8d3 Samenvatting VRZ van concept-accountantverslag

MEMO

Datum opstellen

7 april 2021

Opsteller

VRZ

Voor:

Gemeenteraadsleden Zeeuwse gemeenten

Onderwerp:

Samenvatting (door VRZ opgesteld) van concept accountantsverslag van 23 maart 2021

Samenvatting VRZ van het concept accountantsverslag van 23 maart Ernst & Young kan in verband met nieuwe richtlijnen het oordeel van de controleverklaring pas benoemen op het moment dat de controle volledig is afgewikkeld, dus inclusief de werkzaamheden t.a.v. de gebeurtenissen na de balansdatum. Op 24 maart heeft een eindbespreking plaatsgevonden met de accountant. Ernst & Young geeft aan dat er geen ongecorrigeerde controleverschillen resteren met betrekking tot de getrouwheid en rechtmatigheid. De controleverklaring wordt verstrekt in juni 2021 waarbij opvolging wordt verricht t.a.v. de gebeurtenissen na balansdatum. Procesmatig: • Het eerste concept accountantsverslag is gedeeld en besproken op 23 maart. EY brengt enkele nuanceringen aan en verstrekt het verslag op het moment dat de controleverklaring wordt verstrekt t.b.v. de AB vergadering per juli. • Concept Jaarrekening 2020 voorzien van een samenvatting van het concept accountantsverslag worden voor zienswijzen aan de gemeenteraden gezonden. • De accountant rondt in juni zijn controle af met gebeurtenissen na balansdatum en opvragen van de Letter of Representation • De jaarrekening 2020 wordt ter vaststelling aangeboden aan het AB in juli 2021.

Hierbij wordt het definitief accountantsverslag gevoegd De gemeenteraden ontvangen een samenvatting van het accountantsverslag omdat dit accountantsverslag pas definitief wordt op het moment dat de jaarrekening ter vaststelling wordt aangeboden. Het verslag zelf is geen openbaar stuk zoals de raadsstukken. Deze procesgang is in overleg met de accountant opgesteld. Meest relevante opmerkingen zijn de volgende: • De accountant had vragen over het niet Europees aanbesteden van een contract met een tussenpersoon verzekeringen. Het bedrag van het contract na ontvangst bijkomende facturen kwam boven de Europese aanbestedingsgrens uit. Hij kon zich vinden in de aangeleverde onderbouwing achteraf door VRZ, voorzien van een advies van een externe jurist. In dat kader vraagt hij aandacht voor de vastlegging van de overwegingen m.b.t. de aanbestedingsstrategie en adviseert een startformulier te gebruiken voor aanbestedingen boven een bepaalde drempel. Deze opmerking speelt al enkele jaren. VRZ heeft een projectorganisatie ingericht voor grotere investeringsaanbestedingen. Dit zou vastleggingen e.d. moeten verbeteren. • De aanlevering WNT is niet correct verlopen. De WNT verantwoording in de laatste jaarrekening voldoet nu aan de WNT regelgeving en is correct. VRZ zal voor 2021 het 4 ogenprincipe t.a.v. de aanlevering toepassen.

• Er komen een aantal kredietoverschrijdingen van investeringskredieten voor, welke voorafgaand aan behandeling in het AB van 8 april ter accordering aan het AB worden voorgelegd (totaalbedrag tussen 145.000-167.000). Grootste post is een prijsverhoging op

•

•

•

een bestaand contract (juridisch door VRZ op juistheid beoordeeld) aanschaffing tankautospuiten. In de tweede burap was dit nog niet bekend. De kredietoverschrijdingen worden aan het bestuur ter accordering aangeboden in het AB, waarna deze rechtmatig zijn. Na de eerste concept jaarrekening is een bedrag van ca 77.000 aan nagekomen facturen ingeboekt. Hiervan was ca 39.000 niet te voorzien. De accountant vraagt aandacht voor de nauwkeurigheid en volledigheid van de inschatting van de verplichtingen. De accountant vraagt aandacht voor de kwaliteit van het begrotingsproces. Aangezien de prognosebedragen in de 1e, 2e burap en het uiteindelijk jaarrekeningresultaat sterk variëren. Na de bespreking nuanceert hij dit voor de effecten van de Covid-19 crisis. Geconstateerd is dat binnen financiën een gebruiker account is gebruikt van een voormalig medewerker met als risico omzeilen bevoegdheden. Dit was een incident en de user name is door de teamleider financiën geblokkeerd. Volgens mededeling teamleider financiën was de username niet toegankelijk voor de voormalig medewerker.