2026.068 Bijlage 5 Rekenkameronderzoek Afhandeling raadsinstrumentarium (1666467)

Update 2026 5 Afhandeling Raadsinstrumentarium Aanbevelingen Rekenkameronderzoek Aanbevelingen voor het college van burgemeester en wethouders: 1 Handel raadsinstrumenten adequaat af: tijdig, volledig en kwalitatief. 2 Verbeter de sturing en monitoring op de afdoening van het raadsinstrumentarium. Het college heeft de conceptrapportage “Afhandeling raadsinstrumentarium” in de vergadering van 25-32025 behandeld. De rapportage geeft aanleiding tot het maken van de volgende opmerkingen: Bestuurlijke reactie Het rapport biedt waardevolle inzichten over de inzet en onze wijze van afhandeling van de diverse soorten raadsinstrumenten. Als college zijn we blij met de conclusie van de rekenkamer dat onze gemeente in de afgelopen jaren flinke stappen heeft gezet om het gebruik en de opvolging en afdoening van raadsinstrumenten te optimaliseren. Ook blijkt uit het rapport dat er verbeterpunten zijn in de afhandeling van raadsinstrumenten. Zowel kwalitatief als de tijdigheid ervan. Vanuit onze transparantie naar raadsleden en inwoners, vinden wij als college het ook belangrijk dat dit proces goed verloopt en de raad tijdig en kwalitatief over de voortgang wordt geïnformeerd. We zien dat we daar als organisatie nog verdere stappen in te zetten hebben. Dit is ook een belangrijk speerpunt in één van de ambities uit ons Organisatieprogramma 2022-2026: Goed bestuurlijk-ambtelijk samenspel.

De aanbevelingen aan college van burgemeester en wethouders (en de ambtelijke organisatie) bevestigen ons in de urgentie van dit speerpunt. Als college waarderen we de gedegen aanpak van dit onderzoek en de manier waarop de rekenkamer met betrokkenen tot haar conclusies en aanbevelingen is gekomen. Het rapport geeft een goed inzicht in de verschillende soorten raadsinstrumenten, hun doel ervan en hoe de raad deze in de onderzoeksperiode heeft ingezet. In uw rapportage over het proces en uitvoering (hoofdstuk 3) en de beoordeling en opvolging (hoofdstuk 4) herkennen wij ons. In reactie op de aanbevelingen van de rekenkamer onderneemt het college de volgende acties: • Handel raadsinstrumenten adequaat af: tijdig, volledig en kwalitatief. Voor de tijdige, volledige en kwalitatieve afhandeling van de raadsinstrumenten werkt de organisatie ook na de onderzoeksperiode verder aan het verbeteren van het proces daartoe. In dit verbeterproces kijkt de organisatie naar het efficiënt beleggen van taken en het goed beleggen van verantwoordelijkheden. De praktijk geeft aan dat hierover meer duidelijkheid nodig is. Als ook geeft de huidige praktijk aan dat in het proces een concernbrede coördinerende en faciliterende rol helpend gaat zijn om de tijdigheid, volledigheid en kwaliteit van afhandeling te bewaken.

In dit verbeterproces hebben we ook stappen gezet om de opvolging dan wel afdoening van de raadsinstrumenten een vast agendapunt te laten zijn van het managementteam en in portefeuillehoudersoverleggen. We hebben qua afdoening vooral geïnvesteerd in de afhandeling per soort raadsinstrumenten. Op dit punt van moties hebben we het afgelopen jaar een inhaalslag gemaakt. Ten tijde van het onderzoek stonden er 54 moties open. Inmiddels is dit aantal teruggebracht tot 33 moties. We monitoren nu heel kritisch op het overzicht en de afhandeling van de moties. Sinds de zomer van 2024 informeren we de raad in een maandelijks overzicht over de streefdatum van de afhandeling van de moties. Tevens vermelden we daarbij de voortgang en eventuele actuele ontwikkelingen. Hieruit heeft de raad dus kennis van de voortgang en afwikkeling van openstaande moties. •

Verbeter de sturing en monitoring op de afdoening van het raadsinstrumentarium

Begin 2024 is de organisatie via bedrijfsvoeringsgesprekken gestart met de sturing en monitoring op en verantwoording over de raadsinstrumenten. Dit geeft de organisatie een steeds beter beeld welke inspanningen er nog nodig zijn om de sturing en monitoring eenduidig te verbeteren en duurzaam te borgen, als ook het college hier goed in mee te nemen. Er is nog meer winst te behalen in de sturing en monitoring door het hebben van inzicht en overzicht in de openstaande raadsinstrumenten in 1 systeem. Wij onderzoeken hoe we dit integrale inzicht en overzicht

op de meest efficiënte manier in welk systeem kunnen realiseren. Waarbij het systeem ook efficiënt helpend is in het verantwoorden over de opvolging en afdoening van de raadsinstrumenten. Wij streven ernaar eind 2025 deze verbeteringen te hebben doorgevoerd. Wij danken de rekenkamer voor haar waardevolle inzichten en aanbevelingen. Het college pakt deze uitdagingen verder op. Samen met onze ambtelijke organisatie zorgen we ervoor dat we de tijdigheid, volledigheid en kwalitatieve afdoening van de raadsinstrumentaria verder verbeteren. Update 2026 In 2025 hebben we na de bestuurlijke reactie in maart, verder stappen gezet in het verduidelijken van verantwoordelijkheden. Ingezette raadsinstrumenten worden centraal geregistreerd in het zaaksysteem en toegekend aan verantwoordelijke rollen of personen. Daarnaast is het onderwerp periodiek een agendapunt in MT vergaderingen en in portefeuillehouder overleggen. De sturing is verder vormgegeven. Doordat de instrumenten worden geregistreerd in één systeem is het mogelijk geworden hier overzichten en sturingsinformatie uit te genereren. In 2025 heeft de “voortgang moties en amendementen” periodiek inzicht gegeven in de inhoudelijke ontwikkelingen. Eind 2025 is ook de eerste sturingsinformatie beschikbaar gekomen over de geregistreerde data.

Er wordt nog onderzocht hoe het systeem beter kan worden ingezet voor het verzamelen van informatie over de voortgang.