2024.40 Raadsbrief PenC-planning 2024 (1012008)

Raadsbrief

Onderwerp Zaaknummer Datum Afdeling Portefeuillehouder

Opdrachtgever

P&C-planning 2024 1012008 13 februari 2024 Bedrijfsvoering 2 (BV2) J.Chr. van der Hoek A.M.J. van Burg P. Schot J.G. Smit D.P.W. Joppe H.L.K. Canters Afdelingshoofd BV2

Inleiding De Planning & Control (P&C)-cyclus geeft de jaarlijkse cyclus van begroten, bijsturen en verantwoorden weer. Doel is het tijdig en efficiënt opleveren van de documenten in deze cyclus. Met deze brief informeren wij u over de P&C planning voor 2024. Deze stelden wij op met als uitgangspunt het vergaderschema van uw raad. Kernboodschap Kennis te nemen van de P&C-planning 2024. Consequenties De planning leidt tot een tijdige oplevering van de P&C-documenten Met het opstellen van de planning sturen we op een tijdige oplevering van de documenten. Hierdoor voldoen we ook aan de tijdige aanlevering van de Programmarekening 2023 en de Programmabegroting 2025 - 2028 aan onze toezichthouder, de Provincie Zeeland. De planning voorziet in één bestuursrapportage en één financiële rapportage In de bestuursrapportage verantwoorden wij over de voortgang van de uitvoering van projecten en beleid én over de financiële afwijkingen in 2024. Voorheen voorzag de P&C planning in een aparte beleidsmonitor en twee financiële rapportages. Het samenvoegen van beleid en financiën in één rapportage vloeit voort uit de door u in december 2023 vastgestelde Financiële verordening (artikel 6 lid 2). Door u deze rapportage bovendien al in de zomer aan te bieden, bent u eerder op de hoogte van de voortgang van het beleid.

Wij komen hiermee tegemoet aan uw wens deze informatie te kunnen gebruiken bij uw voorbereidingen op de begrotingsraad. In het najaar behouden we een afzonderlijke financiële rapportage. De planning wijkt op één punt af van uw vergaderschema Planningstechnisch is het niet mogelijk u de bestuursrapportage aan te reiken voor het zomerreces. We wijken daarmee af van de afgelopen jaren gehanteerde werkwijze. U behandelde altijd in één vergadering (die van 4 juli) de verschillende P&C-documenten vanuit uw kaderstellende en controlerende rol. Vanuit deze respectievelijke rollen bieden wij u voor deze vergadering wel de Programmarekening 2023 en de Kadernota 2025 – 2028 aan. De bestuursrapportage die ziet op beide rollen bieden wij u aan ter behandeling in de septembervergadering. De auditcommissie informeren wij over de voorlopige financiële uitkomsten van de bestuursrapportage De auditcommissie informeren wij op 17 juni over de raadsbehandeling van de jaarstukken 2023 en de Kadernota 2025 – 2028. Hoewel de bestuursrapportage dan nog niet is afgerond, zijn op dat moment ambtelijk dan wel de financiële uitkomsten van de bestuursrapportage bekend. Wij nemen de auditcommissie daarin mee opdat deze vervolgens gebruikt kunnen worden bij de behandeling van de Kadernota. De te honoreren prioriteiten maken onderdeel uit van de Kadernota

Pagina 1 van 2

Voorheen boden wij u de eerst de Kadernota aan. Het goedkeuren van prioriteiten waren onderdeel van de programmabegroting. Dit jaar wijzigen wij dit door de te honoreren prioriteiten onderdeel uit te laten maken van de deze Kadernota. Hiermee bereiken we 2 doelen. Ten eerste maken we daarmee de kaders voor de begroting zowel beleidsmatig als financieel op één moment voor u inzichtelijk. Ten tweede is dit een aanbeveling van de provincie. Om hun toezichthoudende rol goed te kunnen uitvoeren, adviseert de provincie dringend om de uitbreidingsinvesteringen en nieuw beleid integraal in de programmabegroting te verwerken. De begrotingsbehandeling blijft het moment voor de uiteindelijke integrale afweging Ondanks de wijziging in het proces blijft uw kaderstellende rol bij de behandeling van de begroting ongewijzigd. Tussen het vaststellen van de Kadernota en het aanbieden van de begroting kunnen zich nog wijzigingen voordoen waardoor u bij de behandeling van de begroting alsnog de uiteindelijke integrale afweging kunt maken, indien door u gewenst met inbreng van amendementen en / of moties. Communicatie De P&C-planning 2024 is een openbaar document. Vervolg Wij informeren de auditcommissie in haar vergadering van 19 februari over de wijzigingen in de P&C cyclus 2024 ten opzichte van 2023. Eventuele op- of aanmerkingen hieruit passen wij indien nodig aan in een definitieve planning.

Bijlagen P&C planning 2024 Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, S.J.A. Bronsveld

J.Chr. van der Hoek MBA

Secretaris

Burgemeester

Pagina 2 van 2