741633 RSD Vouwvel samenvatting A4 hr

Top tien participatietips aan de raad Voor, tijdens, na het participatieproces Een groot aantal betrokkenen gaf tips mee aan de raad. Medewerkers van de ambtelijke organisatie, collegeen raadsleden, vertegenwoordigers van Stads-, Dorps- en Wijkraden en initiatiefnemers van de vier casussen die in het onderzoek werden uitgediept. De Rekenkamer stelde de volgende Top tien samen.

SCHOUWEN-DUIVELAND DAT ZIJN WE SAMEN

VOOR 1.

Beantwoord de ‘waarom-vraag’: waarom is inwonersparticipatie voor dit onderwerp noodzakelijk? Waarom willen we aansluiten bij dit inwonersinitiatief? Wat willen we ermee bereiken? Bedenk welke onderwerpen zich lenen voor participatie en wat het gaat toevoegen. Kies bewust. Denk na over mogelijke uitkomsten.

2.

Stel het kader vast: welke invloed hebben inwoners, wat is het niveau van participatie (de trede op de ladder, van informeren tot zelfsturing)? En hoe gaan we dus om met de inbreng? Maak per onderwerp duidelijk wat participatie is. Waarover gaat het? Wat is ieders rol en invloed? Wat gebeurt er met de uitkomsten? Doe een realistische toezegging. Bedenk vooraf hoe je omgaat met verschillende standpunten van stakeholders.

3.

Bepaal je eigen rol: in hoeverre nemen wij deel aan het proces, hoe staan wij in contact met inwoners? Hoe gaan we om met inwoners die anders in het proces zitten en raadsleden benaderen? Wees als raadslid bewust van je rol. Maak inzichtelijk wanneer de raad op welke manier betrokken is.

4.

Maak afspraken over het interne samenspel: hoe zien we de rolverdeling raad- college- ambtelijke organisatie? Bedenk dat het voor inwoners ‘de gemeente’ is, niet het college van B&W, de raad of de ambtelijke organisatie. Spreek bij de start van ieder participatietraject af wie wat wanneer beslist en aanlevert.

5.

Maak afspraken over de communicatie: hoe willen we op de hoogte blijven? Hoe willen we de opbrengst (tussentijds) voorgelegd krijgen? Wat doen wij met ontvangen signalen uit de samenleving? Zorg dat er veel meer contact is in het voortraject.

Aandachtspunten • Hoe betrekken we de ‘zwijgende massa’ als tegenhanger van de ‘usual suspect’? • Met welke tools kunnen we de groep participanten diverser maken?

Speciale uitgave van de Rekenkamer voor de

TIJDENS

gemeenteraad om het gesprek levend te houden

6.

Volg het proces: waar zijn we benieuwd naar? Zijn de inwoners betrokken waar het om gaat? Houd de hoofdlijnen in de gaten obv een duidelijke tijdlijn: wat gaat wanneer gebeuren? Wees alert op tijdige, duidelijke, relevante procesinformatie. Toon betrokkenheid, luister mee, zonder inhoudelijke inmenging. Neem niet over.

over inwoners- en overheidsparticipatie

7.

Houd een vinger aan de pols: zijn we als raad rolvast? Hoe verloopt het proces, de planning, de communicatie? Zorg dat het proces en de communicatie goed blijven lopen. Houd in de gaten wie welke belangen heeft. Weet op welke data je je baseert.

8.

Agendeer de zaken die spelen, bijvoorbeeld: hoe gaan we om met conflicterende belangen tussen inwoners en ondernemers? Hoe verhouden de participatieconclusies zich tot andere dossiers waarover we moeten besluiten? Bied gelegenheid om directer vragen te beantwoorden; geen/ minder tussenschakels. Laat bijv. een Klankbordgroep voorzitter inspreken in de commissie. Dat kan onduidelijkheid wegenemen over uitkomsten van het participatieproces.

Aanvullend: • Waardeer, stimuleer eigenaarschap. Verplaats je in de ander, luister. • Beloon mensen voor hun tijd > working lunch/diner. • Wees consequent en betrouwbaar

NA 9.

Wees transparant over de besluitvorming: hoe hebben we de inbreng, ideeën gewogen?

10.

Evalueer en leer: hebben we gedaan wat we beloofden? Hoe hebben betrokken inwoners het participatie-proces ervaren? Wat leren we hieruit voor volgende participatieprocessen?

Aanvullend: Denk na over het participatieproces in de volgende fase. Stel opnieuw het kader vast.

Inspiratiebronnen • Toolkit lokale driehoek van de Vereniging van Griffiers, de Vereniging van Gemeentesecretarissen, het Nederlands Genootschap van Burgemeesters en Democratie in Actie. • Website Participatiewijzer van ProDemos.

Deze uitgave vloeit voort uit het waarderend onderzoek in 2022 naar inwoners- en overheidsparticipatie. Met speciale aandacht voor de rol van de gemeenteraad. Met dit onderzoek beoogt de Rekenkamer om de raad een gedeelde kennisbasis te bieden en handvatten aan te reiken voor het toekomstige samenspel met inwoners.

Participatiekompas als gespreksinstrument

Rollen raadsleden in het participatieproces

Het Participatiekompas is een hulpmiddel voor de raad om uitgangspunten te formuleren over de manier waarop zij in verbinding wil staan met de samenleving om belangen af te wegen en maatschappelijke opgaven te realiseren. En wat dat betekent voor het samenspel in de driehoek raad, college, ambtelijke organisatie. Inwonersparticipatie: de gemeente neemt het initiatief om inwoners te betrekken bij de voorbereiding, uitvoering en/of evaluatie van beleid en projecten.

HOE faciliteert/ organiseert de gemeente het samenspel met inwoners?

Hoe COMMUNICEERT de gemeente in het samenspel met inwoners?

Volksvertegenwoordigende rol

WAT wil de gemeente in contact met inwoners inhoudelijk bereiken?

Binnen welke KADERS organiseert de gemeente het samenspel met inwoners?

Overheidsparticipatie: inwoners(groepen) nemen het initiatief om de gemeente te betrekken bij maatschappelijke vraagstukken.

Steeds is gewezen op de noodzaak om helder te zijn over de rolverdeling in participatieprocessen. Het betekent onder meer dat de rol van de gemeenteraad als eindbeslisser en volksvertegenwoordiger verduidelijkt moet worden in het hele traject. Dit overzicht kan behulpzaam zijn om te verdiepen op de vraag in het Participatiekompas over ROLVERDELING in het samenspel met inwoners.

m Co

m u n i c at

?

Vooraf WAAROM maakt de gemeente werk van het samenspel met inwoners?

Kaderstellende rol

Controlerende rol

invloed op inhoud

WIE ontmoet de gemeente in het samenspel?

WANNEER ontmoeten gemeente en inwoners elkaar?

Agendasetter Zorgt dat bepaalde thema’s op de gespreksagenda terecht komen

passief

Gastvrouw/Gastheer Nodigt mensen uit om het over een bepaald thema te hebben en faciliteert het gesprek Toeschouwer Is aanwezig en beziet hoe het participatieproces doorlopen wordt

Welke INVLOED geeft de gemeente inwoners in het samenspel?

In het Raadsakkoord 2022-2026 spreekt de gemeenteraad de wens uit om de participatieladder in te zetten om voor iedere projectfase te bepalen hoe raad en burgers betrokken worden in het project. Dit overzicht kan behulpzaam zijn om te verdiepen op de vraag in het Participatiekompas over de INVLOED van inwoners in het samenspel.

co-produceren adviseren raadplegen informeren

Participatieniveau

Belofte

Instrumenten

Zelfsturing, initiatief bij inwoner

Wij stellen u in staat om uw initiatief te realiseren

Uitdaagrecht, burgerinitiatief

Meebeslissen

Wij implementeren wat u beslist

Participatief begroten, burgerreferendum (bindend)

Wij werken met u samen bij het ontwerpen en/of implementeren van bepaalde diensten en luisteren naar u als partner We geven u de gelegenheid met ons mee Adviseren / betrekken te denken en te praten en nemen uw advies mee in besluitvorming We luisteren naar uw mening/feedback en Raadplegen zorgen en geven feedback over hoe input wordt verwerkt Co-produceren / Samenwerken

Informeren

Gespreksdeelnemer Gaat zelf in gesprek met samenleving over thema’s

Interviewer Haalt ideeën en meningen op in de samenleving

actief Gespreksleider Zorgt dat er een goed gesprek over inhoud gevoerd kan worden door de samenleving

invloed op proces

Wat aan ieder participatieproces voorafgaat

Op de participatieladder

(mee)beslissen

Achteraf

Welke rol kies je in het participatieproces?

ie

Welke ROLVERDELING spreekt de gemeente af in het samenspel met inwoners?

Tussentijds

Buurtpreventieteams, samenwerking op gebiedsniveau tussen burgers en verschillende instanties Burgerpanels, adviesraden, burgerforums, buurt/wijkraden, G1000 Burgerpeilingen, tevredenheidsenquêtes, burgerreferendum (niet bindend)

We houden u op de hoogte en u kunt vragen Bewonersavonden, informatiebijeenkomsten, stellen informatieve apps

Tijdens het onderzoek gaven gesprekspartners het volgende mee aan de raad. 1. Houding (mindset) - Wil je als raad in gesprek over het niveau van participatie of proces? Laat je het los en wil je geïnformeerd worden, of wil je ook een rol? Waarover wil je in gesprek, over ieder onderwerp? - Stel je open op en luister!!! - Wees moedig. Geef de burger ruimte. Geef het bestuur (meer) ruimte. Geef ruimte aan het proces - Blijf creatief denken - Stuur niet te veel, wees terughoudend. Neem het niet over, toon wel betrokkenheid - Voed elkaar op

“We geven het proces weg, maar wij zijn van de inhoud. Waar ontmoet je elkaar? ” 3. Proces - Overdenk of er voor de raad een technische rol kan zijn in een participatieproces - Gebruik de dorps/wijkraden. Kom langs. Luister en leg uit vanuit de raad

“Straal uit dat participatie leuk is! ” “Luisteren is essentieel – op de hoogte zijn van wat er speelt in de samenleving. Niet overnemen, niet politiek maken. ” 2. Inhoud - Gebruik de strategische visie als afwegingskader voor initiatieven. Neem die visie mee in het hele traject - Kies voor een simpel participatiemodel - Sta stil bij het PROCES en bij de INHOUD. Let op de verwachtingen over de inhoud - Stel kaders vast voor het goed functioneren van dorps/stadsraad en hun ondersteuning en help hen met participatie

4. Organisatie - Stel vast of de organisatie is toegerust op een participatieve samenleving - Haal meer expertise in huis. Zorg voor voldoende budget voor procesbegeleiding gedurende het hele proces - Zorg dat participeren leuk is voor alle betrokkenen 5. Communicatie en kennisdelen - Leg jongeren uit wat de gemeente en participatie is - Zorg voor goede contacten/communicatie met de interne organisatie, dat voorkomt misverstanden en/of dubbel werk - Maak het concreet in makkelijke taal - Deel meer kennis