2025.306 Bijlage 1 Rapport Integrale archiefinspectie gemeente Schouwen-Duiveland 2024 (1530354)

Integrale archíefinspectie 2024

Gemeente Schouwen-Duiveland

ZEEUWSARCHIEF

COLOFON Organisatie:

Zeeuws Archief

Auteur:

Annelies Kolijn en Stefan Schrier

Datum:

4 november 2024

Versie;

1.0

Inhoudsopgave Aanbevelingen integrale inspectie .............................................................. 1.

Maak het DIV-team robuust ...........................................................

2.

Verhoog het informatiebewustzijn in de organisatie .....................

..

..

..

a.

Stuur als DIV-team proactief in de organisatie ........................... ..

b.

Maak trainingen een terugkerend onderdeel .............................

..

Krijg grip op informatiebeheerprocessen ....................................... ..

3.

b.

Maak een informatiebeleidsplan ................................................ Maak (afspraken over) een metagegevensschema ....................

c.

Hanteer een voorkeursformaten/ijst ...........................................

d.

Beschrijfen hanteer een vernietigingsprocedure ....................... ..

e.

Beschrijf en hanteer procedures voor migratie en overbrenging

f-

Zorg dat het informatiebeheer bij verbonden partijen geborgd is

a.

_.

..

._

.

Bijlage 1 Bronnenlijst .................................................................................. _.

Aanbevelingen integrale inspectie

De gemeentearchivaris voert in het kader van artikel 32 van de Archiefwet 1995 toezicht uit op het beheer van de informatie die nog niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Die bepaling is overgenomen in artikel 2 van de Archiefverordening gemeente Schouwen-Duiveland 2019. Het Zeeuws Archief is aangewezen als gemeentearchivaris. Het toezicht is vormgegeven door een integrale archiefinspectie. De integrale inspectie heeft bijgaand rapport opgeleverd met hierin aanbevelingen voor geconstateerde knelpunten en een beschrijving van de mogelijke risico's. Het rapport kan gebruikt worden als bestuurlijk verantwoordingsinstrument richting de gemeenteraad en richting het lnterbestuurlijke Toezicht (lBT). lnformatie is de grondstof voor de gemeente Schouwen-Duiveland om haar taak goed uit te kunnen voeren. lnformatie moet voldoen aan de hoge eisen van betrouwbaarheid en duurzame toegankelijkheid.

Het team documentaire informatievoorziening (DIV) heeft hierin een belangrijke taak. ln het rapport worden drie hoofdaanbevelingen gedaan om het informatiebeheer te verbeteren.

1. Maak het D|V-team robuust De gemeente is kwetsbaar door de huidige samenstelling van het D|V-team en de manier waarop taken en verantwoordelijkheden zijn verdeeld. De medewerkers hebben elk specifieke kennis en taken die niet door anderen kan worden overgenomen. De organisatie leunt, afhankelijk van het onderwerp, op de expertise van individuele medewerkers in plaats van op een robuust D|V-team. Het is daarom van belang om meer kennisoverdracht binnen het D|V-team te faciliteren en eventueel het team uit te breiden. Zo kunnen medewerkers elkaar beter vervangen en wordt de continuïteit van de kwaliteit van informatie gewaarborgd.

We geven de aanbeveling om veranderingen in het D|V-team door te voeren, zodat de gemeente minder het risico loopt dat belangrijke taken niet uitgevoerd kunnen worden bij de afwezigheid of een eventueel

vertrek van een medewerker, bijvoorbeeld door pensionering.

2. Verhoog het informatiebewustzijn in de organisatie Medewerkers van de gemeente zijn zelf verantwoordelijk voor het archiveren van hun dossiers. Dit kunnen zij alleen goed uitvoeren als ze zich voldoende bewust zijn van het belang van deze handeling en dat er duidelijkheid bestaat over de manier waarop ze moeten archiveren. Het creëren van informatiebewustzijn is een continue proces in alle lagen van de organisatie. Twee concrete

aanbevelingen verbeteren dit aspect in de organisatie:

a. Stuur als DIV-team proactief in de organisatie Het D|V-team heeft momenteel vooral een ondersteunende rol en gaat onvoldoende de organisatie in om medewerkers te wijzen op het belang van archiveren. Daarnaast zijn instructies en richtlijnen over bijvoorbeeld archivering in het zaaksysteem niet bekend bij de medewerkers, waardoor er geen uniforme werkwijze is binnen de organisatie. Het is belangrijk dat het D|V-team een meer proactieve rol aanneemt en de instructies en richtlijnen stevig verankert in de organisatie. Dit vraagt de ondersteuning van het management, zodat het D|V-team deze rol in de organisatie goed kan vervullen.

4

Als de DIV-afdeling niet proactief is en handreikingen en instructies over archivering niet bekend zijn in de

organisatie, bestaat het risico dat medewerkers informatie op een verkeerde of niet eenduidige manier

archiveren. Dit kan leiden tot moeilijkheden bij het terugvinden van belangrijke informatie, verlies van waardevolle gegevens en problemen bij de ambitie om datagedreven te werken. Daarnaast bestaat de kans dat de organisatie besluiten neemt op basis van incomplete of onjuiste informatie. b. Maak trainingen een terugkerend onderdeel Het DIV-team biedt momenteel alleen trainingen aan nieuwe medewerkers over bijvoorbeeld archivering en het gebruik van het zaaksysteem. Deze trainingen worden niet opnieuw gegeven in de loopbaan van medewerkers van de gemeente. Het is belangrijk om regelmatig trainingen door het DIV-team aan te bieden aan alle medewerkers. Zonder voortdurende sturing van het DIV-team, blijft het informatiebewustzijn in de organisatie achter. Dat leidt tot een lagere kwaliteit van de informatie binnen de organisatie.

3. Krijg grip op informatiebeheerprocessen de gemeente Schouwen-Duiveland vinden veel informatiestromen en informatiebeheerprocessen plaats die niet vastliggen en ingebed zijn in het kwaliteitssysteem. Er vindt namelijk archiefvorming plaats in het zaaksysteem, maar ook in Microsoft 365 en andere (vaklapplicaties. Voorkom dat er 'schaduwarchieven' ontstaan waar het DIV-team geen inzicht in heeft. Om als gemeente efficiënt en betrouwbaar te werk te gaan, zijn kennis over waar informatie gearchiveerd wordt en vervolgens inzicht hebben in de kwaliteit van informatie vereist. Door het gebrek aan inzicht in informatiestromen en beheerprocessen is het kwaliteitssysteem minder effectief en het is onduidelijk of er aan wettelijke verplichtingen wordt voldaan. Daarom worden de volgende aanbevelingen gedaan: ln

a.

Maak een informatiebeleidsplan

De gemeente Schouwen-Duiveland heeft geen informatiebeleidsplan. Het informatiebeleidsplan bevat handvatten en uitgangspunten op basis waarvan de informatiehuishouding kan worden doorontwikkeld. Het informatiebeleid geeft structuur en sturing bij het maken van keuzes bij aanschaf of inrichting van nieuwe applicaties en de doorontwikkeling van de huidige applicaties. b.

Maak (afspraken over) een metagegevensschema

Er zijn weinig afspraken gemaakt over de manier waarop informatie in diverse applicaties geregistreerd

wordt. Artikel 19 van de Archiefregeling verplicht een overheidsorganisatie voor haar blijvend te bewaren informatie een metagegevensschema vast te stellen zoals bedoeld

in

NEN-ISO 23081. Het MDTO-

metagegevensschema kan daarvoor als basis dienen. c.

Hanteer een voorkeursformatenlijst

Op dit moment is er geen beheer op het gebruik van bestandsformaten, waardoor de duurzame

toegankelijkheid van informatie niet is geborgd. Door een voorkeursformatenlijst te hanteren, wordt

voorkomen dat de gemeente zich laat leiden door de markt van leveranciers en ontwikkelingen in de techniek. Artikel 26 van de Archiefregeling verplicht een overheidsorganisatie zich voor te bereiden op

toekomstige overbrenging van archieven in open en toegankelijke bestandsformaten. De landelijke norm Voorkeursformaten kan als basis dienen.

5

d.

Beschrijf en hanteer een vernietigingsprocedure

De vernietigingsprocedure voor zowel de analoge als de digitale archieven is niet beschreven. Daarnaast voldoet de gemeente niet aan de wettelijke vernietigingstermijnen van digitale informatie. Achterstanden in de vernietiging van digitale informatie zorgen voor 'vervuiling' van het archief. Daarnaast zorgen de achterstanden ervoor dat systemen onnodig extra belast worden. Het ontbreken van een vernietigingsprocedure zorgt er voor dat de kennis afhankelijk is van medewerkers. Het beschrijven van de digitale vernietigingsprocedure voorkomt dat er in de toekomst archieven niet conform de archiefwettelijke procedure vernietigd worden. Ten slotte zijn overheidsorganen wettelijk verplicht tijdig te vernietigen en zich aan de geldende selectielijsten te houden. e. Beschrijf en hanteer procedures voor migratie en overbrenging Procedures voor migratie en overbrenging zijn niet beschreven. Migratie en overbrenging zijn formele beheerprocessen die onderdeel zijn van de audittrail van het archief. Het is daarom van belang om de procedures te beschrijven en vervolgens te hanteren, zodat de duurzame toegankelijkheid van informatie geborgd is. Bij een migratie dient informatie inclusief de metadata volledig te worden overgenomen. Daarbij is het van belang dat diverse aspecten van een conversie goed worden gedocumenteerd, zodat een overheid zich kan verantwoorden bij eventueel dataverlies.

Bij overbrenging is het van belang dat de informatie in duurzaam toegankelijke staat is en dat al bij de creatie van informatie beperkingen op de openbaarheid worden geborgd.

f.

Zorg dat het informatiebeheer bij verbonden partijen geborgd is

Er zijn met verbonden partijen niet voldoende afspraken gemaakt over verantwoordelijkheden en de

duurzame toegankelijkheid van de informatie. Er is alleen een lijst beschikbaar van verbonden partijen waarin de gemeente participeert. Gemeentelijke informatie waarvoor de gemeente verantwoordelijkheid draagt en die is ondergebracht bij een verbonden partij, vormt een risico als afspraken onduidelijk zijn. Ook bij het wijzigen of aangaan van nieuwe samenwerkingsverbanden is het belangrijk dat het informatiebeheer structureel geborgd wordt.

6

Bijlage 1 Bronnenlijst Bestudeerde documentatie: 20210419 Besluit lnformatiebeheer gemeente Schouwen-Duiveland 2019 (2) 20210429 Rapportage KPl-onderzoek Schouwen-Duiveland 2020 20211202 Definitieve Rapportage Audit Routinematige Vervanging Gemeente SchouwenDuiveland 20220303 Rapport Aspectinspectie zaaksysteem.nl Schouwen-Duiveland 2021

20240319 Lijst verbonden partijen inclusief verantwoordelijke afdeling Archiefverordening gemeente Schouwen-Duivela nd 2019 _ Lokale wet- en regelgeving Besluit lnformatiebeheer gemeente Schouwen-Duiveland 2019 _ Lokale wet- en regelgeving Bijlage 2 handboek vervanging post versie 1.1 controleren zaken handleiding

Handboek vO.1 Kwaliteitssysteem lnformatiebeheer gemeente Schouwen-Duiveland Kwaliteitssysteem Schouwen-Duiveland

Mandaatbesluit 0rganogram(2) ovz applicaties digitale archieven Schouwen-Duiveland

VAB Verklaring (3)

Interviews met medewerkers van gemeente Schouwen-Duiveland met de volgende functies: 1

Kwaliteitsmedewerker burgerzaken

2

Juridisch Adviseur

cncn:|>u.›

Adviseur Recordmanagement Medewerker DIV Afdelingshoofd BV2 Inkoop Adviseur

7