2024 78 Rekenkamer SD - Bijlage Jaarverslag 2023 (1037729)

JAARVERSLAG 2023 Rekenkamer Schouwen-Duiveland

1

1

Voorwoord

Voor u ligt het jaarverslag 2023 van de Rekenkamer Schouwen-Duiveland. In dit jaarverslag doen wij verslag van onze werkzaamheden in het afgelopen jaar. Wij danken u voor het in ons gestelde vertrouwen en wensen u veel leesplezier.

Rekenkamer Schouwen-Duiveland Drs. A.C.M. Metz CPC (voorzitter) Drs. A. Kersten Drs. J.E. Talstra

2

Inleiding Sinds 1 januari 2006 is elke gemeente ingevolge artikel 81a van de Gemeentewet verplicht een rekenkamer(functie) in te stellen. Met de Wet versterking decentrale rekenkamers, die op 1 januari 2023 in werking trad, is het voor iedere gemeente verplicht geworden een onafhankelijke rekenkamer te hebben. Een rekenkamercommissie volstaat niet meer. Hoewel de gemeente Schouwen-Duiveland reeds een onafhankelijke rekenkamer had, betekent dit wel dat de Verordening gemeentelijke rekenkamer Schouwen-Duiveland en het reglement van orde van de rekenkamer aangepast moeten worden. De nieuwe verordening is inmiddels aangepast en vastgesteld door de gemeenteraad. Het nieuwe reglement van orde wordt binnenkort door de rekenkamer vastgesteld.. Artikel 185, lid 4 van de Gemeentewet schrijft voor dat de rekenkamer elk jaar voor 1 april een verslag opstelt van haar werkzaamheden over het voorafgaande jaar. Een afschrift van het verslag wordt aan de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders gezonden. In dit jaarverslag legt de rekenkamer verantwoording af over haar werkzaamheden in 2023. - In paragraaf 2 staan we stil bij de werkzaamheden van de rekenkamer. - Paragraaf 3 beschrijft de onderzoeken die zijn uitgevoerd of in uitvoering zijn en de opvolging van de aanbeveling door het collega van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad.

- Paragraaf 4 bevat de financiële verantwoording. De rekenkamer meent dat dit verslag voldoende inzicht biedt in haar werkzaamheden in het achterliggende jaar. De rekenkamer is graag bereid het verslag nader toe te lichten en daarover desgewenst met u in gesprek te gaan.

Datum: 28 maart 2024

3

Verslag werkzaamheden Samenstelling De rekenkamer is haar werkzaamheden gestart op 1 januari 2021. Ze is samengesteld uit drie onafhankelijke leden, inclusief de voorzitter. De gemeenteraad heeft op 19 oktober 2023 de Verordening gemeentelijke rekenkamer SchouwenDuiveland 2024 vastgesteld. In deze verordening zijn onder andere de taken, samenstelling en budget van de rekenkamer vastgelegd. De samenstelling van de rekenkamer is als volgt: Naam Mw. A.C.F. Metz Dhr. A. Kersten Mw. J.E. Talstra

Functie Voorzitter Lid en 1e waarnemend voorzitter Lid en 2e waarnemend voorzitter

Het secretariaat is in 2023 uitgevoerd door mevrouw L. Herderscheê. Zij is in de loop van het jaar opgevolgd door de heer E.J. Blook van de griffie van de gemeente Schouwen-Duiveland.

Werkzaamheden Op 17 mei 2023 heeft de rekenkamer overleg gehad met het presidium van de gemeenteraad. In dit gesprek is input opgehaald voor nieuwe rekenkameronderzoeken. Op 5 oktober 2023 heeft de rekenkamer samen met de raadsadviseur tijdens een raadsinformatiebijeenkomst een presentatie aan de gemeenteraad gegeven over de Wet versterking decentrale rekenkamers, de nieuwe verordening en de taken en rollen van de rekenkamer. Daarnaast zijn leden van de rekenkamer aanwezig geweest bij interviews met raadsleden, collegeleden en ambtenaren in het kader van lopende rekenkameronderzoeken. Conform artikel 81, lid i van de Gemeentewet beschikt de rekenkamer over een reglement van orde. In het reglement van orde is naast de orde van vergaderen opgenomen op welke wijze het rekenkameronderzoek wordt uitgevoerd. Tevens heeft de rekenkamer een missie opgesteld. “De rekenkamer wil de gemeenteraad van Schouwen-Duiveland handvatten bieden om zijn kaderstellende en controlerende taak beter te kunnen uitoefenen. Ook wil de rekenkamer de inwoners van Schouwen-Duiveland laten zien wat er terechtkomt van de beleidsvoornemens en besluiten van de gemeente.

Daarnaast wil de rekenkamer het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie handvatten bieden om beleid en uitvoering te verbeteren.” De rekenkamer is lid van de Nederlandse Vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). In dit verband neemt de rekenkamer regelmatig deel aan de “doe-mee-onderzoeken” die de NVRR initieert.

Vergaderingen De eerste vergadering van de rekenkamer in 2023 vond plaats op 18 januari 2023. De rekenkamer heeft in 2023 10 keer vergaderd. In 2023 is de rekenkamer, in overleg met de auditcommissie, niet aanwezig geweest in een vergadering van de auditcommissie.

4

Rekenkameronderzoeken De rekenkamer heeft haar onderzoeksplan 2023 op 11 januari 2023 ter kennisneming naar de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders gestuurd. De rekenkamer heeft besloten haar werkzaamheden voort te zetten met de afronding van het onderzoek naar d ondersteuning van d volksvertegenwoordiging. Daarnaast heeft de rekenkamer meegedaan aan een DoeMee-onderzoek van de NVVR naar de klachtbehandeling van de gemeente en is ze gaan participeren in een DoeMee-onderzoek gericht op de energiebesparingsplicht en informatieplicht energiebesparing van de gemeente, welke in 2024 wordt afgerond. Verder is de rekenkamer in 2023 gestart met een onderzoek naar de privacy- en informatiebeveiliging in de gemeente en een onderzoek naar de afhandeling van raadsinstrumenten. Beide onderzoeken worden in 2024 afgerond.

Onderzoek Ondersteuning volksvertegenwoordiging Het onderzoek Ondersteuning volksvertegenwoordiging is een onderzoek dat door de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) als een DoeMee-onderzoek is georganiseerd. De Rekenkamer Schouwen-Duiveland heeft aan dit onderzoek deelgenomen. Het onderzoek is door onderzoeksbureau PBLQ uitgevoerd. Het onderzoek Ondersteuning volksvertegenwoordiging heeft betrekking op de ondersteuning van de raad. De centrale vraag was: hoeveel is de volksvertegenwoordiging bereid voor haar eigen ondersteuning uit te geven?. De onderzoekers hebben getracht om de vergelijking tussen de verschillende overheidsorganen zo zuiver mogelijk te maken. Ze hebben echter moeten constateren dat iedere gemeente, provincie en waterschap de ondersteuning op een unieke manier georganiseerd heeft, waardoor de vergelijking niet altijd eenvoudig uit te voeren was. Het betekent ook dat de uitkomsten met enige onzekerheid omgeven zijn en dat het meer om indicaties gaat dan om harde conclusies. Op 10 maart 2023 is het onderzoeksrapport aangeboden aan de gemeenteraad en het college. In de brief heeft de rekenkamer aangegeven in afwachting van een verdergaand onderzoek naar het functioneren van de Zeeuwse griffies, nog geen definitieve conclusies te kunnen trekken.

Inmiddels is dat onderzoek, waarbij de Rekenkamer Schouwen-Duiveland niet bij betrokken was, afgerond. De aanbevelingen in dit rapport zijn inmiddels overgenomen door college en/of gemeenteraad. Vervolgacties zijn in gang gezet. Voor de Rekenkamer Schouwen-Duiveland is dat reden om op dit moment gen verder vervolg te geven aan het uitgevoerde DoeMee-onderzoek.

Onderzoek Privacy en informatiebeveiliging In 2023 is het onderzoek Privacy en informatiebeveiliging gestart. Het onderzoek is uitgevoerd door onderzoeksbureau BMC. De Rekenkamer Schouwen-Duiveland wil met dit onderzoek de gemeenteraad inzicht geven in het privacy- en informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente, in de wijze waarop de gemeente daar invulling en uitvoering aan geeft en in de wijze waarop de gemeenteraad daarbij betrokken is. In het 2de kwartaal van 2024 worden de onderzoeksresultaten aan de gemeenteraad en het college aangeboden.

Onderzoek Klachtbehandeling gemeente In 2023 is het onderzoek klachtbehandeling gestart. Dit is geen eigen onderzoek van de rekenkamer, maar een onderzoek dat door de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) als een DoeMee-onderzoek is georganiseerd. De Rekenkamer Schouwen-Duiveland heeft deelgenomen. Het onderzoek is door TwijnstraGudde uitgevoerd. Het onderzoek heeft betrekking op de klachtbehandeling door de gemeente. Het gaat daarbij om klachten gericht op gedragingen van bestuurders of ambtenaren. Daarbij kan het gaan over de persoonlijke behandeling, het niet reageren op vragen of het krijgen van te weinig, onjuiste of misleidende informatie. Het gaat dus niet over klachten over beslissingen van de gemeente waartegen bezwaar en beroep mogelijk is. De centrale onderzoeksvraag was: ‘Op welke wijze geven decentrale

5

overheden beleidsmatig en organisatorisch vorm aan de behandeling van klachten, tot welke resultaten leidt dit beleid en op welke wijze wordt hierover gerapporteerd aan de raad, Provinciale Staten of algemeen bestuur?’. In het 2de kwartaal van 2024 worden de onderzoeksresultaten aan de gemeenteraad en het college aangeboden.

Onderzoek Energiebesparingsplicht en informatieplicht energiebesparing Eind 2023 is gestart met het onderzoek Energiebesparingsplicht en informatieplicht energiebesparing. Ook dit is een onderzoek van de NVRR en wordt als een DoeMee onderzoek uitgevoerd. Het onderzoek wordt door Ecorys uitgevoerd. De uitkomsten van dit DoeMee-onderzoek bieden inzicht in de manier waarop gemeenten, provincies en omgevingsdiensten het toezicht en de handhaving op de energiebesparings- en informatieplicht hebben georganiseerd. Zo wordt inzichtelijk welke toezichts- en handhavingsmaatregelen helpen om de naleving van de energiebesparingsplicht te bevorderen. Voor gemeenten en provincies extra relevant, omdat goed toezicht en handhaving kan bijdragen aan het behalen van hun eigen duurzaamheidsdoelstellingen. In het 3de kwartaal van 2024 worden de onderzoeksresultaten verwacht.

Onderzoek Afhandeling raadsinstrumenten Eind 2023 heeft de rekenkamer de onderzoekvraag uitgezet over de afhandeling van raadsinstrumenten. De onderzoeksdoelstellingen zijn: 1. Inzicht te krijgen in de huidige stand van zaken van de afhandeling van moties, amendementen, toezeggingen en vragen, hoe ziet het proces eruit en hoe zit het met de opvolging van deze instrumenten. 2. Inzicht krijgen in de wijze waarop de raad deze instrumenten het meest doeltreffend en efficiënt kan inzetten. Het onderzoek wordt uitgevoerd door Necker. In het 3de kwartaal van 2024 worden de onderzoeksresultaten verwacht.

Opvolging aanbevelingen rekenkameronderzoeken In artikel 185a van de gemeentewet is opgenomen dat de raad jaarlijks een overzicht ontvangt van de wijze waarop door het college aan de voorstellen uit de rekenkameronderzoeken vervolg is gegeven. Met haar brief van 27 februari 2024 informeerde het college de gemeenteraad over de opvolging van de aanbevelingen uit de rekenkameronderzoeken 'inkooptrajecten' en 'inwoners-en overheidsparticipatie'. Na het onderzoek naar inkooptrajecten in 2021 heeft het college op diverse gebieden verdere professionalisering doorgevoerd zoals risicomanagement, contractmanagement, budgetbeheer en digitalisering. In 2024 wordt deze professionalisering voortgezet waarbij een groot deel van de eerste initiatieven worden afgerond. Voor wat betreft 'inwoners en overheidsparticipatie' heeft het college belangrijke stappen gezet met de uitvoering van het project ‘kaders en spelregels voor inwoners- en overheidsparticipatie’. De bestuursopdracht ligt in maart 2024 ter vaststelling bij de raad. Daarnaast is de uitvoering van de actualisatie van de strategische visie begin 2024 gestart. Deze actualisatie geeft het college op een participatieve manier vorm. Ook de inzichten die het college hierbij opdoet, neemt ze mee bij de ontwikkeling van de kaders en spelregels voor inwoners- en overheidsparticipatie.

In de bijlage bij de raadsbrief (2024.53/1012787) is het college uitvoeriger ingegaan op de stand van zaken ten aanzien van de opvolging van de aanbevelingen. De rekenkamer constateert dat de aanbevelingen uit de twee rekenkameronderzoek adequaat worden opgepakt en mee worden genomen in de uitvoering van beleid of het formuleren van nieuw beleid.

6

Financiële verantwoording Uitgaven 2023 In de begroting 2023 was voor de rekenkamer een bedrag opgenomen van € 48.413. Daarnaast was een deel van het budget voor 2022 doorgeschoven naar 2023. Het ging daarbij om € 24.197. Daarmee komt het totale budget voor de rekenkamer in 2023 uit op € 72.610. Onderstaand overzicht geeft aan welke uitgaven in 2023 zijn gedaan. Omschrijving Vergoeding leden rekenkamer Reis- en verblijfkosten leden Rekenkameronderzoek Intervence (restant) Rekenkameronderzoek Privacy en Informatiebeveiliging Doe Mee onderzoek Klachtenbehandeling Lidmaatschap Nederlandse Vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) Totaal uitgaven 2022

Bedrag € 5.033,66 € 82,74 € 260,67 € 23.712,00 € 500,00 € 410,00 € 29.999,07

In de Verordening nadere inrichting Rekenkamer gemeente Schouwen-Duiveland 2024 is bepaald dat indien in enig jaar een wezenlijke onderschrijding op het budget wordt voorzien de rekenkamer de raad tussentijds informeert. Eventuele onderbesteding van het jaarbudget kan jaarlijks via het jaarrekeningsaldo worden meegenomen naar het volgende begrotingsjaar tot een maximumbedrag van het jaarbudget, dit teneinde jaarlijkse fluctuaties in de onderzoekuitgaven op te kunnen vangen. Op 29 december 2023 heeft de rekenkamer de raad geïnformeerd dat het restantbudget van 2023 via het jaarrekeningsaldo meegenomen wordt naar het begrotingsjaar 2024. Het ging daarbij om een budget van € 42.400,-. Dit bedrag zal in 2024 worden ingezet voor het onderzoek naar de inzet en afhandeling van raadsinstrumenten en nog nader te bepalen onderzoek.

7