2024 53 Bijlage 1 Opvolging Rekenkamer onderzoeken inkooptrajecten en inwoners en overheidsparticipatie

Opvolging rekenkameronderzoeken (1-3-2024) 1. Inkooptrajecten (2021) 2. Inwoners en overheidsparticipatie (2022)

1 Rekenkameronderzoek naar inkooptrajecten Aanbevelingen Rekenkameronderzoek 1. Ga in gesprek met het college over het verder professionaliseren van risicomanagement, contractmanagement en budgetbeheer rond inkooptrajecten. 2. Vraag het college om al bij de eerste budgetaanvraag en vervolgens gedurende de uitvoering juist, tijdig en volledig aan te geven of er risico’s zijn op overschrijdingen. 3. Vraag het college om eenduidige, inzichtelijke en begrijpelijke informatie.

Het college heeft de conceptrapportage “Wat mag het kosten?” van de commissie in de vergadering van 21 december 2021 behandeld. De rapportage geeft aanleiding tot het maken van de volgende opmerkingen: Bestuurlijke reactie 1. Wij onderschrijven de conclusies van de rekenkamercommissie en deze geven ons een aantal praktische handvatten die in de voorbereiding van nieuwe projecten tot lagere risico’s zullen leiden. Beheersmaatregelen zoals het instellen van budgetplafonds bij aanbestedingen en eventuele noodzakelijke versoberingen in het ontwerp en de uitvoering worden standaard toegepast. Een goed voorbeeld hiervan is de versobering van het ontwerp van de Pontes Pieter Zeeman na de mislukte eerste aanbesteding waarbij het plafondbudget ontoereikend bleek. Bij aanbestedingen krijgt risicobeheersing de nodige aandacht, zo moet iedere aannemer in zijn offerte een risicodossier opnemen. Daarnaast worden bij risicovolle projecten zoals restauraties externe adviseurs ingehuurd. Zoals geconcludeerd door de rekenkamer leiden onvoorziene omstandigheden soms tot meerkosten omdat vooraf niet alle risico’s volledig kunnen worden ingeschat. Zoals vermeld in het rapport beschikken wij nu niet over een centraal systeem voor risicomanagement op individuele inkooptrajecten. In het eerste kwartaal van 2022 gaan wij onderzoeken welke systemen hiervoor beschikbaar zijn.

Vervolgens komen we in het tweede kwartaal van 2022 bij college en raad terug met vervolgstappen. Kortom, is er een eenvoudig hanteerbaar systeem beschikbaar en zo ja, kan dit systeem toegepast worden binnen onze gemeente en wat is dan de eenmalige investering en wat zijn de jaarlijkse lasten? Daarbij wijzen we op het feit dat het implementeren van dit soort systemen ook tijd kost.

Stand van zaken Bestuurlijke reactie 1 en aanbeveling 1: Voor de P&C cyclus maakt de gemeente Schouwen-Duiveland sinds 2021 gebruik van de softwaretool “Pepperflow”. Inmiddels is daarnaast de module Project- en portfoliomanagement van Pepperflow aangeschaft en zijn we in 2023 begonnen met de implementatie van deze toepassing. In Q1 van 2024 ronden we de basisimplementatie af en richten we een aantal projecten* in. Door de integratie van projecten – en de risico’s die bij die projecten bestaan –in Pepperflow, kunnen we die projecten relateren aan de doelstellingen en activiteiten die zijn beschreven in de P&C-documenten (jaarrekening, begroting en rapportages). Ook kunnen we de voortgang van projecten op een eenduidige wijze richting de raad rapporteren via de begrotingsapp. *) met project bedoelen we een “totaal project” waarbinnen mogelijk een inkoopproject plaatsvindt.

Bestuurlijke reactie 2. Door het toepassen van Best Value Procurement (prestatie-inkoop), vastgelegd in het door uw raad vastgestelde Inkoopbeleid 2019-2023 zijn we in staat gebleken met beperkte middelen veel projecten te realiseren die bijdragen aan de gemeentelijke doelen zoals dorps- en stadsvisies. In het inkoopbeleid is deze manier van werken samengevat als ‘Inkopen is durven, doen en vertrouwen’. De aanbestedingen zelf worden relatief snel doorlopen. Grotere projecten kennen in het algemeen een lange voorbereidingstijd en een lange doorlooptijd in de uitvoering. Hierdoor bedraagt de periode tussen budgetaanvraag en oplevering soms enkele jaren. Organisatie breed lopen er tientallen projecten in voorbereiding en uitvoering. Een goed afgestemde informatievoorziening voor uw raad is essentieel, maar ook een uitdaging gezien het aantal projecten. ‘Goed’ betekent een structurele terugkoppeling over lopende projecten op projectniveau, waarvoor een aanbesteding wordt c.q. is doorlopen. Afhankelijk van de complexiteit en voortgang van het project wordt bepaald hoe vaak een terugkoppeling aan de raad nodig is. In specifieke gevallen is een terugkoppeling wellicht niet eens aan de orde, gelet op doorlooptijd of feit dat projecten geheel volgens planning verlopen.

Na oplevering van een project stopt die informatievoorziening, tenzij in de onderhoudsfase nog zaken tevoorschijn komen, die noodzaken tot informatievoorziening aan de raad. Indien noodzakelijk wordt de raad per ommegaande op projectniveau geïnformeerd, als bepaalde risico's zich in de praktijk voordoen en/of er financiële consequenties uit voortvloeien. Alle financiële afwijkingen groter dan € 25.000 worden meegenomen in de financiële rapportages, dan wel gecommuniceerd via B&W adviezen, raadsbrieven of raadsbesluiten. Stand van zaken Bestuurlijke reactie 2: Geen actie nodig. Bestuurlijke reactie 3a. Met betrekking tot de aanbevelingen vermelden wij dat op de agenda van de auditcommissie al langere tijd staat om samen met de organisatie in gesprek te gaan om vast te stellen wat voor de raad eenduidige, inzichtelijke en begrijpelijke informatie in de Planning & Control documenten is. Stand van zaken Bestuurlijke reactie 3a en aanbeveling 3: Voor de P&C cyclus maakt gemeente Schouwen-Duiveland sinds 2021 gebruik van de softwaretool “Pepperflow”. Inmiddels is daarnaast de module Project- en portfoliomanagement van Pepperflow aangeschaft en zijn we in 2023 begonnen met de implementatie van deze toepassing. In Q1 van 2024 ronden we de basisimplementatie af en richten we een aantal projecten* in.

Door de integratie van projecten – en de risico’s die bij die projecten bestaan –in Pepperflow, kunnen we die projecten relateren aan de doelstellingen en activiteiten die zijn beschreven in de P&C-documenten (jaarrekening, begroting en rapportages). Tevens kunnen we de voortgang van projecten op een eenduidige wijze richting de raad rapporteren via de begrotingsapp. *) met project bedoelen we een “totaal project” waarbinnen mogelijk een inkoopproject plaatsvindt. Bestuurlijke reactie 3b. Daarnaast is binnen de auditcommissie risicomanagement al anderhalf jaar als gespreksonderwerp aan de orde en is een kadernota risicomanagement aanwezig. De auditcommissie kan mogelijk een rol spelen om een verdiepingsslag te maken op de controlerende rol van de raad in het kader van risicobeheersing. Door in de auditcommissie te onderzoeken welke informatie de gemeenteraad helpt om deze rol vorm te geven en hierover een advies uit te brengen aan de gemeenteraad.

Stand van zaken Bestuurlijke reactie 3b en aanbeveling 1 en 3: Het rekenkameronderzoek ‘Wat mag het kosten?’ uit 2022 bevat aanbevelingen om risicomanagement, contractmanagement en budgetbeheer rond inkooptrajecten verder te professionaliseren. Deze onderwerpen komen aan bod in de auditcommissie en hebben continu de aandacht. De auditcommissie wordt over dit onderwerp geïnformeerd door het college en de accountant. De wijze van informeren (wanneer wordt er over wat en op welke wijze informatie verstrekt) is daarbij ook onderwerp van gesprek. De auditcommissie constateert dat er de afgelopen jaren acties zijn ondernomen om (bijvoorbeeld rond aanbestedingstrajecten) te borgen dat deze op een juiste wijze worden uitgevoerd.

Bestuurlijke reactie 3c. Voor het professionaliseren van contractmanagement is recent een contractmanager aangesteld. Contractmanagement wordt op dit moment geïmplementeerd in nieuwe inkoopsoftware “purchase-to-pay” genaamd. Stand van zaken Bestuurlijke reactie 3c en aanbeveling 1: Sinds januari 2023 werken we met de nieuwe inkoopsoftware “purchase-to-pay”. Met deze software plaatsen we alle orders, beheren we alle contracten en handelen we alle facturen af. Gedurende 2023 zijn alle budgethouders en bestellers opgeleid. Naast de genoemde contractmanager is eind 2022 een inkoopmedewerker aangesteld met als taken gebruikersondersteuning en opleiding t.b.v. het purchase-to-pay systeem. Bestuurlijke reactie 3d. In dit systeem worden ook de verplichtingen vastgelegd. Stand van zaken Bestuurlijke reactie 3d en aanbeveling 2: Orders kunnen nog niet als verplichtingen rechtstreeks in ons financiële systeem geboekt worden. Elke order wordt wel vooraf goedgekeurd door de budgethouder waardoor deze inzicht heeft in beschikbaar budget en openstaande orders. Eind 2023 is een nieuwe budgethoudersregeling vastgesteld. Alle budgethouders zijn opnieuw geïnstrueerd wat tot extra urgentiebesef heeft geleid.

2 Rekenkameronderzoek naar inwoners en overheidsparticipatie

Aanbevelingen Rekenkameronderzoek Inwoners- en overheidsparticipatie begint en eindigt met de bereidheid en mogelijkheden voor inwoners en organisaties een bijdrage te leveren. Dat vraagt om een goed samenspel binnen de gemeente in de driehoek raad, college en organisatie. Een samenspel dat gebaseerd is op een gedeeld beeld over participatie, een gedeelde visie en een concreet uitvoeringsprogramma. Waarbij geleerd wordt van ervaringen in uiteenlopende participatieprocessen en de resultaten van het leren en evalueren worden verankerd. De aanbevelingen zijn gericht op die driehoeksrelatie.

Aanbevelingen voor gemeenteraad, college en organisatie 1. Investeer. Versterk elkaar in de driehoek Aanbevelingen voor de gemeenteraad 2. 3. 4. 5. 6.

Ga ervoor. Doe wat je zegt te willen doen Waardeer. Heb ook voor wat er is en gebeurt Check. Bespreek de haalbaarheid Participeer. Doe met enthousiasme mee Ontvang. Neem de tips ter harte

Aanbevelingen voor het college 7. Markeer. Luid een nieuwe fase in 8. Stimuleer. Blijf experimenteren Aanbevelingen voor de organisatie 9. Implementeer. Neem geleerde lessen en tips mee 10. Faciliteer. Rust medewerkers doelgericht toe

Bestuurlijke reactie 22/11/2022 Het college onderschrijft de conclusies van het onderzoeksrapport. Participatieve samenwerking leeft op Schouwen-Duiveland en de gemeente en inwoners zijn hier al geruime tijd mee aan de slag, waarbij verschillende lessen zijn geleerd en toegepast. Er is behoefte aan een nieuwe fase met duidelijker kaders en spelregels die zorgen voor een meer systematische aanpak van het participatieve samenspel van inwoners, raad, college en organisatie. Het onderzoeksrapport biedt hiervoor waardevolle en bruikbare aanknopingspunten. Het college neemt de aanbevelingen over om te investeren in het participatieve samenspel met aandacht voor de driehoek (raad, college en organisatie). De inzet is bewuste keuze voor participatie met heldere verwachtingen en spelregels vooraf en te zorgen voor een consistente aanpak.

Stand van zaken aanbevelingen Om opvolging te geven aan de aanbeveling om een gedeeld beeld over participatie, een gedeelde visie en een concreet uitvoeringsprogramma te ontwikkelen, is een bestuursopdracht opgesteld. Dit gedeelde beeld is een randvoorwaarde voor een goed samenspel in de driehoek raad, college en organisatie om participatie voor inwoners en organisaties mogelijk te maken. Bestuursopdracht ‘kaders en spelregels inwoners- en overheidsparticipatie Op 16 februari 2024 heeft het college ingestemd met de bestuursopdracht ‘kaders en spelregels voor inwoners- en overheidsparticipatie’ en de daarin de voorgestelde participatieve aanpak. Deze ligt in maart 2024 ter vaststelling voor aan uw raad. De doelstelling van de bestuursopdracht luidt als volgt: ‘Duidelijke kaders en spelregels inclusief een participatieverordening die zorgen voor een systematische aanpak van het participatieve samenspel van inwoners, ondernemers, raad, college en organisatie. Hiermee luiden we een nieuwe fase in. De kaders- en spelregels ontwikkelen we werkende weg. De raad stelt deze inclusief een participatieverordening vast voor de zomer van 2025 (juni).’ De bestuursopdracht beschrijft het proces om te komen tot deze kaders en spelregels.

Projectorganisatie, uitvoeringsprogramma De projectgroep bestaat uit medewerkers die betrokkenheid hebben bij het onderwerp vanuit de verschillende beleidsafdelingen, de bestuurs-staf en communicatieadviseurs. De vraag om medewerkers beschikbaar te stellen, is uitgezet in het MT. Overige medewerkers haken op relevante momenten aan (bijv. voorbeeldovereenkomst uitdaagrecht). Vanaf de eerste helft van 2024 gaan we in gesprek met collega’s, het college, de raad en externe stakeholders over inwoners- en overheidsparticipatie. Belangrijke stakeholders zijn onder meer de stads-, dorps- en wijkraden (SDW-raden) en jongeren. We gaan in gesprek aan de hand van de handreiking van de VNG, ‘Aan de slag met participatie’. Hierbij komen onderwerpen aan de orde als: • • • • • • • •

De huidige kaders en ambities van de gemeente op het gebied van participatie. Voor het managen van verwachtingen is het van belang ook aandacht te hebben voor de verschillende niveaus van invloed: kunnen betrokkenen mee weten, meedenken, meewerken en/of meebeslissen. De redenen om als inwoner of ondernemer te participeren en wat het vraagt van de gemeente om participatie (als gemeente) mogelijk te maken. Invulling van de beleidsruimte die de Omgevingswet biedt om participatie bij de aanvraag vorm te geven. De verschillende vormen van participatie die we onderscheiden (bijv. uitdaagrecht, burgerberaad, inwonerspanel) en met welk raamwerk (participatieladder) we participatie handen en voeten geven. We willen een nieuwe fase in de participatie markeren. Hoe geven we dat zo goed mogelijk vorm? Welke rollen worden toegekend en ingenomen en welke kaders en instrumenten gebruiken we? Leren en evalueren: het geven van invulling aan het leren over participatie. Actieprogramma: het opstellen van een actie- of uitvoeringsprogramma.

De uitkomsten van de gesprekken resulteren in het concept 'Kaders en spelregels inwoner- en overheidsparticipatie'. Met dit concept gaan we werkenderwijs aan de slag. Ook het proces voor het actualiseren van de strategische visie geven we op een participatieve manier vorm. Met deze inzichten uit de praktijk stellen we het concept bij.

Vóór de zomer van 2025 stelt de raad het beleid (de kaders en spelregels) voor inwoners- en overheidsparticipatie én de daarbij behorende participatieverordening vast. Hiermee vervalt de bestaande inspraakverordening en de verordening burgerinitiatief.

Capaciteit en kwaliteit Participatie vraagt om een nieuw perspectief op manieren van organiseren, samenwerken en maatschappelijke waarde creëren. Opgaven zijn niet meer van één afdeling of beleidsterrein, maar vragen een meer integrale en wendbaarder manier van werken en organiseren. Deze manier van werken aan strategische opgaven is daarom onderdeel van de strategische agenda van het Organisatieprogramma 2022 – 2026. Veel van de strategische opgaven vragen een stevig maatschappelijk draagvlak en een doordachte aanpak van de participatie. Onderdeel van de bestuursopdracht is om te zorgen voor de juiste inbedding van participatie in de werkwijzen en het opstellen van raadsvoorstellen. Hierbij wordt gerichte opleiding en training ingezet voor betrokken medewerkers.

Vanuit amendement A 10 is in de begroting 2024-2027 opgenomen dat we de ondersteuning aan SDWraden optimaliseren en het oprichten van nieuwe wijkraden faciliteren. De formatie die belast is met de ondersteuning van de SDW-raden is daarom per 1 januari 2024 uitgebreid.