986049 Advies auditcommissie RvS Rechtmatigheidsverantwoording verordeningen en normenkader

Auditcommissie gemeente Schouwen-Duiveland Bestemd voor: gemeenteraad Datum:

18 december 2023

Onderwerp:

RVS Rechtmatigheidsverantwoording, verordeningen en normenkader (986049)

Geachte gemeenteraad,

Inleiding Op 11 december 2023 heeft de Auditcommissie vergaderd. Tijdens die vergadering is het raadsvoorstel ‘Rechtmatigheidsverantwoording, verordeningen en normenkader (986049)’ met de daarbij behorende bijlagen besproken. Advies Op basis van het raadsvoorstel ‘Rechtmatigheidsverantwoording, verordeningen en normenkader (986049)’, de toelichting door de financiële adviseurs en de accountant en de gedachtewisseling, brengt de Auditcommissie negatief advies uit om RVS ‘Rechtmatigheidsverantwoording, verordeningen en normenkader (986049)’ in de huidige opzet vast te stellen. Wij stellen voor om de volgende aanpassingen door te voeren in bijlage 4 ‘Verordening financieel beheer en inrichting financiële organisatie’: o Bij definties toevoegen: auditcommissie: de Auditcommissie van de gemeente Schouwen-Duiveland, zoals vastgelegd in de Verordening auditcommissie Schouwen-Duiveland 2021 boardletter: een samenvatting van de managementletter van de accountant gericht aan het bestuur. De boardletter bevat de bevindingen op hoofdlijnen van de accountant. o In artikel 5, lid 5 is geen termijn opgenomen wanneer de managementletter met een reactie van het college wordt voorgelegd aan de auditcommissie. De auditcommissie stelt voor hier als termijn ‘uiterlijk 1 juli’ te vermelden. o In artikel 5, lid 5 staat dat de managementletter aan de auditcommissie wordt voorgelegd.

Daaraan wordt toegevoegd: De boardletter wordt door het college aan de raad aangeboden. Wij stellen voor om de volgende aanpassingen door te voeren in bijlage 5 ‘Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur van de gemeente’: o In artikel 4 staat dat het college ‘indien van toepassing’ rapporteert in tussentijdse rapportages. De auditcommissie constateert dat ‘indien van toepassing’ een ruim begrip kan zijn en stelt voor dit te wijzigen in: ‘Het college rapporteert bij lopende onderzoeken in de producten van de planning en control cyclus en meer specifiek de paragraaf…. Daarom dienen wij hierover een amendement in bij de behandeling van dit voorstel in de raadsvergadering van 21 december 2023. Daarnaast geeft de commissie de volgende opmerkingen mee: - Algemeen: In de verordeningen is een rechtmatigheidstolerantie van 3% en een rapportagetolerantie van € 100.000. De auditcommissie ziet als een goed vertrekpunt en benadrukt dat deze toleranties bij de voorgenomen evaluatie in 2025 betrokken moeten worden. De organisatie kan daardoor 2 jaar werken met deze uitgangspunten en ervaren of het werkbaar is. Deze werkwijze en de gemaakte keuzes worden ook onderschreven door de accountant.

Auditcommissie gemeente Schouwen-Duiveland,

E.J. Blook, secretaris

W.C. Houtekamer, voorzitter