926431 Bijlage 11B Participatie

PARTICIPATIE Restauratie kademuren Oude Haven

Inhoud Inleiding. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1. Start participatie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2. Besluitvorming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 3. Periode september 2020 tot en met juni 2021. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 4. Periode juli 2021 tot en met heden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Inleiding Gemeente Schouwen-Duiveland kent op dit moment geen specifiek participatiebeleid. Dat betekent dat er geen vast omlijnd kader is voor het uitvoeren van een participatieproces. Voor het project Restauratie kademuren Oude Haven wordt daarom gewerkt vanuit het uitgangspunt dat de gemeente verschillende wijzen van participatie toepast en maatwerk, flexibiliteit en heldere communicatie nastreeft. Daarbij is de zogenaamde participatieladder het uitgangspunt. Er heeft per juli 2021 een herijking van het project in technisch opzicht plaatsgevonden. Maar dat geldt zeker ook voor het proces ten aanzien van participatie omdat een aantal bezorgde inwoners zich heeft verenigd en bij de gemeente hun zorg over het behoud van, of mogelijke schade aan de monumentale kademuren, de (omliggende) monumenten en panden aan de Oude Haven heeft aangegeven en gevraagd daar samen met de gemeente over mee te willen praten en denken. Per onderdeel bekijken we nu hoe participatie wordt georganiseerd in het proces. Dat is maatwerk: • We betrekken verschillende bewoners en ondernemers uit het projectgebied. • We zijn vanaf de start duidelijk over de ruimte die mensen hebben om mee te praten. • We zijn ook duidelijk over rollen, budget en besluitvorming. • We communiceren tijdens het hele proces en delen het resultaat van de participatie.

De keuze voor het procesontwerp en het niveau van participatie hangt af van het onderwerp, de impact van het onderwerp, de fase, de doelgroepen en de beïnvloedingsruimte. Randvoorwaarden zijn de beschikbare capaciteit en middelen. Er wordt gebruik gemaakt van meerdere participatieniveaus: informeren, raadplegen, adviseren/betrekken en coproduceren/samenwerken. Informeren zien we daarbij als een vast gegeven. Dat is immers altijd van toepassing, ook wanneer participatie niet aan de orde is. Of een grote groep personen van informatie voorzien dient te worden. De gemeente voorziet haar inwoners van transparante, relevante en actuele informatie. Het participatieniveau en de aanpak worden bij voorkeur in de startfase in overleg met betrokkenen en belanghebbenden bepaald. Daarbij geeft de gemeente vooraf aan wat de beïnvloedingsruimte is zodat er reële verwachtingen zijn. De gekozen participatieaanpak kan tijdens het traject veranderen. We leggen niet één participatieniveau vast, maar wisselen van niveau als dat nodig is of passen participatie op verschillende niveaus naast elkaar toe. Participatie/communicatie is immers altijd maatwerk; per project, fase of besluit brengen we in kaart wie de belanghebbenden zijn en hoe zij het beste bereikt, geïnformeerd en betrokken kunnen worden.

3

Participatieniveau

Belofte

Zelfsturing, initiatief bij inwoner Meebeslissen

Wij stellen u in staat om uw initiatief te Uitdaagrecht, burgerinitiatief realiseren Wij implementeren wat u beslist Participatief begroten, burgerreferendum (bindend) Wij werken met u samen bij het ontBuurtpreventieteams, samenwerking werpen en/of implenteren van bepaal- op gebiedsniveau tussen burgers en de diensten en luisteren naar u als verschillende instanties partner We geven u de gelegenheid met ons Burgerpanels, adviesraden, burgerfomee te denken en te praten en nemen rums, buurt/wijkraden, G1000 uw advies mee in besluitvorming Burgerpeilingen, tevredenheids enWe luisteren naar uw mening/feedquêtes, burgerreferendum back en zorgen en geven feedback (niet-bindend) over hoe input wordt verwerkt We houden u op de hoogte en u kunt Bewonersavonden, informatiebijeenvragen stellen komsten, informatieve apps

Co-produceren/ Samenwerken

Adviseren/Betrekken

Raadplegen

Informeren

Instrumenten

Deze notitie beschrijft de werkwijze en de verschillende gesprekken, bijeenkomsten en vormen van participatie die hebben plaatsgevonden. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen twee verschillende perioden: • September 2020 tot en met juni 2021. • Juli 2021 tot en met heden. Dit document geeft een beschrijving van het participatieproces en maakt onderdeel uit van het raadsvoorstel dat in juni 2023 aan de gemeenteraad wordt aangeboden. Het betreft dan ook een dynamisch document omdat de participatie uiteraard niet eindig is.

4

1

Start participatie De restauratie van de kademuren aan de Oude Haven in Zierikzee is gebaseerd op de meerjarenonderhoudsplanning (MJOP) van de gemeentelijke havens en is financieel geborgd in de begroting 2019 en verder. Op basis hiervan heeft een aanbesteding door middel van Best Value Procurement (BVP) plaatsgevonden. De oorspronkelijke start van het project was voorzien in oktober 2020. Op basis van het advies (september 2020) om de inmiddels toegekende subsidie van de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed (RCE) financieel te verwerken in het projectbudget om zodoende ook de herinrichting van de Oude Haven te kunnen financieren, heeft zich een aantal bezorgde bewoners gemeld. Zij hebben een zogenaamde bewonerscommissie opgericht om zodoende te kunnen participeren in dit project en als volwaardig gesprekspartner te kunnen acteren. Op verzoek van deze bewonerscommissie is een onafhankelijk voorzitter, de heer Geluk, gevraagd de gesprekken van deze werkgroep te leiden.

5

2

Besluitvorming De afgelopen jaren hebben het college en de gemeenteraad verschillende besluiten genomen ten aanzien van dit project. • • •

• •

•

Zaaknummer 305307: Raadsbrief restauratie kademuren Oude Haven (24 september 2020). Zaaknummer 337186: Raadsvoorstel financiële consequenties herinrichting Oude Haven in relatie tot renovatie kademuren (24 september 2020). Zaaknummer 352344: Initiatiefvoorstel tot herziening besluit van 24 september 2020 over financiële consequenties herinrichting van de Oude Haven in relatie tot de renovatie kademuren (29 oktober 2020). Zaaknummer 368043: Restauratie kademuren Oude Haven (28 januari 2021). De gemeenteraad heeft in januari 2021 ingestemd met een amendement als gevolg van de beraadslagingen ten aanzien van het advies met zaaknummer 368043. Het amendement “voorziet in het eerst uitvoeren van een onafhankelijke second opinion en het pas daarna nemen van een besluit over de wijze van uitvoering van de restauratie van de kademuren Oude Haven” Zaaknummer 444507: Gemeenteraad neemt kennis van het rapport van de TU Delft en verzoekt het college nader geohydrologisch onderzoek uit te voeren gedurende alle vier seizoenen, dus minimaal een jaar lang, teneinde beter onderlegd een keuze te kunnen maken (1 juli 2021).

Op basis van dit laatste besluit zijn, naast het geohydrologisch onderzoek, de aanbevelingen uit het rapport van de TU Delft uitgewerkt door het bouwteam. Dat betekent ook dat er aanvullende en nieuwe onderzoeken zijn uitgevoerd. Op basis van de resultaten van deze onderzoeken, is het definitieve ontwerp opgesteld en wordt dit voorgelegd aan de gemeenteraad ter besluitvorming. In het coalitieakkoord, “Samen Koers houden 2022–2026”, is de aanpak beschreven: de resultaten van het geohydrologisch onderzoek zijn leidend. Op basis hiervan neemt de gemeenteraad een besluit over de uitvoeringsmethode van de restauratie. Hierna informeren we, naast de bewonerscommissie, de direct aanwonenden, de Stichting Museumhaven en de ondernemers die gevestigd zijn aan de Oude Haven en het Kraanplein en nemen we hen mee in de aanpak. Ons uitgangspunt is veiligheid en het risico op beschadiging van (monumentale) panden minimaliseren.

6

3

Periode september 2020 tot en met juni 2021 Op 5 november 2020 heeft het eerste overleg plaatsgevonden met de werkgroep onder leiding van onafhankelijk voorzitter, de heer Geluk. Dit eerste overleg had als doel om elkaar te leren kennen, vertrouwen in elkaar te krijgen en afspraken te maken hoe om te gaan met communicatie, WOB verzoeken en dergelijke. Ook kwam het draagvlak van de bewonerscommissie aan de orde. Vervolgens hebben verschillende overleggen in deze samenstelling plaatsgevonden. Daarbij is meerdere malen vertegenwoordiging namens aannemer Leenhouts en DVA engineering aanwezig geweest. In december 2020 heeft stichting Museumhaven wegens voor hen moverende redenen aangegeven niet aan te willen sluiten bij de gesprekken van deze werkgroep. Per brief hebben zij het college daarvan in kennis gesteld. Wegens de COVID-19 pandemie werd de werkgroep meerdere malen gehinderd met betrekking tot de organisatie van overleggen. Dat betekent dat het aantal aanwezigen werd beperkt of dat het overleg enkel digitaal kon plaatsvinden. Dit heeft logischerwijze zeker geen positieve invloed gehad op het proces. De heren Bijlsma en Van Uffelen, beiden geen lid van de bewonerscommissie, hebben een bevindingenrapport opgesteld en via de bewonerscommissie aangeboden aan de werkgroep.

Aan de hand van dit rapport, adviseren zij om een zogenaamde second opinion te laten uitvoeren door de TU Delft. Door Walhout Civil is een review opgesteld ten aanzien van dit bevindingenrapport. De heren Bijlsma en Van Uffelen hebben de bewonerscommissie geadviseerd met betrekking tot de opdrachtformulering voor de TU Delft. De gemeenteraad heeft deze opdracht overgenomen en de opdracht aan de TU Delft verleend. De opinieurs namens de TU Delft hebben online verschillende overleggen gehouden met betrokkenen. Het initiatief tot deze overleggen lag bij de TU Delft. Bij alle overleggen was de onafhankelijk voorzitter digitaal aanwezig. Van deze overleggen zijn door de TU Delft geen verslagen gemaakt maar wel vragenlijsten die door de betrokkenen beantwoord zijn.

De TU Delft is gewezen op het feit dat in het kader van transparantie en ook met het oog op het herstel van de onderlinge verhoudingen het van belang is, dat alle betrokkenen op hetzelfde moment kunnen beschikken over de onafhankelijke second opinion. De opzet van het onderzoek, werkwijze, de opgevraagde informatie bij de gemeente en derden en eventueel tussentijdse informatie en de rapportage werd daarom gelijktijdig toegezonden aan burgemeester en wethouders, de raad (griffie) en de voorzitter van de werkgroep Oude Haven. De second opinion van de TU Delft is opgeleverd in april 2021. Zowel de bewonerscommissie, als de heren Bijlsma en Van Uffelen en gemeente zijn in staat gesteld om inhoudelijk te reageren op feitelijke onjuistheden ten aanzien van het concept rapport van de TU Delft.

7

Op basis van deze second opinion en een informeel advies is aan BV Ingenieursbureau MUC opdracht verleend voor de verdere advisering op constructief gebied namens de gemeente. Daarbij is het wel belangrijk te vermelden dat zij inhoudelijk nog niet waren betrokken bij het opstellen van het raadsvoorstel en de uitwerking van de aanbevelingen in mei/juni 2021. Zij hebben eerst uitgebreid kennis genomen van het projectdossier. Aan de hand van de second opinion en het opstellen van het raadsvoorstel hebben nog een aantal overleggen met de werkgroep plaatsgevonden. Het raadsvoorstel is door de gemeente opgesteld, de onafhankelijk voorzitter heeft namens de werkgroep de gemeenteraad van advies voorzien. Na het raadsbesluit van 1 juli 2021 tot het uitvoeren van een geohydrologisch onderzoek gedurende ten minste vier seizoenen, heeft langere tijd geen overleg met de werkgroep plaatsgevonden.

8

4

Periode juli 2021 tot en met heden KENNISMAKING WETHOUDER Na de installatie van een nieuw college in juni 2022, heeft een wisseling plaatsgevonden van de verantwoordelijk portefeuillehouder van dit project. Hanno Canters is op ambtelijk niveau geïnformeerd over de historie en laatste stand van zaken en heeft met de verschillende betrokken partijen gesprekken in het kader van kennismaking gevoerd. Deze gesprekken hebben plaatsgevonden voor het zomerreces 2022. • • • •

De heer Geluk vanuit zijn rol als onafhankelijk voorzitter Drie leden van de bewonerscommissie Twee leden van het bestuur Stichting Museumhaven Zierikzee De heer Bijlsma en de heer Van Uffelen

GESPREKKEN ONAFHANKELIJK VOORZITTER In de periode september 2020 tot en met juni 2021 heeft de verantwoordelijk portefeuillehouder contact onderhouden met de onafhankelijk voorzitter. Zodoende hebben zij gezorgd voor afstemming ten aanzien van de overleggen met de werkgroep en elkaar op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen. Na de oplevering van de eerste resultaten ten aanzien van het geohydrologisch onderzoek in juli 2022, is door het bouwteam een traject gestart van verschillende aanvullende onderzoeken. Hierdoor volgen resultaten zich op en beschikken we in relatief korte tijd over veel aanvullende informatie. De onafhankelijk voorzitter is de schakel tussen gemeente en betrokkenen. Zeer frequent hebben vanaf juni 2022 gesprekken plaatsgevonden met de heer Geluk. Dat geldt voor het bespreken van onderzoeksresultaten en vervolgstappen, het afstemmen van de communicatie/participatie en de organisatie van bijeenkomsten met betrokkenen. De teksten voor nieuwsbrieven, agenda’s voor bijeenkomsten en gespreksverslagen worden eerst afgestemd alvorens deze te verspreiden. Vanaf dat moment is de werkgroep getransformeerd tot een klankbordgroep omdat de samenstelling is gewijzigd en de rol van onafhankelijk voorzitter op die wijze beter is vorm te geven.

Vooral ook omdat portefeuillehouder, projectmanager en projectleider civiel te maken hebben met een bestuurlijke verantwoordelijkheid. De klankbordgroep bestaat uit: • Bewonerscommissie (drie personen) • Stichting Museumhaven (twee personen) • De heer Bijlsma en de heer Van Uffelen • De heer De Kok

NIEUWSBRIEVEN Communicatie in de vorm van de bezorging van nieuwsbrieven vindt plaats bij adressen rondom de Oude Haven en omliggende straten binnen een cirkel van veertig meter vanaf het projectgebied.

9

Dat betekent concreet het volgende: • Noordhavenpoort 1 • Oude Haven 1 tot en met 55 • Kraanplein 2 tot en met 24 • Korte Groendal 2 tot en met 10 • Havenpark 33 tot en met 75 en 40, 40A en 42 • Hoge Molenstraat 62 tot en met 84 Een aantal personen c.q. bedrijven hebben contact opgenomen om de nieuwsbrief digitaal te ontvangen. De inhoud van de nieuwsbrief wordt vooraf afgestemd met de onafhankelijk voorzitter. Leden van de klankbordgroep ontvangen de nieuwsbrief digitaal voordat deze wordt bezorgd. De nieuwsbrieven zijn ook terug te vinden op de website van het project: www.oudehavenzierikzee.nl.

BEZOEK WETHOUDER Hanno Canters is met bewoners rond de Oude Haven in gesprek gegaan over wat iedereen belangrijk vindt om rekening mee te houden. Op vijf avonden hebben bezoeken plaatsgevonden. Alle adressen waar op één van deze avonden niemand aanwezig was of het bezoek niet gelegen kwam, hebben een brief van ons ontvangen om zelf een afspraak te kunnen maken. Op adressen waar iemand niet thuis was, is twee maal een nieuwe poging gedaan. Alle bedrijven die gevestigd zijn in het projectgebied hebben een uitnodiging per e-mail ontvangen voor het maken van een afspraak. Voor het appartementencomplex ‘De Mossele’ is contact opgenomen met Zeeuwland. Zij hebben het voorstel gedaan om in gesprek te gaan met de bewonerscommissie en niet met iedere individuele bewoner. Op zeven verschillende dagen, naast de eerder genoemde avonden, zijn afspraken gemaakt met bewoners die eerder niet thuis waren en aan de hand van een brief zelf een afspraak hebben gemaakt. Voor een inhoudelijke rapportage van deze ronde langs de deuren, verwijzen we naar het rapport Bezoek wethouder. Hierin wordt een toelichting gegeven en de resultaten beschreven.

OVERLEG BEWONERSCOMMISSIE EN STICHTING MUSEUMHAVEN In november 2020 is met de bewonerscommissie afgesproken dat de resultaten van onderzoeken aan hen worden toegelicht. In de jaren 2020 en 2021 heeft dat tijdens de overleggen plaatsgevonden. Deze afspraak geldt niet alleen meer voor de bewonerscommissie maar inmiddels voor de gehele klankbordgroep. Er vindt daarom een afstemmingsoverleg plaats tussen gemeente, bewonerscommissie, bestuur Stichting Museumhaven, de heren Bijlsma en Van Uffelen en de heer De kok. Dit overleg wordt voorbereid in samenwerking tussen onafhankelijk voorzitter en gemeente. In december 2022 en april 2023 vond tweemaal een afstemmingsoverleg plaats.

10

14 DECEMBER 2022 Onder leiding van de heer Geluk vond een overleg plaats op 14 december 2022. Er heeft een presentatie plaatsgevonden over het geohydrologisch onderzoek en rapport door Crux. Bouwrisk gaf een presentatie over het risicomanagement en de stappen die gezet worden. De civieltechnisch adviseur van de gemeente, MUC, stelde zich voor en gaf een toelichting op de rol die zij hebben bij de totstandkoming van het definitieve ontwerp. Er is een toelichting gegeven op de samenstelling van het bouwteam en er is een bezoek gebracht aan de Oude Haven waar op dat moment proefsleuven achter de kade werden gegraven. Het verslag van deze bijeenkomst is te raadplegen op de website van het project.

19 APRIL 2023 Onder leiding van de heer Geluk vond een overleg plaats op 19 april 2023. We hebben gesproken over de resultaten van de verschillende onderzoeken en het voorstel voor de uitvoeringsmethodiek. Dat geldt ook voor het schadeprotocol, participatie en de besluitvorming. Het verslag van deze bijeenkomst is te raadplegen op de website van het project.

2 JUNI 2023 Op 2 juni wordt een bezoek gebracht aan een project dat aannemingsbedrijf Leenhouts uit Oostburg aan het uitvoeren is in Vlissingen. In opdracht van waterschap Scheldestromen, restaureren zij het metselwerk van de zogenaamde Muur van Altena. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd op het ritme van het getijde van de Westerschelde. Deze uitvoeringsmethode wordt ook uitgewerkt voor de Oude Haven. De leden van de klankbordgroep zijn uitgenodigd om een toelichting te krijgen.

TECHNISCH OVERLEG De heren Bijlsma en Van Uffelen hebben een bevindingenrapport opgesteld en zijn verantwoordelijk voor de opdrachtformulering voor de second opinion uitgevoerd door de TU Delft. Wegens hun achtergrond en kennis is verschillende malen een zogenaamd technisch overleg georganiseerd. In november 2020 twee maal een overleg met Walhout Civil en DVA engineering en in april 2023 met DVA Engineering en BV Ingenieursbureau MUC.

WEBSITE WWW.OUDEHAVENZIERIKZEE.NL Vanaf januari 2023 is voor dit project een website beschikbaar. Middels deze website heeft iedereen beschikking over de verschillende onderzoeken, rapporten en documenten. Bovendien worden de nieuwsbrieven en het laatste nieuws gedeeld. Het is van belang dat iedereen over deze informatie kan beschikken en niet afhankelijk is van derden. In het kader van participatie vinden we dat belangrijk. De website wordt uitgebreid met nieuwe informatie en mogelijkheden. Zo is het vanaf de start van de uitvoering van het project mogelijk om eventuele schade te melden of contact op te nemen met de omgevingsmanager.

11

Laan van St. Hilaire 2 4301 SH Zierikzee Postadres: Postbus 5555 4300 JA Zierikzee T (0111) 452 000 gemeente@schouwen-duiveland.nl www.schouwen-duiveland.nl