2024-97 Bijlage 1 - Offerte ICSadviseurs - Actualisatie IHP Schouwen-Duiveland 2024

Actualisatie IHP Schouwen-Duiveland Offerte

Opdrachtgever Gemeente Schouwen-Duiveland

Datum 19 april 2024

Referentienummer 2230283/20240322Vm01

Auteur Maarten Groenen

│ Onderdeel van ICS Ruimteregiegroep BV

Inhoudsopgave 1.

Aanleiding

3

2.

Plan van aanpak

4

Fase 0: Kennismaken

4

Fase 1: Inventarisatie

5

Fase 2: Ambitie en kaders

6

Fase 3: Planvorming en financiën

7

Fase 4: Rapportage

9

3.

Uitvoering

11

Planning

11

Werkwijze

12

www.icsadviseurs.nl

1. Aanleiding De gemeente Schouwen-Duiveland heeft in 2017 een Integraal Huisvestingsplan (verder IHP) voor alle schoolgebouwen binnen de gemeente vastgesteld. Dit IHP is destijds onder begeleiding van ICSadviseurs en in samenwerking met de schoolbesturen opgesteld. Vervolgens is het IHP in 2021 herijkt om enerzijds het budget te actualiseren en borgen en anderzijds de planning te actualiseren. Doel van deze herijking was vooral om de plannen uit het IHP richting uitvoering te krijgen. De afgelopen jaren zijn voor de verschillende projecten uit het IHP haalbaarheidsonderzoeken gestart. Tot nu toe is het niet gelukt om tot afronding van deze haalbaarheidsonderzoeken te komen en zijn er geleidelijk bij zowel de schoolbesturen als gemeente nieuwe inzichten ontstaan over de toekomstige huisvesting. Om weer een gezamenlijk toekomstperspectief over de schoolgebouwen te realiseren én de gewenste impuls te geven aan de onderwijshuisvesting is de wens uitgesproken om het IHP in 2024 opnieuw te actualiseren en de afspraken hieruit vast te leggen. In een prettig gesprek op 31 oktober 2023 hebben wij gezamenlijk de insteek en opzet van de actualisatie van het IHP besproken. Op basis van dit gesprek en onze ervaring hebben wij een Plan van Aanpak voor het ontwikkelen van het IHP opgesteld, dit verwerkt in deze offerte en vervolgens op basis van jullie reacties aangescherpt.

Hopelijk sluit deze offerte zo aan bij jullie verwachtingen. Wij gaan ervan uit de gemeente hiermee een passende aanbieding te doen en kijken uit naar een verdere samenwerking!

www.icsadviseurs.nl

3/13

2. Plan van aanpak U heeft ons gevraagd om offerte uit te brengen voor het actualiseren van het IHP. In dit hoofdstuk schetsen wij op welke wijze wij samen met u en betrokken partijen toewerken naar de actualisatie van het IHP en het juridisch borgen van de afspraken. Ons Plan van Aanpak voor het IHP bestaat uit vijf samenhangende fasen. Elke fase leidt tot deelproducten die onderdeel uitmaken van het geactualiseerde IHP. Elke fase wordt afgesloten met draagvlak voor de betreffende deelproducten van de betrokken partijen, zodat het IHP wordt gebaseerd op gedragen uitgangspunten. In de volgende pagina’s gaan wij nader in op de stappen die wij samen met alle betrokkenen zetten om het IHP te actualiseren.

Fase 0: Kennismaken Wij starten het traject met een afzonderlijke kennismaking met zowel de opdrachtgever als de schoolbesturen. Stap 1 – Startgesprek met de gemeentelijk projectleider Voordat wij van start gaan beginnen wij het traject graag met een kick-off met de gemeentelijke projectleider, waarin wij het project verder uitlijnen. Wij nemen het Plan van Aanpak en de planning door. Wij stemmen af wanneer de eerstvolgende bijeenkomsten worden gepland en ontvangen van u de contactgegevens van de betrokken partijen. Graag stemmen wij in dit overleg ook af hoe we de wethouder, het college en de raad betrekken gedurende het proces. Stap 2 – Kick-off met de schoolbesturen Naast een startgesprek met de opdrachtgever organiseren wij tevens een kick-off met alle betrokkenen als introductie op het proces en om de verwachtingen te bespreken. In een presentatie stellen wij ons voor, lichten we het Plan van Aanpak en de planning toe. En geven wij aan welke inzet we wanneer verwachten van de betrokkenen. Op deze manier managen wij de verwachtingen en kunnen we voortvarend van start. Naast deze procesmatige afspraken maken wij ook graag alvast een eerste doorkijk naar de visie en ambitie. Op interactieve wijze verkennen wij met de schoolbesturen welke thema’s van belang zijn bij het formuleren van de ambities en kaders met betrekking tot de schoolgebouwen.

www.icsadviseurs.nl

4/13

Fase 1: Inventarisatie Een actueel en objectief inzicht in de prestatie van de schoolgebouwen in de gemeente SchouwenDuiveland vormt de basis voor een gedegen actualisatie van het IHP. Een helder beeld van de huidige situatie helpt tevens bij het formuleren van ambities in afspraken in de volgende fase. Stap 3 – Ophalen beschikbare informatie Wij gebruiken het huidige IHP om feitelijke gegevens op te halen en vragen aan de gemeente om relevante gegevens (zoals de capaciteit, bouwjaar) aan te reiken. Ook ontvangen wij via de gemeente graag de boekwaarde van de gebouwen en de meest actuele leerlingprognose die de gemeente heeft laten opstellen. Stap 4 – Opvragen ontbrekende gegevens Naast dat wij gegevens opvragen bij de gemeente, vragen we ook de schoolbesturen om actuele informatie aan te leveren via een digitale vragenlijst. Dit betreft het meerjarenonderhoudsplan, de jaarafrekeningen van gas en elektra, functionaliteit, binnenklimaat en een actueel overzicht van medegebruikers en huurders). Tenslotte bevragen wij zowel gemeente als schoolbesturen over de stand van zaken van de lopende projecten en ontvangen we graag de resultaten van de haalbaarheidsonderzoeken. Stap 5 – Verwerken gegevens op gebouwniveau Nadat alle informatie verzameld is maken wij van ieder schoolgebouw een zogenaamde factsheet.

Deze factsheet bevat objectieve informatie, zoals: ▪ bouwjaar; ▪ capaciteit; ▪ leerling ontwikkeling; ▪ verhouding normatief vraag & aanbod; ▪ gebruik door derden (zoals kinderopvang/zorg); ▪ onderhoudslasten; ▪ CO2 – uitstoot; ▪ WEii indicatie1. Het doel van de factsheets is om de schoolgebouwen op een uniforme wijze in beeld te brengen en met elkaar te kunnen vergelijken, als onderdeel van de onderbouwing van de prioritering later in het proces. De concept factsheets versturen wij per e-mail aan de schoolbesturen en gemeente. Gevraagd wordt de ingevulde informatie te controleren en ontbrekende gegevens aan te vullen. De gecompleteerde factsheets worden vervolgens vastgesteld door schoolbesturen en gemeente. Bewegingsonderwijs Het bewegingsonderwijs maakt ook onderdeel uit van de gemeentelijke zorgplicht voor onderwijshuisvesting. Bij het opstellen van de factsheets nemen wij alleen de gymzalen mee die direct gekoppeld zijn aan schoollocaties. In het IHP brengen wij ten aanzien van het bewegingsonderwijs verder alleen de beschikbare capaciteit binnen de gemeente in beeld en de behoefte vanuit de scholen.

1 WEii staat voor Werkelijk Energie intensiteit indicator en is een beproefde methode om het energieverbruik per gebouwtype te definiëren. De

WEii wordt berekend aan de hand van het werkelijk, gemeten energieverbruik en het gebruiksoppervlak.

www.icsadviseurs.nl

5/13

Stap 6 - Interviews Naast het in kaart brengen van de gebouwprestaties is het van belang om ook de ervaringen en ambities van de gebruikers van de locaties te kennen. De interviews met de schoolbesturen resulteren in een aanscherping van het inzicht in de huidige situatie van de schoollocaties. Een deel van de schoolbesturen is de afgelopen jaren met haalbaarheidsonderzoeken bezig geweest. Graag horen wij hun actuele beeld over hun toekomstige huisvesting. Wij gaan vooralsnog uit van in totaal 7 interviews met de schoolbesturen van het PO, VO en kinderopvang.

Fase 2: Ambitie en kaders Met een huidig beeld van de schoolgebouwen starten wij met het formuleren van ambities en kaders met betrekking tot de schoolgebouwen. De geformuleerde ambities vertalen wij naar heldere uitgangspunten en afspraken over hoe de gemeente, schoolbesturen (en desgewenst kindpartners) binnen het IHP gezamenlijk invulling geven aan de ambities.

www.icsadviseurs.nl

6/13

Stap 7 – Werkbijeenkomst Voor een brede vertegenwoordiging van de gemeente en schoolbesturen (en eventueel andere kindpartners) organiseren wij een interactieve werkbijeenkomst. De visie op onderwijs en onderwijshuisvesting staat hierbij centraal. Wij borduren hierbij enerzijds voort op het bestaande beleid en verkennen ook nieuwe thema’s (zoals opgehaald uit de kick off). Over het thema ‘Spreiding en clustering’ gaan wij in ieder geval uitgebreid met elkaar in gesprek. Door middel van prikkelende stellingen, facts & figures en inspirerende praktijkvoorbeelden gaan wij op elk thema de inhoudelijke discussie aan en zoeken we naar de actuele invulling van het thema. Stap 8 – Opstellen ambitiedocument De resultaten uit de werkbijeenkomst verwerken wij tot een concept ambitiedocument. Het concept ambitiedocument is een bondig document waarin alle thema’s zijn verwerkt en wat herkenbaar is voor alle betrokkenen. In dit document is de rode draad geformuleerd, zoals die per thema is besproken, en zijn (financiële) afspraken helder per thema geformuleerd. Het concept ambitiedocument stemmen we met de opdrachtgever af alvorens we het met alle betrokken bespreken. Stap 9 – Bespreken ambitiedocument Tijdens een gezamenlijke bijeenkomst met de betrokkenen (en bij voorkeur ook de wethouder) bespreken wij plenair het concept ambitiedocument.

Aan de hand van de opmerkingen uit de bijeenkomst passen wij het document aan en maken het in overleg met de projectleider van de gemeente definitief. Stap 10 – Presentatie college en raad In een presentatie aan eerst het college en dan de gemeenteraad lichten wij het ambitiedocument toe. Wij vragen om reactie en bespreken deze reactie vervolgens met de gemeentelijk projectleider en wethouder. In overleg bepalen wij óf en op welke onderdelen het ambitiedocument moet worden bijgesteld.

Fase 3: Planvorming en financiën Nadat de ambities en kaders voor de komende jaren helder zijn gaan wij gezamenlijk aan de slag met de planvorming en de financiële vertaling. Wij zoomen hierbij in op de verschillende kernen en gebieden om tot passende oplossingen te komen. Wij hanteren daarbij een perspectief van 16 jaar, conform het wetswijzigingsvoorstel, waarbij we de projecten voor de korte termijn (eerste 4 jaar) concreet uitwerken en een richtinggevende en financiële doorkijk schetsen voor de projecten op de langere termijn. De financiële consequenties van beleidskeuzes (bijvoorbeeld duurzaamheid of meer ruimte voor inclusie) maken wij daarbij ook apart inzichtelijk. In de planvorming nemen wij de resultaten van de haalbaarheidsonderzoeken, het Concept IHP, dorpenvisies en de eerdere raadsvoorstellen (en amendementen) mee als vertrekpunt.

www.icsadviseurs.nl

7/13

Stap 11 – Opstellen Scenariokaarten Scenariokaarten vormen de basis om met elkaar in gesprek te gaan over de kansen en knelpunten met betrekking tot de schoolgebouwen in de verschillende gebieden én te komen tot gedragen oplossingsrichtingen. Op de scenariokaarten projecteren wij enerzijds de relevante informatie van de schoolgebouwen, zoals bouwjaren, leerling ontwikkeling, leegstand/overschot, gebruik door kindpartners. Anderzijds projecteren we ook de onderzochte scenario’s uit de haalbaarheidsonderzoeken en het concept IHP. Stap 12– Werkbijeenkomst Met de scenariokaarten onder de arm organiseren wij een interactieve werkbijeenkomst met gemeente, schoolbesturen en eventueel de kindpartners. Graag nodigen wij voor deze bijeenkomst een bredere ambtelijke vertegenwoordiging uit, ruimtelijke ordening, sociaal domein en vastgoed. In het eerste deel van de werksessie vullen wij gezamenlijk de scenariokaarten aan en verkennen we per gebied het volgende: ▪ knelpunten en kansen; ▪ maatschappelijke vraagstukken; ▪ lopende ontwikkelingen of projecten. Vervolgens gaan we aan de hand van de scenariokaarten per gebied samen op zoek naar haalbare en uitvoerbare scenario’s. Deze scenario’s moeten invulling geven aan de opgave die voor ligt en voor elk schoolgebouw een duidelijk toekomstperspectief schetsen.

We verkennen hierbij ook de beoogde fasering en maken onderscheid tussen korte termijn (eerste 4 jaar), middellange termijn (5-10 jaar) en lange termijn (11-16 jaar). Stap 13 – Financiële vertaling & afstemming gemeente De eerste resultaten van de scenariovorming werken wij verder uit en vertalen wij financieel. Voor deze financiële vertaling zetten wij een door ons ontwikkeld rekenmodel in dat we na de afronding van het IHP aan jullie overdragen. De eerste financiële vertaling stemmen wij af met de financiële experts van de gemeente, zodat we werken met dezelfde financiële uitgangspunten en kunnen bijsturen indien dit nodig blijkt. Ook maken wij afspraken over hoe we gezamenlijk de begrotingsconsequenties adequaat in beeld kunnen brengen.

www.icsadviseurs.nl

8/13

Fase 4: Rapportage Het IHP vormt een door alle partijen gedragen plan waarin de resultaten van het gehele proces helder en bondig staan beschreven. Voor elk schoolgebouw wordt het toekomstperspectief geschetst inclusief financiële consequenties en planning. Het onderscheid tussen de korte- en langetermijnprojecten komt duidelijk aan bod.

Stap 14 – Opstellen concept IHP Parallel aan de scenariobepaling stellen wij een samenhangende, beeldende en bondige conceptrapportage van het IHP op. In deze conceptrapportage is onder andere opgenomen: ▪ samenvatting van de gezamenlijke ambities en (financiële) afspraken; ▪ gebouw- en gebiedsanalyse; ▪ huisvestingsscenario’s per gebied (inclusief prioritering en planning); ▪ financiële consequenties voor gemeente en schoolbesturen; ▪ implementatieplan In deze rapportage wordt de lezer stapsgewijs meegenomen naar de uiteindelijke huisvestingsscenario’s per locatie en zijn ook de financiële consequenties verwerkt. In het implementatieplan staan de acties beschreven voor de eerste projecten voor de komende 2 jaar (inclusief o.a. globale planning en rolverdeling) en de eventuele acties om beleid verder te ontwikkelen (als gevolg van de ambities).

Stap 15 – Bijeenkomst In een bijeenkomst met schoolbesturen en de gemeente bespreken wij gezamenlijk de conceptrapportage van het IHP. Wij zorgen ervoor dat de betrokkenen de conceptrapportage tijdig ontvangen. De schoolbesturen hebben dan de mogelijkheid om het rapport en de plannen met hun achterban af te stemmen. Tijdens de bijeenkomst bespreken wij de opmerkingen en zetten we vervolgens de puntjes op de ‘i’. De ervaring leert dat het soms wel en soms niet nodig is om nog een extra bijeenkomst te organiseren om het IHP rapport richting afronding en consensus te krijgen. In dit Plan van Aanpak gaan wij uit van één bespreking.

Stap 16 – Opstellen definitief IHP De opmerkingen uit de bijeenkomst worden verwerkt in de definitieve rapportage van het IHP. Het definitieve IHP is een toegankelijk document in woord en beeld, op basis waarvan besluitvormers goed in staat zijn keuzes te maken en consequenties daarvan te overzien. Voorafgaand aan de politieke besluitvorming zal het IHP worden vastgesteld door de betrokken partijen in het OOGO (of een bestuurlijk overleg). Stap 17 – Juridische borging Om extra commitment voor het IHP en de uitvoering ervan te realiseren, zorgen we voor extra juridische borging van de afspraken. Op basis van de aanbevelingen uit het ‘Eindadvies: Van plan naar uitvoering’ van RuimteOK en de bevindingen uit het voortraject stellen wij in concept een convenant op waarin de beoogde afspraken zijn uitgewerkt. Dit concept bespreken we graag eerst met u als opdrachtgever en scherpen we vervolgens aan. In een gezamenlijk gesprek met de schoolbesturen en gemeente bespreken we het convenant en zetten we samen de puntjes op de ‘i’. Gezien het voortraject verwachten we dat nog een extra bijeenkomst nodig is om tot een definitieve versie van het convenant te komen. Wanneer consensus is over het convenant leggen we dit ter ondertekening voor aan de betrokken partijen. Bij voorkeur maken wij hier een feestelijk moment van.

www.icsadviseurs.nl

9/13

Afweging: Het juiste moment voor het ondertekenen van het convenant bespreken wij graag met u als opdrachtgever en de wethouder. Mogelijk is ondertekening na politieke besluitvorming een geschikter moment. Stap 18 – Presentatie college en raad De laatste stap in het proces is de politieke besluitvorming. In een presentatie aan eerst het college en daarna de gemeenteraad lichten wij het IHP toe en beantwoorden we vragen waar nodig. Het IHP is daarmee klaar voor besluitvorming door de gemeenteraad.

www.icsadviseurs.nl

10/13

3. Uitvoering Planning Het voorgaande stappenplan hebben wij uiteengezet in een (concept)planning op hoofdlijnen. In het stappenplan hebben wij per fase beschreven welke stappen worden gezet. Dit stappenplan hebben wij hieronder vertaald in een planning in weken. Wij gaan ervan uit dat we medio april 2024 starten. Het streven is om de actualisatie van het IHP eind 2024 vast te stellen in het OOGO (stap 16). Voor het traject van de juridische borging (stap 17) verwachten we vervolgens ca. 3 maanden voor nodig te hebben. Stappenplan IHP Schouwen-Duivenland

April

Mei

Juni

Juli

Augustus

September

Oktober

November December

15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52

Kennismaken Inventarisatie en analyse Ambities en kaders

C

R

Planvorming en financien Rapportage

Een belangrijke voorwaarde om deze planning te kunnen halen is de beschikbaarheid en medewerking van de betrokken partijen gedurende het hele proces. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de aanwezigheid bij werksessies en het tijdig aanleveren van de opgevraagde informatie. Verder is de planning gebaseerd op een presentatie van ambitiedocument in het college (eind augustus) en raad (begin september).

Projectteam Het ontwikkelen van een Integraal Huisvestingsplan voor de gemeente Schouwen-Duiveland vraagt om een multidisciplinair en ervaren projectteam. Voor deze opgave stellen wij een projectteam voor met Maarten Groenen en Stijn Olthof. Maarten stellen wij voor als projectleider en eerste aanspreekpunt voor de gemeente. Hij is bij u bekend en vormt samen met Stijn een ingespeeld team. Maarten Groenen heeft als projectleider veel ervaring met het ontwikkelen van Integrale of Strategische Huisvestingsplannen. Hij heeft eerder mede het IHP in Schouwen-Duiveland opgesteld en kent daarmee de bijzondere context. Daarnaast heeft hij de afgelopen jaren tientallen IHP’s opgesteld voor verschillende gemeenten, zoals Zoetermeer, Leiden, Krimpenerwaard, Maassluis, Den Haag en Alphen aan den Rijn. Vanuit deze ervaring kent hij de voornaamste thema’s en gevoeligheden bij deze processen en zorgt hij ervoor dat de juiste expertise en mandaat op het juiste moment aan tafel zitten. Belangrijkste drijfveer voor hem is het zoeken naar verbinding en draagvlak voor toekomstbestendige huisvestingsplannen. Met energie en enthousiasme gaat Maarten voor de hoogste kwaliteit! Stijn Olthof werkt samen met projectleiders aan verschillende IHP’s. Zo heeft hij gewerkt aan IHP’s voor verschillende gemeenten, waaronder Krimpenerwaard, Leiden, De Bilt en Wijdemeren.

Stijn heeft een bouwkundige achtergrond. Hij is analytisch sterk en denkt graag mee bij het creëren van passende en toekomstbestendige huisvestingsplannen. Hij is verder goed in visualiseren en heeft zijn meerwaarde in IHPtrajecten bewezen. Voor de juridische borging van de afspraken voegen we één van onze juristen toe aan het projectteam.

www.icsadviseurs.nl

11/13

Werkwijze Projectmatig werken bestaat bij ICSadviseurs uit 3 speerpunten. Op deze manier werken wij gestructureerd, efficiënt en klantgericht. Effectief samenwerken Belangrijk in het ontwikkelen van draagvlak is dat partijen met elkaar samen aan de ontwikkeling van de deelproducten in het proces werken. Wij richten de werkbijeenkomsten zo in dat in korte tijd effectief en creatief wordt gewerkt. Zowel bij onze fysieke (als eventuele online) bijeenkomsten ontstaat er een dynamisch en energiek proces tussen partijen doordat we bij iedere vraag een groep een passende werkvorm kiezen. Onze bijeenkomsten worden daarom door deelnemers goed gewaardeerd. Vaste formats Een deel van de werkzaamheden bestaat uit het verkrijgen van gedegen informatie, informatie waar geen discussie over bestaat tussen partijen. Aangezien het van belang is dat informatie uniform wordt verzameld en verwerkt werken wij hierbij met vaste en beproefde formats. Regelmatige afstemming met gemeente Voor het doorlopen van een efficiënt en effectief proces is een goede processturing van groot belang. Daarom zal er gedurende het proces tussentijdse afstemming met de gemeentelijk projectleider plaatsvinden. Samen met de projectleider bewaken wij de voortgang, kan er beleidsmatig (bij)gestuurd worden in de opdracht en wordt de besluitvorming binnen de gemeente voorbereid.

Samen met de gemeentelijk projectleider bereiden wij de werkbijeenkomsten met de schoolbesturen voor en bespreken we welke ambtelijke vertegenwoordiging wordt uitgenodigd bij deze bijeenkomsten, bijvoorbeeld betreffende duurzaamheid of financiën. Ook bespreken wij met de gemeentelijk projectleider hoe en op welke momenten in het proces we de verantwoordelijk wethouder aangehaakt houden en hoe college en raad betrokken worden in het proces. Verder verwachten wij van de gemeente en schoolbesturen dat zij benodigde (achtergrond/feitelijke/aanverwante) informatie conform planning aanleveren en deelnemen aan alle overleggen.

www.icsadviseurs.nl

12/13

De hoogste kwaliteitseisen aan onze dienstverlening. Een goed gebouw begint met het beste idee. Colofon Datum: Auteur:

19 april 2024 Maarten Groenen

info@icsadviseurs.nl 088 - 235 04 27

www.icsadviseurs.nl www.icsadviseurs.nl

13/13 Onderdeel van ICS Ruimteregiegroep BV