2026.068 Bijlage 1 Rekenkameronderzoek naar inkooptrajecten (1666467)

Update 2026 1 Rekenkameronderzoek naar inkooptrajecten Overall update 2026 De verschillende aanbevelingen (1, 3a, 3b en 3d) komen in 2026 samen in twee ontwikkelingen die nog moeten worden geïmplementeerd. Dit betreft: -

Implementatie AFAS Gelijktijdige uitrol en implementatie projectadministratie in Pepperflow

De implementatie van AFAS is uitgesteld naar 1-1-2027. De ontwikkelingen in Pepperflow staan klaar om verder uit te rollen en worden meegenomen in de implementatie van AFAS en de doorontwikkeling P&C cyclus. Het eerder uitrollen van Pepperflow projectadministratie los van AFAS is overwogen, echter zodanig inefficiënt, dat hier niet voor is gekozen. Aanbevelingen 2 en 3c zijn afgerond in 2025.

Aanbevelingen Rekenkameronderzoek 1. Ga in gesprek met het college over het verder professionaliseren van risicomanagement, contractmanagement en budgetbeheer rond inkooptrajecten. 2. Vraag het college om al bij de eerste budgetaanvraag en vervolgens gedurende de uitvoering juist, tijdig en volledig aan te geven of er risico’s zijn op overschrijdingen. 3. Vraag het college om eenduidige, inzichtelijke en begrijpelijke informatie.

Het college heeft de conceptrapportage “Wat mag het kosten?” van de commissie in de vergadering van 21 december 2021 behandeld. De rapportage geeft aanleiding tot het maken van de volgende opmerkingen: Bestuurlijke reactie 1. Wij onderschrijven de conclusies van de rekenkamercommissie en deze geven ons een aantal praktische handvatten die in de voorbereiding van nieuwe projecten tot lagere risico’s zullen leiden. Beheersmaatregelen zoals het instellen van budgetplafonds bij aanbestedingen en eventuele noodzakelijke versoberingen in het ontwerp en de uitvoering worden standaard toegepast. Een goed voorbeeld hiervan is de versobering van het ontwerp van de Pontes Pieter Zeeman na de mislukte eerste aanbesteding waarbij het plafondbudget ontoereikend bleek. Bij aanbestedingen krijgt risicobeheersing de nodige aandacht, zo moet iedere aannemer in zijn offerte een risicodossier opnemen. Daarnaast worden bij risicovolle projecten zoals restauraties externe adviseurs ingehuurd. Zoals geconcludeerd door de rekenkamer leiden onvoorziene omstandigheden soms tot meerkosten omdat vooraf niet alle risico’s volledig kunnen worden ingeschat. Zoals vermeld in het rapport beschikken wij nu niet over een centraal systeem voor risicomanagement op individuele inkooptrajecten. In het eerste kwartaal van 2022 gaan wij onderzoeken welke systemen hiervoor beschikbaar zijn.

Vervolgens komen we in het tweede kwartaal van 2022 bij college en raad terug met vervolgstappen. Kortom, is er een eenvoudig hanteerbaar systeem beschikbaar en zo ja, kan dit systeem toegepast worden binnen onze gemeente en wat is dan de eenmalige investering en wat zijn de jaarlijkse lasten? Daarbij wijzen we op het feit dat het implementeren van dit soort systemen ook tijd kost.

2024: Stand van zaken Bestuurlijke reactie 1 en aanbeveling 1: Voor de P&C cyclus maakt de gemeente Schouwen-Duiveland sinds 2021 gebruik van de softwaretool “Pepperflow”. Inmiddels is daarnaast de module Project- en portfoliomanagement van Pepperflow aangeschaft en zijn we in 2023 begonnen met de implementatie van deze toepassing. In Q1 van 2024 ronden we de basisimplementatie af en richten we een aantal projecten* in. Door de integratie van projecten – en de risico’s die bij die projecten bestaan –in Pepperflow, kunnen we die projecten relateren aan de doelstellingen en activiteiten die zijn beschreven in de P&C-documenten (jaarrekening, begroting en rapportages). Ook kunnen we de voortgang van projecten op een eenduidige wijze richting de raad rapporteren via de begrotingsapp. *) met project bedoelen we een “totaal project” waarbinnen mogelijk een inkoopproject plaatsvindt.

2025: Stand van zaken Bestuurlijke reactie 1 en aanbeveling 1: In 2025 brengen we al onze projecten onder in Pepperflow en brengen we de financiële projectenadministratie onder binnen AFAS ERP. Pepperflow Inmiddels is de projectenmodule van Pepperflow ingericht. Deze module bevat 2 onderdelen die specifiek zijn ingericht voor het in kaart brengen en beheersen van de projectrisico’s:

1. Projectrisico’s: Een risicoanalyse waarbij nader benoemde risico's worden gekwantificeerd door

het bepalen van de kans dat een dreiging zich voordoet en de gevolgen daarvan (risico = kans x gevolg). 2. Projectbeheersing: Binnen dit onderdeel geeft de projectleider periodiek antwoord op de volgende vragen: a. Loopt het project volgens de tijdsplanning? b. Loopt het project volgens de financiële planning? c. Loopt het project volgens de kwaliteitsplanning? d. Is de projectafbakening/scope van het project ongewijzigd ten opzichte van de start van het project? e. Zijn er onvoorziene omstandigheden opgetreden? Door middel van geplande en geautomatiseerde update-verzoeken, krijgt de verantwoordelijke projectleider een taak om antwoord te geven op deze vragen, op basis is van een stoplichtmodel. Een toelichting is bij Oranje en Rood verplicht. De antwoorden komen hierna bij de verantwoordelijke opdrachtgever voor akkoord. Het betreft een generiek inrichting. De komende periode (Q1 en Q2 van 2025) gebruiken om alle projecten over te zetten in Pepperflow. Er is voor 2025 ook formatie beschikbaar om dit onderdeel van Pepperflow te beheren en gebruikers te ondersteunen. In 2025 richten we AFAS ERP in voor het voeren van onze financiële administratie met ingang van 1 januari 2026. Een belangrijk onderdeel van deze implementatie is de inrichting van een financiële projectenadministratie. Hiermee automatiseren en bundelen we alle financiële processen binnen een project in 1 systeem.

Daarnaast komt het project budgetoverzicht automatisch beschikbaar. Hierdoor ontstaat meer en beter inzicht voor de projectleider in deze processen. Met dit inzicht zijn financiële risico’s eerder en beter inzichtelijk voor de projectleider en opdrachtgever.

Bestuurlijke reactie 2. Door het toepassen van Best Value Procurement (prestatie-inkoop), vastgelegd in het door uw raad vastgestelde Inkoopbeleid 2019-2023 zijn we in staat gebleken met beperkte middelen veel projecten te realiseren die bijdragen aan de gemeentelijke doelen zoals dorps- en stadsvisies. In het inkoopbeleid is deze manier van werken samengevat als ‘Inkopen is durven, doen en vertrouwen’. De aanbestedingen zelf worden relatief snel doorlopen. Grotere projecten kennen in het algemeen een lange voorbereidingstijd en een lange doorlooptijd in de uitvoering. Hierdoor bedraagt de periode tussen budgetaanvraag en oplevering soms enkele jaren. Organisatie breed lopen er tientallen projecten in voorbereiding en uitvoering. Een goed afgestemde informatievoorziening voor uw raad is essentieel, maar ook een uitdaging gezien het aantal projecten. ‘Goed’ betekent een structurele terugkoppeling over lopende projecten op projectniveau, waarvoor een aanbesteding wordt c.q. is doorlopen. Afhankelijk van de complexiteit en voortgang van het project wordt bepaald hoe vaak een terugkoppeling aan de raad nodig is. In specifieke gevallen is een terugkoppeling wellicht niet eens aan de orde, gelet op doorlooptijd of feit dat projecten geheel volgens planning verlopen.

Na oplevering van een project stopt die informatievoorziening, tenzij in de onderhoudsfase nog zaken tevoorschijn komen, die noodzaken tot informatievoorziening aan de raad. Indien noodzakelijk wordt de raad per ommegaande op projectniveau geïnformeerd, als bepaalde risico's zich in de praktijk voordoen en/of er financiële consequenties uit voortvloeien. Alle financiële afwijkingen groter dan € 25.000 worden meegenomen in de financiële rapportages, dan wel gecommuniceerd via B&W adviezen, raadsbrieven of raadsbesluiten.

Bestuurlijke reactie 3a. Met betrekking tot de aanbevelingen vermelden wij dat op de agenda van de auditcommissie al langere tijd staat om samen met de organisatie in gesprek te gaan om vast te stellen wat voor de raad eenduidige, inzichtelijke en begrijpelijke informatie in de Planning & Control documenten is. 2024: Stand van zaken Bestuurlijke reactie 3a en aanbeveling 3: Voor de P&C cyclus maakt gemeente Schouwen-Duiveland sinds 2021 gebruik van de softwaretool “Pepperflow”. Inmiddels is daarnaast de module Project- en portfoliomanagement van Pepperflow aangeschaft en zijn we in 2023 begonnen met de implementatie van deze toepassing. In Q1 van 2024 ronden we de basisimplementatie af en richten we een aantal projecten* in. Door de integratie van projecten – en de risico’s die bij die projecten bestaan –in Pepperflow, kunnen we die projecten relateren aan de doelstellingen en activiteiten die zijn beschreven in de P&C-documenten (jaarrekening, begroting en rapportages). Tevens kunnen we de voortgang van projecten op een eenduidige wijze richting de raad rapporteren via de begrotingsapp. *) met project bedoelen we een “totaal project” waarbinnen mogelijk een inkoopproject plaatsvindt. 2025: Stand van zaken Bestuurlijke reactie 3a en aanbeveling 3: Zie reactie 1 2024 en 2025

Bestuurlijke reactie 3b. Daarnaast is binnen de auditcommissie risicomanagement al anderhalf jaar als gespreksonderwerp aan de orde en is een kadernota risicomanagement aanwezig. De auditcommissie kan mogelijk een rol spelen om een verdiepingsslag te maken op de controlerende rol van de raad in het kader van risicobeheersing. Door in de auditcommissie te onderzoeken welke informatie de gemeenteraad helpt om deze rol vorm te geven en hierover een advies uit te brengen aan de gemeenteraad. 2024: Stand van zaken Bestuurlijke reactie 3b en aanbeveling 1 en 3: Het rekenkameronderzoek ‘Wat mag het kosten?’ uit 2022 bevat aanbevelingen om risicomanagement, contractmanagement en budgetbeheer rond inkooptrajecten verder te professionaliseren. Deze onderwerpen komen aan bod in de auditcommissie en hebben continu de aandacht. De auditcommissie wordt over dit onderwerp geïnformeerd door het college en de accountant. De wijze van informeren (wanneer wordt er over wat en op welke wijze informatie verstrekt) is daarbij ook onderwerp van gesprek. De auditcommissie constateert dat er de afgelopen jaren acties zijn ondernomen om (bijvoorbeeld rond aanbestedingstrajecten) te borgen dat deze op een juiste wijze worden uitgevoerd. 2025: Stand van zaken Bestuurlijke reactie 3b en aanbeveling 1 en 3: Zie reactie 1 2024 en 2025

Bestuurlijke reactie 3c. Voor het professionaliseren van contractmanagement is recent een contractmanager aangesteld. Contractmanagement wordt op dit moment geïmplementeerd in nieuwe inkoopsoftware “purchase-to-pay” genaamd. 2024: Stand van zaken Bestuurlijke reactie 3c en aanbeveling 1: Sinds januari 2023 werken we met de nieuwe inkoopsoftware “purchase-to-pay”. Met deze software plaatsen we alle orders, beheren we alle contracten en handelen we alle facturen af. Gedurende 2023 zijn alle budgethouders en bestellers opgeleid. Naast de genoemde contractmanager is eind 2022 een inkoopmedewerker aangesteld met als taken gebruikersondersteuning en opleiding t.b.v. het purchase-to-pay systeem.

Bestuurlijke reactie 3d. In dit systeem worden ook de verplichtingen vastgelegd. 2024: Stand van zaken Bestuurlijke reactie 3d en aanbeveling 2: Orders kunnen nog niet als verplichtingen rechtstreeks in ons financiële systeem geboekt worden. Elke order wordt wel vooraf goedgekeurd door de budgethouder waardoor deze inzicht heeft in beschikbaar budget en openstaande orders. Eind 2023 is een nieuwe budgethoudersregeling vastgesteld. Alle budgethouders zijn opnieuw geïnstrueerd wat tot extra urgentiebesef heeft geleid. 2025: Stand van zaken Bestuurlijke reactie 3d en aanbeveling 2: In 2025 richten we AFAS ERP in voor het voeren van onze financiële administratie met ingang van 1 januari 2026. Een belangrijk onderdeel van deze implementatie is de inrichting van een financiële projectenadministratie. Hiermee automatiseren en bundelen we alle financiële processen binnen een project in 1 systeem. Daarnaast komt het project budgetoverzicht automatisch beschikbaar. Hierdoor

ontstaat meer en beter inzicht voor de projectleider in deze processen. Met dit inzicht zijn financiële risico’s eerder en beter inzichtelijk voor de projectleider en opdrachtgever.