992556 GVS Toekomstbestendige ondersteuning van de raad (GriffieFIT)

Griffievoorstel Portefeuillehouder

: C.J. van der Vliet-Hart

Afdeling

: Griffie

Behandelaar

: P.M.W. Goossens

Datum

: 16 mei 2024

Kenmerk

: 992556

Onderwerp

: Toekomstbestendige ondersteuning van de raad (GriffieFIT)

Voorstel 1. Kennis te nemen van de ambities van de raad; 2. Kennis te nemen van de resultaten van het onderzoek over belang en waardering in ondersteuning; 3. In te stemmen met de doorontwikkeling van de griffie en het prioriteren van de genoemde taakgebieden voor de raad en griffie; 4. De aanbevelingen uit het rapport GriffieFIT te onderschrijven en verder uit te (laten) werken door de griffie. 5. Het nieuwe functieprofiel en bijbehorende waardering voor de functie van griffier door de werkgeverscommissie te laten implementeren. Inleiding Het presidium heeft op 11 april 2023 ingestemd met een onderzoek door Necker naar de doorontwikkeling van de griffie om daarmee een toekomstbestendige ondersteuning van de gemeenteraad te organiseren. Aanleiding daarvoor is de ontwikkeling die de griffie de afgelopen anderhalf jaar reeds heeft doorgemaakt, de uitbreiding van de griffie in het voorjaar van 2023 en de daaropvolgende gewenste stap richting een (meer) strategische griffie. Om deze volgende stap te zetten, zijn op 16 oktober 2023 tijdens een interne werksessie met de raad de ambities en wensen van de gemeenteraad onderzocht in relatie tot de huidige formatie en geboden ondersteuning door de griffie. Op deze wijze is de 'fit' tussen de gewenste en geboden raadsondersteuning inzichtelijk geworden en kan het gehele griffieteam met de juiste focus aan de slag.

Op 8 november 2023 heeft Necker het onderzoeksrapport griffieFIT opgeleverd. Dit rapport is in de Werkgeverscommissie samen met Necker en de griffier besproken. Op 20 november 2023 is rapport ter kennisname toegezonden aan de raad. Dit advies gaat in op de aanbevelingen en vervolgstappen naar aanleiding van dit rapport. Beoogd resultaat Een besluit van de raad over de te nemen vervolgstappen op basis van de aanbevelingen uit het rapport GriffieFIT en het functieprofiel van de griffier. Argumenten 1.1 De ambitie van de raad geeft inzicht in de rolopvatting en typering van de raad. In Hoofdstuk 3 van het rapport staat dat raadsleden tijdens de werksessie aangegeven hebben dat de manier waarop de raad zich als geheel opstelt, sterk onderwerp afhankelijk is. De gemeenteraad is niet eenduidig te typeren. Wat overwegend naar voren is gekomen, is dat de raad de voorkeur heeft om toe te werken naar de typering van een meer maatschappelijke raad: extern gericht, actief agenderend en kaderstellend. Passend bij deze typering is vanuit de raadsleden specifiek aandacht geweest voor: · het meer en concreter inzetten van de diverse raadsinstrumenten; · het door de raad uitnodigen van groepen uit de samenleving om in gesprek te gaan; · het samenspel met het college en de ambtelijke organisatie. De volgende concrete behoeften zijn door de raad ingebracht:

· Raadsleden zijn zelf aan zet om zich in gezamenlijkheid als raad te profileren. Dit kan de raad realiseren door aan te geven bijeenkomsten te willen organiseren of gezamenlijk op werkbezoeken te gaan. · Om de kaderstellende en agenderende rollen sterker te kunnen pakken, is het van belang dat raad en college het met elkaar eens zijn over ieders rolopvatting, zodat in het debat een constructief samenspel ontstaat. De griffie heeft een centrale rol om deze ontwikkelingen te ondersteunen, aan te jagen en te monitoren. Veel van de punten kunnen herleid worden naar uitgangspunten uit het raadsakkoord. Evaluatie van dit document is een goede manier om gevolg te geven aan de wensen van de raad. Het raadakkoord is geëvalueerd in november 2023 en de volgende evaluatie vindt plaats in oktober 2024. 2.1. De resultaten geven inzicht in de wijze waarop de raad nu wordt ondersteund en de gewenste situatie. In het algemeen valt in hoofdstuk 5 van het rapport op dat de raadsleden de griffie positief omschrijven als behulpzaam, betrokken en toegankelijk. Zij zien echter ook dat de griffie nog zoekend is naar haar eigen rol en positionering. De griffie is volop in ontwikkeling en de raadsleden zien ook in dat dit kansen biedt voor de toekomst.

De griffie geeft aan dat de meeste prioriteit uitgaat naar de taken ‘ondersteuning’ en ‘vertegenwoordiging van de raad binnen de gemeentelijke organisatie’. Ook de raadsleden zetten ‘ondersteuning’ op één, maar zien daarnaast een grote rol van de griffie in de taak ‘advisering’. Zowel de raad als de griffie kennen een hoog belang toe aan ondersteunende taken, adviserende taken en meedenken over de doorontwikkeling. 3.1 Een sterke raad, vraagt om een sterke griffie. Een raad die zijn rol en positie goed wil vervullen, heeft een professionele en wendbare griffie nodig. De griffie anno 2023/2024 heeft een uitgebreid takenpakket. Naast de procedurele en administratieve werkzaamheden, zijn daar inhoudelijk advies, scholing en coaching, strategische ontwikkeling van de gemeenteraad, raadscommunicatie, samenspel gemeenteraad – college/organisatie, griffie-organisatie en verbinding met de rekenkamer(functie) bijgekomen. De griffie heeft binnen en buiten de gemeente contact met een heel scala aan actoren: van de leden van de gemeenteraad en hun fracties tot organisaties waarmee regionaal wordt samengewerkt, van ambtelijke organisatie tot pers en inwoners. Dit vraagt om een goede en sterke griffie, zowel kwalitatief als kwantitatief.

Om een toekomstbestendige griffie te zijn, dient de capaciteit op peil te blijven, gericht op de extra onderwerpen en taakverzwaringen voor gemeenteraden en de ambities van de raad en griffie om bijvoorbeeld de relatie met de samenleving te intensiveren. Binnen de huidige omvang lukt het de griffie om de primaire taken uit te voeren. Op dit moment staat er 1 vacature al geruime tijd open, waardoor er spanning ontstaat bij het uitvoeren van de primaire taken. De omvang van de griffie lijkt op dit moment afdoende, maar er is nog een weg te gaan om met de griffie in de huidige omvang uitvoering te geven aan de ambities van de raad en haar eigen doelstellingen. Daarnaast vraagt het opbouwen van een griffieteam en het inwerken van (nieuwe) medewerkers tijd. Dit betekent dat de raadsadviseur en griffier in hun dagelijkse werk (nog) veel tijd kwijt zijn aan administratieve werkzaamheden. Het op te stellen griffieplan maakt, in grote lijnen, de inzet van de griffie zichtbaar. Het griffieplan wordt in het 3e kwartaal 2024 opgesteld en afgestemd met de werkgeverscommissie. 3.2 Onderstaande taakgebieden dragen bij aan het verder brengen van de raad als collectief. De raad heeft de voorkeur om toe te werken naar de typering van een meer maatschappelijke raad: extern gericht, actief agenderend en kaderstellend.

De taakgebieden en -velden die voor de griffie van Schouwen-Duiveland voor de komende jaren primair de aandacht verdienen, zijn daarom: · Ondersteuning De basis op orde. Met als doel om als griffie door te groeien, aan de hand van een eigen visie én de behoeften van de raad. · De griffie als adviseur De raad en diens commissies adviseren over diverse inhoudelijke en maatschappelijke thema's, en coachen en doelmatig adviseren van individuele raadsleden, bijvoorbeeld over het gebruik van instrumenten.

· Doorontwikkeling gemeenteraad De raad inspireren en suggesties doen voor het verbeteren van de besluitvorming. Het in samenspraak met raadsleden verder ontwikkelen, onder meer door middel van reflectie. 4.1 De raad kan zich hierdoor verder ontwikkelen richting een meer maatschappelijke, externe en sturende raad. Om deze ontwikkeling mogelijk te maken en de raadsondersteuning van goede kwaliteit te houden en verkrijgen, zijn meerdere adviezen geformuleerd: a. Voer doorlopend het goede gesprek (wat is de behoefte van de raad(sleden)?) b. Maak ambities van de raad concreet (wat is er nodig om een meer maatschappelijke raad te worden?) c. Investeer in het driehoeksoverleg (afspraken maken over het samenspel, hoe gaan we investeren in een lange termijn planning en kwaliteit van voorstellen?) d. Werk met een griffieplan (opstellen 2- jaarlijks griffieplan met ambities voor raad en prioriteiten voor griffie, afstemming met werkgeverscommissie) e. Doe het samen! (organiseer werkconferentie over patronen in het samenspel en het doorbreken hiervan) f. Een sterke griffie(r) (wat is er nodig om de rol van de griffier steviger neer te zetten en wat is hierbij de taakverdeling binnen de griffie? 5.1 Met dit functieprofiel wordt een stap gezet naar een meer strategisch griffierschap. Om toekomstbestendig te zijn, dient de griffie zowel kwalitatief als kwántitatief sterk bezet te zijn.

Het is van belang om specifiek de griffier de ruimte te bieden om de rol van eerste adviseur van de gemeenteraad op een strategische wijze in te kunnen vullen. En daar horen diverse competenties en verantwoordelijkheden bij. Om deze verdere ontwikkeling vorm te geven gaan de griffier en de werkgeverscommissie hierover in gesprek gaan de hand van een actueel functieprofiel voor de griffier van de gemeente Schouwen-Duiveland zoals beschreven in bijlage 3 van het rapport. De basis van dit functieprofiel is het vastgestelde functieprofiel van de VNG en de Vereniging van Griffiers. Het is aangevuld met de accenten en behoeften die spelen op Schouwen-Duiveland. Aan de hand van dit actuele functieprofiel wordt met elkaar in kaart gebracht wat nodig is om de rol van de griffier stevig(er) in te zetten en het gesprek te voeren over de taakverdeling binnen de griffie. Necker heeft een advies uitgebracht over de waardering van de functie van griffier op basis van de taken en competenties uit dit functieprofiel. De werkgeverscommissie gaat dit verder implementeren. Indien nodig worden de financiële consequenties van deze implementatie aan de raad aangeboden in het griffievoorstel begrotingswijziging. Uitvoering De griffie werkt de aanbevelingen uit de rapport GriffieFIT uit en komt met een voorstel in de 2e helft 2024 naar het presidium / de raad.

Daarnaast implementeert de werkgeverscommissie, met ondersteuning van P&O en de griffier, in de 2e helft van 2024 het nieuwe functieprofiel (inclusief waardering) van de griffier. De griffie legt in de Q3 2024 een griffieplan 2024-2025 voor aan de werkgeverscommissie. Bijlage: 20231108 - Rapportage GriffieFIT Schouwen-Duiveland Werkgeverscommissie, C.J. van der Vliet-Hart

E. Goossens

Voorzitter

Griffier