2025.024 Bijlage 1 Opdracht implementatie Ondernemersloket (1322689)

Opdracht implementatie Ondernemersloket Context en voorgeschiedenis In het coalitieakkoord is de volgende tekst opgenomen (paragraaf 1.3, pagina 9) Ondernemers hebben 1 aanspreekpunt. We willen dat de dienstverlening aan onze ondernemers beter en sneller verloopt. Daarom realiseren we een ondernemersloket inclusief digitale portal zodat ondernemers 1 centraal punt hebben waar ze terecht kunnen met al hun vragen en/of plannen. Vanuit dit loket wordt proactief meegedacht (wat kan er wél) met de ondernemer zonder op zijn stoel te gaan zitten. Een ondernemer krijgt via dit loket snel en duidelijk antwoord op zijn vragen en weet daardoor wat hij/zij kan verwachten. Ondernemers worden op deze manier ontzorgd, ze hebben 1 aanspreekpunt, weten waar ze moeten zijn, krijgen snel en eenduidig antwoord op vragen en terugkoppeling op plannen en verzoeken zodat ze weten waar ze aan toe zijn. Waar nodig wordt er ‘warm’ doorverwezen naar andere instanties. Ter uitwerking van dit voornemen uit het coalitieakkoord hebben we een commissievoorstel gemaakt (zaak 1071118). Hierin hebben we drie mogelijke opties uitgewerkt. De raadscommissie heeft een voorkeur uitgesproken voor optie 2: Ondernemers krijgen extra ondersteuning, naast gebruik van reguliere kanalen.

Bij de begrotingsbehandeling heeft de gemeenteraad een amendement ‘realiseren ondernemersloket in 2025’ aangenomen met het volgende dictum (zaak 1256321): 'Conform de voorkeur van de raadscommissie voor het bieden van extra ondersteuning aan ondernemers naast het gebruik van reguliere kanalen breiden we de ambtelijke capaciteit uit met 1, 0 fte bedrijfscontactfunctionaris per 1 januari 2025. Daarnaast zetten we in Q1 2025 en eventueel Q2 2025 in totaal maximaal 120 uur externe ondersteuning in om de structuur van het Ondernemersloket op te zetten en concrete werkafspraken op te stellen voor de interne organisatie zodat het ondernemersloket nog in 2025 gerealiseerd wordt. Omdat de verwachting is dat de ambtelijke capaciteit nog niet op 1 januari 2025 is ingevuld, gebruiken we de vacatureruimte die hierdoor ontstaat voor dekking van de extra ondersteuning. De extra ondersteuning schatten we in op € 15. 000.' Een wijziging door te voeren in de programmabegroting 2025-2028 waarbij onderdeel 1.3 Florerende kleinschalige bedrijvigheid, 1 fte Ondernemersloket, met een budgettair beslag van € 96.250 per jaar in de jaarschijven 2025 t/m 2028 wordt verplaats naar de lijst ‘te honoreren prioriteiten 2025 -2028. Opdracht 1. Richt een digitaal ondernemersloket in dat ondernemers op Schouwen-Duiveland helpt beter en sneller antwoord te krijgen op vragen of ondersteuning bij plannen. 2.

Doe een voorstel voor aanpassing / optimalisering van werkprocessen (vooroverleg, principeverzoek, vraag aan de gemeente en Omgevingsvergunning) met het doel de voortgang te bevorderen, daarop te sturen en verachtingen beter te managen. 3. Doe een voorstel voor het beleggen van het ‘onderhoud’ van het Ondernemersloket (werkafspraken met diverse disciplines die betrokken zijn bij dienstverlening aan ondernemers). Randvoorwaarden / specificaties 1. Maak ter inspiratie voor het vormgeven van het ondernemersloket gebruik van goede voorbeelden bij andere gemeenten / andere organisaties. Sluit bij voorkeur aan op een oplossing die zich in de praktijk al heeft bewezen. 2. Geef het ondernemersloket een zichtbare, herkenbare plek op de website. 3. Zorg voor goede afstemming op bestaande gemeentelijke werkprocessen en bestaande informatie op de website.

4. Zorg voor een goede aansluiting op / doorverwijzing naar andere relevante websites of onderdelen van de gemeentelijke website, zoals bijvoorbeeld (livinglabschouwen-duiveland.nl; duurzaambouwloket; projectenschouwenduiveland.nl). 5. Zorg voor een goede doorverwijzing naar de dienstverlening van andere organisaties (KvK, Impuls Zeeland, enz.). 6. Stem mogelijke oplossingsvarianten voor invulling van het digitaal loket af met I&A en zorg voor een praktisch en technisch goed werkbare oplossing. 7. Kom met concrete voorstellen voor de toedeling van taken, werkafspraken of de aanpassing van werkprocessen. 8. Betrek ondernemers / de doelgroep vanaf het begin af aan bij de uitvoering van dit project. Stappen 1. Maak een beknopt plan van aanpak met daarin een tijdlijn voor de op te leveren (deelresultaten) en een globale raming van het benodigd projectbudget. 2. Werk een aantal varianten / voorbeelden uit voor de invulling van een digitaal Ondernemersloketloket en bespreek die met de ambtelijk opdrachtgever en portefeuillehouder. 3. Maak een B&W-advies voor de voorkeursvariant, inclusief kosten en dekkingsvoorstel. 4. Doe een voorstel voor de organisatorische kant van het ondernemersloket (toedeling van taken, aanpassing van werkprocessen/ werkafspraken) en bespreek die met het MT-R&M. 5. Ondersteun, in overleg met het MT-R&M bij de aanpassing van werkprocessen. 6.

Draag zorg voor implementatie van het digitaal ondernemersloket. 7. Draag zorg voor communicatie over de start van het digitaal ondernemersloket. 8. Leg de afspraken over de organisatorische kant vast in een opleverdocument.

Projectgroep 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Projectleider Beleidsondersteuner R&M Bedrijfscontactfunctionaris Vergunningverlener / RO-medewerker Milieu en duurzaamheid I&A-medewerker

Afbakening De personele kant van het Ondernemersloket (de invulling van de beschikbaar gestelde formatie) maakt geen onderdeel uit van het project. Dit pakken we pas op na afronding van dit project. Project aansturing 1. Projectleider 2. Portefeuillehouder: Hanno Canters (wethouder dienstverlening) 3. Ambtelijk opdrachtgever: Gertjan Benou (afdelingshoofd R&M)