963401 Bijlage 1 Bestuursopdracht Actualiseren strategische visie 2040 Tij van de toekomst

Bestuursopdracht BenW advies

Onderwerp Zaaknummer Datum Openbaarheid Afdeling Portefeuillehouder Opdrachtgever Behandelend ambtenaar

Actualisering strategische visie 'Tij van de Toekomst' 937321 18 juli 2023 Passief openbaar Staf J.Chr. van der Hoek Gemeentesecretaris Kees Lambregtse

1. Inleiding De strategische visie 2040 'Tij van de Toekomst’ is richtinggevend, kaderstellend, verbindend en is een inspiratiebron voor het realiseren van onze doelen voor Schouwen-Duiveland. Zoals afgesproken in het coalitieakkoord 'Samen koers houden', actualiseren we de strategische visie 2040. We spelen in op ontwikkelingen en wijzigende omstandigheden, zodat de strategische visie van betekenis blijft voor toekomstig beleid en uitvoering.

2. Inhoudelijke specificatie 2.1 Probleem of situatieschets Sinds de vaststelling van de visie en strategische doelen in 2011 zijn omstandigheden veranderd en ontwikkelingen blijven elkaar in snel tempo opvolgen. Alleen in geactualiseerde vorm kan 'Tij van de toekomst' zijn richtinggevende, kaderstellende en verbindende rol behouden en een inspiratiebron zijn voor strategie en nieuw beleid. Na de strategische visie volgen de visies en beleid op specifieke terreinen, zoals de omgevingsvisie (ruimte en sociaal), de visie op vraagstukken van wonen, welzijn en zorg, maar ook op de economie en het toerisme. Zoals aangegeven in het amendement van de raad is de economische visie een belangrijk onderdeel van de actualisering van de strategische visie. Conform dit amendement zal de economische visie in september 2023 in de commissie en gemeenteraad geagendeerd worden. In 2018 is al eerder een aanvang gemaakt met de actualisering in de vorm van een bestuursopdracht. Vanwege onvoorziene omstandigheden, zoals de uitbraak van de coronapandemie en voortdurende ontwikkelingen op het gebied van stikstof, wonen, landbouw, toerisme, natuur, water en klimaat, is dit proces tijdelijk stopgezet. Nu landelijk en regionaal de richtingen en kaders steeds duidelijker worden, zijn we beter in staat om een effectieve lokale vertaling te maken in de geactualiseerde 'Tij van de toekomst'.

Deze nieuwe bestuursopdracht voorziet daarin. 2.2 Doelstelling van het beleidsproces of project Het belangrijkste doel van dit voorstel is om onze strategische visie in samenwerking met een begeleidingscommissie vanuit de raad te actualiseren, zodat het weer het richtinggevende, kaderstellende, verbindende inspiratiebron is voor nieuw beleid van opeenvolgende raadsperiodes. Dit doel stelt hoge eisen aan de participatie van de ambtelijke organisatie, het college, de raad en de samenleving. De ambtelijke projectgroep zal goed voorbereid al deze belanghebbende betrekken en de opbrengst van de actualisatie verwerken in de verschillende deelresultaten. Om ervoor te zorgen dat de actualisering aansluit bij lokale, provinciale en nationale ontwikkelingen, betrekken we ook een lokale klankbordgroep en externe deskundigen. Het proces is gericht op de vaststelling van de geactualiseerde strategische visie medio 2024. Zodoende kan de vertaling van de visie naar strategische doelen doorwerken in de kadernota en meerjarenbegroting. 2.3 Breder kader of programma, relatie met andere processen/projecten. Op de strategische doelen Wonen, Werken, Verblijven gebruiken we de bestaande deelvisies zoals de concept economische visie. We bewaken daarbij ook de relatie met de nog op te stellen Omgevingsvisie in de fasen van verkenning (hieronder stap 1) en schrijven (hieronder stap 4).

Pagina 1 van 5

Hierbij benutten we ook de (visies en resultaten uit de) de regionale gebiedsprocessen en programma's die raken aan onderdelen zoals die van de Provincie Zeeland, de Zuidwestelijke Delta, de Arbeidsmarktregio en de Zeeuwse gemeenschappelijke regelingen. Ook landelijk wordt door de planbureaus, adviesraden en ministeries gewerkt aan visie en programma’s die vanuit het een landelijk perspectief doorwerken in onze regio. Op initiatief van de VNG wordt door de Denktank Nederland 2040 een visie op een krachtiger, groener en menselijker Nederland uitgewerkt. Een ontwikkeling die we nauwlettend volgend op elementen die van waarde zijn voor ons verhaal voor Schouwen-Duiveland in 2040. 2.4 Beoogde resultaten 2.4.1 Beoogde resultaten 1. Concept Plan van aanpak: start juni - afronding oktober 2023. 2. Definitief Plan van aanpak: start oktober – afronding november 2023. 3. De oogst: start november 2023 - afronding maart 2024. 4. De som der delen: start december 2023 - afronding mei 2024. 5. Definitief concept strategische visie 2040: mei 2024. 6. Vaststelling in de raad: september 2024. 2.4.2 Verkenning en uitwerking De projectgroep werkt in vier subgroepen de verkenning uit door het in kaart brengen van relevante ontwikkelingen, nieuwe beschikbare data en bestaande visies en SDG's (duurzame ontwikkelingsdoelen), beleidsplannen en rapportages (waaronder de economische visie).

Elke subgroep werkt dit uit voor één van de vier hoofdthema’s van de strategische visie: a. wonen b. werken c. verblijven d. bestuur/lokale democratie. Elke subgroep doet een voorstel voor de actualisering en de gewenste vorm van participatie om dit te toetsen. We zetten het proces participatief in en werken daarin samen met de begeleidingscommissie van uit de raad en schakelen zowel een lokale klankbordgroep als enkele externe deskundigen in om te reflecteren op de interne verkenning en uitwerking. Deze stap vormt deelresultaat 1 ‘Concept Plan van aanpak’. 2.4.3. Informeren en toetsen Het concept plan van aanpak legt de bestuurlijk opdrachtgever voor aan het college en de begeleidingscommissie van de raad (het bestuurlijke veld). De ambtelijk opdrachtgever betrekt het MT en de organisatie (het ambtelijke veld). Deze stap vormt deelresultaat 2 ‘Definitief Plan van aanpak’. Het proces van informeren en toetsen herhalen we vervolgens voor ieder deelresultaat. 2.4.4. Participatie en consultaties We informeren en betrekken gericht de verschillende doelgroepen. Mede met behulp van de SDW-raden en adviesraad sociaal domein betrekken we specifieke doelgroepen.

Dit zijn in ieder geval de jongeren, maar daarnaast is de inzet dat we breed (afspiegeling) en diep (directe betrokkenheid) input verzamelen voor de actualisering van de vier hoofdthema’s wonen, werken, verblijven en bestuur/lokale democratie. Daarna vragen we de lokale klankbordgroep en externe deskundigen om te reflecteren op de opbrengst van de participatie. Deze stap vormt deelresultaat 3 ‘De oogst’ die de opdrachtgevers voorleggen aan het bestuurlijke en het ambtelijke veld. 2.4.5. Actualiseren en herschrijven Met de oogst actualiseert en herschrijft de projectgroep de onderdelen van de strategische visie. De leden van de projectgroep zijn interne medewerkers, maar in het kader van coproductie kunnen mensen van buiten de organisatie aan de projectgroep of schrijfgroep worden toegevoegd. Bijvoorbeeld voor de onderdelen waar we juist de kracht van de samenleving willen benutten of de expertise van partners nodig is. Bij de reflectie op de onderdelen betrekken we de lokale klankbordgroep en de externe deskundigen. De herschreven onderdelen wonen, werken, verblijven en bestuur/lokale democratie vormt deelresultaat 4 ‘De som der delen’. De opdrachtgevers leggen ook dit deelresultaat voor aan het bestuurlijke en het ambtelijke veld. 2.4.6.

Concept Tij van de toekomst Een schrijfteam maakt op basis van ‘de som der delen’ een geactualiseerde versie van ‘Tij van de toekomst’ en bereidt de presentatie van de visie voor. De lokale klankbordgroep en de externe deskundigen reageren Pagina 2 van 5

op het concept. De projectgroep adviseert over de opvolging in een uitvoeringsprogramma of strategische agenda. Deze laatste stap vormt deelresultaat 5 ‘De geactualiseerde strategische visie’. De opdrachtgevers leggen het resultaat via managementteam, college, de klankbordgroep van de raad. Daarna komt het op de agenda van de commissies en de raad. 2.5. Projectafbakening De strategische visie actualiseren en herschrijven we op hoofdlijnen. De uitwerking in deelvisies en beleidsnota's behoren niet tot de scope. De opvolging van de strategische visie in een uitvoeringsprogramma of strategische agenda is onderdeel van het Organisatieprogramma 2022-2026.

3. De procesvoering 3.1 Rol van de gemeente De strategische visie is een zaak van de gemeenteraad. Participatie betekent informeren (meeweten), inschakelen (meedenken en meewerken), maar het beslissen en vaststellen van de strategische visie is aan de gemeenteraad. 3.2. Omgevingsanalyse, rolneming, partners en externe betrokkenen Bij het actualiseren van een strategische visie verwachten we een bijdrage van relevante stakeholders. 1. Belangrijkste belanghebbenden: belangrijk bij de vaststelling van de strategische visie door de gemeenteraad is herkenning en draagvlak bij inwoners, de lokale bedrijven en maatschappelijke organisaties. Hun belangen en behoeften moeten herkenbaar terugkomen in het proces van actualisering. 2. Bestuurlijke en maatschappelijke partners: we verwachten een bijdrage van regionale en provinciale overheden, onderwijs- en gezondheidsinstellingen, non-profitorganisaties, kerken, buurtverenigingen, milieugroepen en bedrijfsnetwerken. Deze organisaties kunnen bijdragen door kennis, ervaring en/of middelen in te brengen. 3. Stads-, dorps- of wijkraden en andere initiatieven: de SDW-raden en andere burgerinitiatieven kunnen van groot belang zijn voor actieve participatie, het creëren van draagvlak en het verzamelen van input en feedback. 4.

Externe deskundigen: externe deskundigen, onderzoekers of experts schakelen we als externe klankbordgroep in om specifieke kennis en ervaring te bieden, bijvoorbeeld op het gebied van duurzame ontwikkeling, stedelijke planning, economische analyse of participatieve processen. Ook andere externe deskundigen kunnen desgevraagd bijdragen door onderdelen van het proces te begeleiden, onderzoek te doen, analyses te maken, en trainingen of workshops te geven. 5. Fysieke en online raadplegingen: open bijeenkomsten, publieke consultaties, workshops en gebruik van ons online platform 'Denkmee Schouwen-Duiveland' zorgen ervoor dat iedereen zijn of haar ideeën, zorgen en suggesties kan delen. In andere gemeenten zijn goede ervaringen opgedaan met apps als Youmee om jongeren te betrekken. Dit vraagt nog nadere uitwerking. 6. Opdrachtgevers, MT, college en raadsleden: Door te werken met deelresultaten worden opdrachtgevers, MT, college en raadsleden niet verrast door de uitkomsten en het eindproduct. Bijsturing op de deelresultaten gedurende het proces is een belangrijk onderdeel van een gedragen eindresultaat. 3.3. Strategische communicatie Onderdeel van de verkenning in fase 1 is het opstellen van een strategisch communicatieplan voor het tijdig en effectief informeren en betrekken van de verschillende belanghebbenden.

De communicatie over dit project vindt plaats na vaststelling door de bestuurlijk en de ambtelijk opdrachtgever en het college. Externe communicatie over het project vindt primair plaats door of in afstemming met de bestuurlijk opdrachtgever. De bepaling van de communicatieboodschap en de inzet van de communicatiemiddelen vindt in nauw overleg met de in het project betrokken communicatiemedewerkers plaats.

4. Beheersaspecten 4.1. Werkorganisatie • Projectgroep bestaat uit een kerngroep/schrijfgroep en subgroepen die in wisselende samenstelling werken aan de thema's wonen, werken, verblijven en bestuur/lokale democratie met deelname van adviseurs/specialisten uit alle afdelingen. Pagina 3 van 5

• Een begeleidingscommissie van uit de raad die nauw betrokken is bij de stappen en deelresultaten. • Lokale klankbordgroep (afvaardiging van lokale organisaties uit recreatie, landbouw en visserij en maatschappelijke partners uit wonen, welzijn en zorg). • Externe deskundigen uit bijvoorbeeld de SER, de planbureaus, kennisinstituten en/of oudbestuurders met een band met Schouwen-Duiveland. 4.2. Tijdsplanning mijlpalen 1. Concept Plan van aanpak: start juni - afronding oktober 2023. 2. Definitief Plan van aanpak: start oktober – afronding november 2023. 3. De oogst: start november 2023 - afronding maart 2024. 4. De som der delen: start december 2023 - afronding mei 2024. 5. Definitief concept strategische visie 2040: mei 2024. 6. Vaststelling in de raad: september 2024. 4.3. Risicobeheersing en kwaliteitszorg Aan het project zijn risico’s verbonden op het gebied van de beheers-factoren Tijd, Geld, Kwaliteit, Informatie en Organisatie (TGKIO). De risico’s zijn als volgt te beheersen: Tijd Risico: de geraamde capaciteit blijkt niet toereikend. Maatregel: periodieke rapportage wat betreft ingezette middelen, waaronder tijd. Indien overschrijding van raming dreigt, tijdig met betrokken medewerker en leidinggevende afspraken maken. Risico: de totaalplanning loopt uit.

Maatregel: indien uit periodieke rapportage blijkt dat de planning niet gehaald wordt, tijdig in overleg met bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever over bijsturingsmogelijkheden en bijbehorende communicatie naar college en gemeenteraad. Geld Risico: De geraamde bedragen voor de voorziene opdrachten overtreffen het geraamde totale budget. Maatregel: Voorafgaand aan opdrachtverstrekking nagaan of bijstelling mogelijk is, tijdig signaleren en afspraken maken met ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever over instemmen met verhoging budget en wijze van dekking. Risico: het totale budget voor het project is niet toereikend. Maatregel: Periodieke rapportage in besturingsdriehoeksoverleg over uitgaven en uitgavenpatroon. Tijdig via P&C-cyclus maatregelen ter besluitvorming voorleggen aan college en eventueel gemeenteraad. Kwaliteit Risico: het projectresultaat (deelprojecten of project als geheel) voldoet niet aan de gestelde of verwachte kwaliteit. Maatregel: per fase vindt beoordeling van de opgeleverde producten en resultaten plaats. Het kritisch beoordelingsvermogen van de projectgroep, stuurgroep, tussentijds voorleggen aan gemeenteraad en feedback van experts op eindconcept bieden voldoende waarborgen om de kwaliteit op het niveau van “Tij” 1.0 te houden. Informatie Risico: de leden uit de projectorganisatie zijn niet goed en/of tijdig geïnformeerd.

Maatregel: betrekken van een ervaren projectondersteuner die zorgdraagt voor tijdig toesturen van stukken en delen van relevante informatie onder de leden van de projectorganisatie. Risico: informatie naar college of gemeenteraad is niet tijdig. Maatregel: per fase in besturingsdriehoeksoverleg met een vast agendapunt de uitvoering en opvolging van adequate informatieverstrekking nagaan en daarbij de in de projectorganisatie zitting hebbende communicatiemedewerkers betrekken. Organisatie Risico: door uitval of vertrekkende mensen ontstaan vacatures en mogelijk kennisleemten in de projectgroep. Maatregel: tijdig anticiperen met MT-leden over aangekondigd vertrek, tijdig kennisoverdracht realiseren en nagaan hoe in- of extern de leemte is op te vullen. Risico: mensen zijn nodig voor andere taken. Maatregel: nagaan met MT-leden wat de mogelijkheden zijn voor invullen van wegvallende kennis en capaciteit, nagaan wat is op te vullen met externe inhuur of andere werkafspraken in de projectgroep.

Pagina 4 van 5

4.4. Financiering Begroting Begrotingswijziging Eenmalige lasten Structurele lasten Eenmalige baten Structurele baten Dekking

Niet binnen begroting Ja 50000,00

Reserve strategische visie

In de begroting 2021 was voor het actualiseren van de strategische visie een budget gereserveerd van €15.000 met dekking uit de reserve strategische visie. Omdat we voor het eerst dit jaar de actualisatie oppakken, is dit budget nog niet benut en daarom nog beschikbaar binnen de reserve strategische visie. Het voor 2023 beschikbaar weer stellen van dit budget ten laste van de reserve strategische visie nemen we mee in de 2e Financiële rapportage 2023. Daarnaast is via de lijst met uitbreidingsinvesteringen voor de programmabegroting 2024-2027 voor het jaar 2024 een aanvullend incidenteel budget van €35.000 voorgesteld met dekking uit de reserve strategische visie (zie gerelateerde zaak 954524). Kosten die gepaard gaan met de actualisering van de strategische visie bestaan uit: · Inhuur tekstschrijver en vormgever · Infographic, animaties en presentatie · Werksessies en vergoedingen klankbord en experts · Aanvullend onderzoek · Locaties en faciliteiten werksessies

Voorstel Zie BenW advies en raadsvoorstel (zaak 963401)

Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, S.J.A. Bronsveld

J.Chr. van der Hoek MBA

Secretaris

Burgemeester

Pagina 5 van 5