2025.051 Raadsbrief Stand van zaken proces aansluiting Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief (1304634)

Raadsbrief

Onderwerp Zaaknummer Datum Afdeling Portefeuillehouder Opdrachtgever

Stand van zaken proces aansluiting Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 1304634 4 februari 2025 Bedrijfsvoering 1 (BV1) H.L.K. Canters Afdelingshoofd BV1

Inleiding In de raadsvergadering van 28 maart 2024 stemde u conform raadsvoorstel in met: 1. de voorbereiding op definitieve besluitvorming over toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief. 2. indienen van een positieve zienswijze op de concepttekst Gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief (zie: https://schouwenduiveland.raadsinformatie.nl/document/13808135/1) In de hierop volgende periode is de voorbereiding richting besluitvorming in gang gezet. In de commissievergadering van 13 juni 2024 informeerde portefeuillehouder Canters u dat definitieve besluitvorming vertraagd was in verband met de verlate inwerkingtreding van de nieuwe archiefwet. Met deze wet treedt het Ministerie van OCW uit de huidige Gemeenschappelijke Regeling. Inmiddels is de behandeling van het wetsvoorstel van de nieuwe archiefwet doorgeschoven naar week 5 van 2025. Hierdoor treedt de archiefwet niet eerder dan 1 juli 2026 in werking. De uittredingsdatum van het Ministerie van OCW vindt dan plaats per 1 januari 2027 . Hierop heeft ambtelijk en bestuurlijk overleg plaatsgevonden over te volgen koers. De ambtelijke werkgroep, waarin ook Schouwen-Duiveland is vertegenwoordigd, heeft onderzocht of het mogelijk is, zoals gepland, per 1-1-2026 toe te treden tot de huidige GR Zeeuws Archief, ongeacht de verlate inwerkingtreding van de Archiefwet.

Daartoe is samenwerking met juristen van het Ministerie van OCW, het Nationaal Archief en het juridisch bureau Boels Zanders de tekst van de GR aangepast op de nog tijdelijke deelname van het Ministerie van OCW aan de GR Zeeuws Archief. We hebben nu twee teksten: 1. GR-tekst, per 1 januari 2026, met deelname van OCW, de toetreding van nieuwe partners, waaronder Schouwen-Duiveland en gebaseerd op de vigerende Archiefwet; 2. GR-tekst, per 1 januari 2027, waarbij de nieuwe situatie geldt: uittreding van OCW, met de nieuwe én bestaande partners en gebaseerd op de nieuwe Archiefwet. (NB dit is de tekst die u met het raadsvoorstel van maart 2024 van een positieve zienswijze heeft voorzien) Beide teksten kunnen in één procedure -voor zienswijze en vervolgens besluitvorming- aan u worden aangeboden. In een bestuurlijk overleg op 9 december 2024, met Middelburg, Veere, provincie Zeeland, waterschap Scheldestromen, Vlissingen, Terneuzen, Schouwen-Duiveland en het Zeeuws Archief, is deze mogelijkheid besproken. Alle partijen staan hier positief tegenover. Kernboodschap Door vertraging in de behandeling van de Archiefwet wordt de procedure voor besluitvorming over de toetreding van de gemeente Schouwen-Duiveland tot de gemeenschappelijk regeling Zeeuws Archief per 11-2026 geraakt.

Pagina 1 van 2

Als de nieuwe Archiefwet in februari 2025 behandeld wordt in de tweede Kamer, is er duidelijkheid over het uittreden van het ministerie van OCW per 1 januari 2027. Dan zullen wij u beide GR teksten in één procedure -voor zienswijze en vervolgens besluitvorming- aanbieden. Is de behandeling later dan februari 2025 en ontbreekt duidelijkheid over de precieze uittredingsdatum van OCW , dan worden de beide teksten niet tegelijkertijd, maar in aparte procedures, aangeboden. Consequenties Wij zijn voor het beheer van ons digitale en papieren archief aangewezen op het Zeeuws Archief. Wij zijn tevreden over de (lokale) dienstverlening vanuit het Zeeuws Archief en willen dit graag behouden. Toetreding verleent de gemeente Schouwen-Duiveland zeggenschap over het beleid en de koers van het Zeeuws Archief. Dit is van essentieel belang om de destijds gemaakte keuze voor een nevenvestiging en archivaris met standplaats Zierikzee voor de langere termijn zeker te stellen. Hiermee versterken we onze unieke positie en rol op het gebied van cultureel erfgoed. Het Zeeuws Archief is een betrouwbare partner met langdurige en stabiele taken en minimale financiële risico's. Onze financiële bijdrage aan de GR blijft ook bij toetreding gelijk en het uittreden van het Rijk zal geen bezuinigingen tot gevolg hebben.

Het beheren van overheidsarchieven is een publieke taak die in een publieke context moet worden uitgevoerd, conform de archiefwet. Het gezamenlijk nemen van de verantwoordelijkheid voor het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van informatie in Zeeland, in een breed gedragen GR, is een belangrijke stap voorwaarts om te komen tot beter informatiebeheer bij de Zeeuwse overheden. Communicatie Vervolg De ambtelijke werkgroep volgt de besluitvorming over de nieuwe Archiefwet en bereidt verdere besluitvorming voor. Als behandeling van de archiefwet op schema blijft, bieden wij u rond de zomer beide GR teksten aan, eerst ter zienswijze en daarna ter besluitvorming. Bijlagen geen Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, S.J.A. Bronsveld

J.Chr. van der Hoek MBA

Secretaris

Burgemeester

Pagina 2 van 2