2025.457 Bijlage 3 Beantwoording technische vragen CDA (1628164)
Tekst van het document
Fractie
CDA
CDA
CDA
Voorstel / onderwerp waar vraag betrekking op heeft
Vraag
Antwoord onderzoeker
Volgens het duidingsdocument heeft de directeur van Brogum in zijn mail van 26-012022 aangegeven dat er een overeenkomst tussen en hem en het bestuur zou worden opgesteld. Op onze vraag of die overeenkomst er is en, zo ja, of die kan worden gedeeld, is door het college een document overgelegd d.d. 1 november 2021. In hoeverre is dit document een overeenkomst, nu het document slechts van één handtekening is voorzien? Hoe verhoudt de datering van het document (1 november 2021) zich tot het feit dat in de mail van 26-01-2022 door de directeur van Brogum is aangegeven dat een document zou worden opgesteld.
Zie blz, 18 van het eindrapport. Er is op dat moment geen schriftelijke overeenkomst of contract tussen de stichting en de eenmanszaak van de voorzitter/directeur. Er is wel sprake van een mondelinge overeenkomst.
In zijn mail van 26-01-2022, door het college als bijlage 5 overgelegd, is door de directeur van Brogum geschreven: "Verder is het zo dat ik voorlopig niet op de loonlijst sta maar factureer aan de Stichting vanuit mijn eenmanszaak. Hier maken we nog wel een modelovereenkomst voor op. Dit bevat een duidelijk gerichte opdracht, zoals ook in de subsidieaanvraag is omschreven. Daarnaast blijf ik ook nog voorzitter". Wij constateren dat het document d.d. 1 november 2021 geen betrekking heeft op de genoemde eenmanszaak. Daarom herhalen wij onze vraag of deze overeenkomst er (inmiddels) is en of deze kan worden gedeeld.
Het document van 1 november 2021 is niet relevant in de context van zijnde een schriftelijke overeenkomst tussen de stichting en wie dan ook. Er is ook nadien geen schriftelijke overeenkomst gesloten, zie het voorgaande.
In vraag 9 van de vorige serie vragen is door ons de vraag gesteld door wie het besluit is genomen "om redenen van coulance" Brogum niet te verplichten om alsnog over 2023 een accountantscontrole te laten uitvoeren. Deze vraag is niet beantwoord. Graag ontvangen wij daarop alsnog een antwoord. Meer concreet vernemen wij graag of dit besluit is genomen door de beleidsambtenaar, door een ambtelijk leidinggevende of door het college. Ook ontvangen wij graag alsnog een antwoord op de vraag of hiervan een schriftelijk stuk voorhanden is.
Zie blz. 22 De accountantsverklaring van 2023 voldoet niet aan de ASV. Het is een samenstellingsverklaring en geen verklaring van getrouwheid. De ambtelijke organisatie besluit op dat moment nog niet in te grijpen omdat zij daar de stichting voorheen niet expliciet op heeft gewezen en doet dat wel voor de accountantsverklaring van 2024.
raadsbrief duiding anonieme brief inzake stichting Brogum (1405987) (vervolg)
raadsbrief duiding anonieme brief inzake stichting Brogum (1405987) (vervolg)
raadsbrief duiding anonieme brief inzake stichting Brogum (1405987) (vervolg)
Aanvullende opmerkingen onderzoeker: • Ook een mondelinge overeenkomst is over het algemeen een rechtsgeldige overeenkomst! • Het gaat hier om een privaatrechtelijke overeenkomst. De regels van het privaatrecht zijn hierop van toepassing en niet de regels vanuit het publiekrecht.
Aanvullende opmerking onderzoeker: Zie ook conclusie 2 van het eindrapport. De bouw van het nieuwe poppodium had alle prioriteit van het bestuur van de stichting. Functiescheiding en zorgvuldige vastlegging van afspraken (professionalisering van de governance en bedrijfsvoering) werden even voor lief genomen. Beide zaken tegelijkertijd oppakken was teveel gevraagd. Inmiddels is er overigens wel een schriftelijke arbeidscontract tussen de stichting en de directeur.
Zie ook aanbeveling 1. Het is nodig om organisaties te begeleiden die een volgende stap in groei en professionalisering moeten maken. Enerzijds in de rol van subsidieverstrekker waarbij strikt toezicht moet worden gehouden op de voorwaarden die worden gesteld aan het verstrekken van subsidies, anderzijds in de rol van samenwerkingspartner om organisaties voor een bepaalde
periode de ruimte te geven om een stap te maken naar een nieuwe fase van professionalisering.
CDA
CDA
Wat wordt in het antwoord op vraag 9 bedoeld met de zin "Na ambtelijk overleg hierover is in januari 2025 het dossier afgerond met een foutieve bevinding op dit punt"?
Bij het indienen van de jaarstukken 2023 verkeerde het bestuur van Brogum in de veronderstelling dat hierbij een samenstellingsverklaring zou volstaan omdat dit in de voorgaande jaren door ons is goedgekeurd. Wij hebben in 2024 vastgesteld dat Brogum hierdoor strikt genomen in gebreke was ten opzichte van de in 2023 vastgestelde gewijzigde ASV. We hebben afgezien van verdere actie omdat wij het niet nodig achtten om de juistheid van de jaarrekening alsnog door een accountant te laten vaststellen. Daarbij hebben we meegewogen dat we de stichting in 2023 niet expliciet hebben gevraagd om vanaf 2023 een egalisatiereserve te vormen. In plaats daarvan hield de stichting blijkens de jaarrekening bestemmingsreserves aan, wat niet zonder toestemming van de gemeente kan geschieden. Achteraf is gebleken dat ons college de stichting in 2023 ook middels een collegebesluit voor het vormen en aanhouden van deze bestemmingsreserves toestemming heeft gegeven. Juridisch gezien kon en kan de stichting hieraan ook in 2024 nog rechten ontlenen. De stichting heeft daarom naar ons oordeel bij het indienen van de jaarrekening 2023 niet onjuist gehandeld. Alles overwegend vonden we het onnodig om in tweede instantie alsnog van de stichting te verlangen dat zij een accountantsverklaring zouden laten opstellen. Het kostenaspect heeft hierbij inderdaad meegespeeld.
Inmiddels is naar de toekomst toe een en ander naar behoren geregeld. Recent hebben ons collegebesluit hierover aan de stichting meegedeeld
In genoemde vraag 9 was door ons de vraag gesteld wat er op tegen is om Brogum te verzoeken alsnog over 2023 een accountantcontrole te laten uitvoeren (naar rechtmatigheid en doelmatigheid). Die vraag is niet beantwoord (het argument van de hoge kosten lag ten grondslag lag aan het eerdere besluit om 'coulance' toe te passen). Graag ontvangen wij op deze vraag alsnog een antwoord.
Idem (zie antwoord bij de vraag hierboven).
raadsbrief duiding anonieme brief inzake stichting Brogum (1405987) (vervolg)
raadsbrief duiding anonieme brief inzake stichting Brogum (1405987) (vervolg)