979393 RVS Herinrichting burgerzaal en omliggende ruimten

Raadsvoorstel Urgentie Onderwerp Zaaknummer Datum Openbaarheid Afdeling Portefeuillehouder Opdrachtgever

Hoog, Het streven is om tijdens de zomer van 2024 te verbouwen. Daarom vragen wij nu al om een beslissing te nemen in de raadsvergadering van 23 november 2023. Herinrichting burgerzaal en omliggende ruimten 979393 24 oktober 2023 Externe communicatie Openbare Werken (OW) A.M.J. van Burg J.Chr. van der Hoek Anders, namelijk Griffier en Afdelingshoofd OW

Voorstel 1. In te stemmen van het voorontwerp van de burgerzaal en de foyer op de eerste verdieping van het gemeentehuis en dit ontwerp verder uit te werken tot een definitief ontwerp. 2. In te stemmen met het in afwijking van het in de programmabegroting 2024-2027 opgenomen bedrag van € 1.200.000, voor het aanpassen van de burgerzaal en omliggende ruimten, een bedrag beschikbaar te stellen van € 1.155.500, onder te verdelen in de volgende investeringsbudgetten: • • •

Verbouwing burgerzaal en omliggende ruimten € 561.800 Installaties en maatwerk burgerzaal en omliggende ruimten € 402.100 Meubilair en audiovisueel burgerzaal en omliggende ruimten € 191.600

Inleiding Eind 2018 heeft de gemeenteraad ingestemd met het plan van aanpak herinrichting burgerzaal. Op basis van dit plan is in samenspraak met de architect en de klankbordgroep vanuit de raad in april 2020 een uitwerking met kostenraming opgeleverd. Het Presidium besloot op 7 mei 2020 de financiële gevolgen van de herinrichting van de Burgerzaal te betrekken bij de Kadernota begroting 2022-2025. In de Programmabegroting 2022-2025 heeft de gemeenteraad het besluit tot herinrichting van de Burgerzaal doorgeschoven naar 2023, zodat de nieuwe gemeenteraad kan beslissen over de herinrichting. In samenwerking met de architect en een nieuwe klankbordgroep zijn we tot een voorontwerp (schetsplan) gekomen (zie bijlage 1 Schetsplan). Op basis van uitgevoerde kostenramingen hebben wij een goed beeld gekregen van de investeringskosten voor dit project. Beoogd resultaat Een nieuw ingerichte burgerzaal, foyer en vergaderzalen op de eerste verdieping, die goed aansluit bij de behoeften van deze tijd op het gebied van vergaderfaciliteiten. Argumenten 1.1 Het voorontwerp is gemaakt in samenspraak met de klankbordgroep De klankbordgroep bestaat uit een aantal afgevaardigden van de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Er zijn meerdere (projectgroep) bijeenkomsten geweest waarin zij inspraak hebben gehad op het plan.

1.2 De huidige burgerzaal voldoet niet meer aan de wensen en eisen van deze tijd De stoelen in de burgerzaal zijn nagenoeg versleten, zowel van raadsleden als publiek. Daarnaast verdienen de akoestiek, klimaatbeheersing en de verlichting verbetering. Bij de huidige inrichting zijn de zichtlijnen voor Pagina 1 van 3

raadsleden en publiek richting de schermen niet optimaal. Met de nieuwe inrichting worden bovengenoemde zaken aangepakt. 1.3 Vervanging is nodig en er is behoefte aan grotere ruimtes Het meubilair in de nog niet gerenoveerde ruimten op de eerste verdieping is ruim 20 jaar oud en aan vervanging toe. Daarnaast geeft een andere indeling van de ruimtes geeft meer mogelijkheden in onze huidige vorm van hybride werken. Waar we op piekdagen soms ruimte te kort komen, helpt ons deze verbouwing om ook in de vergaderzalen te werken. Verder is er gekeken naar de behoefte van de medewerkers, raadsleden en huurders. Deze verbouwing sluit daar op aan. 1.4 Gezamenlijke verbouwing van de burgerzaal en omliggende ruimten is het meest efficiënt Zowel prijstechnisch als praktisch is het efficiënter de burgerzaal en omliggende ruimten in één keer te verbouwen. De totale kosten zijn dan lager en de hinder van het verbouwen is in één periode. 1.5 De eerste verdieping ziet er uit als een mooi geheel De projectgroep en klankbordgroep van de raad hebben geadviseerd over het meenemen van de nog niet gerenoveerde foyer en vergaderzalen. Op deze manier krijg je één mooi groot geheel, in plaats van twee nieuwe gedeeltes (bedrijfsrestaurant en burgerzaal) die bij elkaar passen met het “oude” gedeelte (vergaderruimtes) er nog tussen.

1.6 Het onnodig branden van verlichting wordt opgelost Deze verbouwing draagt bij aan het centraal regelen van de verlichting. Hiermee wordt niet alleen energie bespaard, maar ook het onnodig branden van verlichting lossen we hiermee op. 2.1 Drie aparte investeringsbudgetten zijn nodig De voorgestelde uitsplitsing in drie aparte investeringsbudgetten is nodig, omdat er aan verschillende onderdelen verschillende afschrijvingstermijnen zijn gekoppeld. Kanttekeningen 2.1 Wanneer het definitieve ontwerp financiële gevolgen heeft voor de hoogte van de investeringsbudgetten en daarmee de daaruit voorvloeiende kapitaallasten, dan nemen we deze mee in de 1e Financiële rapportage van 2024. Financiën Begroting Begrotingswijziging Eenmalige lasten Structurele lasten Eenmalige baten Structurele baten Dekking

Binnen begroting Ja 118300,00 Programmabegroting 2024 - 2027

De voorgestelde uitsplitsing in drie aparte investeringsbudgetten is nodig, omdat aan de verschillende onderdelen verschillende afschrijvingstermijnen zijn gekoppeld: • Verbouwing burgerzaal en omliggende ruimten € 561.800 (afschrijvingstermijn 20 jaar) • Installaties en maatwerk burgerzaal en omliggende ruimten € 402.100 (afschrijvingstermijn 15 jaar) • Meubilair en audiovisueel burgerzaal en omliggende ruimten € 191.600 (afschrijvingstermijn 10 jaar) De kapitaallasten die in de Programmabegroting 2024 - 2027 zijn opgenomen voor het aanpassen van de burgerzaal en omliggende ruimten waren al berekend aan de hand van de voorgestelde uitsplitsing van de investeringsbudgetten. Behalve deze uitsplitsing brengt dit voorstel derhalve geen andere financiële consequenties met zich mee.

Communicatie Zowel intern als extern communiceren we over de herinrichting. Dit doen we volgens een nog op te stellen communicatieplan, samen met de communicatieadviseur.

Uitvoering

Pagina 2 van 3

Samen met de klankbordgroep en de projectgroep werken we verder aan het definitief ontwerp. Dit voorstel wordt aan de raad gepresenteerd. We zijn voornemens om in de zomer van 2024 te verbouwen. Afhankelijk van doorlooptijden en beschikbaarheid van leveranciers is het essentieel om voor het einde van 2023 nog akkoord te krijgen voor de verdere uitvoering van dit project. Uiteraard houden we rekening met het vergaderschema van de gemeenteraad tijdens de periode van verbouwen en eventuele uitloop van de werkzaamheden. Bijlagen Bijlage 1 Schetsplan Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland,

Pagina 3 van 3