21 08 20 Participatievoorstel Dorpsvisie BH DEF (bijlage 2)

Bijlage 2: Participatievoorstel uitvoering Dorpsvisie Burgh-Haamstede Doel Voor de verdere uitvoering van de Dorpsvisie en als vervolg op de drie rapportages, die in het tweede kwartaal van 2021 door respectievelijk B+B, Juust en het Kadaster zijn opgeleverd, is een procesvoorstel met uitvoeringsprogramma opgesteld. Onderdeel van het procesvoorstel is om het draagvlak bij en de participatie van de bewoners, ondernemers en eigenaren te verbreden en te vergroten.

Inleiding Tijdens de (openbare) bijeenkomsten in het eerste deel van 2021 is opgevallen dat de bijeenkomsten vanuit Burgh-Haamstede een vaste groep deelnemers kenden. Deze deelnemers hebben deels actief en deels passief de bijeenkomsten bijgewoond. Aangezien de Corona maatregelen fysieke bijeenkomsten niet mogelijk maakten, zijn de bijeenkomsten digitaal georganiseerd. De bijeenkomsten vonden overwegend in de avond plaats. Het digitaal vergaderen is een mogelijke reden dat het aantal deelnemers en de participatiegraad suboptimaal is gebleken. In het vervolgtraject is een doelstelling om een bredere doelgroep te mobiliseren, te betrekken en te activeren. Daarbij is het van belang om andere middelen en methodes van participatie in te zetten die passen bij die bredere doelgroep. Er leeft met name een wens om jongeren (6 tot 18 jaar) en mensen met jonge kinderen c.q. gezinnen te betrekken.

Verbreden participatie Om de participatiegraad te vergroten (meer deelnemers, meer inbreng en diverse samenstelling) is er afstemming met partijen nodig, die niet of slechts in een minimale rol eerder betrokken zijn geweest bij het opstellen en uitvoeren van de dorpsvisie tot nu. Wat is hiervoor de sleutel? Ons inziens is de sleutel het benaderen van inwoners en ondernemers met een natuurlijk organisatievermogen in Burgh-Haamstede, die bekendheid genieten onder de plaatselijke bevolking en dan vooral bij de doelgroepen van 6 tot 18 en 18 tot 40 jaar. Daarnaast is de communicatie vorm van belang. De inzet van een middelenmix van communicatie is nodig. Het gebruik van de social media is daarbij een laagdrempelige vorm. Daarbij is communicatie altijd ondersteunend aan de over te brengen boodschap en is het geen doel op zich.

Interactief Een idee is om diverse interactieve momenten te organiseren met een dynamisch gehalte, maar zonder verplichtingen. Om iedereen in de gelegenheid te stellen om aan te sluiten, is het voorstel om het participatietraject in verschillende stappen op te bouwen. Wij onderscheiden vier stappen, die op een gegeven moment een bepaalde continuïteit waarborgen. Het vierluik is opgebouwd uit:    

Stap 0: ‘trailers’; Stap 1: ‘vliegende start’ Stap 2: ‘dynamische themabijeenkomsten’ Stap 3: ‘voortdurende terugkoppeling’

Stap 0: trailers In totaal maken we 4 filmpjes. Het betreft 3 trailers (teasers), die zullen worden verspreid via sociale media, en 1 (langer) filmpje voor op de website van de Dorpsvisie. De kern is dat de teasers mensen verleiden om de website van de Dorpsvisie te bezoeken. Op de website vinden ze dan het langere filmpje, waar ze meer informatie krijgen. De teasers en het filmpje op de site hebben in vorm en karakter een directe verwantschap. Bezoekers van de website moeten de sfeer van de teasers direct herkennen. De teasers en het filmpje bevatten grofweg de volgende zes thema’s: - Wonen (beleid en ontwikkelingsmogelijkheden); - Kunst en cultuur - Openbare ruimte: beeldkwaliteit, veiligheid, bereikbaarheid - Centrum ontwikkelingen: kerken, horeca, supermarkten en detailhandel - Maatschappelijke voorzieningen: scholen, sport en gezondheidszorg - Natuur en toerisme De film op de website geeft compact de informatie die niet in de teasers kan worden verwerkt. Het filmpje bevat een korte toelichting per thema van ongeveer 20 seconden per thema en eindigt met een oproep van ongeveer 30 seconden, waarin wordt uitgelegd wat concreet van mensen wordt gevraagd. De totale duur van het filmpje wordt daarmee ongeveer 3 minuten. De oproep aan het einde kan worden ingesproken door bijvoorbeeld de burgemeester.

Op de website moet vervolgens ook een eenvoudig formulier beschikbaar komen, waarbij mensen zich kunnen aanmelden en aangeven in welke 2 van de 6 thema’s men het meest interesse heeft c.q. waarvoor men zich wil opgeven voor deelname aan een projectgroep.

Stap 1: vliegende start Het streven is om een brede doelgroep geïnspireerd te laten raken om mee te doen aan de concrete invulling van de dorpsvisie. Dat kan door het organiseren van een laagdrempelig evenement. Een dorpsquiz kan daar invulling aan geven. Door een dorpsquiz te organiseren willen we groepjes deelnemers in de gelegenheid brengen om deel te nemen aan het proces in een luchtige en recreatieve setting. Dit is een kennismaking en voorbereiding ter inspiratie met als doel het vergroten van de betrokkenheid en bij voorkeur mensen te enthousiasmeren voor (actieve) participatie. Concreet kan een dorpsquiz in teamverband opgestart worden samen met buren, kennissen, vereniging, klassen, ondernemers of welke samenstelling gewenst is. In teams van minimaal 4 en maximaal 8 deelnemers worden diverse vragen gesteld. Dit kan in de eigen omgeving plaatsvinden. Het doel is om een breed bereik te bewerkstelligen. De dorpsquiz gaat digitaal plaatsvinden op 16 september. Deelnemers kunnen in een huiskamer, sportkantine of andere kleinschalige locaties bijeenkomen in teamverband. Kernwoorden zijn: luchtig, dynamisch en recreatief - vrijwillige actieve betrokkenheid. Voor het bevorderen van de saamhorigheid met gelijkgestemden. De quiz is een verzameling van algemene vragen en vragen over Burgh-Haamstede (in relatie tot de dorpsvisie), zowel actualiteit als het verleden.

Een onderdeel van de quiz is het betrekken van bewoners, waardoor ze serieus interesse krijgen in de uitvoering van de dorpsvisie. In aanvulling op de quizvragen wordt tijdens enkele pauzemomenten

‘reclame’ gemaakt voor de uitvoering van de dorpsvisie en geworven voor de verder uitwerking van projecten in bijvoorbeeld projectgroepen.

Stap 2: Dynamische themabijeenkomsten In oktober 2021 willen we graag een aantal themabijeenkomsten laten plaatsvinden in een soort ‘De Wereld Draait Door’ (DWDD)-format. Een typische bijeenkomst kent een volgende samenstelling:        

Een vaste host/interviewer die de gasten bevraagd over hun ambities en betrokkenheid. En vooral om op zoek te gaan naar concrete acties, belemmeringen en mogelijkheden. Een tafelgast (wisselend per bijeenkomst). Deze tafelgast is er om scherpe vragen te kunnen stellen en prikkelend te zijn richting de andere gasten. Mensen uitnodigen op basis van voorkeursthema’s en daarmee dieper in gaan op hun ambities, wensen, inbreng en enthousiasme. Diverse gasten met expertise, passie en belang over de thema’s die spelen. Publiek in kleine setting die ook bevraagd kan worden (dat wat mag en kan in aantallen op basis van de Corona maatregelen). Een artistieke interlude, met een lokaal karakter, om het geheel extra uitstraling te geven. De themabijeenkomsten kunnen op wisselende locaties plaatsvinden. De themabijeenkomsten zijn fysieke bijeenkomsten en worden gestreamd, zodat iedereen ze bij kan wonen. Ze worden opgenomen, zodat iedereen ze op ieder gewenst tijdstip kan terugkijken via de website van de dorpsvisie.

Stap 3: constante terugkoppeling Voor de continuïteit en het vervolg is het van belang om na het activeren van de deelnemers dit traject een vervolg te geven. De verdere uitvoering van de thema’s in het uitvoeringsprogramma zijn de aanleiding van deze aanpak. Er komt een follow up door de thema’s eens per kwartaal terug te laten keren. Door middel van een PowerPoint en die vervolgens opnemen en publiceren op YouTube, maximaal 15 minuten. De hoogtepunten en stand van zaken zijn vaste onderdelen om terug te koppelen. Dit is een serie waar doorlopend een vervolg aan kan worden gegeven. Dit hangt af van de voortgang van de thema’s en wat nodig is om tot verdere uitvoering en realisatie over te gaan.

Tot slot Op het moment dat het college het procesvoorstel vaststelt en de raad hierover per raadsbrief op de hoogte wordt gesteld, zijn bovengenoemde activiteiten als geheel of gedeeltelijk voorbereid en zelfs in uitvoering. Dit is gedaan om de dynamiek en voortgang van het totale proces van uitvoering rondom de Dorpsvisie te waarborgen.