735405 RVS Kaders rechtmatigheid 2022 en intrekken verordeningen

Raadsvoorstel

Urgentie

Onderwerp Zaaknummer Datum Openbaarheid Afdeling Portefeuillehouder Opdrachtgever

Middel, De accountant heeft het kader nodig voor zijn controles over 2022, uiterlijk 1 april 2023. In het overleg met de auditcommissie van december 2022 is besproken dat dit raadsvoorstel verloopt via de auditcommissie, te agenderen op 30 januari. Daarna ter behandeling in de plenaire vergadering van de raad uiterlijk maart 2023. Kaders rechtmatigheid 2022 en intrekken verordeningen 735405 17 januari 2023 Externe communicatie Bedrijfsvoering 2 (BV2) D.P.W. Joppe Afdelingshoofd BV2

Voorstel 1. De controleverordening, vastgesteld op 24-2-2022, in te trekken. 2. De 1e wijziging op de Financiële verordening 2017, vastgesteld op 24-2-2022, in te trekken. 3. Enkele normen op het gebied van subsidies en inkoop & aanbesteding buiten het normenkader te houden tot en met 2023. 4. Het normenkader voor 2022 vast te stellen. 5. Het controleprotocol 2021 te verlengen voor 2022.

Inleiding Vanaf het verslagjaar 2022 zouden wij de rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Dit als gevolg van de aangekondigde wijziging van de Gemeentewet (artikel 213). In ons raadsvoorstel van 25 januari 2022 (zaak 490849), hebben wij u voorgesteld hiervoor kaders vast te stellen en die vast te leggen in een controleverordening en de aanpassing van de financiële verordening. U heeft in uw vergadering van 24 februari 2022 hiertoe besloten. De behandeling verliep in Den Haag vanwege agendatechnische omstandigheden vertraging op, want het wetsontwerp is pas op 27 september 2022 aanvaard door de 1e Kamer. De wetswijziging treedt op zijn vroegst en naar verwachting in werking per 1 januari 2023. De genomen besluiten tot vaststelling van de bovengenoemde nieuwe verordening en wijzigingsverordening sluiten qua periode niet meer aan, omdat die na publicatie een terugwerkende kracht krijgen naar 1 januari 2022. Inmiddels heeft u van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (zaak 730195) kennis kunnen nemen dat er nieuwe modelverordeningen hiervoor zijn opgesteld. De implementatie hiervan heeft onze aandacht en zal in 2023 zijn beslag krijgen. We hebben voor 2022 voldoende houvast aan de huidige regelgeving. Beoogd resultaat Kaders stellen voor het onderzoek van de accountant naar de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarrekening 2022. Argumenten 1.

De reeds vastgestelde Controleverordening treedt bij afkondiging in werking met terugwerkende kracht. De vastgestelde controleverordening kent een artikel dat de verordening bij publicatie in werking treedt met terugwerkende kracht naar 1 januari 2022. Dat is nu niet de bedoeling. Wij hebben de verordening in afwachting van de wetswijziging niet gepubliceerd en deze is dus niet van kracht gegaan. Juridisch is wel correct dat de raad het besluit intrekt en waarmee de huidige verordening ook in stand blijft.

Pagina 1 van 3

De nieuwe modelverordening van de VNG verschilt erg van de oude verordening. We komen daarom later, in 2023, met een voorstel om een nieuwe Controleverordening vast te stellen. 2. De reeds vastgestelde 1e wijziging van de Financiële verordening treedt bij afkondiging in werking met terugwerkende kracht. De vastgestelde eerste wijziging van de financiële verordening kent een artikel dat de verordening bij publicatie in werking treedt met terugwerkende kracht naar 1 januari 2022. Ook dat is nu niet meer de bedoeling. Wij hebben deze wijzigingsverordening in afwachting van de wetswijziging niet gepubliceerd en deze is dus niet van kracht gegaan. Dan blijft het ook hier juridisch juist deze alsnog in te trekken. Ook hier verschilt de nieuwe modelverordening erg met de huidige verordening. We komen daarom later, in 2023, met een voorstel een nieuwe Financiële verordening vast te stellen. 3. Besluiten waarop beheersing nog niet voldoende is gewaarborgd of niet noodzakelijk zijn voor subsidiëring buiten het normenkader laten Aanbesteding: In oktober 2019 heeft uw raad het Inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld. Juist omdat het door uw raad is vastgesteld, maakt het in onderdeel uit van het normenkader. Dat houdt in dat álle inkopen en aanbestedingen volgens dit beleid, lees norm, moeten zijn gedaan. Die zekerheid kunnen wij u voorlopig nog niet geven.

Onder andere COVID-19 heeft de implementatie van het inkoop- en aanbestedingsproces vertraagd. We zetten nu stappen op het volledig proces van inkoop tot en met factuurafhandeling te verbeteren met een applicatie die op zijn vroegst 2024 operationeel zal zijn. Subsidies: De externe accountant constateerde bij de controle van de jaarrekening 2019 dat bij het proces rondom subsidieverlening de regels zoals opgenomen in de subsidieverordening niet geheel nageleefd worden. Zo is vastgesteld dat (1) bij de subsidieaanvraag geen begroting is aangeleverd voor de vier jaar volgende op het boekjaar en (2) een vermogensplan ontbreekt. Bij de subsidieverantwoording is (3) geen vereiste controleverklaring aanwezig die ingaat op de rechtmatige besteding van de subsidie. Bij ons voorstel tot vaststelling van de nieuwe Algemene subsidieverordening hebben we de bepalingen over een begroting voor vier jaar en een vermogensplan al geschrapt. In de praktijk blijkt namelijk dat de meeste organisaties de begroting voor het eerste jaar kopiëren naar de drie daaropvolgende jaren en hetzelfde doen voor het vermogensplan. Daarnaast hebben wij besloten coulant om te gaan met de in de oude subsidieverordening benoemde accountantsverklaring over rechtmatigheid. Ons voorstel is daarom deze drie normen buiten het normenkader te houden voor de aanvraag van subsidies voor 2022 én 2023. 4.

Het normenkader is voor 2022 aangepast. Twee nieuwe verordeningen zijn aan het normenkader toegevoegd, te weten de Verordening rioolaansluitrecht en de Verordening lening Duurzaam en Langer Thuis. De hondenbelasting is verwijderd. Die is per 1 januiari 2021 ingetrokken. Verder zijn de financiële regelingen die met de SISA-verantwoording worden afgedekt voor de herkenbaarheid en duidelijkheid per regeling opgenomen. Het normenkader treft is bijgevoegd als bijlage 1. Het normenkader is vooraf getoetst op plausibiliteit door de raad aangestelde externe accountant. 5. Het controleprotocol 2021 is ook voor 2022 passend. Verleden jaar heeft u het protocol uit 2020 verlengd voor 2021. En dat is nog goed bruikbaar voor het controlejaar 2022, omdat de rechtmatigheidsverantwoording geheel ligt bij de accountant. Kanttekeningen 3.1 Niet uitsluiten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid betekent geen goedkeurende verklaring van de accountant De accountant gaat, indien hij constateert dat er betalingen zijn gedaan die niet tot stand zijn gekomen volgens het inkoop- en aanbestedingsproces (lees: niet volgens de u vastgelegde norm), deze betalingen aanmerken als onrechtmatig en legt die langs de lat van de tolerantiegrens van 1% van alle uitgaven. De verwachting is dat de onrechtmatige betalingen meer dan 1% van de uitgaven zijn.

En die constatering leidt tot een controleverklaring met een beperking of een afkeurende verklaring bij fouten groter dan 3%. Communicatie Na vaststelling het Controleprotocol inclusief het normenkader brengen wij deze stukken ter kennis van de externe accountant.

Pagina 2 van 3

Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland hebben op 17 januari 2023 besloten, S.J.A. Bronsveld

J.Chr. van der Hoek MBA

Secretaris

Burgemeester

Pagina 3 van 3