986049 RVS Rechtmatigheidsverantwoording, verordeningen en normenkader

Raadsvoorstel Urgentie Onderwerp Zaaknummer Datum Openbaarheid Afdeling Portefeuillehouder Opdrachtgever

Middel, De financiële verordening zal deels met terugwerkende kracht ingaan, en deels zal per 1 januari 2024 ingaan. Het is zeer wenselijk dat de verordening dan is vastgesteld. Rechtmatigheidsverantwoording, verordeningen en normenkader 986049 28 november 2023 Externe communicatie Bedrijfsvoering 2 (BV2) D.P.W. Joppe Gemeentesecretaris

Voorstel 1. Ten aanzien van de volgende verordeningen te besluiten: • De Verordening financieel beleid, beheer en organisatie van de gemeente Schouwen-Duiveland 2023 vast te stellen en de oude verordening ‘Financiële verordening gemeente Schouwen-Duiveland 2017’ in te trekken; • De Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Schouwen-Duiveland 2023 vast te stellen en de oude verordening ‘Controleverordening gemeente Schouwen-Duiveland 2004’ in te trekken; • De Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur van de gemeente Schouwen-Duiveland 2023 vast te stellen en de oude ‘Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Schouwen-Duiveland 2006’ in te trekken; 2. Het Normenkader 2023 vast te stellen ten gunste van de vaststelling van de jaarrekening over boekjaar 2023. Inleiding In de jaarrekening over 2023 moet het college – voor het eerst – een verantwoording opnemen over de rechtmatigheid. Deze staatsrechtelijke verantwoordelijkheid bestond al. De verplichting, die een paar keer uitgesteld was, komt voort uit het adviesrapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’ van de commissie Depla (2014). Op 27 september 2022 is het wetvoorstel in de Eerste Kamer vastgesteld. Dit advies neemt u mee in de ‘waarom’ en het ‘wat’ van deze wetswijziging.

Het ‘hoe’ is onderdeel van het eerder vastgestelde interne controleplan 2023-2024. De aanpak verschilt niet veel maar de scope op punten wel. Context De gemeente beheerst actief diverse processen, risico’s en resultaten om in control te zijn. Denk hierbij aan onder andere aan risicomanagement, privacy, fraude, bedrijfscontinuïteit en fiscaliteiten. Als beheersingsonderwerpen maken we onderscheid tussen doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid. De beheersingsonderwerpen gaan in de kern over het zijn van een effectieve, efficiënte en betrouwbare organisatie. Op een aantal van deze onderwerpen wordt in toenemende mate actief beleid gevraagd. Deze wordt ook steeds vaker vertaald naar wet- en regelgeving. De nieuwe wet- en regelgeving waar dit advies over gaat, betreft de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening is daarvan jaarlijks het eindresultaat. Deze verantwoording is aan de hand van een verplicht model (zie bijlage 1). Deze nieuwe wetgeving benadrukt de verantwoordelijkheid van het college en vult deze nader in. Beoogd resultaat Het college en de raad hebben kennis genomen van deze wetwijziging. Daarnaast stelt de raad enkele verordeningen die voor het college als kader dienen vast om de rechtmatigheidsverantwoording vorm te geven, evenals het normenkader. Pagina 1 van 4

Argumenten 1.1 Het vaststellen van de verordening is een bevoegdheid van de raad. Naast het informeren van het college en de raad beogen we ook de randvoorwaarden te scheppen. De raad doet dit door met name de gewijzigde Financiële verordening vast te stellen, waarin deze kaderstellende punten zijn opgenomen. Ook de Controleverordening en de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid worden geraakt, danwel deze drie gaan veelal tezamen en vragen actualisatie. Uw raad heeft ten minste de volgende kaders te stellen: • de verantwoordingsgrens vaststellen tussen de 0% en 3% van de totale lasten en mutaties aan de reserves, hetgeen bepaalt wanneer in de rechtmatigheidsverantwoording de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden opgenomen dienen te worden (artikel 10, lid 2); • de rapporteringstolerantie vaststellen voor het opnemen van rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden in de bedrijfsvoeringsparagraaf (artikel 10, lid 3) en • vaststellen op welke wijze om wordt gegaan met begrotingsonrechtmatigheden.’ (artikel 12).

(tussen haakjes het betreffende artikelnummer in de Financiële verordening) 1.2 Door het vaststellen van de verordeningen door de raad versterken en stimuleren we het rechtmatig handelen en het (constructieve) gesprek daarover tussen college en raad Het doel van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording: Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college is de verwachting van de wetgever dat het leidt tot een verbetering van de kwaliteit van de beheersing van de rechtmatigheid bij gemeenten. Bovendien verwachten zij dat de verantwoording door het college leidt tot een beter gesprek daarover tussen het college en uw raad. Dit in het kader van de invulling van de taakstellende en controlerende rol van de gemeenteraad. Tenslotte ligt de focus nu te veel op het zuiver constateren van fouten uit het verleden, in plaats van het treffen van (beheers-)maatregelen die fouten in de toekomst voorkomen. Omdat het college vanaf 2023 verantwoording aflegt over de rechtmatigheid van haar handelen en eventuele onrechtmatigheden toelicht, beperkt de accountant haar controle tot getrouwheid. Uw raad mag vertrouwen op de juistheid en volledigheid van de informatie die opgenomen is in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze verantwoording is namelijk ook deel van de jaarstukken en daarmee van de accountantscontrole.

Doordat de accountant nu geen oordeel meer velt over rechtmatigheden, is het aan het debat tussen college en raad om de uitkomsten (politiek) te wegen. Eenvoudig gezegd, door de accountant de rechtmatigheid te laten beoordelen was het gesprek klaar na het afgeven van de goedkeurende verklaring bij de jaarrekening. Door het initiatief bij het college neer te leggen, is de verwachting dat dit een positieve invloed op het gesprek, de aandacht en de kwaliteit heeft. 1.3 De wetwijziging is door landelijke kaders omlijnd Met het raadsvoorstel proberen we de scope van rechtmatigheidsverantwoording te duiden voor onze gemeente. De rechtmatigheidsverantwoording zoals de wet voorschrijft betreft alleen de financiële rechtmatigheid. Dit is qua inhoud hetzelfde als waarover de accountant tot en met boekjaar 2022 een oordeel gaf. Het uitgangspunt van de wetgever is dat de reikwijdte van de verantwoording door het college niet wijzigt ten opzichte van de situatie waarin de accountant een oordeel gaf. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten en de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In de rechtmatigheidsverantwoording licht het college dus toe in hoeverre de criteria zijn nageleefd.

De relevante documentatie om de scope van de rechtmatigheidsverantwoording nader te duiden is opgenomen in: • Kadernota rechtmatigheid oktober 2023 (van de commissie BBV) (hoofdstuk 2 van deze nota is specifiek voor raadleden geschreven) • Notitie Rechtmatigheidsverantwoording maart 2020 (van de commissie BADO) en • Rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’ (2014) van de commissie Depla (dit advies is vertaald naar Kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV – daarmee met name relevant om de doelstelling nader te snappen). 1.4 De landelijke kaders vragen om lokale inkleuring, met de verordeningen geeft de raad invulling aan haar kaderstellende rol. Pagina 2 van 4

De rechtmatigheidsverantwoording moet geborgd worden in de juridische context van de Gemeente Schouwen-Duiveland. De rechtmatigheidsverantwoording komt in de jaarrekening en de spelregels landen met name in de Financiële Verordening van de Gemeente Schouwen-Duiveland. Bovenliggend aan de Financiële Verordening is de Gemeentewet, het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) – deze bevatten de landelijke kaders en zijn gewijzigd door deze aanpassing. Ook de Controleverordening van de Gemeente Schouwen-Duiveland wordt geraakt door de wetwijziging. De verordeningen dienen door uw raad te worden vastgesteld. In de expliciete artikelen van de Financiële Verordening (paragraaf 3. van de Financiële verordening) die gaan over de rechtmatigheidsverantwoording stelt de raad de kaders. Naast een algemeen artikel met de verantwoordingsgrens en de rapporteringstolerantie worden de drie criteria in drie achtereenvolgende artikelen besproken en van kaders voorzien. Ook wordt het begrotingscriterium nader geduid. 1.5 De verantwoordingsgrens in de Financiële verordening van 3% past bij waar we staan, en biedt ruimte voor ontwikkeling. Hoe lager het percentage hoe hoger de controledruk.

Omdat de wetswijziging in beginsel sowieso tot een hogere controledruk leidt, is het voorstel om over 2023 en 2024 het percentage van 3% te hanteren. Voor de controle over 2025 moet beoordeeld worden of het percentage aanpassing behoeft. Dit betekent dat voor onze gemeente een verantwoordingsgrens van 3% is opgenomen in de voorgestelde geactualiseerde financiële verordening. Dit betreft conform de definitie 3% van de totale lasten, inclusief toevoegingen aan de reserves, waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit komt overeen met € 4,2 miljoen. 1.6 Met de rapporteringstolerantie van € 100.000, - volgen we de ingezette lijn. Deze lijn tot en met 2022 voor de accountant om geconstateerde fouten en onzekerheden vanaf € 100.000, te benoemen in de rapporten van bevindingen. We zien deze grens ook bij omringende gemeenten van gelijke grootte. Ook garandeert deze rapporteringstolerantie dat de raad goed geïnformeerd blijft ook al kiest uw raad voor een verantwoordingsgrens van 3%. 1.7 Met de keuzes in de verordeningen bieden we stimulans aan en ruimte voor het ontwikkelperspectief. Ten opzichte van de rechtmatigheidsverantwoording is er sprake van een ontwikkelperspectief. Een aantal omstandigheden spelen een rol in het verder eigen maken van deze verantwoordelijkheid.

In de eerste plaats kent het Organisatieprogramma 2022-2026 een paar duidelijke ambities die hier mee samenhangen: • sterke bedrijfsvoering. Deze ambitie is er niet voor niets, we hebben stappen te zetten op het vlak van volwassenheid ten opzicht van de beheersingsaspecten (breder dan rechtmatigheid). De vastlegging van de ‘werking’ van de diverse beheersingsmaatregelen is een opgave op zichzelf en heeft doorontwikkeling nodig; • sterke teams. Deze ambitie bevat ook de management development programma’s. We hebben als organisatie per 1 september teammanagers die vanuit het functieboek HR21 anders gepositioneerd zijn dan de voormalige coördinatoren. Integraal management is nieuw voor de hoofden en de MT’s van de afdelingen waardoor bedrijfsvoeringsaspecten – waaronder beheersing – nog deels te ontginnen werkgebied is; • aantrekkelijk werkgever. De arbeidsmarkt is flexibel en schaars. Het vinden van ervaren mensen, die de gemeente kunnen helpen om deze nieuwe wet- en regelgeving eigen te maken, is niet eenvoudig en in de laatste plaats is – zoals ook de commissie BADO aangeeft – de rechtmatigheidsverantwoording is nieuw voor iedereen. Alle partijen – in- en extern – zullen moeten zoeken in de eerste jaren naar de juiste werking.

Jurisprudentie moet zich nog gaan vormen, de commissie BBV en BADO zullen nog ‘stellige uitspraken’ gaan doen en accountants zullen hier op in gaan spelen. 1.8 Dit was momentum om verouderde verordeningen aan te passen naar de norm. Met het voorleggen van de Financiële verordening en Controleverordening, was het gelijk mogelijk om de samenhangende drie verordeningen te overzien en in haar geheel te actualiseren. We hebben de VNG modellen als uitgangspunt genomen en vanuit het principe ‘pas toe of leg uit’ uitgewerkt. We denken dat het model beproefd en geaccepteerd is - aanpassingen zijn uitgelegd. 1.9 Conform artikel 2 lid 3 j van de Verordening auditcommissie Schouwen-Duiveland 2021. 'Het is aan de auditcommissie om de raad te adviseren betreffende aanpassing van de verordeningen als bedoeld in de artikelen 212, 213, 213a van de Gemeentewet.’. Pagina 3 van 4

1.10 De accountant heeft aangegeven geen bezwaar te zien in het voorgelegde voorstel De accountant van de Gemeente Schouwen-Duiveland kijkt gedurende het proces mee en heeft terugkoppeld in het voorstel zoals geformuleerd geen bezwaren te zien. 2.1 Elk jaar stelt de raad het normenkader vast. Dit is het overzicht van wet- en regelgeving waar de Gemeente Schouwen-Duiveland mee te maken heeft. Expliciet neemt de raad het besluit om in de scope geen aanvullende collegestukken op te nemen. Kanttekeningen N.v.t. Communicatie De raad wordt geïnformeerd via een raadvoorstel. Bijlagen Bijlage 1 Model van de rechtmatigheidsverantwoording Bijlage 2 Normenkader Schouwen-Duiveland 2023 Bijlage 3 Verordening financieel beleid, beheer en organisatie van de gemeente Schouwen-Duiveland 2023 Bijlage 4 Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Schouwen-Duiveland 2023 Bijlage 5 Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur van de gemeente SchouwenDuiveland 2023 Bijlage 6 Kadernota-rechtmatigheid-2023-versie-oktober-2023-Definitief Bijlage 7 Oud, model en nieuw financiële verordening Bijlage 8 Oud, model en nieuw controle verordening Bijlage 9 Oud, model en nieuw verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, S.J.A. Bronsveld

J.Chr. van der Hoek MBA

Secretaris

Burgemeester

Pagina 4 van 4