970712 GV Raadscommunicatieplan 2023-2027

Griffievoorstel Portefeuillehouder

:

Afdeling

: Griffie

Behandelaar

: DF Frantzen

Datum

: 29 juni 2023

Kenmerk

: 970712

Onderwerp

: Vaststellen raadscommunicatieplan 2023 - 2027

Voorstel 1. in te stemmen met het raadscommunicatieplan 2023 - 2027 2. In te stemmen met het voorlopige uitvoeringsprogramma 2023-2024 3. Voor voorlopige uitvoeringsprogramma een budget van €15.000,- beschikbaar te stellen 4. Dit budget voor de jaren 2024 tot en met 2027 te dekken uit de budgettaire ruimte Inleiding In de Begrotingsraad van 2022 heeft de gemeenteraad unaniem ingestemd met de motie Opstellen communicatieplan gemeenteraad. In de motie is opgenomen dat de gemeenteraad graag betrokken wordt bij de totstandkoming van het plan. Het plan is gemaakt met behulp van een raadswerkgroep communicatie, bestaande uit 6 raads- en commissieleden. Vanaf januari tot en met mei 2023 is de raadswerkgroep 3 keer bijeengekomen en heeft op een constructieve manier input gegeven voor de totstandkoming van het communicatieplan. Een communicatieplan voor de gemeenteraad is essentieel voor een gestructureerde en doelgerichte communicatieaanpak. Het biedt houvast om informatie en beslissingen effectief met de inwoners van Schouwen-Duiveland te delen. Het plan helpt om transparantie te bevorderen, betrokkenheid van de gemeenschap te vergroten en de participatie van inwoners in het democratische proces te stimuleren.

Beoogd resultaat Een raadscommunicatieplan voor Schouwen-Duiveland voor de periode 2023 - 2027. Het plan schept de kaders en voorwaarden voor externe raadscommunicatie, waar raadscommunicatie aan moet voldoen. Een voorlopig uitvoeringsprogramma geeft richting voor de eerste periode (2023-2024) om aan de slag te gaan met raadscommunicatie. Argumenten 1.1 Een communicatieplan voor de gemeenteraad is essentieel voor een gestructureerde en doelgerichte communicatieaanpak Het plan biedt houvast om informatie en raadsbesluiten effectief met de inwoners van SchouwenDuiveland te delen. Het plan helpt om transparantie te bevorderen, betrokkenheid van de gemeenschap te vergroten en de participatie van inwoners in het democratische proces te stimuleren. 1.2 Door de samenwerking met de raadswerkgroep is het een plan van en voor de gemeenteraad Raadscommunicatie is een brede verantwoordelijkheid, van zowel de griffie als de raadsleden zelf. Goede afstemming en samenwerking is essentieel. Na vaststelling van het plan door de gemeenteraad, verandert de raadswerkgroep in een klankbordgroep. Dit is besloten met instemming van de raadswerkgroep in de bijeenkomst van 10 oktober 2023. Hierin is gesproken over de rol van de groep, het communicatieplan en het uitvoeringsplan. Een klankbordgroep met raadsleden is waardevol voor een gemeenteraad.

Het zorgt voor een directe betrokkenheid bij het communicatieproces, waardoor men een actievere rol kan spelen bij het informeren en betrekken van de inwoners. 1.3 Dit communicatieplan vormt de basis voor een structureel plan, maar blijft wel een levend document Periodiek wordt in overleg met de klankbordgroep de voortgang besproken. Dit kan leiden tot wijzigingen in middelen en kanalen. Aan het begin van iedere nieuwe raadsperiode worden de nieuwe speerpunten voor de raadsperiode aangewezen. 2.1 Het voorlopige uitvoeringsplan concretiseert de eerste stappen voor implementatie

Hiermee is het mogelijk op korte termijn te starten met de acties. Het plan bevat tijdschema's, helpt bij het organiseren van het werk en stelt realistische verwachtingen. Het is een levend document waarbij afstemming plaatsvindt met de raadswerkgroep communicatie. 3.1 Met dit budget worden de bestaande en nieuwe (nog te ontwikkelen) werkzaamheden uit het uitvoeringsplan bekostigd Het budget wordt gebruikt voor de (door)ontwikkeling van communicatiemiddelen en -kanalen. Kanttekeningen 1.1 Toewijding raadsleden is belangrijk bij de uitvoering van het communicatieplan Het succes van een raadscommunicatieplan staat of valt met de toewijding van de raadsleden zelf. Raadsleden moeten bereid zijn om actief deel te nemen aan communicatie-inspanningen. 3.1 Het kan zijn dat er incidenteel extra budget nodig is Het structurele budget is een inschatting op basis van de huidige plannen voor 2023-2024. Indien er mogelijk toch meer budget nodig is ontvangt u dit verzoek. Financiën Binnen de budgetten van de raad is geen ruimte om deze structurele lasten uit te kunnen dekken. Voorgesteld wordt daarom voor de jaren 2024 tot en met 2027 het budget te dekken uit de budgettaire ruimte. Het budget wordt bijgeraamd op het budget Gemeenteraad, dienstverlening derden (60011100 / 434620). Communicatie Definitieve besluitvorming wordt gecommuniceerd met de raads- en commissieleden.

Uitvoering Het uitvoeringsprogramma beschrijft hoe de communicatiedoelstellingen en -strategieën daadwerkelijk worden geïmplementeerd en uitgevoerd voor de periode 2023 - 2024. In kwartaal 4 van 2023 komt de raadswerkgroep communicatie samen. Zij dienen als klankbordgroep en zullen gedurende de periode 2023-2027 de peilstok in het communicatieplan steken. Presidium van de gemeente Schouwen-Duiveland, J.Chr. van der Hoek MBA

P.M.W. Goossens-Smits

Voorzitter

Griffier