2025.306 Bijlage 3 Verbeterplan informatiebeheer gemeente Schouwen-Duiveland 2025-2026 (1530354)

Verbeterplan informatiebeheer KPI rapportage 2024-2025 Gemeente Schouwen-Duiveland Zaak: 1530354

Verbeterplan informatiebeheer KPI rapportage 2024-2025 Gemeente Schouwen-Duiveland

Inhoud Inleiding

3

Aanbevelingen

3

Verbeterplan

6

2

Inleiding Eind 2024 en begin 2025 hebben het Zeeuws Archief en de Provincie Zeeland een KPI rapportage op informatiebeheer opgeleverd. Uit deze rapporten zijn aanbevelingen gekomen. In dit verbeterplan staan de verbeterpunten verwerkt en per verbeterpunt aangegeven wat de vervolgstappen zijn. De uitvoering van de archiefinspectie is sinds 2020-2021 uitbesteed aan het Zeeuws Archief. De jaarlijkse inspectie die heeft geresulteerd in dit verslag is om die reden uitgevoerd door de archiefinspecteurs van het Zeeuws Archief. Daarnaast is er in het kader van het IBT (interbestuurlijk toezicht) een 0-meting op informatie en archief uitgevoerd door DocFactory, in opdracht van de provincie Zeeland. De gemeente Schouwen-Duiveland heeft de beoordeling 'goed' gekregen op informatiehuishouding, dit is een hele mooi prestatie!

Aanbevelingen Uit de twee inspectierapporten zijn verschillende aanbevelingen gekomen. In onderstaande tabel staan de aanbevelingen die zijn gegeven. Achter de aanbeveling staat in welk verbeterpunt deze aanbeveling terugkomt. Niet alle aanbevelingen komen terug in een verbeterpunt. In het opmerkingenveld wordt hier uitleg over gegeven. Nr.

Aanbeveling

Verbeterpunt

1

Stel een Strategisch Informatie Overleg (SIO) in

2

Maak duidelijke afspraken met verbonden partijen over verantwoordelijkheden en de duurzame toegankelijkheid van informatie

6

3

Stel een overkoepelend opleidingsplan op voor Team DIV, afgestemd op de toekomstige ambities van de gemeente

2

4

Versterk kennisdeling binnen het DIV-team en breid het team indien nodig uit om vervangbaarheid en continuïteit te waarborgen

2

5

Laat het DIV-team proactief handelen en veranker instructies en richtlijnen stevig binnen de organisatie

3/4/5

Opmerking Is al opvolging aan gegeven Wordt al opgepakt in een project met de RUD.

3

6

Maak richtlijnen en instructies over archivering (bijv. in het zaaksysteem) breed bekend en organiseer regelmatige trainingen voor alle medewerkers

3

7

Werk digitale achterstanden volledig weg

1

8

Implementeer structurele monitoring van de archiefruimte met geautomatiseerde drempelwaarden voor waarschuwingen bij overschrijdingen

Jaarlijks wordt de archiefruimte al gemonitord en gecontroleerd.

9

Maak systemen compliant voor vernietiging van archiefmateriaal door samenwerking met leveranciers voort te zetten

Is een doorlopend traject.

10

Detailleer het basale overzicht van archiefmateriaal verder

11

Ontsluit het niet-toegankelijke archief, stel een planning op en voer de werkzaamheden uit

Al het archief is momenteel toegankelijk.

12

Stel een calamiteiten- en ontruimingsplan op voor de archiefruimte

Wordt meegenomen in de monitoring van de archiefruimte, zie punt 8.

13

Zorg voor toezichtsverslagen op reguliere basis

Wordt reeds gedaan in samenwerking met het Zeeuws Archief

14

Werk het basale applicatieen archiefmateriaal-overzicht verder uit en actualiseer het continu

8

15

Ontwikkel een informatiebeleidsplan waarin standaarden als MDTO worden vastgelegd

5

16

Borg dat DIV in een vroeg stadium wordt betrokken bij de aanschaf van nieuwe

4

8

Informatiebeleidsplan wordt in de volgende cyclus opgepakt.

4

applicaties (Archiefwet, AVG, WOO) 17

Voltooi de ontwikkeling van de exportmodule voor het zaaksysteem en koppel tijdig aan het e-depot

Is onderdeel van het project e-Depot

18

Realiseer een MDTOmapping voor het zaaksysteem zodra de exportmodule gereed is

Is onderdeel van het project e-Depot

19

Maak uniforme afspraken over registratie van informatie in alle applicaties

20

Formaliseer het gebruik van standaarden voor duurzaam digitaal informatiebeheer, bijvoorbeeld in het informatiebeleidsplan

Informatiebeleidsplan wordt in de volgende cyclus opgepakt.

21

Geef prioriteit aan het opstellen en implementeren van digitale overbrengingsprocedures

Is al een zaaktype voor gemaakt.

22

Maak het DIV-team robuust

2

23

Verhoog het informatiebewustzijn in de organisatie

3

24

Krijg grip op informatiebeheerprocessen

1/5/8

4

Om het verbeterplan realistisch te maken heeft er een keuze moeten plaatsvinden tussen de verschillende aanbevelingen. Niet alles kan dit jaar opgepakt worden en daarom komen niet alle aanbevelingen terug in de verbeterpunten. Dit wil niet zeggen dat deze aanbevelingen naast ons neer gelegd worden, ze zullen opgepakt worden in de volgende cyclus. Sommige aanbevelingen zijn reeds uitgevoerd.

5

Verbeterplan 2025-2026 De verbeterpunten zijn opgesteld aan de hand van gesprekken met het Zeeuws Archief, interne gesprekken met de teammanager en het afdelingshoofd en naar aanleiding van de aanbevelingen uit de rapporten. Per verbeterpunten staan de deadline, vervolgactie en de verantwoordelijke beschreven. Nr.

Verbeterpunt

Aanbe veling

Deadline

Verantwoor delijke

Vervolgactie

Overig

1

Het opstellen van een vernietigingsproce dure zal plaats gaan vinden in 2025.

7 / 24

1 december 2025

Justin Villeval

In de zomerperiode wordt dit opgepakt door middel van het uitschrijven van de procedure.

Hangt samen met de oplevering van uitgebreid zoeken V2 in het zaaksysteem

2

In 2025 zullen er gesprekken worden gevoerd met een interne medewerker die graag DIV werkzaamheden wilt gaan uitvoeren. Deze medewerker heeft al uitgesproken om de taken van Justin samen op te gaan pakken.

3/4/ 22

2025-2026

Patrick Heebing

Gesprekken worden momenteel gevoerd.

Hangt ook samen met het pensioen van een andere medewerker. Dit zal waarschijnlijk een overgangsfase worden in de komende jaren.

3

In 2025 komt er een organisatie breed LMS (learning management systeem). Hierin heeft de afdeling bedrijfsvoering 2 uitgesproken om actief trainingen aan te bieden. De informatiebeheer training zal hier onderdeel van zijn en zal zich focussen op nieuwe medewerkers

5/6/ 23

Reeds geïmpleme nteerd

Justin Villeval / P&O

Momenteel is de informatiebeheer training geïmplementeerd in het LMS. Nu alleen gericht op nieuwe medewerkers. In de loop van het jaar wordt gekeken naar de mogelijkheden voor al bestaande medewerkers.

6

maar ook op bestaande medewerkers.

4

Er wordt in 2025 een teamplan ICT gemaakt. Informatiebeheer/ DIV is hierbij betrokken.

5 / 16 / 19

Reeds geïmpleme nteerd

Justin Villeval / Patrick Heebing

Het ICT plan is gemaakt met bijdrage van o.a. DIV.

5

Een metagegevenssch ema op basis van MDTO wordt vastgesteld.

5 / 15 / 24

2026

Justin Villeval / Zeeuws archief

Dit zal opgepakt worden samen met het Zeeuws Archief.

In het zaaksysteem is MDTO al de standaard. In andere applicaties nog niet.

6

In 2025 gaan er gesprekken gevoerd worden met alle interne proceseigenaren van de verschillende verbonden partijen om dit onderwerp onder de aandacht te brengen en een plan te maken om het informatiebeheer te borgen. We willen graag met het Zeeuws Archief in gesprek om te kijken welke rol zij daarin kunnen nemen.

2

2025-2026

Justin Villeval / Zeeuws archief

Oppakken in samenwerking met Zeeuws Archief

Er loopt al een traject met de RUD. De grootste externe archiefvormer.

7

Het overdragen van de overgebleven WABOvergunningen

1 september 2025

Justin Villeval / Zeeuws archief

Oppakken in samenwerking met Zeeuws Archief.

7

(2008-..) naar het Zeeuws Archief

8

Ontwikkeling van een actueel overzicht van al het archiefmateriaal

9

Hotspots vaststellen voor 2025

10 / 14 / 24

1 december 2025

Justin Villeval / ICT

Er zijn gesprekken gaande om een applicatieoverzicht te ontwikkelen waarin oa DIV per applicatie de informatiestrategie in kan zetten

1 september 2025

Justin Villeval

Er zal een BenW besluit komen met de vastlegging van archiefhotspots

Momenteel bestaat er een Excel bestand met alle applicaties maar dit is lastig te beheren.

.

8

Laan van St. Hilaire 2 4301 SH Zierikzee Postadres: Postbus 5555 4300 JA Zierikzee T (0111) 452 000 E gemeente@schouwen-duiveland.nl W www.schouwen-duiveland.nl 1