2024 49 Rekenkamer - Bijlage brief onderzoek Opvolging raadsinstrumenten

Inhoudsopgave

1 Onderzoek naar opvolging en afdoening van moties, amendementen, toezeggingen en vragen 1.1

Aanleiding en doelstelling

De rekenkamer van de gemeente Schouwen-Duiveland wil onderzoek doen naar de afhandeling van moties, toezeggingen, amendementen en vragen vanuit de raad door het college van burgemeester en wethouders. De aanleiding voor het uitvoeren van dit onderzoek is dat de rekenkamer de raad graag de middelen wil bieden om zijn kaderstellende en controlerende rol beter te kunnen vervullen. Met dit onderzoek kan worden bezien hoe het college van B&W invulling geeft aan het opvolgen van het raadsinstrumentarium. Hiermee wordt inzichtelijk of de doelen van de gemeenteraad worden bereikt en hoe de inzet van het instrumentarium kan worden geoptimaliseerd.

Doel van het onderzoek In het startdocument dat u ons heeft toegezonden, heeft u de volgende doelstellingen geformuleerd: • •

Inzicht te krijgen in de huidige stand van zaken van de afhandeling van moties, amendementen, toezeggingen en vragen, hoe ziet het proces eruit en hoe zit het met de opvolging van deze instrumenten. Inzicht krijgen in de wijze waarop de raad deze instrumenten het meest doeltreffend en efficiënt kan inzetten.

Deze doelen onderschrijven wij en hebben wij vertaald in een passend plan van aanpak. Hierna werken wij deze doelen eerst verder uit in een vraagstelling voor het onderzoek.

De volgende centrale vraag is opgesteld op basis van de door u opgestelde onderzoeksopzet en probleemstelling: Is de opvolging en afdoening van vragen, toezeggingen, moties en amendementen voor zowel gemeenteraad, college als ambtelijke organisatie efficiënt en effectief?

Het woord ‘afhandeling’ is hier vervangen door ‘opvolging en afdoening’, omdat dit wat ons betreft beter aansluit bij onze onderzoeksopzet waarin wij ook de kwaliteit en volledigheid van de afdoening meenemen. De deelvragen zoals opgenomen in uw aanvraag zijn gelijk aan de onderstaande deelvragen. Wij hebben daarnaast nog enkele deelvragen toegevoegd. Deze zijn schuingedrukt. Wij gaan hier graag met u over in gesprek. De volgende deelvragen helpen het onderzoek uit te kunnen voeren: Inzet van instrumentarium 1. 2.

In welke mate worden de instrumenten moties, amendementen, toezeggingen en vragen ingezet en waarom? Worden raadsinstrumenten, zoals moties, toezeggingen, amendementen en vragen zodanig ingezet dat het gewenste resultaat bereikt kan worden?

Proces 3. 4. 5.

Welke richtlijnen, processen en systemen hanteren college en ambtelijke organisatie om de opvolging en afdoening van moties, toezeggingen, amendementen en vragen te organiseren? Heeft de gemeenteraad zicht op de opvolging en afdoening van ingezette raadsinstrumenten, zoals moties, toezeggingen, amendementen en vragen? Op welke wijze en in welke mate hebben de raad, griffie, het college en de ambtelijke organisatie grip en zicht op de uitvoering van opvolging en afdoening van moties, amendementen, toezeggingen en vragen?

Beoordeling 6. 7.

In hoeverre worden moties, amendementen, vragen en toezeggingen tijdig en volledig beantwoord en afgehandeld? Wat is de kwaliteit van de uitvoering/opvolging van moties, amendementen, toezeggingen en vragen?

De vragen over beoordeling bieden een meerwaarde in dit onderzoek, omdat deze optimaal bijdragen aan het leervermogen van de organisatie om processen te structureren en aan kwaliteitsborging te doen, maar ook voor de raad om te reflecteren op de eigen rol in het effectief gebruik van raadsinstrumenten.

2 Onze kijk op dit onderzoek Visie op het onderwerp De verhoudingen en het samenspel in en tussen gemeenteraad en college van B&W worden in elke bestuursperiode vormgegeven. Door de opgaven, de tijd, maar vooral ook door de komst van nieuwe mensen, veranderen patronen van het samenspel en worden spelregels opnieuw ter discussie gesteld. Dit is de ontwikkeling van een politieke cultuur en het samenspel binnen een gemeentebestuur. Binnen dit samenspel is de wijze waarop de raad zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol inzet wisselend. Pakt de raad de regie en stelt hij nauwgezette kaders voor het college, of laat hij dit over aan het college zelf? Dwingt de raad het college tot verregaande verantwoording of opereert het college vrijer met het vertrouwen van de raad? Deze verhoudingen zijn dikwijls gebaseerd op de rolopvatting en rolinvullingen van zowel de raadsleden als de collegeleden. En deze verhoudingen leiden tot bepaalde keuzes en handelingen in het samenspel tussen college en raad. De inzet van het raadsinstrumentarium heeft daar een belangrijke rol in. In dit onderzoek zullen we inzoomen op in hoeverre de opvolging van het gebruik van de instrumenten van de raad op Schouwen-Duiveland is ingericht en wordt vormgegeven. Dat toetsen we ook in de praktijk van de afgelopen drie jaar.

Het maken van afspraken op papier is immers geen garantie dat die afspraken ook worden nagekomen. Het vergt alertheid bij zowel college als gemeenteraad. Daarnaast is een zorgvuldig proces tussen griffie en organisatie nodig. Het afdoen van de instrumenten van de raad moet urgentie hebben, omdat het gaat om de informatiepositie van de lokale democratie. Hier zullen we in de interviews dan ook op ingaan. Door de combinatie van documentstudie, interviews en praktijkonderzoek, kunnen we passende en gerichte aanbevelingen formuleren waarmee gemeenteraad, college, organisatie en griffie, verder kunnen werken aan het samenspel in de lokale democratie. Inzet van instrumentarium Alle raadsleden in Nederland hebben dezelfde instrumenten tot hun beschikking, toch worden deze door gemeenteraden verschillend ingezet. De gemeenteraad van Schouwen-Duiveland is actief en betrokken. Dit uit zich in de inzet van middelen als schriftelijke vragen, mondelinge vragen, moties en amendementen. Daarnaast doet het college toezeggingen naar aanleiding van bespreking en debat. De gemeenteraad moet erop kunnen vertrouwen dat het college uitvoering geeft aan de instrumenten van de raad; vaak is het gebruik daarvan belangrijk voor de stemafweging van een of meerdere fracties.

De manier waarop uitvoering wordt gegeven aan de instrumenten van de raad, zegt iets over de informatiepositie van de raad, maar ook over de vertrouwensrelatie tussen het college en de raad. Onze ervaring is dat de wijze waarop met raadsinstrumenten wordt omgegaan, in de meeste gemeenten in meer of mindere mate is geformaliseerd. Het verschilt echter per gemeente op welke wijze dit gebeurt. De meeste gemeenten kiezen voor het model waarbij de griffie registreert wanneer en op welke manier de raad gebruikmaakt van zijn instrumenten in het raadsinformatiesysteem. De griffie heeft daarmee een belangrijke positie als 'waakhond' van de raad bij het houden van het college aan gemaakte afspraken. Het is vervolgens aan het college om uitvoering te geven aan deze instrumenten. Dit wordt in de praktijk vormgegeven door de ambtelijke organisatie. Vaak zijn het secretarissen of bestuursadviseurs die het overzicht gebruiken om afspraken na te komen. De sturing hierop is cruciaal om afspraken ook gestand te doen. Verder verschilt het per gemeente welke afspraken zijn gemaakt over deadlines. De ervaring leert dat sommige instrumenten soms maanden, zelfs jaren open kunnen staan zonder opvolging of tussentijdse communicatie.

Een en ander is het gevolg van de concreetheid waarmee instrumenten zoals toezeggingen door de voorzitter in de vergadering worden 'gearresteerd', de kwaliteit van de registratie, de afspraken

over eigenaarschap in de organisatie en de sturing op de afdoening door college en organisatie. In sommige gevallen heeft de gemeenteraad ook algemene tijdsafspraken opgenomen in het Reglement van Orde.

Het onderzoek richt zich op de beantwoording van vragen, toezeggingen en de uitvoering van moties en amendementen. Aanvullend op deze instrumenten heeft de raad nog enkele wettelijke bevoegdheden. Hieronder hebben wij de instrumenten van de raad op een rij gezet die wat ons betreft onderdeel zouden moeten zijn van het onderzoek. We hebben hierbij gebruikgemaakt van de indeling die is opgenomen in het boek Ik Raadslid. Moties In het onderzoek onderscheiden we moties aan de orde van de dag en moties vreemd aan de orde van de dag. Een motie aan de orde van de dag (ofwel gewone motie) is een motie die wordt ingediend over een onderwerp dat op de agenda staat. Een motie vreemd aan de orde van de dag (ofwel motie vreemd) wordt ingediend over een onderwerp dat niet op de agenda staat. In tijden van ambtelijke tekorten, ook in Schouwen-Duiveland,1 is het mogelijk dat er simpelweg geen capaciteit is om wensen uit de raad uit te voeren. Waar gewone moties een wijziging/aanvulling of oproep zijn binnen het kader van een beleidsdocument of besluit, vragen moties vreemd over het algemeen om nieuw beleid, extra activiteiten of een onderzoek. Door deze twee typen moties los te koppelen, ontstaat er een beter beeld over de daadwerkelijke redenen van vertraging of beperkte opvolging. Een type motie dat wij niet meenemen in het onderzoek zijn de bestuurlijke moties.

Dit zijn moties van wantrouwen, afkeuring en treurnis. Deze moties worden ingezet om een bestuurder of raadslid tot de orde te roepen of te vragen af te treden. Omdat dit geen inhoudelijke oproep doet aan het college (of raad) laten wij deze buiten beschouwing. Amendementen Een amendement is een wijziging in een officieel document, zoals een voorstel voor een verordening of een raadsbesluit. Op basis van amendementen kunnen raadsleden direct wijzigingen doorvoeren en hiermee wordt het besluit gewijzigd vastgesteld door de gemeenteraad. In beginsel zijn amendementen daarmee onmiddellijk in de besluitvorming verwerkt. Soms komt het voor dat amendementen ook onderliggende stukken aanpassen (zoals beleidsdocumenten) waarmee ze later worden verwerkt. Adequate opvolging is dan een belangrijk aandachtspunt. Het is goed om te onderzoeken of hiervoor de juiste processen zijn ingericht en worden gehanteerd. Schriftelijke vragen De gemeenteraad heeft de mogelijkheid om schriftelijke vragen te stellen aan het college. Dit staat in het Reglement van Orde van de gemeente Schouwen-Duiveland beschreven onder artikel 32. Deze vragen worden in de volksmond ook artikel 32-vragen genoemd. De vragen worden gesteld aan het college en zijn politiek van aard. Deze vragen moeten binnen 30 dagen beantwoord worden.

De gemeenteraad kan ook op informele wijze informatie vragen aan de ambtelijke organisatie. Dit worden in Schouwen-Duiveland onderhandse vragen genoemd. Deze vragen zijn geregistreerd in het zaaksysteem en zijn navolgbaar maar worden niet openbaar verspreid. Ook deze vragen worden, evenals mondelinge vragen, meegenomen in het onderzoek.

https://www.omroepzeeland.nl/nieuws/14264573/ambtelijk-apparaat-van-schouwen-duiveland-piept-en-kraakt

Informatie van derden voor beantwoording van vragen Gemeenten werken steeds vaker regionaal samen. Soms verplicht, en soms omdat dit voordelen oplevert qua doelmatigheid en doeltreffendheid. De gemeenteraad blijft het hoogste orgaan en dient dus ook informatie en inlichtingen uit regionale samenwerkingsverbanden te ontvangen. Dit betekent dat ambtelijke organisaties in sommige gevallen ook moeten schakelen met regionale partijen. Dit aspect nemen we mee in de gesprekken met de ambtelijke organisatie. Inlichtingen Het college van B&W moet de raad alle inlichtingen geven die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. Dat moet actief, maar ook passief. Dat heet het recht van inlichtingen en is beschreven in het Reglement van Orde van de gemeente Schouwen-Duiveland in artikel 33. Inlichtingen kunnen documenten zijn, maar ook een schriftelijke reactie van het college. Er moet binnen 10 dagen aan dit verzoek worden voldaan. Dit instrument is vaak niet bekend bij raadsleden en er wordt dan ook weinig gebruik van gemaakt. Desalniettemin is het wel van belang dit mee te nemen in het onderzoek, om volledigheid na te streven. Toezeggingen Dit is geen officieel instrument van de raad, maar omdat wethouders ook niet altijd alle informatie paraat hebben, wordt er wel regelmatig gebruik van gemaakt.

Een wethouder belooft in feite schriftelijk met de gevraagde informatie te komen of anderszins een verzoek van de raad te honoreren. Dit kan worden gedaan in een debat, maar ook tijdens het stellen van mondelinge vragen. Er zijn geen termijnen afgesproken voor toezeggingen, daarom is het extra van belang om hier tijdens het debat scherp op te zijn. Initiatiefvoorstellen De meeste voorstellen aan de gemeenteraad komen van het college. Een raadslid kan zelf echter ook een uitgewerkt voorstel doen en dit verdedigen in de gemeenteraad. Het college heeft dan de rol van adviseur en voorziet het voorstel van een tijdige en onderbouwde bestuurlijke reactie. Het instrument wordt niet vaak ingezet, omdat het enorm tijdrovend is voor raadsleden. Mochten er in de afgelopen jaren initiatiefvoorstellen zijn ingediend, nemen wij deze mee in de analyse.

Normenkader In het onderzoek stellen wij allereerst een Nota van bevindingen op, waarin we onze feiten presenteren. Voor het beoordelen van deze feiten in onze analyse hanteren wij een normenkader. Onderstaand conceptnormenkader is opgesteld op basis van ervaringen van de onderzoekers, het Reglement van Orde van de gemeente Schouwen-Duiveland en de Gemeentewet. Wij stellen het normenkader bij de start van het onderzoek in overleg met de rekenkamer definitief vast.

KENMERK

NORM

Tijdigheid van afdoening en opvolging

• • • • • •

Volledigheid van afdoening en opvolging

• • • • • •

Kwaliteit van afhandeling

• • •

Monitoring en sturing

• • • •

Artikel 32-vragen zijn binnen 30 dagen beantwoord (college van B&W) en openbaar gepubliceerd. Moties bevatten een heldere deadline (gemeenteraad) en worden binnen deze termijn afgehandeld. Hierover wordt de raad tijdig geïnformeerd. Amendementen worden snel in het raadsbesluit of beleidsdocument verwerkt (ambtelijke organisatie). Toezeggingen worden binnen een (haalbare) mondeling gevraagde/ verstrekte termijn opgevolgd. Initiatiefvoorstellen krijgen tijdig een bestuurlijke reactie. De griffie bewaakt deadlines en heeft escalatiemogelijkheden bij vertragingen. Artikel 32-vragen zijn in volledigheid beantwoord. Het volledige dictum van een motie is uitgevoerd of er is gemotiveerd van afgeweken en daarover is teruggekoppeld. Amendementen worden geheel verwerkt. Toezeggingen worden afgehandeld met als doel de raad zo volledig mogelijk te informeren. De bestuurlijke reactie op initiatiefvoorstellen is volledig en onderbouwd. De griffie toetst, voor verzending of ondertekening, de volledigheid van beantwoording van vragen, uitvoering van moties, verwerking van amendementen en toezeggingen. Het ingezette instrument is passend en correct gebruikt2 Artikel 32-vragen worden beantwoord met als doel de raad zo volledig mogelijk te informeren. De afhandeling van moties wordt inhoudelijk teruggekoppeld en waar nodig besproken met de gemeenteraad.

Er is ambtelijk en bestuurlijk een actueel overzicht van afhandeling van schriftelijke vragen, moties en toezeggingen. Er vindt ambtelijke en bestuurlijke sturing plaats op de tijdige afhandeling van schriftelijke vragen, moties en toezeggingen. De griffie heeft een actueel (openbaar) overzicht en bewaakt voor de raad de voortgang van opvolging en afdoening. De raad stuurt op de opvolging en afdoening van schriftelijke vragen, moties en toezeggingen, in het bijzonder als termijnen worden overschreden.

Om te komen tot een oordeel over kwaliteit van afhandeling, is de kwaliteit van de input evenzeer belangrijk. Een slecht geformuleerde motie is vrijwel onmogelijk om naar wens van alle betrokkenen uit te voeren, terwijl een heldere motie met duidelijke deadlines en een sturend dictum tot betere resultaten leidt.

Onderzoeksmethodologie Documentanalyse Dit onderzoek richt zich op het ‘raadsinstrumentarium’, waarmee de wettelijk toegekende rechten bedoeld worden die individuele raadsleden of de raad als geheel hebben. Het betreft een onderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen, toezeggingen, inlichtingen, initiatiefvoorstellen en schriftelijke vragen. Om zicht te krijgen op afspraken, proces en monitoringsinstrumentarium, voeren de onderzoekers een documentenanalyse uit van onder meer het Reglement van Orde, formats voor raadsinstrumentarium die via Notubiz beschikbaar zijn gesteld aan de raad, het raadsinformatiesysteem en overige afspraken. Praktijkonderzoek: inventarisatie van inzet van het instrumentarium Naast het in beeld brengen van processen, kijken we in dit onderzoek ook naar de inzet van instrumenten in de afgelopen jaren. In overleg met de rekenkamer komen we tot een afbakening hiervan. Een logische termijn zou de afgelopen drie jaar zijn. Hiermee beslaat het onderzoek delen van twee raadsperiodes, waardoor ook twee colleges en gemeenteraden worden onderzocht. Dit kan waardevolle lessen opleveren voor de huidige raad. Het normenkader dat hierboven is opgesteld wordt niet voor alle vragen, moties, amendementen etc. afzonderlijk ingevuld, maar dient als kader om de algemene inzet en opvolging te beoordelen.

Wel wordt alle inzet van het instrumentarium beoordeeld op volledigheid, tijdigheid en kwaliteit. De inzet van instrumenten van de afgelopen jaren inventariseren we op verschillende manieren. Allereerst gebruiken we hiervoor het raadsinformatiesysteem, daarnaast vragen we de griffie en de ambtelijke organisatie (via het college) om een invulformat in te vullen. Dit invulformat vraagt om de documenten te delen met de rekenkamer en te rapporteren over de status van de opvolging. Dit format wordt meegezonden met het eerste informatieverzoek. Moties, amendementen en initiatiefvoorstellen zijn bijgehouden in het raadsinformatiesysteem, inclusief het besluit en de status. Dit overzicht uit het raadsinformatiesysteem kan worden gehanteerd. Omdat het overzicht is gekoppeld aan de raadsagenda, gaan wij ervanuit dat het volledig is. Schriftelijke vragen worden beschouwd als ingekomen stukken en staan ook in het raadsinformatiesysteem. Om hier volledigheid te garanderen, zullen we een invulformat toesturen aan de griffie, waarin alle schriftelijke vragen van de gekozen tijdsperiode kunnen worden geplaatst. De beantwoording van schriftelijke vragen is vrijwel altijd openbaar. Ook voor toezeggingen en inlichtingen zullen we een invulformat gebruiken. Dit invulformat zullen wij toesturen aan de ambtelijke organisatie.

Interviews Om de informatie uit de documenten en het inventariserende onderzoek te toetsen, voeren we maximaal zes gesprekken, in twee verschillende fasen. Hieronder is een overzicht gegeven van de functionarissen met wie wij wensen te spreken, inclusief de thema’s die wij bespreken met deze personen. Oriënterende gesprekken: •

Griffier: bespreken proces | advisering van fracties over inzet instrumenten | toets op volledigheid en kwaliteit | monitoren van voortgang | bewaken van deadlines en termijnen

•

Procesverantwoordelijke voorbereiding besluitvorming (bijvoorbeeld de gemeentesecretaris): bespreken ambtelijke en bestuurlijke processen | kwaliteit van afhandeling van vragen en inlichtingen | adviseren van collegeleden over termijnen en ambtelijke capaciteit

De oriënterende gesprekken worden gebruikt om het normenkader aan te scherpen en vast te stellen. Tevens bespreken we welke personen we willen spreken in de verdiepende fase. Verdiepende gesprekken •

Strategisch (bestuurs)adviseur(s) en directiesecretaris(sen): bespreken ambtelijke en bestuurlijke processen | advisering van collegeleden en ambtenaren over afhandeling van instrumenten | coördinatie van ambtelijke processen

•

Twee groepsgesprekken met ambtenaren die regelmatig vragen beantwoorden en toelichtingen afhandelen: kwaliteit van moties en amendementen | ambtelijke processen van afhandeling | kwaliteitscontrole op afhandeling

•

Groepsgesprek met raadsleden: opvatting over kwaliteit, tijdigheid en volledigheid | behoefte en wensen | eigen sturing vanuit de gemeenteraad

•

Groepsgesprek met raadsadviseurs (en griffier): verdieping van het gesprek met de griffier | bespreken proces | advisering van fracties over inzet instrumenten | toets op volledigheid en kwaliteit | monitoren van voortgang | bewaken van deadlines en termijnen

•

Gesprek met het college van B&W

Als gedurende het onderzoek blijkt dat moties en amendementen niet zijn uitgevoerd, vragen niet zijn beantwoord of er niet voldaan is aan toezeggingen, zullen we in sommige gevallen aanvullende informatie opvragen of contact opnemen met een portefeuillehouder of medewerker van de gemeente. Hier is rekening mee gehouden in het aanbod. Gesprekken voeren wij aan de hand van een interviewprotocol. Dat houdt in dat we vooraf een gespreksvoorbereiding toesturen, van gesprekken verslagen maken en deze laten verifiëren door de gesprekspartners.

Eindproducten Het onderzoek leidt uiteindelijk tot conclusies en aanbevelingen over proces en praktijk die dienstbaar zijn aan de behoeften van de raad. Ook het perspectief van de ambtelijke organisatie en het college is van belang in het opstellen, zeker gezien het onderwerp. In het rapport is aandacht voor goede voorbeelden en aanbevelingen om het voorgenomen beleid te kunnen beoordelen en verbeteren. Wij hechten er waarde aan dat onze rapportages leesbaar zijn voor gemeenteraad, college van B&W, ambtenaren maar ook zeker inwoners. Wij schrijven daarom onze rapportages zoveel mogelijk in begrijpelijke taal en omkleden resultaten met afbeeldingen en visuele elementen. In dit onderzoek, vanwege de veelheid aan kwantitatieve gegevens, stellen wij voor om een infographic in de rapportage op te nemen. Deze infographic wordt opgesteld door onze eigen vormgevingsafdeling. We inventariseren hiervoor de wensen van de rekenkamer en kunnen deze, indien gewenst, ook in uw eigen huisstijl opleveren.

3 Plan van aanpak

Onderzoekservaring Rekenkameronderzoek is de corebusiness van Necker. Ons bureau brengt veel relevante inhoudelijke kennis en ervaring met rekenkameronderzoek mee.

Inzicht en toepasbaar advies Vanuit onze kennis en ervaring brengen we bevindingen inzichtelijk in beeld en komen we tot toepasbare aanbevelingen voor SchouwenDuiveland.

Relevantie voor raadsleden Het nakomen van toezeggingen is belangrijk voor de informatiepositie van de gemeenteraad. We schrijven een rapport waarmee SchouwenDuiveland een volgende stap kan zetten.

Fase 0. Startgesprek met de rekenkamer Resultaat: Helderheid over de opdracht, gelijke verwachtingen en een gedragen proces.

Wat, hoe en wie: We starten met een gesprek met de rekenkamer om de opdracht door te spreken, verwachtingen door te nemen en de rol van de rekenkamer vast te leggen. Verder maken we afspraken over de momenten waarop de onderzoekers en de rekenkamer met elkaar om tafel gaan om de resultaten en voortgang van het onderzoek te bespreken. Planning: februari 2024

Fase 1. Definiëren en opstarten Resultaat: Er is helderheid over definities en alle betrokken partijen kennen de onderzoeksopzet en het informatieverzoek en bieden medewerking aan het onderzoek. Het normenkader is compleet en vastgesteld. Wat: We starten het onderzoek met twee oriënterende gesprekken. In gesprekken met de griffier en de gemeentesecretaris bespreken we het onderzoek en halen we informatie op voor volgende fasen. Naar aanleiding van het gesprek stellen we een definitief normenkader op. Daarnaast bespreken wij het proces om te komen tot een volledig overzicht van moties, amendementen, toezeggingen en vragen. Dit vraagt namelijk capaciteit van de griffie en de ambtelijke organisatie. Het is verstandig de afspraken hierover vooraf te maken.

Hoe: Dit doen we door twee oriënterende gesprekken te organiseren. Wij nodigen de rekenkamer uit om hieraan deel te nemen. Op deze wijze is de rekenkamer optimaal betrokken bij het opstellen en definitief maken van het normenkader. Wie: Necker, griffier, procesverantwoordelijke voor bestuurlijk besluitvormingsproces en rekenkamer. Randvoorwaarde: Om onder tijdsdruk toch een zorgvuldig proces te doorlopen, is beschikbaarheid in de agenda’s belangrijk. De planning van het proces – inclusief wie daarin een rol heeft - staat daarom ook op de agenda van het startgesprek. Planning: februari 2024

Fase 2. Inventarisatie van inzet instrumenten Resultaat: Na afloop van deze fase hebben wij inzicht in de inzet van het raadsinstrumentarium, in de effectiviteit van het raadsinstrumentarium en de wijze van afhandeling. Wat: Dit onderzoek richt zich op het in beeld brengen van de inzet van het raadsinstrumentarium door de gemeenteraad en de bijbehorende beantwoording of afdoeningen daarvan. Hoe: Door middel van inventarisatie via het raadsinformatiesysteem en het uitsturen van invulformats aan griffie en ambtelijke organisatie, stellen wij een uitputtend overzicht op van alle moties, amendementen, inlichtingen, initiatiefvoorstellen, toezeggingen en vragen. De afgehandelde instrumenten worden beoordeeld op volledigheid, tijdigheid en kwaliteit. Mochten er moties en amendementen niet uitgevoerd zijn, of vragen en toezeggingen niet afgehandeld, dan vragen wij aanvullende informatie op en/of voeren wij (maximaal 2) toetsgesprekken met de verantwoordelijk ambtenaren of bestuurders om de motivatie hierachter te horen. Wie: Necker, ambtelijke organisatie en griffie.

Planning: maart 2024

Fase 3. Proces, monitoring en sturing Resultaat: Na afloop van deze fase hebben wij inzicht in de praktijk van de inzet van raadsinstrumenten en de beleving daarbij van verschillende actoren. Daarbij hebben wij

eveneens inzicht in de advisering voorafgaande aan de inzet van raadsinstrumenten en inzicht in de routes die worden afgelegd om te zorgen voor afhandeling. Wat: We brengen de bestaande instrumenten in kaart en zetten de doelen van deze instrumenten op een rij, hoe deze in theorie en vanuit de wetgeving bedoeld zijn. Daarnaast analyseren we in theorie (door documentenanalyse) en in de praktijk (door gesprekken) de processen en procedures die worden gehanteerd in de gemeente Schouwen-Duiveland betreffende afdoening en opvolging van moties, amendementen, inlichtingen, initiatiefvoorstellen, toezeggingen en vragen. Dan kunnen we naast een cijfermatige inventarisatie van de inzet en tijdige afdoening, ook een beoordeling maken van de kwaliteit van de inzet en afdoening van de ingezette instrumenten en het gelopen proces. Hoe: Om een goed beeld te krijgen van hoe het proces rondom de inzet van raadsinstrumenten is georganiseerd in de gemeente Schouwen-Duiveland, doen wij een uitgebreide documentanalyse. Hierbij betrekken we de formats van raadsinstrumenten zoals deze door de griffie zijn opgesteld, de formeel vastgelegde procedures en de processen van het bewaken van de voortgang van de instrumenten. Daarnaast toetsen we dit door in gesprek te gaan met verschillende personen die bij het proces van het verwerken en afhandelen van de raadsinstrumenten betrokken zijn.

We voeren een gesprek met bestuursadviseurs en directiesecretaris over het bestuurlijke besluitvormingsproces dat wordt doorlopen in de ambtelijke organisatie. We voeren twee groepsgesprekken met ambtenaren die vanuit de inhoud betrokken zijn bij de opvolging en afdoening, maar ook raadsleden adviseren over de moties en amendementen. Verder voeren wij een gesprek met de griffie over de advisering die raadsleden wordt gegeven bij de inzet van de raadsinstrumenten en de relatie met de ambtelijke organisatie en de rol van de griffie in monitoring en kwaliteitsbewaking. Tot slot voeren we een gesprek met raadsleden en een gesprek met het college van B&W. Deze gesprekken gebruiken wij deels om eerste beelden terug te leggen en hierover door te spreken, maar ook om op te halen wat de wensen en behoeften zijn van de raads- en collegeleden. Dit is van belang om aanbevelingen te schrijven die aansluiten bij de gemeenteraad en de ambtelijke organisatie/college. Wie: Necker, ambtelijke organisatie, griffie, college van B&W

Planning: april 2024

Fase 4. Rapportage Resultaat: Een bondige, leesbare rapportage inclusief aanbevelingen en infographic.

Hoe: In de laatste fase van het onderzoek leggen wij onze onderzoeksresultaten vast in een bondige Nota van bevindingen. De Nota van bevindingen presenteren wij aan de rekenkamer, inclusief een opzet voor conclusies en aanbevelingen. Voor de conclusies en aanbevelingen putten wij uit de opgehaalde informatie, maar ook uit ervaringen in andere gemeenten. Na vaststelling leggen we de nota voor aan de organisatie voor een feitencheck: het ambtelijk wederhoor. Wij verwerken de opmerkingen van de organisatie en bespreken de definitieve rapportage met de rekenkamer. Na het bestuurlijk wederhoor ondersteunen wij de rekenkamer in een presentatie aan de gemeenteraad. Wie: Necker, rekenkamer, ambtelijke organisatie, college van B&W.

Planning: mei 2024