970712 Bijlage Communicatieplan gemeenteraad 2023 - 2027

Extern communicatieplan gemeenteraad Schouwen-Duiveland 2023 - 2027

Door

Functie

Naam

Situatieschets

Communicatievraag

Opdrachtgever

Presidium

Hoe informeren we de doelgroep over de gemeenteraad?

Adviseur communicatie

Daan Frantzen

De gemeenteraad in de gemeente Schouwen-Duiveland bestaat uit 23 raadsleden. De huidige gemeenteraad is in maart 2022 geïnstalleerd.

Raadswerkgroep communicatie

Arianne Klompe (raadslid VVD) Berbel Korenhof (raadslid GroenLinks) Corina van der Vliet (raadslid PvdA) George van Heukelom (raadslid SGP) José Schikker (raadslid CDA) Laurence Haack (raadslid LSD)

Om de afstand tussen de inwoner en de gemeenteraad te verkleinen en verbinding te zoeken is raadscommunicatie een belangrijk instrument. Raadscommunicatie is objectief en belicht de voltallige gemeenteraad. Het helpt om de gemeenteraad zichtbaarder te maken en om mensen beter te betrekken bij de lokale politiek.

Daan Frantzen

Versie 1.0

Datum September 2023

Hoe verbeteren we voor de doelgroep de vindbaarheid van de gemeenteraad? Hoe verbeteren we voor de doelgroep de toegankelijk van de gemeenteraad? Hoe betrekken we de doelgroep? Hoe laten we doelgroep participeren?

Op 28 april 2022 heeft raad unaniem het gezamenlijke raadsakkoord vastgesteld. Hierin staat beschreven wat voor de fracties in de gemeenteraad de uitgangspunten zijn voor de komende zittingsperiode (2022 – 2026) en waar zij voor willen gaan en staan. In de Begrotingsraad van 2022 heeft de gemeenteraad unaniem ingestemd met de motie Opstellen communicatieplan gemeenteraad. Hiermee geeft de voltallige gemeenteraad het signaal af het belang in te zien van structurele raadscommunicatie en dit vast te leggen in een plan. Om dit te onderstrepen geeft de raad in de motie aan graag betrokken te worden bij de totstandkoming van het plan. Een brede verantwoordelijkheid, van zowel de griffie als de raadsleden zelf. Een raadscommunicatieplan voorziet in structuur en wijst prioriteiten aan voor de periode 2023 - 2027. De inhoud sluit aan bij de wensen van de huidige gemeenteraad en de trends en ontwikkelingen in de maatschappij. Tegelijk vormt het plan een basis, over de zittingsperiodes van de gemeenteraad heen. Een weloverwogen strategie die de koers uitzet voor de toekomst. De griffie heeft momenteel één communicatieadviseur voor 16 uur per week.

1

Doelgroep (spelers) Extern: - Inwoners • (Jong)volwassenen (vanaf 18 jaar) • Jeugd (12-18) - Ondernemers - Onderwijs • Basis- en middelbaar onderwijs - (Sport)verenigingen - Stads- en dorpsraden - (Lokale)media

Doel communicatie

Risico’s/ Afhankelijkheden

Wat is het wel / niet

Betrokkenheid van de samenleving bij de gemeenteraad vergroten.

Raadscommunicatie is objectief, het gaat over de voltallige raad.

Wel

De zichtbaarheid van de gemeenteraad op SchouwenDuiveland vergroten.

Om op een goede uitvoering te geven aan het communicatieplan zal er vaker een beroep worden gedaan op raadsleden.

De vindbaarheid van de gemeenteraad op SchouwenDuiveland vergroten.

Dit plan gaat over de externe communicatie, naar buiten toe. Dit plan schetst de kaders voor raadscommunicatie. Niet Dit plan is geen intern communicatieplan tussen de gemeentelijke organisatie en de gemeenteraad.

Sentiment

Centrale Boodschap

De gemeenteraad is er voor de samenleving van Schouwen-Duiveland. Een gemeenteraad die goed gevonden en herkend wordt kan zijn taak als volksvertegenwoordiger ook veel beter uitvoeren.

Raadscommunicatie richt zich op de gehele gemeenteraad. Zo objectief mogelijk, zonder politieke kleur. Het is een manier om de vele kanten van de raad als bestuursorgaan onder de aandacht te brengen. Een continu proces om de verbinding met de samenleving te vergroten. Drempels wegnemen en toegankelijkheid vergroten. De gemeenteraad is er voor iedereen.

Echter is het niet vanzelfsprekend dat de samenleving de weg naar de gemeenteraad weet te vinden.

De gemeenteraad van Schouwen-Duiveland is verbindend, pro-actief, vindbaar en zichtbaar.

Een toegankelijke en herkenbare gemeenteraad levert een bijdrage aan het verkleinen van de afstand tussen samenleving en lokale politiek. Enerzijds moet de raad toegankelijk en benaderbaar zijn. Anderzijds moet de raad het contact met de samenleving opzoeken.

2

Communicatiestrategie

Aanpak en uitvoering

De gemeenteraad is er voor heel Schouwen-Duiveland. De strategie richt zich dan ook op een brede doelgroep met de inzet van een brede mix aan communicatiekanalen.

Zoals de strategie laat zien zet je raadscommunicatie in om de verschillende kanten van de gemeenteraad te belichten. Het maken van keuzes hierin is belangrijk. Wat heeft je prioriteit? In overleg met de werkgroep gaat de voorkeur uit te beginnen met de “basis op orde” te brengen. De aanpak ziet er als volgt uit:

De strategie kun je aan de hand van de doelstellingen onderverdelen in vier pijlers Informeren Vindbaarheid Toegankelijkheid Interactie

1.

De fases voor de huidige raadsperiode zien er als volgt uit. Er is bewust gekozen hier geen data aan te koppelen. Iedere fase loopt automatisch in elkaar over of zal mogelijk tegelijk opgepakt en uitgevoerd worden.

Wat doen we al? De kanalen die de gemeenteraad momenteel gebruikt voor raadscommunicatie zijn:

Informeren ↓ Vindbaarheid ↓ Toegankelijkheid ↓ Interactie

Websites schouwen-duiveland.nl schouwenduiveland.raadsinformatie.nl Social media X (Twitter) Facebook WereldRegio Gemeenterubriek Gesteld kan worden dat informeren de hoofdmoot is. Het gaat om het delen van basisinformatie zoals aankondigingen van raads- en commissievergaderingen en overige raadsbijeenkomsten. Daarbij ligt het zwaartepunt op online via de socials, via X (Twitter) en Facebook. Waar gaan we naartoe? Er zal een vertaalslag gemaakt moeten worden naar een pro-actieve benadering die beter aansluit bij de in dit plan genoemde doelstellingen en boodschap. Een combinatie van een grotere verscheidenheid aan communicatiemiddelen, meer structuur en groter verschil in content.

De communicatie gefaseerd behandelen De eerste stappen focussen zich op de “basis op orde”. Als de basis staat creëer je structuur en kun je het vervolg behapbaar aanpakken.

2.

Bijsturen Dit communicatieplan vormt de basis voor een structureel plan, maar blijft een levend document. Periodiek wordt in overleg met de klankbordgroep raadscommunicatie de voortgang besproken. Dit kan leiden tot wijzigingen in middelen en kanalen. Aan het begin van iedere nieuwe raadsperiode worden de nieuwe speerpunten voor de raadsperiode aangewezen. Tussentijds wordt het presidium geïnformeerd over de voortgang.

3.

Persoonlijke en begrijpelijke communicatie Raadscommunicatie richt zich op een brede doelgroep. Door persoonlijke en begrijpelijke communicatie breng je de gemeenteraad dichter bij de doelgroep.

4.

Structuur aanbrengen Dit communicatieplan zorgt voor structuur. Toch is het aan te raden meer afspraken vast te leggen in verschillende plannen. Denk hierbij aan interne communicatie, maar ook een social mediaplan. Op deze manier borg je de communicatie in je werkprocessen en maak je de puzzel compleet.

3

De volgende onderdelen van de raad komen hierin terug: De rol van de gemeenteraad Hoe werkt de gemeenteraad? Waarvoor kun je bij de gemeenteraad terecht? Hoe ziet het werk van raadsleden eruit? De toegang naar de gemeenteraad Waar vind je informatie over de raad? Hoe kom je in contact met de raad? Samenstelling gemeenteraad Wie zijn de raadsleden? Vergaderingen en bijeenkomsten Hoe vergadert de raad? Wanneer zijn de vergaderingen? Welke overige raadsbijeenkomsten zijn er? Besluitvorming Hoe werkt het besluitvormingsproces van de raad? Welke besluiten zijn er genomen?

Uitvoering Het communicatieplan richt zich op de periode 2023 – 2027. De huidige zittingsperiode van de gemeenteraad gaat tot 2026. Door juist in 2027 met de nieuwe gemeenteraad naar de actualisatie van het plan te kijken, zorgt dit ervoor dat de (nieuwe) raadsleden bekend zijn met raadswerkzaamheden en ook vooral raadscommunicatie. Dit plan bevat een uitvoeringsplan voor 2023-2024, zie bijlage 1. Eind 2024 wordt het uitvoeringsplan geactualiseerd voor een nieuwe periode. Financiën Dit communicatieplan schept kaders en voorwaarden voor de inzet van raadscommunicatie. Aan de hand van de opgenomen doelstellingen volgen communicatieacties waarvoor verschillende communicatiemiddelen en -kanalen worden ingezet en/of ontwikkeld. Waar mogelijk maken we gebruik van bestaande middelen/kanalen. Denk aan de huidige social mediaprofielen, schouwen-duiveland.nl en het raadsinformatiesysteem van Notubiz. Voor de nieuwe plannen, content en middelen, zoals vermeld in het uitvoeringsplan, is een structureel budget nodig. Daarom is het belangrijk om een basisbudget op te nemen waarmee de uitvoering in gang wordt gezet. Met een budget van E15.000,- kan er een goede start worden gemaakt.

Interactie Hoe praat en/of denk je mee? Jongeren Hoe betrek je jongeren bij de lokale politiek? Stimuleren politieke betrokkenheid Hoe bevorder je deelname aan lokale politiek?

Verantwoording

Monitoring en evaluatie

Dit plan is tot stand gekomen met de hulp van de raadswerkgroep communicatie. Aan de hand van drie bijeenkomsten heeft de werkgroep input geleverd om te komen tot dit communicatieplan.

Na vaststelling van het plan door de gemeenteraad, verandert de raadswerkgroep in een klankbordgroep. Zij spelen een belangrijke rol bij het sparren over en toetsen van ideeën, maar ook bij de monitoring en evaluatie. De klankbordgroep komt minimaal één keer per jaar bij elkaar. Dit gebeurt op initiatief van de communicatieadviseur of de klankbordgroep.

4

2023 – 2024

Uitvoeringsplan (bijlage 1) Doelgroep

Boodschap / doel

Actie

Middelen

Frequentie

Jaar

Iedereen die online op zoek is naar info over de gemeenteraad.

Beschikbaarheid actuele online informatie over gemeenteraad.

Teksten website actualiseren + herschrijven naar begrijpelijke teksten voor een brede doelgroep.

Website + Raadsinformatiesysteem

2023

Geïnteresseerden in de gemeenteraad van Schouwen-Duiveland.

Mensen op de hoogte houden van de onderwerpen, vergaderingen en bijeenkomst van de raad.

Aankondigingen vergaderingen en bijeenkomsten.

Schouwen-duiveland.nl, social media (Facebook/X) en de Wereldregio

Doorlopend. Jaarlijks checks inbouwen of de info nog actueel is. Doorlopend.

Mogelijkheden bekijken om informatie over de gemeenteraad uit te breiden op Notubiz. Er is binnen de organisatie al een online nieuwsbrieventool beschikbaar. Plan opstellen over werkwijze en inhoud nieuwsbrief. Daarna nieuwsbrief vormgeven en na testfase introduceren en promoten.

Notubiz

Doorlopend

2023

Online tool Laposta

Vooralsnog 1x per maand. Dit kan nog wijzigen na afronding plan

Start 2023, realisatie in 2024

Iedereen die online op zoek is naar info over de gemeenteraad. Iedereen die de gemeenteraad wil blijven volgen en op de hoogte wil worden gehouden, niet persé via social media.

Dat men weet waar men moet zijn voor agenda’s, documenten en vergaderingen. Net als het live volgen van de vergaderingen/bijeenkomsten, incl. terugkijken. Informatie over de gemeenteraad snel vindbaar.

Belanghebbenden en andere geïnteresseerden op de hoogte houden van wat er gaande is in de lokale politiek en de activiteiten van de gemeenteraad. Vergoot zichtbaarheid van de raad en betrokkenheid van belanghebbenden en geïnteresseerden.

2023

5

Alle (jong) volwassen (online) volgers van de gemeenteraad

Achtergrond verhalen/items over de gemeenteraad en raadsleden. Volgers krijgen een beter beeld van de mens achter het raadslid, maar ook hoe de gemeenteraad werkt en wat zijn positie is binnen het lokaal bestuur.

Kwalitatieve content gemeenteraad ontwikkelen voor (online) communicatiekanalen. Denk aan terugkerende items/rubrieken. Deze moeten in een contentkalender met een overzicht van alle acties.

Social media, online nieuwsbrief, offline rubriek

Afhankelijk van het middel wat je inzet. Maar ook hier waarschijnlijk 1x per maand. Dit kan nog wijzigen.

Start 2023, realisatie in 2024

Een brede doelgroep van inwoners die geïnteresseerd zijn in de politiek en meer willen weten over het functioneren van de lokale en nationale overheid. Basisschool leerlingen groep 7/8

Nieuwe aanwas voor politieke partijen.

Contact opnemen met ProDemos. Een periode inplannen, definitief maken, voorbereidingen treffen en de cursus daadwerkelijk organiseren.

Politiek Actief cursus van Prodemos.

1x per jaar

2024

Nog te bepalen

2024

Kinderen op een laagdrempelige en speelse manier kennis laten maken met de gemeentepolitiek en democratische besluitvorming.

Mogelijkheden Democracity van ProDemos onderzoeken. Na een definitieve keuze bepalen welke data geschikt zijn, in overleg met ProDemos en basisscholen.

Om te promoten alle communicatiekanalen van de gemeente inzetten. Democracity van ProDemos Locatie is de burgerzaal in het gemeentehuis in Zierikzee.

6