2025.126 - Rekenkamer S-D - Jaarverslag 2024 (1432893)

JAARVERSLAG 2024 Rekenkamer Schouwen-Duiveland

1

Voorwoord

1

Voor u ligt het jaarverslag 2024 van de Rekenkamer Schouwen-Duiveland. In dit jaarverslag doen wij verslag van onze werkzaamheden in het afgelopen jaar. Wij danken u voor het in ons gestelde vertrouwen en wensen u veel leesplezier. Rekenkamer Schouwen-Duiveland Drs. A.C.F. Metz (voorzitter) Drs. A. Kersten Drs. A. Maas

2

Inleiding Sinds 1 januari 2006 is elke gemeente ingevolge artikel 81a van de Gemeentewet verplicht een rekenkamer(functie) in te stellen. Met de Wet versterking decentrale rekenkamers, die op 1 januari 2023 in werking trad, is het voor iedere gemeente verplicht geworden een onafhankelijke rekenkamer te hebben. Artikel 185, lid 4 van de Gemeentewet schrijft voor dat de rekenkamer elk jaar voor 1 april een verslag opstelt van haar werkzaamheden over het voorafgaande jaar. Een afschrift van het verslag wordt aan de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders gezonden. In dit jaarverslag legt de rekenkamer verantwoording af over haar werkzaamheden in 2024. - In paragraaf 2 staan we stil bij de werkzaamheden van de rekenkamer. - Paragraaf 3 beschrijft de onderzoeken die zijn uitgevoerd of in uitvoering zijn en de opvolging van de aanbevelingen door het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad. - Paragraaf 4 bevat de financiële verantwoording. De rekenkamer meent dat dit verslag voldoende inzicht biedt in haar werkzaamheden in het achterliggende jaar. De rekenkamer is graag bereid het verslag nader toe te lichten en daarover desgewenst met u in gesprek te gaan. Datum: 31 maart 2025

3

Verslag werkzaamheden Samenstelling De rekenkamer is haar werkzaamheden gestart op 1 januari 2021. Ze is samengesteld uit drie onafhankelijke leden, inclusief de voorzitter. De gemeenteraad heeft op 19 oktober 2023 de Verordening gemeentelijke rekenkamer SchouwenDuiveland 2024 vastgesteld. In deze verordening zijn onder andere de taken, samenstelling en budget van de rekenkamer vastgelegd. De leden van de rekenkamer zijn in dit verband opnieuw benoemd per 1 januari 2024. De samenstelling van de rekenkamer was in 2024 als volgt: Naam Mw. A.C.F. Metz Dhr. A. Kersten Mw. J.E. Talstra

Functie Voorzitter Lid en 1e waarnemend voorzitter Lid en 2e waarnemend voorzitter

Het secretariaat is in 2024 uitgevoerd door de heer E.J. Blook van de griffie van de gemeente Schouwen-Duiveland. Hij is wegens het aanvaarden van een werkkring elders eind 2024 opgevolgd door mevrouw N. Alphenaar. Mevrouw Talstra heeft eind 2024 aangegeven haar lidmaatschap van de rekenkamer ingaande 2025 te willen beëindigen in verband met het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd.

Werkzaamheden In 2024 heeft de rekenkamer geen overleg gehad met het presidium van de gemeenteraad noch met de auditcommissie. De gemeenteraad heeft namelijk met het opnieuw instellen van de rekenkamer per 1 januari voor het onderhouden van het contact tussen raad en rekenkamer een klankbordgroep ingesteld. Deze klankbordgroep bestaat uit mevrouw E. Kater (CU) en de heer R. van der Laar (GL). De klankbordgroep is een belangrijke liaison tussen de rekenkamer en de gemeenteraad. In gesprek met de klankbordgroep haalt de rekenkamer input op voor nieuwe rekenkameronderzoeken en stemt ze de voortgang van onderzoeken af. De leden van de rekenkamer zijn aanwezig geweest bij interviews met raadsleden, collegeleden en ambtenaren in het kader van lopende rekenkameronderzoeken. Conform artikel 81, lid i van de Gemeentewet beschikt de rekenkamer over een reglement van orde. In het reglement van orde is naast de orde van vergaderen opgenomen op welke wijze het rekenkameronderzoek wordt uitgevoerd. De rekenkamer beschikt over een missie. “De rekenkamer wil de gemeenteraad van Schouwen-Duiveland handvatten bieden om zijn kaderstellende en controlerende taak beter te kunnen uitoefenen. Ook wil de rekenkamer de inwoners van Schouwen-Duiveland laten zien wat er terechtkomt van de beleidsvoornemens en besluiten van de gemeente.

Daarnaast wil de rekenkamer het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie handvatten bieden om beleid en uitvoering te verbeteren.” De rekenkamer is lid van de Vereniging voor Rekenkamers. In dit verband neemt de rekenkamer regelmatig deel aan de “doe-mee-onderzoeken” die de vereniging initieert.

Vergaderingen De eerste vergadering van de rekenkamer in 2024 vond plaats op 24 januari 2024. De rekenkamer heeft in 2024 tien keer vergaderd. Er hebben daarnaast een overleg met de klankbordgroep (22 mei) en een raadsgesprek (29 augustus) plaatsgevonden Op 27 november 2024 zijn gesprekken gevoerd met drie kandidaten om te voorzien in de opvolging van mevrouw Talstra. Zij is per 1 februari 2025 opgevolgd door de heer A. Maas.

4

Rekenkameronderzoeken De rekenkamer heeft haar onderzoeksplan 2024 op 29 december 2024 ter kennisneming aan de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders gestuurd. In 2024 is het DoeMee-onderzoek van de Vereniging van Rekenkamers naar de klachtbehandeling van de gemeente afgerond. Daarnaast heeft de rekenkamer geparticipeerd in een DoeMee-onderzoek gericht op de energiebesparingsplicht en informatieplicht energiebesparing van de gemeente. Deze wordt in 2025 afgerond. Het onderzoek naar de privacy- en informatiebeveiliging in de gemeente is in 2024 afgerond. Het onderzoek naar de afhandeling van raadsinstrumenten wordt in 2025 afgerond.

Onderzoek Privacy en informatiebeveiliging In 2023 is het onderzoek Privacy en informatiebeveiliging gestart. Het onderzoek is uitgevoerd door onderzoeksbureau BMC. De Rekenkamer Schouwen-Duiveland wil met dit onderzoek de gemeenteraad inzicht geven in het privacy- en informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente, in de wijze waarop de gemeente daar invulling en uitvoering aan geeft en in de wijze waarop de gemeenteraad daarbij betrokken is. Er zijn binnen de gemeente reeds belangrijke stappen gezet om de privacybescherming en informatieveiligheid te verbeteren. Uit het rapport bleek ook dat er nog uitdagingen en verbeterpunten zijn. Het college neemt de bevindingen dat het huidige beleid op het gebied van privacy en informatieveiligheid niet actueel, onvolledig geïmplementeerd en ontoereikend voor de uitvoering is, zeer serieus. Ook de noodzaak voor heldere definities en de praktische uitvoering van rollen, taken en verantwoordelijkheden, alsmede de voortdurende aandacht voor capaciteit en deskundigheid binnen de organisatie, zijn punten die in de verdere ontwikkeling van de organisatie de volle aandacht krijgen. In het derde kwartaal van 2024 zijn de onderzoeksresultaten aan de gemeenteraad en het college aangeboden.

Onderzoek Klachtbehandeling gemeente In 2023 is het onderzoek klachtbehandeling gestart. Dit is geen eigen onderzoek van de rekenkamer, maar een onderzoek dat door de Vereniging van Rekenkamers als een DoeMee-onderzoek is georganiseerd. De Rekenkamer Schouwen-Duiveland heeft deelgenomen. Het onderzoek is door TwijnstraGudde uitgevoerd. Het onderzoek heeft betrekking op de klachtbehandeling door de gemeente. Het gaat daarbij om klachten gericht op gedragingen van bestuurders of ambtenaren. Daarbij kan het gaan over de persoonlijke behandeling, het niet reageren op vragen of het krijgen van te weinig, onjuiste of misleidende informatie. Het gaat dus niet over klachten over beslissingen van de gemeente waartegen bezwaar en beroep mogelijk is. De centrale onderzoeksvraag was: ‘Op welke wijze geven decentrale overheden beleidsmatig en organisatorisch vorm aan de behandeling van klachten, tot welke resultaten leidt dit beleid en op welke wijze wordt hierover gerapporteerd aan de raad, Provinciale Staten of algemeen bestuur?’. Uit het onderzoek blijkt dat de gemeente ten opzichte van andere gemeenten goed scoort wat betreft de beleidsmatige en organisatorische opzet van de klachtbehandeling. Ook is er in de afgelopen jaren sprake van een duidelijke verbetering in het tijdig afhandelen van klachten.

Daarnaast zijn er echter op twee terreinen verbeteringen voor de gemeente mogelijk en wenselijk. Op dit moment zijn er nog geen heldere doelstellingen opgesteld met betrekking tot de klachtafhandeling. Dergelijke doelstellingen zijn behulpzaam om de afhandeling van klachten periodiek goed te evalueren en zo nodig bij te sturen. Een tweede verbeterpunt is het gebrek aan inzicht in de klachtafhandeling van verbonden partijen, die namens de gemeente verantwoordelijk zijn voor uitvoering van het beleid. Als eindverantwoordelijke en opdrachtgever dient de gemeenten daar wel zicht op te hebben om zo nodig daarin bij te kunnen sturen.

5

In het eerste kwartaal van 2024 zijn de onderzoeksresultaten aan de gemeenteraad en het college aangeboden.

Onderzoek Energiebesparingsplicht en informatieplicht energiebesparing In 2024 is gestart met het onderzoek Energiebesparingsplicht en informatieplicht energiebesparing. Ook dit is een onderzoek van de Vereniging van Rekenkamers en wordt als een DoeMee onderzoek uitgevoerd. Het onderzoek wordt door Ecorys uitgevoerd. De uitkomsten van dit DoeMee-onderzoek bieden inzicht in de manier waarop gemeenten, provincies en omgevingsdiensten het toezicht en de handhaving op de energiebesparings- en informatieplicht hebben georganiseerd. Zo wordt inzichtelijk welke toezichts- en handhavingsmaatregelen helpen om de naleving van de energiebesparingsplicht te bevorderen. Voor gemeenten en provincies extra relevant, omdat goed toezicht en handhaving kan bijdragen aan het behalen van hun eigen duurzaamheidsdoelstellingen. Eind 2024 besloten de rekenkamers van de gemeenten Veere, Borsele, Reimerswaal, Goes, Tholen, Noord-Beveland, Kapelle, Middelburg en Vlissingen alsnog aan te sluiten bij dit onderzoek. Ook de provincie Zeeland is bij het onderzoek aangesloten. Gezamenlijk hebben de rekenkamers besloten op de resultaten van de factsheets een verdieping te laten uitvoeren door onderzoeksbureau Ecorys om een nagenoeg volledig Zeeuws beeld beschikbaar te hebben. Deze resultaten worden in de eerste helft van 2025 verwacht.

Onderzoek Afhandeling raadsinstrumenten Eind 2023 heeft de rekenkamer de onderzoekvraag uitgezet over de afhandeling van raadsinstrumenten. De onderzoeksdoelstellingen zijn: 1. Inzicht te krijgen in de huidige stand van zaken van de afhandeling van moties, amendementen, toezeggingen en vragen, hoe ziet het proces eruit en hoe zit het met de opvolging van deze instrumenten. 2. Inzicht krijgen in de wijze waarop de raad deze instrumenten het meest doeltreffend en efficiënt kan inzetten. Het onderzoek wordt uitgevoerd door Necker. Het onderzoek is in de uitvoering vertraagd. In het tweede kwartaal van 2025 worden de onderzoeksresultaten verwacht.

Opvolging aanbevelingen rekenkameronderzoeken In artikel 185a van de gemeentewet is opgenomen dat de raad jaarlijks een overzicht ontvangt van de wijze waarop door het college aan de voorstellen uit de rekenkameronderzoeken vervolg is gegeven. Met haar brief van 25 februari 2025 informeerde het college de gemeenteraad over de opvolging van de aanbevelingen uit de rekenkameronderzoeken 'inkooptrajecten' en 'inwoners-en overheidsparticipatie'. Na het onderzoek naar inkooptrajecten in 2021 heeft het college op diverse gebieden verdere professionalisering doorgevoerd zoals risicomanagement, contractmanagement, budgetbeheer en digitalisering. In 2024 is deze professionalisering voortgezet waarbij het college contractmanagement heeft afgerond en in 2025 de overige initiatieven in de praktijk is gaan inzetten. De opvolging op de bestuursopdracht 'inwoners en overheidsparticipatie' heeft vertraging opgelopen doordat het college prioriteit heeft gegeven aan de actualisatie van de strategische visie. Een belangrijk speerpunt in het coalitieakkoord. Daarnaast zijn er op het punt van participatie nieuwe ontwikkelingen die het college bij de uitvoering van de bestuursopdracht willen betrekken. Inmiddels is een plan van aanpak opgesteld waarbinnen een aantal keuzes voor de aanpak voorliggen. De raad wordt hierover in de 2e helft van maart 2025 geïnformeerd.

Voor wat betreft de onderzoek 'klachtbehandeling' liggen concept doelstellingen klaar om vastgesteld te worden en worden afspraken gemaakt met verbonden partijen over de afhandeling van bij hen ingediende klachten.. Op het terrein van privacy en informatieveiligheid geeft het college aan dat er mooie stappen zijn gezet. Met het in de loop van 2025 vast te stellen integrale privacy en informatieveiligheidsbeleid zijn

6

meerdere aanbevelingen afgehecht. Er zijn concrete actieplannen per afdeling voor het voldoen aan de BIO en ook het verwerkingenregister krijgt inmiddels goed vorm. In de bijlage bij de raadsbrief (2024.53/1012787) is het college uitvoeriger ingegaan op de stand van zaken ten aanzien van de opvolging van de aanbevelingen. De rekenkamer constateert dat de aanbevelingen uit de rekenkameronderzoek adequaat worden opgepakt en mee worden genomen in de uitvoering van beleid of het formuleren van nieuw beleid.

7

Financiële verantwoording Uitgaven 2024 In de begroting 2024 was voor de rekenkamer een bedrag opgenomen van € 50.301. Daarnaast was een deel van het budget voor 2023 doorgeschoven naar 2024. Het ging daarbij om € 36.480. Daarmee komt het totale budget voor de rekenkamer in 2024 uit op € 86.781. Onderstaand overzicht geeft aan welke uitgaven in 2024 zijn gedaan. Omschrijving Vergoeding leden rekenkamer Reis- en verblijfkosten leden Rekenkameronderzoek Privacy en Informatiebeveiliging Rekenkameronderzoek Afhandeling raadsinstrumenten Doe Mee onderzoek Energiebesparingsplicht Lidmaatschap Vereniging voor Rekenkamers Totaal uitgaven 2024

Bedrag € 5.310,84 € 52,16 € 5.982,00 € 29.810,00 € 500,00 € 425,00 € 42.080

In de Verordening nadere inrichting Rekenkamer gemeente Schouwen-Duiveland 2024 is bepaald dat indien in enig jaar een wezenlijke onderschrijding op het budget wordt voorzien de rekenkamer de raad tussentijds informeert. Eventuele onderbesteding van het jaarbudget kan jaarlijks via het jaarrekeningsaldo worden meegenomen naar het volgende begrotingsjaar tot een maximumbedrag van het jaarbudget, dit teneinde jaarlijkse fluctuaties in de onderzoekuitgaven op te kunnen vangen. Op 31 december 2024 heeft de rekenkamer de raad geïnformeerd dat het restantbudget van 2024 via het jaarrekeningsaldo meegenomen wordt naar het begrotingsjaar 2025. Dit bedrag zal in 2025 worden ingezet voor de onderzoeken zoals opgenomen in het onderzoeksplan 2025. Voor 2025 is een intensivering van het uit te voeren onderzoek voorzien. Hiervoor verwijzen wij u naar het jaarplan 2025 van de Rekenkamer Schouwen-Duiveland.

8