21 08 20 Procesvoorstel uitvoering Dorpsvisie BH DEF

Procesvoorstel uitvoering Dorpsvisie Burgh-Haamstede A. Uitgangspunten -

-

-

Basis voor de verdere uitvoering van de Dorpsvisie zijn de Dorpsvisie, zoals door de raad begin 2020 vastgesteld en de drie rapporten waarvan de raad in juni 2021 kennis heeft genomen. Dit zijn: o De landschappelijke en cultuurhistorische analyse o Het verkeersonderzoek o Het strategisch programma Bovengenoemde drie laatste documenten dienen, conform het door de raad op 24 juni 2021 vastgestelde amendement, als leidraad voor het college van burgemeester en wethouders bij het uitwerken van voorliggend procesvoorstel (met uitvoeringsprogramma), het uitwerken van projecten en toetsen van projectvoorstellen van initiatiefnemers, alsmede het opstellen van de daaruit voortvloeiende voorstellen voor de gemeenteraad. Naast de drie documenten moet bij de uitwerking van de Dorpsvisie rekening worden gehouden met de inhoudelijke kaders, die de raad in het 4e kwartaal van 2021 definitief vaststelt. Conform het vastgestelde amendement van 24 juni 2021 worden in het procesvoorstel minimaal een stuurgroep, een klankbordgroep en projectgroepen geborgd, inclusief taken en verantwoordelijkheden. Er wordt daarnaast ruimte geboden voor het instellen van werkgroepen. Tevens moet in het procesvoorstel het betrekken van de jeugd specifiek worden opgenomen.

B. Projectorganisatie Stuurgroep - Uitgangspunt: De stuurgroep is opdrachtgever voor de projecten. De stuurgroep verstrekt opdrachten met heldere en concrete doelstellingen. De opdrachten worden in beginsel opgesteld door de projectmanagers via projectfiches (zie verderop), zo nodig in afstemming met ondersteunende bureaus en/of initiatiefnemers. - De huidige stuurgroep blijft in stand en bestaat uit de volgende personen: o J. van Burg, wethouder (voorzitter/ bestuurlijk opdrachtgever) o A. Smit, wethouder (vicevoorzitter) o K. Veerhoek, voorzitter dorpsraad o N. Bom, voorzitter ondernemersvereniging o E. Caspers, ambtelijk opdrachtgever o R. de Winter, gemeentelijke projectmanager intern o H. Post, gemeentelijke projectmanager extern o S. Zenden, secretariële ondersteuning - De bestuurlijk opdrachtgever is ambassadeur voor het programma en zit de vergaderingen van de stuurgroep voor. - De stuurgroep heeft als belangrijkste taak het vervullen van een initiërende, signalerende en op doelstellingen (bij)sturende rol ten aanzien van projecten. Kortom, de stuurgroep is bestuurlijk verantwoordelijk voor de naleving van het procesvoorstel en het uitvoeringsprogramma. Deze taak kan nader worden omschreven als het regelmatig (en tussentijds) beoordelen van het projectresultaat, de projectdoelstelling en de projectrisico’s.

Na afronding van een projectfase zal de stuurgroep moeten bekijken of de projectresultaten voldoende zijn, de projectdoelstellingen nog gelden en de projectrisico’s aanvaardbaar zijn en/of in voldoende mate worden afgedekt. Deze taak van de stuurgroep impliceert dat de leden van de stuurgroep goed op de hoogte zijn van de status en voortgang van projecten. - De stuurgroep vervult eveneens een taak in de besluitvorming voor situaties, waarin de projectmanagers geen bevoegdheden hebben of waarin er sprake is van tegengestelde belangen of conflicten binnen de projectorganisatie. De rol die de stuurgroep in het besluitvormingsproces vervult, is duidelijk. Besluiten die de stuurgroep neemt zijn bindend, voor zover passend binnen het mandaat van de stuurgroep of vormen een advies richting college en raad, indien de besluitvorming bij deze organen thuishoort. - De stuurgroep heeft bestuurlijke verantwoordelijkheid. De stuurgroep delegeert hierbij het dagelijkse projectmanagement aan de projectmanagers, die binnen afgesproken grenzen (tijd, geld, kwaliteit en scope) werken. Binnen de grenzen die de stuurgroep aangeeft dan wel volgen uit de uitgangspunten in de projectfiches kunnen de projectmanagers zelfstandig beslissingen nemen. De projectmanagers rapporteren aan de stuurgroep en zorgen voor een afdoende

1

-

informatiestroom richting de stuurgroep. Zodra een project buiten deze vastgestelde grenzen dreigt te komen, zijn zij verplicht dit direct te rapporteren. De stuurgroep heeft als taak te bewaken dat de grenzen niet worden overschreden. Hiermee wordt in zekere mate gewaarborgd dat significante afwijkingen van de koers de stuurgroep zo snel als mogelijk bereiken. Verslagen en bijlagen bij de verslagen van de stuurgroep kunnen pas openbaar worden gemaakt als deze in de (eerstvolgende) stuurgroep definitief vastgesteld worden. De stuurgroep komt eenmaal per vier weken bijeen.

Klankbordgroep - Uitgangspunt: de klankbordgroep heeft een adviserende rol richting de stuurgroep en is verantwoordelijk voor het geven van deskundig advies vanuit een breed perspectief. - We organiseren een klankbordgroep die in principe bestaat uit de volgende organisaties c.q. personen: o Rene de Weijer (voorzitter) o Projectmanager extern (vicevoorzitter) o Projectmanager intern o Sylvia Zenden (secretariële ondersteuning) o Vertegenwoordiger van nader te bepalen organisatie op gebied van kunst en cultuur o Vertegenwoordiger van nader te bepalen organisatie op gebied van sport o Vertegenwoordiger van nader te bepalen organisatie op gebied van natuur en landschap o Vertegenwoordiger namens organisatie op het gebied van midden- en kleinbedrijf (Ondernemerskring Schouwen-Duiveland) o Vertegenwoordiger namens organisatie op het gebied van horeca (Horeca Nederland) o Vertegenwoordiger namens organisatie op het gebied van recreatie (Recron SchouwenDuiveland) - Overigens kunnen leden van de klankbordgroep slechts deelnemen, indien er sprake is van vertegenwoordiging van een rechtspersoon. - Vanuit de gemeentelijke organisatie kunnen er agendaleden worden toegevoegd, indien de stand van zaken van bepaalde projecten dat noodzakelijk maakt. - We kiezen voor een ‘technisch voorzitter’, in de persoon van Rene de Weijer, die onafhankelijk van alle partijen opereert.

Hij wordt op basis van een vast uurtarief ingehuurd en op basis van verrichte werkzaamheden vindt er een vergoeding van de kosten plaats. - De leden van de klankbordgroep worden geworven, door de betrokken organisaties via de gemeentelijke projectmanagers te benaderen, waarbij duidelijk de taken en bevoegdheden worden omschreven, alsmede een indicatie van de tijdsbesteding. - De voordracht van klankbordgroep leden vindt plaats door de gemeentelijke projectmanagers, waarna een voordracht tot ‘aanstelling’ aan de stuurgroep wordt gedaan. - De klankbordgroep heeft een adviserende rol richting de stuurgroep, maar er is geen sprake van een orgaan met formele rechten en bevoegdheden. - De klankbordgroep als orgaan (en niet de individuele leden) heeft de bevoegdheid om gevraagd en ongevraagd adviezen, voorstellen en aanbevelingen inzake projecten en/of het uitvoeringsprogramma uit te brengen. - Tot de taken en bevoegdheden behoort niet het behartigen van belangen in formele zin. In formele procedures is geen rol voor de klankbordgroep als zodanig weggelegd. - Adviezen, ideeën, suggesties en bedenkingen van de klankbordgroep worden in de verslagen van de klankbordgroep vergaderingen en eventuele overige overlegde stukken vastgelegd en verstrekt aan de stuurgroep ten behoeve van de besluitvorming in de stuurgroep.

- De leden van de klankbordgroep ontvangen, ter kennisname, een afschrift van de relevante besluiten die de stuurgroep neemt. - De klankbordgroep geeft bij voorkeur toegelicht advies, waarover consensus is binnen de klankbordgroep. - Er wordt een kort verslag (met actiepunten) gemaakt van de klankbordgroep vergaderingen, dat aan de leden van de klankbordgroep wordt toegezonden. - Verslagen en bijlagen bij de verslagen van de klankbordgroep kunnen pas openbaar worden gemaakt als deze in de eerstvolgende klankbordgroep definitief vastgesteld worden. - De klankbordgroep komt bij voorkeur eenmaal per vier weken bij elkaar. Projectgroep - Uitgangspunt: De projectgroep is opdrachtnemer van opdrachten vanuit de stuurgroep.

2

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Indien er sprake is van een project of programma dan werken we met een projectgroep, die in principe bestaat uit minimaal 3 en maximaal 7 vertegenwoordigers, exclusief gemeentelijke medewerkers met daarbij in ieder geval: o Een vertegenwoordiger van de dorpsraad o Een vertegenwoordiger van de ondernemersvereniging o Inwoner(s) o Ondernemer(s) Bij de samenstelling van de projectgroep per project kijken we ook naar vertegenwoordiging van bestuursleden van een belangen- of bewonersvereniging, zoals onder meer Westenschouwens Welvaren, Belangenvereniging Nieuw-Haamstede of geregistreerde organisaties op het gebied van kunst, cultuur, sport, natuur en recreatie. Het plangebied en/of de inhoud van een project spelen hierbij een belangrijke rol. De projectmanagers staan namens de projectgroep in verbinding met de stuurgroep en de klankbordgroep. De projectgroep werkt binnen de gestelde randvoorwaarden van de opdracht. Een projectgroep vormt de dagelijkse leiding over het project en komt regelmatig bijeen. Wat ‘regelmatig’ is, is afhankelijk van de intensiteit, omvang en complexiteit van een project, alsmede de fase waarin een project zich bevindt. De voorzitter van de projectgroep is meestal één van de gemeentelijke projectmanagers. In overleg met de projectgroepleden kunnen de gemeentelijke projectmanagers het voorzitterschap ook overlaten aan een onafhankelijke voorzitter.

De andere projectgroepleden zijn (mede) verantwoordelijk voor de producten die het project oplevert of voor de controle op de inhoud van die producten. Van het aantal deelnemers en bezetting kan gemotiveerd worden afgeweken, indien een project locatie gebonden is en/of het een particulier initiatief betreft, waarbij de initiatiefnemer geen of pas later in het proces een projectgroep wil instellen. Indien dit aan de orde is zullen de gemeentelijke projectleiders een voorstel voor de afwijkende samenstelling voorbereiden en deze aan de stuurgroep ter besluitvorming voorleggen. Er worden geen minderheidsstandpunten toegestaan in rapportages, documenten en ‘adviezen’. Het initiatief en de wijze van de werving van de leden van een projectgroep wordt nader bepaald in afstemming met de dorpsraad en de ondernemersvereniging. In ieder geval wordt via de website van de dorpsvisie, de website van de dorpsraad en een advertentie in de Wereldregio aandacht besteed aan de werving. Tijdens de werving worden duidelijk de taken en bevoegdheden van een lid van de projectgroep omschreven, alsmede een indicatie van de tijdsbesteding. Overigens worden via het bijgevoegde participatievoorstel (bijlage 2) mensen ook ‘gemotiveerd’ om te participeren in de projectgroepen.

De gemeentelijke projectmanagers adviseren, gehoord de voordracht van de dorpsraad en/of ondernemersvereniging, over de selectie van leden voor de projectgroep, waarna een voordracht tot ‘aanstelling’ aan de stuurgroep wordt gedaan. Daarbij wordt afgewogen of beoogde projectgroepleden lid zijn van een organisatie. Verder wordt ook de woon- en vestigingsplaats bezien, alsmede leeftijd en ‘sectoren’. Er wordt gezocht naar een gezonde balans tussen jongeren, mensen van middelbare leeftijd en oudere mensen. Bij sectoren kijken we wat meer naar de achtergronden van mensen: kunst/cultuur, bouwen, detailhandel, horeca, sport, natuur et cetera. Er wordt gestreefd naar evenredige en evenwichtige samenstelling. Mensen mogen in beginsel maximaal in twee projectgroepen deelnemen. Indien dit leidt tot onderbezetting of een onevenredige samenstelling van projectgroepen zal in overleg met de dorpsraad en de ondernemersvereniging naar een oplossing worden gezocht en aan de stuurgroep worden voorgelegd. Deelname aan een projectgroep kan uitgesloten worden, als er persoonlijke belangen spelen bij een specifiek lid van de projectgroep. De gemeentelijke projectmanagers kunnen de stuurgroep voorstellen om een extra participatie mogelijkheid toe te voegen naast de projectgroep.

Dit kan aan de orde zijn bij projecten van een grotere omvang en/of grote maatschappelijke impact, waarbij participatie van een groter aantal inwoners noodzakelijk is. Een mogelijkheid hiervoor is het, op voordracht van de dorpsraad, instellen van een werkgroep. Ook andere instrumenten zijn denkbaar, zoals een interactieve website. Het instellen van een werkgroep, binnen de kaders van het procesvoorstel, is overigens een zelfstandige bevoegdheid van de dorpsraad, conform artikel 9 van de statuten van de dorpsraad.

Werkgroep

3

-

-

Uitgangspunt: Een werkgroep kan worden ingesteld om een projectgroep inhoudelijk te ondersteunen en te borgen dat voldoende mensen kunnen meedenken en zich kunnen uitspreken over een project. Het initiatief voor het vormen van een werkgroep ligt bij de dorpsraad. De vorm van een werkgroep is vrij. Het aantal mensen en de samenstelling van de werkgroep kunnen in goed onderling overleg worden bepaald. De uiteindelijke samenstelling en werking van de werkgroep is een zelfstandige bevoegdheid van de dorpsraad en valt buiten de verantwoordelijkheid van de stuurgroep. Een werkgroep is altijd gekoppeld aan een projectgroep als de werkgroep zich richt op de projecten en planning, zoals opgenomen in dit procesvoorstel. De planning van de werkgroep voegt zich in dat geval zo goed mogelijk in de planning van de projectgroep. Per project kunnen eventueel meerdere werkgroepen worden samengesteld, indien de complexiteit van het project dit vergt. Een werkgroep formuleert gevraagd en ongevraagd adviezen en rapporteert deze aan de (bijbehorende) projectgroep.

C. Jeugd en gezinnen Tijdens de uitvoering van diverse projecten in het kader van de dorpsvisie hebben we geconstateerd dat jeugd (6 tot 18 jaar) alsmede gezinnen met jonge kinderen (ofwel de leeftijdscategorie tot circa 40 jaar) niet tot nauwelijks interesse tonen voor de ontwikkelingen in het dorp. Graag willen we de betrokkenheid en participatie van deze doelgroep(en) verbeteren. Graag willen wij op hoofdlijnen het volgende doen: -

-

Categorie van 6 tot 18 jaar: De financiële middelen voor het project ‘Geluksmomenten’, dan wel een deel ervan, inzetten om een project ‘voor en door’ jongeren te laten voorbereiden. In dit geval betreft de doelgroep jeugd in de leeftijdscategorie van 6 tot 18 jaar. De kinderen in deze leeftijdscategorie mogen ideeën en/of plannen indienen, die worden begeleid door een nader in te stellen onafhankelijke commissie, die tevens functioneert als jury, onder voorzitterschap van de gemeente. De stuurgroep beslist over de voordracht van de commissie (jury), waarin dan in ieder geval weer een jurylid deelneemt uit de eigen leeftijdscategorie (ouder dan 12 jaar). De commissie maakt een shortlist van circa 5 originele en (financieel) haalbare plannen, die vervolgens via een ‘pitch’ gepresenteerd mogen worden. Het beste plan wordt uiteindelijk verder uitgewerkt en gerealiseerd. Categorie van 18 tot 40 jaar: In het vervolgproces van de uitvoering van de dorpsvisie is een doelstelling om een bredere doelgroep te mobiliseren, te betrekken en te activeren. Daarbij is het van belang om andere middelen en methodes van participatie in te zetten die passen bij die bredere doelgroep. Er leeft dus met name een wens om mensen in de leeftijd van 18 tot 40 jaar te betrekken, waaronder dus mensen met jonge kinderen c.q. gezinnen.

D. Van proces naar inhoud We hebben het Kadaster gevraagd om samen met de gemeentelijke projectmanagers te onderzoeken hoe we de participatiegraad kunnen vergroten (meer deelnemers, meer inbreng en diverse samenstelling). Daarbij is een idee om diverse interactieve momenten te organiseren met een dynamisch gehalte, maar zonder verplichtingen. Om iedereen in de gelegenheid te stellen om aan te sluiten, is het voorstel om het participatietraject in verschillende stappen op te bouwen. Wij onderscheiden vier stappen, die op een gegeven moment een bepaalde continuïteit waarborgen. Het vierluik is ten tijde van de behandeling van dit voorstel al opgestart en als volgt opgebouwd:    

Stap 0: ‘trailers’; Stap 1: ‘vliegende start’ Stap 2: ‘dynamische themabijeenkomsten’ Stap 3: ‘voortdurende terugkoppeling’

Voor meer informatie verwijzen wij naar bijlage 2. E. Middelen Het primaire middel om voortgang, documenten, aanstaande bijeenkomsten en alle andere relevante informatie rondom de uitvoering van de dorpsvisie te communiceren, blijft de specifieke website www.dorpsvisieburghhaamstede.nl. Het doel is om het ‘bereik’ van de website te optimaliseren. De

4

gemeente kan dit doen door berichten die worden geplaatst op deze site via andere social media kanalen van de gemeente (Facebook, Instagram et cetera) te delen met de bevolking. Verder hebben de dorpsraad en de ondernemersvereniging hierin een taak. Ook zij moeten via hun eigen (social) media kanalen de berichten verspreiden onder bewoners en ondernemers. Verder zal er per project maatwerk geleverd worden. De inzet van communicatiemiddelen is onder meer afhankelijk van de initiatiefnemer (is het een gemeentelijk project of niet?), het te bereiken resultaat en de fase waarin het project verkeerd. Verder is het een mogelijkheid om een in later stadium van de uitvoering (als er daadwerkelijk ‘fysieke’ werk zichtbaar is) een locatie in Burgh-Haamstede te reserveren als atelierruimte waar de stand van zaken van de projecten permanent kan worden getoond en die ook als werkruimte kan worden gebruikt voor de verschillende projectgroepen, waarbij vooral wordt gedacht aan de jongere doelgroepen. Wellicht is het dorpshuis (De Schutse) hiervoor een optie. F. Uitvoeringsprogramma We zijn aan de slag gegaan met het opstellen van een uitvoeringsprogramma (zie bijlage 1), waarin specifieke projecten en programma’s zijn opgenomen in de vorm van projectfiches.

In een projectfiche worden de probleem- en doelstelling in korte passages omschreven, evenals de afbakening van het plangebied, de planning (per kwartaal), budgetten en de ‘rolverdeling’ tussen betrokken partijen. Tevens zijn de onderlinge verbanden tussen projecten in beeld gebracht. Het uitvoeringsprogramma is opgesteld door de gemeentelijke projectmanagers en vastgesteld door de stuurgroep. Daarbij geldt dat de projectfiches ‘dynamisch’ zijn, zodat de omschrijving van de projecten in afstemming met de klankbordgroep en projectgroep altijd nog aangepast kunnen worden. Het uitvoeringsprogramma als geheel is daarmee ook flexibel en altijd aan te passen en aan te scherpen. We komen daarbij tot de volgende projecten en programma’s, met tussen haakjes de beoogde startdatum van het project: 1. Beeldkwaliteitsplan en stedenbouwkundig plan (2021) 2. Optimalisatie verkeersveiligheid Kloosterweg (2021) 3. Herontwikkeling locatie Noordstraat 34-36 (2022) 4. Herontwikkeling Kop van Haamstede, inclusief verplaatsing Market Plaza (2021) 5. Ontwikkeling (pilot) mobiliteit hub en lokaal na vervoer (2021) 6. Haalbaarheidsonderzoek verkeersontsluiting/’inprikker’ Burgh (2021) 7. Gebiedsontwikkeling Burgh: ontsluiting, Karolingische Burcht, FC de Westhoek, parkeerterrein, huidige locatie Market Plaza en Regioschool (2023) 8.

Herinrichting Noordstraat/Ring/Weststraat (2022)  Ontwerp: 2022  Aanbesteding: 2023  Uitvoering 2023/2024 9. Herinrichting Burghseweg/Weststraat (2023)  Ontwerp: 2023  Aanbesteding: 2024  Uitvoering: 2024/2025 10. Herinrichting Burghseweg/Burghsering/Kerkstraat (2024)  Ontwerp: 2024  Aanbesteding: 2025  Uitvoering: 2025/2026 11. Herinrichting Hogeweg (2025)  Ontwerp: 2025  Aanbesteding: 2026  Uitvoering: 2026/2027 12. Herstructurering bedrijventerrein Roterij (2023) 13. Gat van de Noordstraat (2021) 14. Ontwikkeling Gezondheidscentrum (2022) 15. Verplaatsing en herontwikkeling terrein Bouwbedrijf Bijkerk en Koebel (2021) 16. Woningbouw hoek Bernhardstraat/Julianastraat (2021) 17. Herontwikkeling voormalige gemeentewerkplaats en omgeving (2022) 18. Ontwikkeling kunst en cultuur (2022)

5

19. Regioschool cluster Noord-West (2021) 20. Geluksmomenten en verfraaiing entrees (2021) 21. Positionering Burgh-Haamstede (2021) Het is uiteraard niet mogelijk en/of noodzakelijk voor alle projecten (tegelijkertijd) de gehele proces organisatie in te zetten. In het uitvoeringsprogramma bepalen we nut en noodzaak van het inzetten van de procesorganisatie in relatie tot het beheersbaar houden van de uitvoering van het programma. Bovendien moeten we ook ervaring op doen met het nieuwe proces. De volgende projecten hebben we medio 2021 al afgerond of worden reeds voorbereid ter uitvoering eind 2021 en begin 2022. De bedragen voor Nieuw-Haamstede en Westenschouwen betreffen de bijdragen uit het budget ‘overige projecten’: o Herinrichting twee cirkelvormige plateaus aan de Hogeweg (€ 45.000) o Overige projecten Nieuw-Haamstede (€ 180.000)  Herinrichting kruising Kloosterweg/Vertonsweg (afgerond)  Herinrichting kruising Kloosterweg/Badweg (afgerond)  Verkeerskundige maatregelen Wilgenweg, Strandweg en Badweg (afgerond) o Overige projecten Nieuw-Haamstede (€ 85.000)  Snelheid remmende maatregelen Torenweg o Overige projecten Westenschouwen (€ 235.000)  Snelheid remmende maatregelen Kraaijensteinweg  Herinrichting Bosplein G. Wonen Voor de verdere uitvoering van de dorpsvisie is het thema wonen van groot belang.

De kans is groot dat op termijn nog woningbouw projecten worden toegevoegd aan het uitvoeringsprogramma. Het kader waarbinnen we dan moeten opereren is opgenomen in bijlage 3 (gemeentelijk woonbeleid in relatie tot uitvoering van de dorpsvisie Burgh-Haamstede). De memo geeft antwoord op vragen als: Waar staan we met het gemeentelijk woonbeleid? Wat is het proces rondom het opstellen van kernprofielen? Welke mogelijkheden zijn er voor Burgh-Haamstede? H. Financieel overzicht Tot slot hebben we in bijlage 4 een financieel overzicht opgenomen. We geven daarbij inzicht in de huidige financiële stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de dorpsvisie Burgh-Haamstede, zowel qua investeringen als qua exploitatiebudgetten. Tevens maken we een doorkijk naar de 2 e helft van 2021 en verder, hetgeen ook de basis is voor de gemeentelijke begroting 2022-2025, die in november 2021 door de raad wordt behandeld.

6