2025.391 -Griffie S-D- Presentatie concept griffieplan - Overleg presidium (1618148)

Griffieplan Schouwen-Duiveland • Deel I (ambitie raad – missie, visie en strategie griffie) • Deel II (griffieplan 2025 ev.)

SAMENwerken aan een toekomstbestendige griffie

Verbeteren, verbinden en vernieuwen

Griffieplan • Wat voor raad wil je zijn? Raadsakkoord 2022 en Griffiefit 2024

• • • •

Griffie: Missie – Visie - Succesfactoren Welke taken wil de raad dat de griffie uitvoert? Welke ondersteuning hoort hierbij? Hoe organiseren en met welke resultaten?

Ambitie geeft inzicht in rolopvatting en typering raad • De gemeenteraad heeft de voorkeur om toe te werken naar de typering van een meer maatschappelijke raad: extern gericht, actief agenderend en kaderstellend. • Passend bij deze typering: o meer en concreter inzetten raadsinstrumenten; o uitnodigen van groepen uit de samenleving; o samenspel met college en organisatie.

• De griffie heeft een rol om deze ontwikkelingen te ondersteunen, aan te jagen en te monitoren.

Een sterke raad, vraagt om een sterke (strategische) griffie Komende jaren primair aandacht voor: • Ondersteuning De basis op orde. Doel is als griffie doorgroeien met een eigen visie obv van de behoeften van de raad. • De griffie als adviseur De raad en commissies adviseren over inhoudelijke en maatschappelijke thema’s. Coachen en doelmatig adviseren van raadsleden, bijvoorbeeld over het gebruik van instrumenten. • Doorontwikkeling gemeenteraad De raad inspireren en suggesties doen voor het verbeteren van de besluitvorming. En aandacht te besteden aan thema's als bestuurlijke vernieuwing.

Wat bepaalt het dienstenpakket van de griffie? Voorbeeld: - doorontwikkeling Auditcommissie - Lange termijn agenda (LTA)

Voorbeeld: - Dialoog Toerisme - Raadscommunicatieplan - Uitnodigingen externen in commissie of raad

Welke griffie bij ambitie raad?

Griffie: missie en visie

Succesfactoren

Inrichting griffie

Ca. 4 fte

5 tot 6 fte 7,5 tot 10 fte

Deel II

Taken van de griffie Thema visie

Verbeteren

Verbinden

Vernieuwen

Bereiken?

Basis op orde

Tussen raad (griffie), college, ambtelijke organisatie en inwoners

Doorontwikkeling naar: een meer maatschappelijke raad: extern gericht, actief agenderend en kaderstellend.

Ondersteuningsbehoefte?

Basispakket (Volgend en intern gericht)

Pluspakket communicatie

Pluspakket Raadsadvies (Sturend en intern gericht)

•

•

•

• •

• •

Een herkenbare vergadercyclus Een optimaal besluitvormingsproc es Een passende werkbelasting griffie Goede kwaliteit raadsvoorstellen en raadsbrieven Actuele processen en verordeningen Juiste informatievoorzienin g

(Volgend en extern gericht)

• • •

•

•

Wat is nodig? Heldere rolverdeling tussen college en raad Griffie als scharnier tussen raad en organisatie Verbindende relatie met de samenleving Respect en vertrouwen in de relatie tussen de raadsleden onderling en met het college Gelijkwaardige samenwerking binnen de driehoek, burgemeester, griffier en gemeentesecretaris Een zuiver en levendig debat

• •

•

•

•

•

Sturen op hoofdlijnen op basis van juiste informatie Afgestemde bestuurlijke kalender / Lange termijn agenda Als raad / griffie in vroeg stadium betrokken zijn bij ‘grote’ thema’s Aansluiten bij maatschappelijke ontwikkelingen en opgaven Inzetten op verschillende vormen van participatie Als raad meer naar buiten / profileren

Visie irt speerpunten ‘25 / ‘26 Speerpunten 2025-2026 1. Actualiseren processen, verordeningen en reglementen 2.

Herbenoemingsprocedure burgemeester

3. Investeren in samenspel 4.

5. 6.

Raad in meer positie

Raadscommunicatie + participatie Gemeenteraadsverkiezingen 2026

Activiteiten ‘25 / ‘26 Meerjarenplanning Nr Activiteit

2025 Trekker Prioriteit Q1 Q2

Q3

Q4

2026 Q1 Q2

Q3

Q4

Relatie met speerpunt

Opstellen geheimhoudingsregister raad + inregelen en borgen

Cecile

A

1

Invullen verwerkingsregister AVG + borgen

Cecile

A

1

Actualiseren Verordening raadscommissie

Cecile

A

1

Actualiseren Reglement van orde raad

Cecile

A

1

Opstellen draaiboek Referendumverordening + borgen

Cecile

A

1

Aanschaffen en uitleveren nieuwe laptops raads- en commissieleden Actualiseren verordening rechtspositie (circulaire 28-3-2025)

Ellen

A

1

Ellen

A

1

Opstellen concept verslag van bevindingen en overleggen Vertrouwenscommissie en CdK Overleg burgemeester en Vertrouwenscommissie, vaststellen verslag van bevindingen en aanbeveling Benoemen leden vertrouwenscommissie

Ellen

A

2

Ellen

A

2

Ellen

A

2

Opstellen verkiezingshandboek + uitvoeren

Ellen

A

6

Toevoegen raadsbesluiten in Notubiz + proces borgen

Helga

A

1

Actualiseren proces in- en uitdiensttredingen raads- en commissieleden + proces borgen Archiveren papierendossiers indiensttreding raadsleden + borgen Borgen proces nevenactiviteiten + vertegenwoordigingenlijst

Helga

A

1

Helga

A

1

Nathalie

A

1

Aanpassen Gedragscode volksvertegenwoordigers en bestuurders Aanpassen Protocol integriteitsschending

Cecile

B

1

Cecile

B

1

Uitvoeren aanbevelingen Rekenkamer onderzoek Privacy- en informatieveiligheid Doorontwikkeling auditcommissie: Resultaat 2, 3 en 5 RVS uitwerken Doorontwikkeling P&C cyclus (trekker = organisatie)

Cecile

B

4

Cecile

B

4

Cecile

B

4

Onderzoeken positie burgercommissieleden

Cecile

B

4

Organiseren voorzitterstraining

Cecile

B

4

Opvolging + monitoring Rekenkameronderzoeken t.b.v. raad

Cecile

B

4

Opstellen inwerk- en opleidingsprogramma (nieuwe) raad/commissieleden Organiseren Teamstraining voor raadsleden

Cecile

B

6

Daan

B

3

Opstellen kaders Dialoog

Daan

B

4

Afronden uitvoeringsplan raadscommunicatie 2024

Daan

B

5

Opstellen uitvoeringsplan raadscommunicatie 2025-2026 + uitvoeren Afronden actieprogramma Ruimtelijk dossiers

Daan

B

5

Ellen

B

3

Acties vervolg heidag 2024-2025 raad – college

Ellen

B

3

Doorontwikkeling bestuurlijke Lange termijn agenda (LTA) + module LTA in NotuBiz Opstellen griffieplan 2025 ev.

Ellen

B

4

Ellen

B

4

Voortgang raadsakkoord

Ellen

B

4

Organiseren politieke avond verkiezingen

Ellen

B

6

Bijeenkomst organiseren en evt. opstellen agressieprotocol

Nathalie

B

1

Invoeren digitaal archiveren / recordmanagement + borgen

Nathalie

B

1

Actualiseren voortgang moties en amendementen in NB + borgen Formaliseren informatiebijeenkomsten en werksessies/werkgroepen Actualiseren Handvest actieve informatieplicht (informatievoorziening raad) Team griffie komt op intern bezoek (Kennismaking en begrip positie raad/griffie) Invoeren lokale leeromgeving raad (LMS)

Helga

B

1

Cecile

C

1

Cecile

C

3

Daan

C

3

Daan

C

4

Doorontwikkeling participatiebeleid raad

Daan

C

4

Opstellen handboek raadsleden

Ellen

C

6

Opstellen overdrachtsdocument oude raad > nieuwe raad

Ellen

C

6

Inregelen nieuwe module themadossiers

Helga

C

4

Opschonen zaaksysteem met Cognos

Nathalie

C

1

Inregelen nieuwe module Notubiz en zaaksysteem schriftelijke vragen en toezeggingen Opschonen map werkprocessen

Nathalie

C

4

Nathalie Helga

C

1

Prioriteit A Noodzaak (wettelijk) B Belangrijk en al gestart C Wens

Welke ondersteuning hoort hierbij? NU Ellen Goossens Rianne Raaijmakers Helga Kervezee Nathalie Alphenaar

Griffier 1,0 fte raadsadviseur / 1,0 fte plv. griffier raadsondersteuner 0,89 fte raadsondersteuner / Secr. Rekenkamer 0,89 fte

detachering vanuit organisatie: Daan Frantzen communicatieadviseur

0,44 fte 4.22 fte

Aandachtspunten • 2025 zit ‘vol’ met werk, kwetsbaar door personeelswisseling • Meer samenwerking zoeken intern en extern • Meer inzicht in politiek / maatschappelijke ontwikkelingen en versterken adviesrol • Doorontwikkelen proces- en informatiemanagement • Meer inzetten op samenspel/bestuurlijke vernieuwing • Er moet ‘denktijd’ zijn en ruimte voor creativiteit • Goede balans werk-privé draagt bij aan werkplezier en kwaliteit van werk

Toekomstplan: formatie en functies • Toevoegen functie raadsadviseur (32 uur) • Takenpakket raadsadviseur: (secretaris rekenkamer, advisering proces- en informatiemanagement en informatieveiligheid, archivering, communicatie, 2e plv. (commissie) griffier)

Functie

Accent

Huidige formatie

Benodigde formatie

Griffier

Adviseur raad, leiding griffie, bestuurlijke vernieuwing

36 (1 fte)

36 (1 fte)

Plaatsvervangend griffier / raadsadviseur

Eerste plv. griffier, commissiegriffier, advisering, regionale samenwerking

36 (1 fte)

36 (1 fte)

Raadscommunicatieadviseur

Communicatie en participatie Tweede plv. griffier, secretaris rekenkamer, communicatie- en informatiemanagement

18 (0,44 fte)

18 (0,44 fte)

…..

32 (0,89 fte)

Raadsondersteuner

Administratief en logistiek

32 (0,89 fte)

32 (0,89 fte)

Raadsondersteuner

Administratief en logistiek

32 (0,89 fte)

28 (0,78 fte)

Totaal 4.22 fte

Totaal 5,11 fte

Detachering vanuit organisatie

Raadsadviseur

Incidentele specialistische HR-taken Incidentele specialistische juridische zaken Technische ondersteuning

ambtelijke organisatie of externe inhuur ambtelijke organisatie of externe inhuur ambtelijke organisatie of externe inhuur