822780 RVS P&C-planning 2023

Raadsvoorstel Urgentie Onderwerp Zaaknummer Datum Openbaarheid Afdeling Portefeuillehouder

Opdrachtgever

Middel, Raadsvoorstel behandelen tijdens de vergadering van 20 april 2023. P&C-planning 2023 822780 14 maart 2023 Externe communicatie Bedrijfsvoering 2 (BV2) J.Chr. van der Hoek A.M.J. van Burg P. Schot J.G. Smit D.P.W. Joppe H.L.K. Canters Afdelingshoofd BV2

Voorstel 1. De planning voor het opstellen van de jaarstukken 2022, financiële rapportages 2023, beleidsmonitor 2023, kadernota 2024-2027 en programmabegroting 2024-2027 vast te stellen; 2. Vooruitlopend op het later dit jaar aanpassen van de Financiële verordening in te stemmen met hogere rapporteringsgrenzen in onze financiële rapportages.

Inleiding De Planning & Control (P&C)-cyclus geeft de jaarlijkse cyclus van begroten, bijsturen en verantwoorden weer. Doel is het tijdig en efficiënt opleveren van de documenten in deze cyclus. Beoogd resultaat 1. Het tijdig opleveren van de P&C-documenten; 2. Het verhogen van de rapporteringsgrenzen in de financiële rapportages. Argumenten 1.1 De planning leidt tot een tijdige oplevering van de P&C-documenten. Met het opstellen van de planning sturen we op een tijdige oplevering van de documenten. Hierdoor voldoen we ook aan de tijdige aanlevering van de jaarstukken 2022 en programmabegroting 2024-2027 aan de Provincie. 1.2 Op donderdag 1 juni organiseren we een technische voorlichting over de jaarrekening 2022 en kadernota 2024-2027; op maandag 25 september over de begroting 2024-2027. Al heel wat jaren organiseren we een technische voorlichting over de begroting. Twee jaar geleden zijn we gestart met een soortgelijke bijeenkomst over de jaarrekening en de kadernota. Beide technische voorlichtingen worden ook in 2023 weer georganiseerd. Die over de jaarrekening en de kadernota op donderdag 1 juni. De technische voorlichting over de begroting vindt plaats op maandag 25 september. Dit jaar vindt er op maandagavond 22 mei voor de gemeenteraad een extra workshop gemeentefinanciën plaats, gefaciliteerd door Rein-Aart van Vught van Deloitte.

Rein-Aart zal op een heldere en eenvoudige manier de gemeenteraad meenemen in haar kaderstellende en toetsende rol en hoe zij de P&C-documenten hierop kunnen beoordelen. Ons advies is om bij deze workshop aanwezig te zijn. U ontvangt hiervoor nog een uitnodiging. 1.3 De planning voorziet in één beleidsmonitor en twee financiële rapportages. In de beleidsmonitor wordt u geïnformeerd over de uitvoering van projecten en beleid in 2023. We stellen de beleidsmonitor voor de zomervakantie op. Na vaststelling door het college op 11 juli, wordt de raad geïnformeerd via een raadsbrief op de raadsagenda van 28 september 2023. De eerste financiële rapportage wordt behandeld in de raadsvergadering van 21 juni 2023. Pagina 1 van 3

Het college stelt de tweede financiële rapportage vast op 31 oktober 2023 en biedt deze daarna aan aan de Raad. Zo is de Raad vóór de begrotingsraad geïnformeerd over de financiële consequenties in 2023 en kunnen de structurele financiële consequenties worden betrokken bij de budgettaire ruimte 2024-2027. Vervolgens wordt de financiële rapportage behandeld in de commissie op 7 december 2023 en vastgesteld door de raad op 21 december 2023. 1.4 De planning zorgt ervoor dat u meer tijd krijgt voor de begrotingsbehandeling. Om u meer tijd te geven om de begroting door te nemen wordt deze op donderdag 21 september 2023 uitgereikt. Zoals hiervoor al aangegeven vindt de technische voorlichting plaats op maandag 25 september. Technische vragen kunt u aanleveren tot en met maandag 9 oktober. U ontvangt de antwoorden op vrijdag 20 oktober. 2.1 We stellen voor, op verzoek van de auditcommissie, de rapporteringsgrenzen in de financiële rapportages te verhogen De auditcommissie wil de rapporteringsgrens in de financiële rapportages verhogen. In de financiële rapportages hanteren we tot op heden voor de rapportering over afwijkingen een ondergrens van € 25.000. Deze grens vloeit voort uit artikel 6 lid 3 van de Financiële verordening 2017. In de praktijk ervaren we met het hanteren van deze grens van € 25.000 de volgende nadelen: • Door de lage grens rapporteren we veel afwijkingen.

Dit draagt voor college en raad niet bij aan de leesbaarheid van de rapportages; • Door de detailinformatie werkt de rapportage voor de raad niet voldoende als monitorings- en sturingsinstrument; • Het is voor de organisatie inefficiënt omdat de analyse en vastlegging veel tijd kost. De gewenste situatie is een grens die recht doet aan het bieden van relevante en betrouwbare informatie aan de raad, die hen helpt te monitoren en te sturen. Daarnaast is de hogere grens ook efficiënt voor de uitvoering binnen de organisatie. In overleg met de accountant deden we onderzoek naar de rapporteringsgrenzen. Dit leidt tot het volgende voorstel: Voor afwijkingen op de baten en de lasten: -afwijkingen groter dan € 75.000 op de totale baten dan wel totale lasten van een sub-programma en afwijkingen van meer dan 50% op de totale baten dan wel totale lasten van een sub-programma met een ondergrens van € 25.000. Voor afwijkingen op de investeringsbudgetten: - afwijkingen van groter dan € 75.000 en afwijkingen van meer dan 10% van het geautoriseerd investeringsbudget met een ondergrens van € 25.000. Overwegingen hierbij zijn: • Met deze toepassing sluiten we conform artikel 5 lid 1 van de Financiële verordening 2017 aan bij het autorisatieniveau van de raad.

De raad autoriseert de budgetten op sub-programmaniveau en per investeringsbudget; • De ondergrens van € 75.000 is gebaseerd op een reële grens bezien door de bril van de accountant in relatie tot hun materialiteitsgrens en sluit aan bij ervaringscijfers van andere gemeenten van een vergelijkbare omvang; • Het voordeel van het instellen van een hogere ondergrens in combinatie met een afwijkingenpercentage zorgt ervoor dat we de juiste focus qua informatievoorziening voor de raad aanbrengen. Het doel is afwijkingen naar voren te laten komen die er echt toe doen. Door naast met een bedrag als ondergrens ook met een percentage te werken, nemen we ook verhoudingsgewijs grote relevante afwijkingen mee die onder het grensbedrag van € 75.000 vallen.

Communicatie De P&C-planning 2023 is een openbaar document. Bijlagen P&C-kaart 2023

Pagina 2 van 3

Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland,

Pagina 3 van 3