2025.071 Raadsbrief Motie Versterking interne bestuurskracht (1116765)

Raadsbrief

Onderwerp Zaaknummer Datum Afdeling Portefeuillehouder Opdrachtgever

Motie Versterking interne bestuurskracht 1116765 18 februari 2025 Staf J.Chr. van der Hoek Gemeentesecretaris

Inleiding Bij de vaststelling van de programmabegroting 2021-2024 op 12 november 2020 nam uw raad de motie ‘Versterking interne bestuurskracht door coördinatie op beleid door de burgemeester’ aan. In deze motie roept u de burgemeester in samenspraak met ons college op tot het volgende: ‘Een uitwerking te geven van zijn bevoegdheid zoals bedoeld in artikel 170, lid 1 en onder a van de Gemeentewet. Hierin is wettelijk vastgelegd dat de burgemeester toeziet op een tijdige voorbereiding, vaststelling en uitvoering van het gemeentelijk beleid en van de daaruit voortvloeiende besluiten, alsmede op een goed afstemming tussen degenen die bij die voorbereiding, vaststelling en uitvoering zijn betrokken.’ In deze raadsbrief informeren we u over de acties die de burgemeester en ons college in de achterliggende periode oppakten in het kader van beleidsvoorbereiding, -vaststelling en -uitvoering. En daarmee ook de interne bestuurskracht. Kernboodschap De burgemeester heeft wettelijk een belangrijk rol in het proces van beleidsvoorbereiding, -vaststelling en uitvoering. Vanzelfsprekend kan hij dat niet alleen. De burgemeester wordt daarin ondersteund door ons gehele college en de ambtelijk organisatie.

Eind 2020, een periode waarin we uit de coronacrisis kwamen, zaten we in een situatie waarin de raad zich onvoldoende betrokken voelde bij beleidsontwikkeling en -voorbereiding en een verschil ervoer in de door hen geuite wensen en de uitvoering daarvan. Het gevolg was ontevredenheid en een groot aantal moties en amendementen. Dit leidde tot de motie over de versterking van de interne bestuurskracht. Sinds het aantreden van onze burgemeester in mei 2020 hebben we belangrijke stappen gezet in onze ontwikkeling. Stappen die bijdragen aan een versterking van onze interne bestuurskracht. En hoewel portefeuillehouders primair zelf verantwoordelijk zijn voor de (kwaliteit van de) inhoud van het beleid binnen hun portefeuilles heeft de burgemeester, zowel als voorzitter van ons college als voorzitter van uw raad, vanuit zijn wettelijke rol als ‘bestuurlijk aanjager’ een belangrijke rol gehad in de stappen die we in de achterliggende jaren gezet hebben. Ontwikkelingen die we nog steeds voortzetten. We zetten een aantal van deze stappen voor u op een rij. • Raad betrekken bij ontwikkelingen. We betrekken uw raad meer aan de voorkant en ook tussentijds bij belangrijke ontwikkelingen. Zie hiervoor bijvoorbeeld de herijking van het subsidiebeleid, de implementatie van de Omgevingswet en het proces van de actualisatie van de strategische visie. •

Uitbreiding griffie. De griffie is in de achterliggende jaren uitgebreid. Uw voorzitter heeft daarin samen met uw raad een belangrijke rol gehad. De griffie is mede hierdoor in staat uw raad veel beter te ondersteunen in uw taken.

•

Strategisch beraad. We stelden een strategisch beraad in. Ons college bekijkt in dit beraad samen met het managementteam van de organisatie de stand van zaken van de grotere projecten / thema’s en de ontwikkelingen die op ons afkomen. Hierbij bekijken we de grote vraagstukken in samenhang en kijken Pagina 1 van 3

we, waar nodig, naar mogelijke oplossingen. Hiermee kunnen we anticiperen op vraagstukken die ook voor uw raad belangrijk zijn en uw raad ook eerder betrekken in de beleidsvoorbereiding. •

Lange termijnagenda. In het verleden werd uw raad regelmatig overvallen door, een veelheid aan, raadsvoorstellen. Hierdoor werd de agenda ook regelmatig overladen met voorstellen. Op verzoek van uw raad zetten we hiervoor de lange termijn agenda (LTA) op. Deze komt maandelijks aan de orde in de agendacommissie van uw raad. We realiseren ons dat dit nog een pril initiatief is dat nog verder moet groeien. Het is wel nu al een instrument dat u en ons kan helpen om vooruit te kijken, toekomstige ontwikkelingen in samenhang te bekijken en ook beter te plannen in de tijd. In samenhang met het strategisch beraad draagt dit bij aan het versterken van de interne bestuurskracht.

•

Aandacht voor de kwaliteit van voorstellen. Onze organisatie heeft in de achterliggende jaren geïnvesteerd in het verbeteren van de kwaliteit van voorstellen aan ons college en uw raad. Dit blijft overigens een voortdurend punt van aandacht. Op dit punt hebben we ten aanzien van de kwaliteit goede stappen gezet. Dat doen we in nauw overleg met de griffie.

•

Heidagen. Tijdens de periodieke heidagen spreken uw raad en ons college over relevante thema’s. Deze kunnen inhoudelijk zijn maar liggen vaak ook op het vlak van onze bestuurlijke samenwerking.

•

Instrumenten van de raad. We gingen aan de slag met enkele instrumenten van uw raad. Het rekenkameronderzoek dat hiernaar heeft plaats gehad is nog niet geheel afgerond. De resultaten worden binnenkort verwacht. Kijkend naar de achterliggende jaren zijn hier wel wat ontwikkelingen te melden. − Onderhandse raadsvragen. De grote achterstand in de beantwoording van onderhandse raadsvragen werkten we weg. Op dit moment beantwoorden we onderhandse raadsvragen veelal op korte termijn. Hiermee stellen we u in staat uw raadswerk op een goede wijze uit te voeren. − Minder moties en amendementen. Sinds het aantreden van onze burgemeester is het aantal moties en amendementen afgenomen. De bewaking op de afdoening van moties scherpten we aan. Maandelijks krijgt de agendacommissie van uw raad een overzicht van de stand van zaken. Ook hier streven we er naar de moties zo snel mogelijk af te wikkelen. Dat geldt zeker voor de moties van oudere datum.

•

Organisatieontwikkeling. Op het punt van organisatieontwikkeling hebben we grote stappen gezet. Stappen die enorm bijdragen aan de interne bestuurskracht. De ‘doorontwikkeling van de organisatie’ pakten we op met het opstellen van een organisatieprogramma 2022-2026. De uitvoering van dit programma startten we in 2022. Het programma biedt belangrijke bouwstenen om de beleidsvoorbereiding en -coördinatie naar een hoger plan te brengen. Een belangrijk doel van het organisatieprogramma is het versterken van het bestuur en met name van de ondersteuning van het bestuur. Het programma kent 5 belangrijke pijlers. Dat zijn de volgende: − Sterke teams (ook de managementteams) − Sterke bedrijfsvoering − Ruimte voor participatie − Een aantrekkelijke organisatie − Goed bestuurlijk-ambtelijk samenspel Deze onderwerpen, die overigens nog volop in ontwikkeling zijn, dragen allemaal in meerdere of mindere mate bij aan de versterking van de bestuurskracht en de verschillende fasen van beleidsvorming. We voeren deze items in samenhang uit, zodat de ontwikkelingen elkaar versterken. Ook in de hiervoor genoemde ontwikkelingen nemen we deze mee. In de raadsinformatiebijeenkomst op 3 oktober 2024 informeerden we u uitgebreid over deze ontwikkelingen in de organisatie. We verwijzen u graag naar de informatie tijdens die bijeenkomst.

Wat helpt in de ontwikkeling die we nog verder voortzetten is de oproep vanuit uw raad om terughoudend te zijn met het initiëren van nieuwe ontwikkelingen. Op de volgende heidag spreken we hierover. In het coalitieakkoord 2022-2026 ‘Samen koers houden’ gaven we al aan dat we de interne bestuurskracht en de versterking daarvan belangrijk vinden. Het coalitieakkoord vermeldt onder andere ‘Versterking van de Pagina 2 van 3

bestuurskracht en doorontwikkeling van de organisatie om dat mogelijk te maken vinden we zo belangrijk dat we in deze bestuursperiode een 5de wethouder benoemen als bestuurlijk aanjager’. Het thema ‘bestuurskracht’ is expliciet benoemd in de portefeuille van de wethouder. Ook deze actie draagt bij aan het versterken van de interne bestuurskracht. Communicatie Niet van toepassing. Vervolg De uitvoering van het organisatieprogramma zetten we ook de komende jaren voort. Over de voortgang informeren we u periodiek via de beleidsmonitor. De motie merken we hiermee aan als afgedaan. Bijlagen 1. Motie ‘Versterking interne bestuurskracht door coördinatie op beleid door de burgemeester’. 2. Organisatieprogramma 2022-2026.

Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, S.J.A. Bronsveld

J.Chr. van der Hoek MBA

Secretaris

Burgemeester

Pagina 3 van 3