dagelijks bestuur en management van de gemeente. Om die reden maken de portefeuillehouder Financiën, de gemeentesecretaris en concerncontroller als eerstverantwoordelijke vanuit bestuur en management geen deel uit van de auditcommissie. Zij nemen uit hoofde van hun functies veelal wel deel aan de vergaderingen van de auditcommissie (informanten- en adviseursrol). De griffier, de externe accountant en andere externe deskundigen die een onafhankelijke rol hebben ten opzichte van het dagelijks bestuur van de gemeente kunnen als adviseur zitting hebben in de auditcommissie. Ook is het zinvol om de rekenkamercommissie op bepaalde momenten vertegenwoordigd te doen zijn in de auditcommissie. Dit om te kunnen komen tot een adequate informatie-uitwisseling over de opzet en uitkomsten van de rekenkameronderzoeken.

In de verordening is de volgende bepaling over de samenstelling en benoeming opgenomen: Artikel 3 Samenstelling en benoeming 1. De commissie bestaat uit minimaal vier en maximaal zoveel leden als er fracties zijn in de gemeenteraad. 2. De raad benoemt uit zijn midden de voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter en de overige leden van de commissie. 3. De griffier of diens plaatsvervanger vervult het secretariaat van de commissie. 4. De commissie heeft als vaste adviseurs de wethouder met de portefeuille financiën, de concerncontroller, het afdelingshoofd Bedrijfsvoering 2 of een door hem aan te wijzen ambtenaar, de accountant en een vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie. 5. De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

De leden worden benoemd voor de zittingsduur van de raad en kunnen tussentijds ontslag nemen.

2

De huidige samenstelling ziet er als volgt uit: • W.C. Houtekamer, lid en voorzitter • J. Pannekoek, lid en wnd. voorzitter • R.R. Klop, lid • M. Lemsom-van Gelderen, lid • R.T.H. van de Laar, lid In de vergadering van 10 december 2020 heeft de Auditcommissie besloten via het Presidium na te gaan of meer fracties belangstelling hebben voor deelname in het werk van de Auditcommissie. Dat bleek niet het geval te zijn. Op 29 april 2021 heeft de gemeenteraad besloten de Auditcommissie aan te wijzen als bijzondere commissie ingevolge artikel 3.1.4 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Dit heeft tot gevolg dat de leden van deze commissie vanaf 1 mei 2021 een extra toelage ontvangen voor hun werkzaamheden.

5. Voorbereiding evaluatie Zoals gemeld is vanuit de Auditcommissie een werkgroep gevormd ter voorbereiding van de evaluatie. De samenstelling van de werkgroep was als volgt: W.C. Houtekamer R.R. Klop R.T.H. van de Laar M. Capelle J. van Koert T. van Oostenbrugge G. Melsen

Voorzitter en lid Auditcommissie Lid Auditcommissie Lid Auditcommissie Deloitte (accountant) Deloitte (accountant) Griffier Medewerker afdeling BV2

Ter voorbereiding van de evaluatie door de werkgroep heeft de griffie een notitie opgesteld, waarin informatie is opgenomen over de instelling, taakstelling en samenstelling van de Auditcommissie. Verder is daarin beschreven wat in eerdere vergaderingen over de evaluatie naar voren is gebracht. De werkgroep heeft op 4 februari en 4 maart 2021 vergaderd. Dit heeft geresulteerd in een presentatie van de accountant in de vergadering van de Auditcommissie van 8 april 2021 over de doorontwikkeling van de Auditcommissie. Daarbij is gebruik gemaakt van de ervaringen van de accountant met het functioneren van Auditcommissies in andere gemeenten. Op 8 april 2021 is besloten mede aan de hand van de in de presentatie gedane suggesties in een extra vergadering van de Auditcommissie stil te staan bij het functioneren van de Auditcommissie en de eventueel gewenste aanpassingen.

6. Aanbevelingen vanuit evaluatie Op 22 april 2021 heeft de Auditcommissie in een vergadering stilgestaan bij het functioneren van deze commissie en de eventueel gewenste aanpassingen. Naast een aantal positieve punten (grote betrokkenheid en inzet en voldoende kennis) is vastgesteld dat: • sprake is van volle agenda’s met een veelheid aan onderwerpen; • de volle agenda’s een diepgaande bespreking van de verschillende onderwerpen in de weg staan; • zaken die ter kennisneming aangeboden zijn soms tot uitgebreide besprekingen leiden; • bij beleidsvoorstellen de commissie in de regel pas in de slotfase wordt betrokken.

3

Op grond van het vorenstaande is tijdens de bespreking vastgesteld dat het van belang is dat: • de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de Auditcommissie duidelijk(er) afgebakend en omschreven moeten worden; • de commissie duidelijker keuzes moet maken van onderwerpen die in de vergaderingen besproken kunnen worden, waarbij het opstellen van een meerjarige vergaderplanning kan helpen; • de commissie desgewenst bij de bespreking van onderwerpen specialisten vanuit de organisatie of daarbuiten kan uitnodigen een toelichting te geven; • de commissie in de voorbereidende fase van op te stellen beleidsdocumenten moet worden betrokken. De bespreking in de vergadering van de Auditcommissie heeft geleid tot de volgende aanbevelingen vanuit deze evaluatie: A. Wijzigingen in de Verordening Auditcommissie Schouwen-Duiveland 1. Beperk het aandachtsgebied van de Auditcommissie tot het richten op de kwaliteit van de informatiestromen naar de gemeenteraad. 2. Voeg aan de taken van de commissie toe dat de commissie overleg voert met het college van burgemeester en wethouders / de portefeuillehouder financiën op het gebied van planning en control, risicomanagement, weerstandsvermogen en andere actuele thema’s. 3.

Voeg aan de taken van de commissie toe het adviseren van de raad over de eventuele aanpassing van de verordeningen als bedoeld in de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet. B. Wijzigingen in de werkwijze van de Auditcommissie 1. Verhoog het aantal vergaderingen tot 6 keer per jaar, zodat per vergadering minder agendapunten met meer diepgang besproken kunnen worden. 2. Maak nadrukkelijk(er) onderscheid tussen agendapunten die inhoudelijk besproken moeten worden en ingekomen stukken of ‘hamerstukken’ waarvan kennis kan worden genomen. Indien iemand die stukken wil bespreken vindt dat in beginsel in een volgende vergadering plaats. 3. Zorg ervoor dat de commissie bij het adviseren van de raad over de eventuele aanpassing van de verordeningen als bedoeld in de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet in de voorbereidende fase een rol krijgt. 4. Bespreek de verschillende P&C-instrumenten periodiek in de commissie, waarbij het niet om een inhoudelijke bespreking gaat, maar over de beoordeling van de kwaliteit van het document (informatiewaarde in relatie tot de rol van de raad, het proces van totstandkoming, de vorm en de tijdigheid). 5. Stel een meerjarige vergaderplanning op, waarin opgenomen wordt wat in welke vergadering besproken wordt. Hierin moeten de paragrafen van de begroting worden opgenomen, maar ook zaken als reserves en voorzieningen1. 6.

Laat desgewenst tijdens de vergaderingen de specialisten vanuit de organisatie of daarbuiten een toelichting verstrekken op geagendeerde onderwerpen. 7. Bekijk op welke wijze de commissie op voor haar relevante thema’s periodiek wordt geïnformeerd (bijvoorbeeld met een beknopt document met actuele stand van zaken / ontwikkelingen) en bezie daarbij in welke gevallen volstaan kan worden met de opname van die informatie in de reguliere tussentijdse rapportages. 8. Zorg bij het afspreken van acties dat deze smart(er) geformuleerd worden (wat moet gebeuren door wie en voor welke datum).

1

Tijdens de vergadering zijn ook de volgende onderwerpen genoemd: risicomanagement; grondbeleid, ontwikkelingen gemeentefonds, personele kosten versus uitbesteden, butgetteren versus rekening, ontwikkelingen sociaal domein, benchmarken en inkoop en aanbesteding.

4

9. Voorstel Aan de hand van het vorenstaande wordt de gemeenteraad voorgesteld: 1. Kennis te nemen van dit evaluatieverslag 2. In te stemmen met het conceptraadsvoorstel en -besluit tot vaststelling van de Verordening Auditcommissie Schouwen-Duiveland 2021.

Bijlagen: 1. Verordening Auditcommissie Schouwen-Duiveland 2016 (laatstelijk gewijzigd op 29 april 2021) 2. Verordening Auditcommissie Schouwen-Duiveland 2021 (met via revisies de voorgestelde aanpassingen) 3. Concept raadsvoorstel tot aanpassing Verordening Auditcommissie Schouwen-Duiveland 2021 4. Concept raadsbesluit tot aanpassing Verordening Auditcommissie Schouwen-Duiveland 2021 5. Groslijst onderwerpen voor meerjarige vergaderplanning 6. Voorstel 2021 vergaderdata met onderwerpen en voorzet vergaderingen komende jaren met vaste onderwerpen en ruimte voor bespreking onderwerpen uit meerjarige vergaderplanning

Zierikzee, 3 juni 2021

5