2025.391 -Griffie S-D- Griffieplan Schouwen-Duiveland (1618148)
Tekst van het document
Gemeente Schouwen-Duiveland
Griffieplan Deel I (ambitie raad – missie en visie griffie) Deel II (griffieplan 2025 ev.)
SAMENwerken aan een toekomstbestendige griffie Verbeteren, verbinden en vernieuwen
22 oktober 2025
DEFINITIEF
Inhoud 1.
Inleiding .......................................................................................................................................... 3
2.
Deel I: Ambitie raad ....................................................................................................................... 4 2.1 Waarin zijn de ambities en uitgangspunten van de raad vastgelegd? .......................................... 4 2.2 Wat is de visie op raadscommunicatie? ........................................................................................ 4 2.3 Wat is de ambitie van de raad? ..................................................................................................... 5 2.4 Wat verwacht de raad van de griffie? ........................................................................................... 6 2.5 Welke griffie hoort bij de ambitie van de raad?............................................................................ 6
3.
Deel I: Missie en visie griffie .......................................................................................................... 9 3.1 Missie, visie en succesfactoren van de griffie ............................................................................... 9 3.2 Onze visie op een toekomstbestendige en meer strategische griffie(r) ..................................... 10 3.3 Welke (toekomstige) griffie hoort daarbij? ................................................................................. 10
4.
Deel II: Griffieplan 2025 ev. ......................................................................................................... 12 4.1 De griffie van Schouwen-Duiveland ............................................................................................ 12 4.2 Speerpunten griffie 2025 - 2026 ................................................................................................. 13 4.3 Wat is nodig om een toekomstbestendige en strategische griffie te worden en te blijven? ..... 15 4.5 Tot slot (proces)........................................................................................................................... 17 Bijlagen .............................................................................................................................................. 18
2
1. Inleiding Vanaf 2022 is de griffie aan de slag gegaan om een toekomstbestendige en strategische griffie neer te zetten. Het zijn dynamische jaren geweest met gemeenteraadsverkiezingen, wisselingen in de raad en college, invulling van nieuwe functies op de griffie, vertrekkend personeel, verbouwing van de Burgerzaal, ondersteunen van nieuwe gremia, investeren in de bestuurlijke driehoek1 enz. Niet alleen in 2025 gaan we (de griffie) verder met verbeteren, verbinden en vernieuwen, maar ook in de jaren daarna gaan we onze visie verder uitdragen. Uitgangspunten voor dit griffieplan vormen in algemene zin het onderzoek Griffiefit 2024, het Raadsakkoord 2022-2026 en het raadsonderzoek Samenspel op Schouwen-Duiveland 2020. Daarnaast spelen de herijkte strategische visie Tij van de Toekomst 2025, de programmabegroting 2025-2027 (= uitvoeringsprogramma van het collegeprogramma 2018-2022) en het organisatieprogramma 2022 – 2026 ook een rol.
Met dit griffieplan zetten we een volgende stap in de bewustwording vanuit waar we vertrekken om de ambitie van de raad en de griffie waar te maken en wat we daarvoor doen. Met dit griffieplan maken wij duidelijk: 1. Op basis van welke overtuiging wij deze ondersteuning willen bieden (missie). 2. Wat wij hiermee (op langere termijn) willen bereiken (visie). 3. Hoe we dit gaan realiseren (strategie).
Deel I (ambitie raad en missie / visie griffie) Hoewel dit niet in beton gegoten is, vormen de ambitie van de raad en de missie en de visie van de griffie het statische deel (deel I) van dit griffieplan. Ofwel het geraamte (de kapstok) waarop de inrichting en de activiteiten van ons team is gebaseerd. Dit deel zal ook de komende jaren naar verwachting niet veranderen.
Deel II (griffieplan 2025 ev.) De inrichting en de activiteiten van het griffieteam vormen het dynamische deel (deel II) van ons griffieplan voor 2025 ev. Periodiek gaan de deel II actualiseren en bespreken in de werkgeverscommissie en de raad hierover informeren.
Namens het griffieteam, Ellen Goossens griffier
1
Burgemeester, gemeentesecretaris en griffier
3
2. Deel I: Ambitie raad 2.1 Waarin zijn de ambities en uitgangspunten van de raad vastgelegd? Al in het overdrachtsdocument van de Werkgeverscommissie naar de nieuwe raad in 2018 is opgenomen dat het van belang is dat de raad een visie ontwikkelt op zijn eigen werk om het ‘werkgeverschap’ van de griffie goed in te vullen. Op basis van een visie en ambitie van de raad kan de Werkgeverscommissie de vraag beantwoorden welke ondersteuning van de griffie (kwantitatief en kwalitatief) daarbij behoort. In de raadsperiode 2018-2022 is in de raad al gesproken over: Wat voor raad willen we zijn? Dit heeft niet tot besluitvorming geleid vanwege de komst van een nieuwe burgemeester en het niet fysiek bij elkaar kunnen komen als gevolg van Corona. In 2023 en 2024 is dit vraagstuk weer opgepakt en dit heeft geleid tot het rapport Griffiefit 2024. De raad heeft op 30 mei 2024 op basis van dit rapport ingestemd met de doorontwikkeling naar een (meer) strategische griffie(r) om daarmee een toekomstbestendige ondersteuning van de gemeenteraad te organiseren. De raad heeft hierbij prioriteiten gegeven aan de belangrijkste taakgebieden voor de raad en griffie. In het Raadsakkoord 2022-2026 zijn uitgangspunten beschreven voor de huidige zittingsperiode en zijn aspecten opgenomen waar de raadsleden voor willen gaan en voor staan.
De in de raad vertegenwoordigde fracties vinden het van belang hun gezamenlijkheid als raad te benadrukken.
2.2 Wat is de visie op raadscommunicatie? Door het unaniem vaststellen van het raadscommunicatieplan in oktober 2023 heeft de gemeenteraad het signaal afgegeven het belang in te zien van structurele raadscommunicatie. Dit plan sluit aan bij de wensen van de huidige gemeenteraad en de trends en ontwikkelingen in de maatschappij. Tegelijk vormt het plan een basis voor de zittingsperiodes na deze raad. Een weloverwogen strategie die de koers uitzet voor de toekomst. Centrale boodschap: Raadscommunicatie richt zich op de gehele gemeenteraad. Zo objectief mogelijk, zonder politieke kleur. Het is een manier om de vele kanten van de raad als bestuursorgaan onder de aandacht te brengen. Een continu proces om de verbinding met de samenleving te vergroten. Drempels weg te nemen en toegankelijkheid te vergroten. De gemeenteraad is er voor iedereen. De gemeenteraad van Schouwen-Duiveland is verbindend, proactief, vindbaar en zichtbaar.
4
2.3 Wat is de ambitie van de raad? In de 2023-2024 heeft de raad in het onderzoek GriffieFIT het volgende vastgelegd: 1. Ambitie geeft inzicht in rolopvatting en typering raad o De ambitie van de gemeenteraad is niet eenduidig te typeren: wel voorkeur om toe te werken naar de typering van een meer maatschappelijke raad: extern gericht, actief agenderend en kaderstellend. o Passend bij deze typering: - het meer en concreter inzetten van de diverse raadsinstrumenten; - het door de raad uitnodigen van groepen uit de samenleving om in gesprek te gaan; - het samenspel met het college en de ambtelijke organisatie. o De manier waarop de raad zich als geheel opstelt, is sterk onderwerpafhankelijk. 2. Behoefte door de raad ingebracht o Raadsleden zijn zelf aan zet om zich in gezamenlijkheid als raad te profileren > bijeenkomsten organiseren of gezamenlijke werkbezoeken. o Om de kaderstellende en agenderende rollen sterker te kunnen pakken, is het van belang dat raad en college het met elkaar eens zijn over ieders rolopvatting, zodat in het debat een constructief samenspel ontstaat. o De griffie heeft een centrale rol om deze ontwikkelingen te ondersteunen, aan te jagen en te monitoren. 3. Belang en waardering in ondersteuning > rol griffie o De griffie wordt positief omschreven als behulpzaam, betrokken en toegankelijk, maar is nog zoekend is naar haar eigen rol en positionering.
De griffie is volop in ontwikkeling en de raadsleden zien ook in dat dit kansen biedt voor de toekomst. o Zowel de raad als de griffie kennen een hoog belang toe aan ondersteunende taken, adviserende taken en meedenken over de doorontwikkeling. De raadsleden zetten ‘ondersteuning’ op één, maar zien een grote rol van de griffie in de taak ‘advisering’. 4. Een sterke raad, vraagt om een sterke (strategische) griffie Komende jaren primair aandacht voor: o
Ondersteuning De basis op orde. Doel is als griffie doorgroeien met een eigen visie op basis van de behoeften van de raad.
o
De griffie als (strategische) adviseur De raad en commissies adviseren over inhoudelijke en maatschappelijke thema’s. Coachen en doelmatig adviseren van raadsleden, bijvoorbeeld over het gebruik van instrumenten.
o
Doorontwikkeling gemeenteraad De raad inspireren en suggesties doen voor het verbeteren van de besluitvorming. En aandacht te besteden aan thema's als bestuurlijke vernieuwing.
5
2.4 Wat verwacht de raad van de griffie? Om de doorontwikkeling van de raad richting een meer maatschappelijke, externe en sturende raad mogelijk te maken, moet de raadsondersteuning (de griffie) van goede kwaliteit blijven en ook verder door ontwikkelen. De raad heeft daarom besloten om onderstaande adviezen in het Griffiefit 2024 te onderschrijven en verder uit te laten werken door de griffie: a. Voer doorlopend het goede gesprek (wat is de behoefte van de raad(sleden)? b. Maak ambities van de raad concreet (wat is er nodig om een meer maatschappelijke raad te worden?) c. Investeer in het driehoeksoverleg (afspraken maken over het samenspel, hoe gaan we investeren in een lange termijnplanning en kwaliteit van voorstellen?) d. Werk met een griffieplan (opstellen 2- jaarlijks griffieplan met ambities voor raad en prioriteiten voor griffie, afstemming met werkgeverscommissie) e. Doe het samen! (organiseer werkconferentie over patronen in het samenspel en het doorbreken hiervan) f. Een sterke griffie(r) (wat is er nodig om de rol van de griffier steviger neer te zetten en wat is hierbij de taakverdeling binnen de griffie?
2.5 Welke griffie hoort bij de ambitie van de raad? In het Benchmarkrapport Raadsgriffies anno 2022, De toekomstbestendige lijn2 zijn drie sleutelfactoren bepaald die de opbouw en omvang van het dienstenpakket van de griffie bepalen. Deze factoren worden toegelicht en het kader wordt de situatie van Schouwen-Duiveland benoemd. 1. De rolopvatting van de raad De raad kan veel of weinig vragen van de dienstverlening van zijn griffie. Het basispakket van de griffie bestaat uit ondersteuning van de raad, de informatievoorziening, het vergadercircuit en de regie op de samenwerking met het college en de ambtelijk organisatie. Maar soms gaat die ondersteuningsbehoefte verder en wil de raad: -
procedureel, inhoudelijk en politiek bestuurlijk advies; meegenomen worden in politiek-bestuurlijke- en maatschappelijke ontwikkelingen; dat hun griffiers en raadsadviseurs > de burgemeester, secretaris en ambtenaren gaan adviseren over wat de raad van hen verwacht; niet alleen reactief zijn, maar zelf het stuur in handen nemen; de raadscommunicatie steviger ter hand nemen zodat de volksvertegenwoordigende rol beter uit de verf komt;
De ambitie en rolopvatting van de gemeenteraad van Schouwen-Duiveland is niet eenduidig te typeren. Wel is de voorkeur om toe te werken naar de typering van een meer maatschappelijke raad: extern gericht, actief agenderend en kaderstellend. Anno 2025 zien we bij de raad al een beweging van een intern gerichte en volgende rolopvatting, naar een meer extern gerichte en sturende rolopvatting (zie plaatje pag. 7).
2 Benchmarkrapport Raadsgriffies anno 2022, De toekomstbestendige lijn
6
Voorbeeld: - doorontwikkeling Auditcommissie - Lange termijn agenda (LTA)
Voorbeeld: - Dialoog Toerisme - Raadscommunicatieplan - Uitnodigingen externen in commissie of raad
2. De inrichting gemeenteraad en zijn vergadermodel De tweede factor heeft te maken met de organisatiestructuur van de gemeenteraad. De mate van complexiteit en de omvang van het vergadermodel vergen een bepaalde ondersteuningsbehoefte. Bepalend is o.a..: Zijn er raadscommissies, en zo ja hoeveel? Hebben die burgercommissieleden? Hoe vaak en hoe lang wordt er vergaderd door de raad, de raadscommissies en de andere commissies? Hoe meer van dit al en hoe diepgaander, hoe omvangrijker de ondersteuning en dus het werk van de griffie. De gemeenteraad van Schouwen-Duiveland werkt met 2 raadsadviescommissies (R&E en S&B), een bijzondere raadscommissie (Auditcommissie), een Agendacommissie, een Presidium, een Werkgeverscommissie, een Referendumcommissie, Vertrouwenscommissie, incidentele commissies, digitaal raadsspreekuur en ondersteunt de Rekenkamer. Er zijn ongeveer 20 burgercommissieleden. Een ontwikkeling naar een meer extern gerichte en sturende gemeenteraad vraagt naast raadscommissies, ook om een vergadermodel waarin de lokale samenleving stevig en eerder betrokken wordt dan nu.
3. Type gemeente en regio De derde factor is de schaalgrootte en het karakter van de gemeente, en de regionale complexiteit waarbinnen die gemeente functioneert. Vuistregel bij deze factor is, hoe groter de gemeente en hoe groter de regionale complexiteit (samenwerking), hoe complexer en omvangrijker het werk van de griffie. Schouwen-Duiveland wordt getypeerd als: middelgrote gemeente - met een landelijk karakter. Er is een toename in regionale samenwerking en gemeenschappelijke regelingen in Zeeland.
7
Deze 3 factoren bepalen de omvang en samenstelling van het diensten- en takenpakket van de griffie. Het soort takenpakket bepaalt weer welke soorten functies nodig zijn op de griffie. De eerdergenoemde benchmark onderscheidt drie griffietypen: i. Basisgriffie Gemeenteraden met een 'intern gerichte en volgende raad' profiel hebben vaak een kleine griffie. Deze griffies leveren een basispakket aan werkzaamheden en leveren alleen het wettelijk verplichte deel van het basispakket. ii. Plus griffie Gemeenteraden met een 'intern gericht en sturend' of 'extern gericht en volgend' profiel hebben vaak een middelgrote griffie. Soms een profiel met een beetje van allebei. Deze griffies leveren een deel van de plusdiensten. iii. Strategische (complete) griffie Gemeenteraden met een 'extern gericht en sturend' profiel hebben vaak een grote griffie. Deze griffies leveren in principe alle plusdiensten, het complete pakket. Strategische griffies zijn er vooral in gemeenten met meer dan honderdduizend inwoners.
Conclusie: De ambitie van de gemeenteraad van Schouwen-Duiveland is om bij voorkeur toe te werken naar de typering van een meer maatschappelijke raad: extern gericht, actief agenderend en kaderstellend. Anno 2025 zien we bij de raad al een beweging van een intern gerichte en volgende rolopvatting, naar een meer extern gerichte en sturende rolopvatting. De organisatiestructuur van onze raad is ingericht met een grote hoeveelheid aan commissies en relatief veel burgercommissieleden. Ook de toename in regionale samenwerking en gemeenschappelijke regelingen zorgt voor een andere ondersteuningsvraag. Dit alles vraagt om een andere opbouw en omvang van het dienstenpakket van de griffie en geeft de noodzaak aan voor een verdere doorontwikkeling van de griffie. De griffie van Schouwen-Duiveland bevindt zich anno 2025 op het snijvlak van basis naar pluspakket. Om aan de huidige en toekomstige rolopvatting van de raad te voldoen, moet de griffie zich verder door ontwikkelen in het pluspakket raadsadvies én pluspakket communicatie.
8
3.
Deel I: Missie en visie griffie
3.1 Missie, visie en succesfactoren van de griffie De missie, visie en succesfactoren van de griffie zijn gebaseerd op de ambitie van de raad. Deze onderdelen zijn in goede samenwerking binnen het griffieteam besproken en gezamenlijk bepaald. Met enthousiasme en voortvarendheid gaan we hiermee aan de slag.
9
3.2 Onze visie op een toekomstbestendige en meer strategische griffie(r) Wij vinden dat een toekomstbestendige griffie de basis op orde heeft (nu en in de toekomst), investeert in de verbindende rol tussen alle deelnemers en zorgt met een stevige strategische adviesrol voor de doorontwikkeling van de ambitie van de raad. De strategische griffie(r) is meer dan een procesbewaker; het is een proactieve adviseur, een bruggenbouwer en een kritische partner van de gemeenteraad. Dit alles om de raad in positie te brengen en te ondersteunen bij het realiseren van gezamenlijke doelen. Door de juiste ondersteuning te bieden, versterkt dit de positie van de raad in het besluitvormingstraject en zorgt voor een sterke lokale democratie. De samenwerking tussen raad en college krijgt vorm in de bestuurlijke driehoek van burgemeester, secretaris en griffier, waarbij gewerkt wordt aan kwaliteitsverbetering, participatie, (digitale) dienstverlening, democratische vernieuwing en de veranderopgave. Dit alles gebeurt vanuit een positie van gelijkwaardigheid aan de andere deelnemers in de driehoek. Het realiseren van deze visie is afhankelijk van: - de ruimte die de griffie(r) krijgt van de raad; - de kwantitatieve en kwalitatieve capaciteit van de griffie; - het functioneren van de bestuurlijke driehoek.
Maar ook steun van en een goede relatie met de werkgeverscommissie zorgt ervoor dat de griffier in positie komt en blijft als strategisch adviseur van de raad.
3.3 Welke (toekomstige) griffie hoort daarbij? Als griffie ondersteunen wij de raadsleden3 bij de invulling van hun vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. Voor een deel is die ondersteuning heel praktisch; de griffie zorgt dat de raad en commissies kunnen vergaderen, dat iedereen weet dat er vergadert gaat wordt en waarover, het zogenaamde basispakket. Ondersteuning van de raad kent echter ook een inhoudelijke en strategische kant. De griffie vervult daarbij een communicatieve, adviserende en soms coachende rol. Niet door keuzes voor raadsleden te maken, maar door hen, met behulp van de juiste vragen en op basis van een (strategisch) advies, zelf de juiste keuzes te laten maken, het zogenaamde pluspakket. Gelet op de ambitie van de raad is een verdere doorontwikkeling naar een volledige ondersteuning van de griffie met een pluspakket raadsadvies en pluspakket communicatie gewenst. Anno 2025 bevindt de griffie zich aan het begin van pluspakket. Een verdere investering in participatie/communicatieadvies, informatiemanagement, strategische advisering, inzicht in politieke- en maatschappelijke ontwikkelingen en samenspel/bestuurlijke vernieuwing is nodig.
3 Bij het woord raadsleden kan ook gelezen worden: fracties, burgercommissieleden, raad.
10
Door ontwikkelen naar een griffie met Pluspakket raadsadvies en Pluspakket communicatie Vanuit de vereniging van raadsleden en de VNG wordt geadviseerd dat gemeenteraden zichzelf niet te kort moeten doen met eigen ondersteuning. Middelgrote en grote griffies zijn namelijk meer in control. Belangrijke hulpstructuren voor de raad zoals: ambtelijke bijstand, fractieondersteuning, een krachtige functionerende auditcommissie, rekenkamer en presidium worden door de griffie beter in stelling gebracht. De omvang en kwaliteit van de griffie en de positie van de griffier vormen samen de sleutel op het duale slot. Uit het Benchmarkrapport Raadsgriffies anno 2022, De toekomstbestendige lijn4 komt naar voren dat de omvang van de huidige griffies in nagenoeg alle gemeenten niet toereikend is om als gemeenteraad echt duaal te kunnen functioneren. Om voldoende slagkracht te realiseren en de gemeenteraad sturend en extern gericht (echt duaal) te laten functioneren is nodig: -
kleine gemeenten omvang > ongeveer 4,00 fte middelgrote (25.000-60.000 inwoners) gemeenten omvang > 5,00 tot 6,00 fte grote gemeenten omvang > 7,50 tot 10,00 fte.
Bij een doorontwikkeling naar een griffie met Pluspakket raadsadvies en pluspakket communicatie (zie pag. 8) in een middelgrote gemeente zou onze griffie moeten groeien naar 5-6 fte. Hieronder zijn de inrichtingsmodellen van plusgriffie en een strategische griffie weergegeven. De plusgriffie komt voor in een aantal varianten en heeft vaak een omvang tot 6,00 fte. De functiescheiding, zeker bij de wat grotere plusgriffies, krijgt meer gestalte en dat maakt dat de plusgriffie als een team van specialisten gaat functioneren. Van de plusgriffier wordt door de gemeenteraad een 'initiërende' houding verwacht. De strategische griffie, zeker met een omvang van boven de 6,25 fte, kan een compleet pakket aan diensten leveren. Van de strategische griffier wordt door de gemeenteraad een (functioneel) sturende houding verwacht. De relatie tussen raad en de griffier is evenwichtig. De griffier en zijn adviseurs hebben een stevige positie van waaruit zij ondersteunen, adviseren en waar nodig ook (bij)sturen. Deze onderlinge verhouding tussen raad en griffie maakt dat de griffier sterk is gepositioneerd.
5-6 fte
7-10 fte
4 Benchmarkrapport Raadsgriffies anno 2022, De toekomstbestendige lijn
11
4. Deel II: Griffieplan 2025 ev. In dit griffieplan deel II vertalen we de missie en visie van de griffie, zoals verwoord in deel I naar de beschikbare formatie en concrete werkzaamheden, aandachtspunten en speerpunten in de jaren 2025-2026. Waar mogelijk met een doorkijk verder in de tijd.
4.1 De griffie van Schouwen-Duiveland De taken van de griffie zijn vastgelegd in het profiel van de raadsgriffier, de instructie voor de griffier5 en daarvan afgeleid in de functieprofielen en -beschrijvingen van de griffiemedewerkers. Hoe aan de invulling van de werkzaamheden precies vorm en inhoud wordt gegeven, is afhankelijk van de wensen en ambities van de raad. Ontwikkelingen in de maatschappij en/of het openbaar bestuur hebben ook invloed op de taken van de griffie. De griffie biedt (strategisch) advies en ondersteuning van de volgende gremia en deelnemers: WAT Raadsvergaderingen Commissievergaderingen Raadsinformatiebijeenkomsten Presidium Agendacommissie Auditcommissie Rekenkamer Werkgeverscommissie Vertrouwenscommissie en klankbordgesprek Referendumcommissie Digitaal raadsspreekuur Werkgroepen / klankbordgroepen Regionale samenwerkingsverbanden Heidagen / werkbezoeken
WIE Raadsleden – collegeleden Burgercommissieleden Fractieondersteuners Fractievoorzitter en burgemeester Agendacommissieleden en adviseurs Auditcommissieleden, accountant en adviseurs Rekenkamerleden Werkgeverscommissieleden en P&O Raadsleden Referendumleden Inwoners Ambtenaren Medewerkers gemeenschappelijke regelingen Begeleiders - Bedrijven / organisaties
In lijn met onze visie vervult de griffie een faciliterende en dienstverlenende rol door de uitvoering van de volgende kernactiviteiten: 1. Het plannen, voorbereiden, begeleiden en afhandelen van alle vergaderingen. 2. Het geven van gevraagd en ongevraagd (inhoudelijk) advies aan voorzitters, raadsleden, (burger)commissieleden en fractieondersteuners. 3. Kenniscentrum, coachen en zijn van sparringpartner van alle deelnemers over raadsaangelegenheden. 4. Waarborgen van de kwaliteit van het besluitvormingsproces en zorgen voor een optimale informatievoorziening. 5. Verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van de raadscommunicatie.
5
Instructie voor de griffier van de gemeente Schouwen-Duiveland 2025 | Lokale wet- en regelgeving
12
Werkverdeling gremia per 1 september 2025: Gremia Raadsvergaderingen Commissievergadering R&E en S&B Raadsinformatiebijeenkomsten Presidium Agendacommissie Auditcommissie Rekenkamer Werkgeverscommissie Vertrouwenscommissie en klankbordgesprek Referendumcommissie Digitaal raadsspreekuur Werkgroepen / klankbordgroepen raad Regionale samenwerkingsverbanden Heidagen / werkbezoeken
1e Aanspreekpunt Griffier Plv. griffier Griffier / plv. griffier Griffier Griffier Plv. griffier Raadsondersteuner Griffier Griffier Plv. griffier Plv. griffier Griffier / plv. griffier / raadadviseur Plv. griffier Allen
Ondersteuning Raadsondersteuner Raadsondersteuner Raadsondersteuner Raadsondersteuner
Raadsondersteuner Plv. griffier
Raadsondersteuner
In de tabel is per gremium een onderscheid gemaakt tussen het eerste aanspreekpunt voor raads- en commissieleden, maar ook voor collegeleden en ambtenaren. De ondersteuning verzorgt ten behoeve van het eerste aanpreekpunt de praktische taken zoals organiseren van vergaderingen, het verzorgen van de stukken en verslaglegging. Opleiding griffie Om ons als nieuw team te vormen en te bouwen aan een ‘STERK TEAM’ hebben we in het najaar van 2024 en het eerste kwartaal van 2025 deelgenomen aan het interne programma TeamTalk. Vanuit het organisatieontwikkelingstraject is dit geïnitieerd, waarbij de griffie in de gelegenheid is gesteld om hieraan ook als team deel te nemen. Het traject bestond uit vier fysieke sessies, tweewekelijks teamoverleg (met het eigen team) met opdracht en een online teamtalk opleiding. In de fysieke sessies is gesproken over de 4 fasen van Teamtalk: focus, route, drive en verbondenheid. Er zijn in het team aanvullende opleidingswensen die in de loop van 2025-2026 concreter zullen worden. Dit zal onder meer komen uit de voortgangsgesprekken die de griffier op periodieke basis met de individuele collega’s heeft. De griffier gaat in september 2025 naar de cursus ‘Griffier en gemeenteraadsverkiezingen 2026’.
4.2 Speerpunten griffie 2025 - 2026 De kernactiviteiten van de griffie en de werkzaamheden die daaruit voortvloeien vormen de basis voor het in beeld brengen van de juiste ondersteuning voor de raad. Wij hebben als team nagedacht over vragen als: -
Wat wil de raad bereiken en welke ondersteuningsbehoefte is hiervoor nodig? Op welke manier kan de griffie de raad ondersteunen en adviseren? (zie pag. 5 en 8) Wat is nodig om de ambitie van de raad en de visie van de griffie te bereiken?
13
In de onderstaande tabel zijn de thema’s uit de visie van de griffie: verbeteren, verbinden en vernieuwen gekoppeld aan de ambitie van de raad zoals verwoord in GriffieFIT. Hierbij wordt aangegeven: Wat wil de raad en de griffie bereiken? Welke ondersteuningsbehoefte is hiervoor nodig? Wat is nodig om de ambitie te bereiken?
Thema visie
Verbeteren
Verbinden
Vernieuwen
Bereiken?
Basis op orde
Tussen raad (griffie), college, ambtelijke organisatie en inwoners
Ondersteunings- Basispakket behoefte? (Volgend en intern gericht)
Pluspakket communicatie (Volgend en extern gericht) Wat is nodig?
Doorontwikkeling naar: een meer maatschappelijke raad: extern gericht, actief agenderend en kaderstellend. Pluspakket Raadsadvies (Sturend en intern gericht)
• • • • • •
Een herkenbare vergadercyclus Een optimaal besluitvormings proces Een passende werkbelasting griffie Goede kwaliteit raadsvoorstellen en raadsbrieven Actuele processen en verordeningen Juiste informatievoorzi ening
• • • •
•
•
Heldere rolverdeling tussen college en raad Griffie als scharnier tussen raad en organisatie Verbindende relatie met de samenleving Respect en vertrouwen in de relatie tussen de raadsleden onderling en met het college Gelijkwaardige samenwerking binnen de driehoek, burgemeester, griffier en gemeentesecretaris Een zuiver en levendig debat
• • • •
• •
Sturen op hoofdlijnen op basis van juiste informatie Afgestemde bestuurlijke kalender / Lange termijn agenda Als raad / griffie in vroeg stadium betrokken zijn bij ‘grote’ thema’s Aansluiten bij maatschappelijke ontwikkelingen en opgaven Inzetten op verschillende vormen van participatie Als raad meer naar buiten / profileren
NB. Bovenstaande opsomming van ‘Wat is nodig?’ is niet uitputtend.
Op basis van bovenstaand overzicht hebben we voor 2025 – 2026 een aantal speerpunten op hoofdlijnen benoemd. Sommige speerpunten dragen bij aan het behalen van de ambitie van de raad (speerpunt 1, 3, 4 en 5). Andere speerpunten vragen op kort termijn veel capaciteit van de griffie (speerpunt 2 en 6). In de bijlage is een meerjarenplanning 2025-2026 opgenomen van activiteiten die bijdragen aan het realiseren van de speerpunten. Speerpunten 2025-2026 1. Actualiseren processen, verordeningen en reglementen 2. Herbenoemingsprocedure burgemeester 3. Investeren in Samenspel 4. Raad meer in positie 5. Raadscommunicatie + participatie 6. Gemeenteraadsverkiezingen 2026
14
4.3 Wat is nodig om een toekomstbestendige en strategische griffie te worden en te blijven? Waar staan we nu? Vanaf september 2025 zijn er geen vacatures meer in de griffie. Afgelopen half jaar is de functie van plv. griffier / raadsadviseur door interim Cecile Bus ingevuld. September/oktober wordt gebruikt om de werkzaamheden over de dragen en projecten af te ronden. De griffie heeft per 1 september 2025 een formatie van 4,22 fte Deze is als volgt verdeeld: Formatie griffie per 1 september 2025: Griffier:
Ellen Goossens
1,00 fte
Plv. griffier / Raadsadviseur:
Rianne Raaijmakers
1,00 fte
Raadsondersteuner:
Helga Kervezee
0,89 fte
Raadsondersteuner / Secretaris Rekenkamer:
Nathalie Alphenaar
0,89 fte
Raadscommunicatieadviseur: Daan Frantzen
0,44 fte 4.22 fte
(Detachering vanuit organisatie)
Welke aandachtpunten zijn er? Op basis van onze kernactiviteiten en speerpunten komen we tot de volgende aandachtpunten: -
-
Werken op basis van een duidelijke koers (en minder in de waan van de dag) Strategische advisering: als griffie voorstellen doen die bijdragen aan > de ontwikkeling van een strategische (lange) termijn agenda > optimaliseren van de kwaliteit van besluiten/besluitvormingsprocessen > door ontwikkelen van de Auditcommissie > verbeteren van de interactie met inwoners (participatie en betrokkenheid) Meer samenwerking zoeken met de organisatie(s) en elkaar versterken (intern en extern) Inzetten op een goede informatievoorziening en verbeter procesmanagement Meer inzicht in politiek / maatschappelijke ontwikkelingen en versterken van adviesrol Meer grip op grote dossiers / vraagstukken Uitwerken inhoudelijke aandachtsgebieden griffier / raadsadviseur(s) Er moet ‘denktijd’ zijn en ruimte voor creativiteit Meer inzetten op het politiek – ambtelijke samenspel en bestuurlijke vernieuwing Kansen benutten van automatisering en digitalisering Grenzen stellen passend bij capaciteit (kwalitatief en kwantitatief) Goede balans werk-privé draagt bij aan werkplezier en kwaliteit van werk
15
De griffie bestaat uit een hecht team van vijf enthousiaste collega’s. Iedereen voelt zich zeer betrokken bij het werk en heeft een groot verantwoordelijkheidsgevoel. De werkzaamheden en formatie sluiten echter niet altijd op elkaar aan met als gevolg dat: • • • •
een aantal taken niet wordt uitgevoerd; de raadsadviseurs en griffier niet of onvoldoende toekomen aan hun (strategische) adviestaken; sommige medewerkers van de griffie werken regelmatig over en er is sprake van een hoge werkdruk; er geen ruimte is voor (door)ontwikkeling van de griffie en de persoonlijke ontwikkeling van de griffiemedewerkers;
Met een professionalisering van de staf in de ambtelijke organisatie wordt ook meer ingezet op strategische advisering van het college. Het is belangrijk dat de griffie, op hetzelfde strategische niveau, de belangen van de raad behartigt. Kortom, de griffie kan de raad op basis van de huidige formatie onvoldoende ondersteunen in zijn rol als volksvertegenwoordiger en dat is niet gewenst. Dit is niet gewenst omdat daarmee de inwoners van Schouwen-Duiveland te kort wordt gedaan, maar ook zorgelijk omdat de rek er bij de griffiemedewerkers uit is. Wat is het gewenste toekomstplan voor de griffie? – formatie en functies Wij hebben als griffie, in overleg met de Werkgeverscommissie, in beeld gebracht hoe wij wél op een goede wijze de raad, de commissies en de individuele raadsleden kunnen ondersteunen nu en in de toekomst. We hebben hierbij rekening gehouden met een taakverdeling die aansluit bij de taakomschrijving van de verschillende functies, de werkvoorraad en de ontwikkelingen in de maatschappij en het openbaar bestuur. Binnen het griffieteam zien we een ongewenste verschuiving van taken. Op het niveau van raadsadviseur ligt er (te) veel werk. Dit wordt nu te vaak en structureel opgepakt door de griffier (advisering) of door de raadsondersteuner (secretaris rekenkamer). Hierdoor komen beide medewerkers niet of onvoldoende toe aan hun eigen takenpakket.
Daarnaast doet het geen recht aan de zwaarte van de taken van secretaris van een onafhankelijke Rekenkamer. Daarnaast is de griffie voor een 2e plv. griffier nog steeds afhankelijk van een medewerker uit de ambtelijke organisatie. De raadscommunicatieadviseur heeft een eigen specialistisch takenpakket en onvoldoende inhoudelijk kennis van de taken op de griffie en onvoldoende beschikbare tijd om deze taken over te nemen. Bij een 2e raadsadviseur kan hier wel invulling aan gegeven worden als vervanger van de commissie- of raadsgriffier en kan de functie van 2e loco griffier vanuit de organisatie vervallen en wordt mogelijke belangenverstrengeling hierbij voorkomen.
Daarom is het gewenst om een functie van raadsadviseur (32 uur) toe te voegen aan de griffie. Bij deze nieuwe functie wordt de secretaris rekenkamer belegd, proces- en informatiemanagement, communicatie en de tweede plaatsvervangend (commissie)griffier.
16
Functie
Accent
Griffier
Adviseur raad, leiding griffie, bestuurlijke vernieuwing Plaatsvervangend griffier / Eerste plv. griffier, raadsadviseur commissiegriffier, advisering, regionale samenwerking Raadscommunicatieadviseur Communicatie en Detachering vanuit organisatie participatie Raadsadviseur Tweede plv. griffier, secretaris rekenkamer, proces - en informatiemanagement, communicatie Raadsondersteuner Administratief en logistiek Raadsondersteuner Administratief en logistiek
Huidige formatie
Benodigde formatie
36 (1 fte)
36 (1 fte)
36 (1 fte)
36 (1 fte)
18 (0,44 fte)
18 (0,44 fte)
…..
32 (0,89 fte)
32 (0,89 fte)
32 (0,89 fte)
32 (0,89 fte)
32 (0,89 fte)
Totaal 4.22 fte
Totaal 5,11 fte ambtelijke organisatie of externe inhuur
Incidentele specialistische HR-taken Incidentele specialistische juridische zaken Technische ondersteuning
ambtelijke organisatie of externe inhuur ambtelijke organisatie of externe inhuur
4.5 Tot slot (proces) Het griffieplan Deel I en Deel II (2025-2026) is als definitief concept in de vergadering van de Werkgeverscommissie op 3 september 2025 vastgesteld. In het presidium van 15 september 2025 is door de griffier een presentatie gegeven op hoofdlijnen op het griffieplan. De aanwezige leden van de werkgeverscommissie hebben vragen beantwoordt over de gewenste doorontwikkeling. Na definitieve vaststelling door de Werkgeverscommissie op 22 oktober, wordt het griffieplan en de presentatie aan het presidium ter kennisname (als ingekomen stuk) toegezonden aan de raad. Indien gewenst kan de griffie een presentatie verzorgen voor de gehele raad. De Werkgeverscommissie dient bij de begrotingsbehandeling in november 2025 een amendement in om met ingang van 1 januari 2026 de formatie van de griffie uit te breiden met een raadsadviseur (ook secretaris rekenkamer en 2e plv. griffier).
17
Bijlagen Meerjarenplanning activiteiten griffie 2025-2026 Meerjarenplanning griffie 2025-2026 Nr Activiteit
2025 Prioriteit Q1 Q2
Q3
Q4
2026 Q1 Q2
Q3
Q4
Relatie met speerpunt
Gereed
Opstellen geheimhoudingsregister raad + inregelen en borgen A
1
Invullen verwerkingsregister AVG + borgen
A
1
Actualiseren Verordening raadscommissie
A
1
V
Actualiseren Reglement van orde raad
A
1
V
Actualiseren Verordening Auditcommissie
A
1
V
Actualiseren Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Opstellen draaiboek Referendumverordening + borgen
A
1
V
A
1
Aanschaffen en uitleveren nieuwe laptops raads- en commissieleden Opstellen concept verslag van bevindingen en overleggen Vertrouwenscommissie en CdK Overleg burgemeester en Vertrouwenscommissie, vaststellen verslag van bevindingen en aanbeveling Benoemen leden vertrouwenscommissie
A
1
A
2
A
2
A
2
Opstellen verkiezingsdraaiboek + uitvoeren
A
6
Toevoegen raadsbesluiten in Notubiz + proces borgen
A
1
Actualiseren proces in- en uitdiensttredingen raads- en commissieleden + proces borgen Archiveren papierendossiers indiensttreding raadsleden + borgen Borgen proces nevenactiviteiten + vertegenwoordigingenlijst
A
1
A
1
A
1
Aanpassen Gedragscode volksvertegenwoordigers en bestuurders Aanpassen Protocol integriteitsschending
B
1
B
1
Uitvoeren aanbevelingen Rekenkamer onderzoek Privacy- en informatieveiligheid Doorontwikkeling P&C cyclus (trekker = organisatie)
B
4
B
4
Onderzoeken positie burgercommissieleden
B
1
V
Organiseren voorzitterstraining
B
4
V
Opvolging + monitoring Rekenkameronderzoeken t.b.v. raad
B
4
Opstellen en uitvoeren start- en opleidingsprogramma (nieuwe) B raad/commissieleden Organiseren Teamstraining voor raadsleden B
6 3
V
Opstellen kaders Dialoog
B
5
V
Afronden uitvoeringsplan raadscommunicatie 2024
B
5
Opstellen uitvoeringsplan raadscommunicatie 2025-2026 + uitvoeren Afronden actieprogramma Ruimtelijk dossiers
B
5
V
B
3
V
Acties vervolg heidag 2024-2025 raad – college
B
3
Doorontwikkeling bestuurlijke Lange termijn agenda (LTA) + module LTA in NotuBiz Opstellen griffieplan 2025 ev.
B
4
B
4
Voortgang raadsakkoord
B
4
18
V
V
V
V
Meerjarenplanning griffie 2025-2026 Nr Activiteit
2025 Prioriteit Q1 Q2
Q3
Q4
2026 Q1 Q2
Q3
Q4
Relatie met speerpunt
Bijeenkomst organiseren en evt. opstellen agressieprotocol
B
1
Invoeren digitaal archiveren / recordmanagement + borgen
B
1
Actualiseren voortgang moties en amendementen in NB + borgen Uitvoeren Rekenkameronderzoek raadsinstrumenten
B
1
B
1
Opstellen handboek raadsleden
B
6
Formaliseren informatiebijeenkomsten en werksessies/werkgroepen Actualiseren Handvest actieve informatieplicht (informatievoorziening raad) Team griffie komt op intern bezoek (Kennismaking en begrip positie raad/griffie) Invoeren lokale leeromgeving raad (LMS)
C
1
C
4
C
3
C
4
Doorontwikkeling participatiebeleid raad
C
4
Opstellen overdrachtsdocument oude raad > nieuwe raad
C
6
Inregelen nieuwe module themadossiers
C
4
Opschonen zaaksysteem met Cognos
C
1
Inregelen nieuwe module Notubiz en zaaksysteem schriftelijke vragen en toezeggingen Opschonen map werkprocessen
C
4
C
1
Legenda (thema's uit de visie van de griffie) Basispakket (Verbeteren > basis op orde) Pluspakket Communicatie (Verbinden > alle deelnemers) Pluspakket Raadsadvies (Vernieuwen > kaderstellend door raad)
Speerpunten 2025-2026 1.
Actualiseren processen, verordeningen en reglementen
2.
Herbenoemingsprocedure burgemeester
3.
Investeren in samenspel
4.
Raad in meer positie
5.
Raadscommunicatie + participatie
6.
Gemeenteraadsverkiezingen 2026
Prioriteit A
Noodzaak (wettelijk)
B
Belangrijk en al gestart
C
Wens
19
Gereed
Werkzaamheden per functie per 1 september 2025 Griffier Algemene taken
Agendering Belangenbehartiger van de raad
Bestuurlijke besluitvorming
Leidinggeven en management
Communicatie en voorlichting
Plaatsvervangend griffier / Raadsadviseur Algemeen
Advisering besluitvorming Informatievoorziening Verbetervoorstellen
Taken - gevraagd en ongevraagd adviseren - ontwikkelen, innoveren en bewaken van beleid, procedures en processen - ondersteunen en initiëren democratische verbetering en/of vernieuwing - bevorderen verhouding raad, college, ambtelijke organisatie en inwoners - vertrouwensfunctie voor de raads- en commissieleden - adviseren agendacommissie, presidium en de voorzitter van de raad - adviseren ten aanzien van de (strategische) raadsplanning / LTA - periodiek overleg in de driehoek (burgemeester en gemeentesecretaris) - periodiek overleg gemeentesecretaris over de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college. - periodiek overleg met de raadsvoorzitter het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad. - stimuleren ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden - bewaken van de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, betrokkenen aanspreken hierop en bijdragen aan een juiste positiebepaling van de gemeenteraad.
- ondertekenen van alle raadsbesluiten en stukken die van de raad uitgaan - hiërarchisch leidinggeven aan medewerkers van de griffie - is verantwoordelijk voor bevordering van de integriteit van de griffie - is verantwoordelijk voor het bedrijfsmatig functioneren van de griffie - opstellen van een griffiejaarplan en -verslag en rapporteren met een griffiejaarverslag aan de werkgeverscommissie en raad - beheren budgetten van raad en griffie, signaleren overschrijdingen en adviseren van de raad over de wijze van omgaan hiermee. - adviseren van de raad over de strategische invulling van de raadscommunicatie - voorlichting geven aan medewerkers en burgers over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen bij de raad. Taken
Focus op commissievergadering, auditcommissie, accountant, digitaal spreekuur, referendumcommissie, informatiebijeenkomsten, heidagen, trainingen, onderhandse vragen Advisering aan raadsleden en ambtelijke organisatie (o.a. gebruik instrumenten raad, aanvliegroute en kwaliteit stukken) Advisering over verbetering van procedures en processen (inclusief de kwaliteit van informatievoorziening aan raad en inwoners) Uitwerken van voorstellen, zoals aanpassing van verordeningen, de rol van de raad bij participatie, regionale samenwerking of voor raadswerkgroepen
20
Raadsondersteuners Algemeen
Ondersteuning besluitvorming Informatievoorziening Verbetervoorstellen
Taken Secretaris rekenkamer, ondersteuning raads- en commissievergaderingen agendacommissie / presidium, afwikkeling fractievergoedingen, declaraties commissieleden, nevenfuncties, uitvoerende communicatie uitingen, in- en uitdienst raadsleden en commissieleden, heidagen Ingekomen stukken, raadsbrieven, uitzetten technische en schriftelijke raadsvragen, moties en amendementen Notubiz inplannen afspraken, vergaderschema, griffiemailbox, inplannen vergaderingen en evenementen, contacten en beheer Notubiz digitaal archiveren, lange termijn agenda Notubiz, actualiseren werkinstructies
Raadscommunicatieadviseur Algemeen
Taken
Advisering en verbetervoorstellen
Advisering over (extern) raadscommunicatieplan en uitvoering: Democracity, politiek actief, training debatteren, begrijpelijke moties en amendementen, Dialoog, jaaroverzicht raad, ontwikkelen nieuwsbrief en content
Informatievoorziening
gemeenterubriek, social media, website, dossiers Notubiz, informatieve artikelen
Raadsvergaderingen, presidium, heidagen
21