2025.423 Raadsbrief Overwegingen inzet van een raadsbrief als communicatiemiddel (1618764)

Raadsbrief

Onderwerp Zaaknummer Datum Afdeling Portefeuillehouder Opdrachtgever

Overwegingen inzet van een raadsbrief als communicatiemiddel 1618764 11 november 2025 Bestuursstaf J.Chr. van der Hoek Gemeentesecretaris

Inleiding Tijdens de vergadering van 22 september 2025 heeft de Agendacommissie geconstateerd dat het college maandelijks een groot aantal raadsbrieven verstuurt. Zij vraagt zich af of al deze brieven noodzakelijk zijn, met name als het gaat over een bevoegdheid van het college waarbij de besluitenlijst van het college mogelijk ook volstaat. De Agendacommissie heeft het college verzocht inzicht te geven in de afwegingen om een raadsbrief in te zetten. Aan dit verzoek komt het college tegemoet in deze raadsbrief. Kernboodschap Een raadsbrief is een formeel communicatiemiddel waarmee het college de gemeenteraad tijdig informeert over relevante onderwerpen, ontwikkelingen of besluiten. De inzet van raadsbrieven is gebaseerd op de actieve informatieplicht uit artikel 169 lid 2 van de Gemeentewet, dat het college verplicht de raad alle inlichtingen te geven die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. Deze verplichting is ook uitgewerkt in de Financiële verordening (artikelen 5 en 8). Daarbij gebruikt het college een raadsbrief in de volgende situaties: • Actuele ontwikkelingen: wanneer sprake is van nieuwe omstandigheden of veranderingen die van invloed zijn op de gemeente, wil het college de raad hierover informeren. • Toezeggingen aan de raad: wanneer het college heeft toegezegd de raad over een bepaald onderwerp te informeren.

• Afhandeling van moties: om inzicht te geven in de wijze waarop een motie is uitgevoerd of wordt uitgevoerd. • Voorbereidende informatie: om met behulp van achtergrondinformatie toekomstige besluitvorming te ondersteunen. Daarbij wordt steeds zorgvuldig afgewogen of een raadsbrief het meest geschikte communicatiemiddel is, of dat de besluitenlijst of een informelere vorm van communicatie volstaat. Zo wordt gestreefd naar doelmatige en begrijpelijke informatievoorziening aan zowel de raad als externe belanghebbenden. Consequenties Een raadsbrief draagt bij aan een transparant bestuur en stelt de raad in staat om waar nodig vragen te stellen en bij te sturen. Een raadsbrief is niet noodzakelijk wanneer de informatie al openbaar is en/of de besluitenlijst volstaat als communicatiemiddel. Alle openbare collegeadviezen en bijbehorende onderliggende openbare stukken zijn binnen drie dagen na de collegevergadering beschikbaar voor raads- en commissieleden in de Teamsmap Raads en Commissieleden. Ook kiest het college voor een ander, informeler communicatiemiddel wanneer dat passend is, bijvoorbeeld een mededeling in een commissievergadering. Communicatie Bij het opstellen van ieder advies wordt afgewogen of een raadsbrief het juiste communicatiemiddel is. Tijdens werkoverleggen wordt regelmatig besproken wanneer en waarom een raadsbrief als communicatiemiddel wordt ingezet.

Daarbij wordt ook aandacht gegeven aan de schrijfwijzer. Daarin staan concrete richtlijnen en handige tips voor onder meer raadsbrieven. Raadsbrieven moeten niet alleen leesbaar zijn voor raadsleden, maar ook voor externe lezers als inwoners, ondernemers en pers.

Pagina 1 van 2

Vervolg Niet van toepassing.

Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, S.J.A. Bronsveld

J.Chr. van der Hoek MBA

Secretaris

Burgemeester

Pagina 2 van 2