972613 RVS Nieuwe Klachtenverordening gemeente Schouwen-Duiveland 2025

Raadsvoorstel Urgentie Onderwerp Zaaknummer Datum Openbaarheid Afdeling Portefeuillehouder Opdrachtgever

Middel, De nieuwe wijze van klachtbehandeling wordt in de praktijk al toegepast, uw raad wordt daarom voorgesteld om de nieuwe Klachtenverordening zo spoedig mogelijk te behandelen. Nieuwe Klachtenverordening gemeente Schouwen-Duiveland 2025 972613 3 december 2024 Actief openbaar Bedrijfsvoering 1 (BV1) J.Chr. van der Hoek Afdelingshoofd BV1

Voorstel 1. De Klachtenverordening gemeente Schouwen-Duiveland 2025 vast te stellen. (bijlage 2) 2. De Klachtenverordening gemeente Schouwen-Duiveland 2010 in te trekken. (bijlage 1) Inleiding In zijn openbare vergadering van 25 februari 2010 heeft uw raad de Klachtenverordening gemeente Schouwen-Duiveland 2010 (hierna: de Klachtenverordening 2010) vastgesteld, waarna de verordening met ingang van 5 maart 2010 in werking is getreden. Op 1 november 2012 is een wijziging van artikel 3 in werking getreden. Nadien is de Klachtenverordening 2010 niet meer gewijzigd. Het is nodig de Klachtenverordening te actualiseren en een aantal nieuwe bepalingen op te nemen. Zo wordt in verband met de wijziging van de functie van klachtencoördinator een nieuwe bepaling voorgesteld met de werkwijze van de klachtbehandeling. Verder is een nieuw artikel opgenomen over de beslissingsbevoegdheid bij klachten tegen uw raad, de griffie, (een lid van) het college, de burgemeester en een commissie. Bepalingen die ook in Hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht staan, zijn zo veel mogelijk verwijderd om dubbelingen te voorkomen. Tot slot is de volgorde van sommige bepalingen gewijzigd, om een logischer geheel van de procedure weer te geven. Om die reden wordt aan uw Raad een nieuwe Klachtenverordening voorgelegd, die voldoet aan de huidige eisen van klachtbehandeling.

Beoogd resultaat Een nieuwe Klachtenverordening die actueel is en voldoet aan de huidige eisen van klachtbehandeling. Argumenten 1.1 De Klachtenverordening is verouderd en dient te worden geactualiseerd. 1.2 De secretaris wordt niet meer benoemd door het college maar deze rol wordt ingevuld door de juridisch adviseurs van de gemeente (art. 1.5). De secretaris en de plaatsvervangend secretarissen van de klachtencommissie worden sinds de invoering van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (WNRA) in 2020 niet meer benoemd door het college. De juridisch adviseurs van het cluster Juridische Zaken vervullen op grond van hun arbeidsovereenkomst met de gemeente en hun taakomschrijving de rol van secretaris dan wel plaatsvervangend secretaris van de klachtencommissie. 1.3. De klachtencoördinator wordt niet meer aangesteld door het college maar vervult op grond van de arbeidsovereenkomst zijn/haar rol (art. 1.7). Net zoals de secretaris sinds de invoering van de WNRA niet meer wordt benoemd door het college, wordt de klachtencoördinator niet meer aangesteld. De klachtencoördinator vervult op grond van zijn/haar arbeidsovereenkomst met de gemeente en zijn/haar taakomschrijving de rol van klachtencoördinator.

Pagina 1 van 2

1.4 Een nieuw artikel vermeldt de beslissingsbevoegdheid bij een klacht tegen de raad, de griffie (een lid van) het college, de burgemeester of een commissie (art 1.8) Om bij indiening van een klacht direct duidelijk te hebben wie bevoegd is een beslissing te nemen op de klacht en de wettelijke termijn van klachtbehandeling ten volle te kunnen benutten, is in een nieuw artikel vermeld wie bevoegd is bij het indienen van een klacht tegen de raad, de griffie, (een lid van) het college, de burgemeester of een commissie. 1.5 Er is een bevoegdheid voor de klachtencoördinator opgenomen om te beoordelen een klacht niet in behandeling te nemen (art. 2.2). In dit artikellid is de bevoegdheid van de klachtencoördinator opgenomen om te besluiten tot het niet in behandeling nemen van de klacht als zich omstandigheden voordoen, zoals genoemd in artikel 9:8, eerste en tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht. Voormeld artikel betreft de 'niet-ontvankelijkverklaring' van een klacht door het bestuursorgaan. De klachtencoördinator is op grond van het Mandaat- en volmachtsbesluit 2020 (Bijlage 2, mandaat nummer 8) gemandateerd om namens het bestuursorgaan klachten buiten behandeling te stellen. Bij politiek gevoelige zaken zal de klachtencoördinator altijd in overleg treden met de portefeuillehouder alvorens een klacht buiten behandeling wordt gesteld.

In de Klachtenverordening 2010 is het artikel omtrent de niet-ontvankelijkheid van klachten opgenomen in artikel 2.5. 1.6 In de procedure van het behandelen van klachten zijn een informele- en een formele fase opgenomen en wordt de nieuwe rol van de klachtencoördinator opgenomen (art. 2.4). In dit nieuwe artikel wordt een duidelijke omschrijving gegeven van de verschillende fasen van de klachtbehandeling, namelijk de informele fase en de formele fase, en wordt de 'nieuwe' rol van de klachtencoördinator in de Klachtenverordening opgenomen. In het 'oude' klachtenproces vond de informele afhandeling van de klacht plaats door de leidinggevende van de medewerker tegen wie de klacht was ingediend. Het voorlopige standpunt over de klacht (terecht of onterecht) werd hierbij ingenomen door de leidinggevende, die de klacht inhoudelijk had behandeld. In juli 2022 heeft het college besloten tot een uitbreidingsinvestering voor de nieuwe functie van klachtencoördinator, die in maart 2023 is geformaliseerd. In het 'nieuwe' klachtproces behandelt de klachtencoördinator de klacht door de klacht te bespreken met de klager, de beklaagde en diens leidinggevende. De klachtencoördinator heeft daarbij tevens een bemiddelende rol om tot een oplossing te komen. Indien geen oplossing wordt bereikt, geeft de klachtencoördinator een informeel oordeel over de klacht (terecht of onterecht).

De formele fase is niet gewijzigd. Klager kan, indien de klacht naar zijn oordeel niet naar tevredenheid is afgehandeld, aangeven dat hij de klacht aan de klachtencommissie wil voorleggen. 2.1 De Klachtenverordening 2010 wordt ingetrokken, zodra de Klachtenverordening is vastgesteld en bekend is gemaakt Kanttekeningen Geen Communicatie De nieuwe klachtenverordening wordt gepubliceerd in het Gemeenteblad en op Overheid.nl Uitvoering De nieuwe klachtenverordening wordt gepubliceerd in het Gemeenteblad en op overheid.nl via een zaak 'Publicatie Regelgeving'. Bijlagen Bijlage 1 - Klachtenverordening gemeente Schouwen - Duiveland 2010 Bijlage 2 - Klachtenverordening gemeente Schouwen - Duiveland 2025 Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, S.J.A. Bronsveld

J.Chr. van der Hoek MBA

Secretaris

Burgemeester

Pagina 2 van 2