2024 38 Bijlage Brochure DIWI koplopergemeenten

DIWI software die samenwerken op de bouwstroom makkelijker maakt.

1

2

DIWI: software die samenwerken op de bouwstroom makkelijker maakt Een grote groep koplopergemeenten gaat dit jaar werken met DIWI, de Datahub Interne Woningbouwinformatie. Deze software is door een aantal gemeenten in samenwerking met de VNG ontwikkeld, en betekent een grote stap vooruit op het gebied van datagedreven werken bij de ontwikkeling van woningbouw. De VNG doet het projectmanagement van de invoering van DIWI en biedt gemeenten ondersteuning. Hierdoor wordt gemeenten veel werk uit handen genomen en kan efficiënt tussen verschillende gemeenten worden samengewerkt. Woningbouwontwikkeling wordt een stuk overzichtelijker en efficiënter dankzij DIWI. De software dient als tool die gemeenten gebruiken bij hun dagelijkse werk. Vanaf het moment dat een initiatief bij de gemeente binnenkomt tot het moment van oplevering. DIWI zorgt ervoor dat alle informatie over bijvoorbeeld knelpunten, planningen en het bouwprogramma gestructureerd wordt opgeslagen. Losse brokjes informatie, zoals excelbestanden, memo’s en informatie in de hoofden van medewerkers, hoeven niet langer handmatig bij elkaar gebracht te worden tot één inzichtelijk overzicht. Bijvoorbeeld om raadsvragen te beantwoorden. Of wanneer verschillende medewerkers overleggen met projectontwikkelaars, architecten, provincie en andere stakeholders. Dat bespaart veel tijd.

DIWI zorgt er ook voor dat analyse van die informatie een fluitje van een cent wordt. Dat levert mooie dashboards op. Voor bijvoorbeeld de beleidsadviseur wonen, de wethouder, of de gemeenteraad. DIWI geeft grip op informatie waardoor de voortgang van bouwprogramma’s beter bij te houden is en gericht gestuurd kan worden. In het eerste deel van deze flyer leggen we uit wat DIWI is en wie binnen een gemeente welke voordelen heeft van DIWI. In het tweede deel wordt het koplopersproces van DIWI uitgelegd.

3

De voordelen van DIWI DIWI heeft grote voordelen voor iedereen binnen een gemeente die in een of andere vorm met woningbouwontwikkeling te maken heeft. Hieronder worden de voordelen van DIWI op een rij gezet.

DIWI is gebruiksvriendelijke software Bij het ontwerp van DIWI is gelet op de gebruiksvriendelijkheid; de gebruiker kan de tool op een intuïtieve manier gebruiken.

DIWI maakt realistischer plannen mogelijk Bij de invoer van een nieuw woningbouwinitiatief zorgt DIWI ervoor dat er ‘mijlpalen’ worden ingevuld, zoals verwachtte vergunningverlening, start bouw, etc. Dat kan automatisch, op basis van het landelijk gemiddelde, maar een gebruiker kan er ook voor kiezen om zelf de mijlpalen in te geven. Aan het begin van een project wordt hiermee de doorlooptijd geschat. Naarmate een project vordert, wordt de planning steeds bijgesteld. Nadat DIWI enkele jaren is gebruikt, zal de software patronen gaan ontdekken. Voorbeeld: Stel dat bij een bepaalde gemeente de vergunningverlening vaak te vroeg wordt ingegeven, dan zal DIWI dat herkennen en die mijlpaal automatisch wat verder in de tijd verschuiven. De doorlooptijden van woningbouwontwikkelingen worden daardoor veel realistischer ingepland.

DIWI biedt kwaliteitscontrole Het invoeren van informatie blijft mensenwerk. Daarom zijn er verschillende controles in DIWI ingebouwd, die zorgen voor een betere datakwaliteit. Voorbeeld: Geeft een medewerker van een gemeente bijvoorbeeld 2000 woningen in bij een nieuw initiatief, terwijl de meeste plannen rond de 50 woningen liggen, dan is er waarschijnlijk een typefout gemaakt. DIWI geeft dan een seintje dat er een te hoog getal is ingevoerd.

DIWI voorkomt overlap van ontwikkellocaties DIWI ondersteunt bij het intekenen van ontwikkellocaties met behulp van kadasterkaarten. Gebruikers kunnen eenvoudig percelen selecteren als planlocatie. Indien nodig kunnen die percelen vervolgens aangepast worden door contouren te slepen. Door deze werkwijze voorkomen we dat de grenzen van een plangebied niet overeenkomen met kadaster- en BAG grenzen. Ook kunnen bestemmings- en omgevingsplankaarten en gesplitste percelen worden ingeladen, zodat die overeenkomen met de contouren in DIWI. Zo wordt het plangebied steeds nauwkeuriger ingetekend totdat het overeenkomt met de realiteit.

4

DIWI maakt aanleveren woningbouwpannen bij de provinciale planmonitors makkelijker Volgens interbestuurlijke afspraken leveren gemeenten tweemaal per jaar hun woningbouwplannen aan bij hun provincie. Dit proces kost gemeenten nu veel tijd omdat het handmatig gebeurt. Hierdoor is het ook foutgevoelig. Door DIWI met een API te koppelen aan de provinciale planmonitors, worden de plannen met één druk op de knop aangeleverd. Het levert de provincie een betere datakwaliteit op omdat alle definities in DIWI overeenkomen. Ook is uitbreiding van de inventarisatie in de toekomst mogelijk, zonder dat het de gemeente veel extra tijd kost. De gestructureerde informatie die in DIWI staat, is namelijk veel breder dan de set aan indicatoren die provincies nu opvragen. Bij sommige provincies zal een API niet mogelijk zijn. In dat geval wordt gezorgd voor een goede export naar de systemen van de provincies.

DIWI biedt overzichtelijke dashboards DIWI toont dashboards op maat voor verschillende gebruikers, met diverse aggregatieniveaus. Ieder met een eigen inlogcode. Zo wil een gemeenteraad graag inzicht krijgen in de voortgang op de doelstellingen, maar zich niet met alle details bezighouden. De wethouder wil graag gedetailleerd kunnen sturen op de grotere plannen, maar wil ook het totaalbeeld hebben. De regisseur woningbouw en beleidsadviseur wonen hebben behoefte aan een gedetailleerd inzicht in alle woningbouwprojecten. Ook een dashboard, dat openbaar is voor alle inwoners, is mogelijk. Hierbij is een selectie van projecten mogelijk die de gemeente graag aan haar inwoners wil tonen. DIWI kent voorgeprogrammeerde dashboards De dashboards laten voorgeprogrammeerde indicatoren zien, waar iedere gemeente interesse in heeft. Zoals de voortgang op de woondealafspraken, en het aandeel sociale en middenhuur. Maar ook bijvoorbeeld projecten die vertraagd zijn. Dashboards kunnen op maat gemaakt worden Voor lokaal maatwerk kunnen de voorgeprogrammeerde dashboards aangepast worden. Tabellen en grafieken kunnen worden toegevoegd. Met bijvoorbeeld specifieke doelstellingen uit het coalitieakkoord, of ambities van de gemeenteraad. Voorbeeld: Een doelstelling als ‘250 houtbouwwoningen in 2030’ is een voorbeeld van een lokale beleidsdoelstelling.

Deze kan worden toegevoegd, vervolgens bijgehouden op projectniveau, waarna de voortgang zichtbaar kan worden gemaakt in een dashboard. Hiermee krijgt elke gemeente het inzicht dat nodig is om de lokale context optimaal te bedienen. De dashboards zijn klikbaar Enkele gebruikersgroepen kunnen klikken op de indicatoren op dashboards waardoor achterliggende projecten zichtbaar worden. Laat een dashboard bijvoorbeeld zien dat de doelstelling ‘1000 woningen tot 2030’ achterligt op de planning, dan biedt een klik op het dashboard de mogelijkheid te zien bij welke projecten de aantallen hoger zouden kunnen. Dit ondersteunt het sturen op basis van feiten. Beperkte gemeentelijke capaciteit wordt zo veel gerichter ingezet op projecten die van grote invloed zijn op de gemeentelijke doelstellingen.

5

DIWI maakt rapportages makkelijk DIWI maakt rapportages, die op tal van manieren ingezet kunnen worden. Bijvoorbeeld om de raad te informeren, als basis voor een programmatekst of als bestuursrapportage. Voorgeprogrammeerde rapportages kunnen eenvoudig gedownload worden. Ook kunnen indicatoren toegevoegd of verwijderd worden.

DIWI geeft plannen een unieke code om goed herkenbaar te zijn Soms is het nodig om de woningbouwplannen met andere data te combineren. Bijvoorbeeld informatie over uitbreiding van het energienetwerk, een stikstofkaart of de bestaande woningvoorraad. Analyse is mogelijk als woningbouwplannen goed herkenbaar zijn. Daarom krijgt elk plan van DIWI een unieke code mee. Het hoofdplan – het overkoepelende plan voor een groter gebied – krijgt zo’n moedercode. Daarnaast krijgen deelfases of deelplannen ieder een dochtercode. Zo voorkomen we vervuiling van data-analyse. Op een gegeven moment wordt automatisch de IMRO-code aan een woningbouwplan toegevoegd, waardoor een plan nóg beter te identificeren is.

6

Hoe helpt DIWI jou in je werk? Gemeenteraad Met het dashboard en de rapportagefunctie van DIWI zijn raadsleden altijd op de hoogte van de voortgang van de woningbouwopgave. Dat maakt een hoop raadsvragen overbodig.

College van Burgemeester en Wethouders Om goed te kunnen sturen op de opgave bieden de dashboards wethouders het benodigde inzicht. Zo kunnen zij meldingen krijgen van projecten die vertraagd zijn zelf eenvoudig een rapportage uitdraaien. Ook is meer inzicht achter de cijfers op gemeenteniveau eenvoudig beschikbaar. Dankzij DIWI beschikken wethouders over actuele feiten, waardoor ze beter het gesprek met regiogemeenten, gemeenteraad en medeoverheden aangaan.

Team- en programmamanagers DIWI zorgt dat de hele organisatie op basis van dezelfde feiten met elkaar praat. Team- en programmamanagers kunnen het collegebestuur optimaal in hun informatiebehoefte voorzien. Tevens kunnen zij de beperkte capaciteit aan medewerkers gericht inzetten op de projecten die het meest bijdragen aan de beleidsdoelstellingen. En bij wisseling van personeel verdwijnen er geen gegevens, omdat DIWI het mogelijk maakt om terug te kijken in de tijd.

Beleidsadviseurs wonen en bouwregisseur DIWI bespaart de inhoudelijk adviseurs veel tijd. Zowel bij het inventariseren van de plannen, het analyseren van en sturen op beleidsdoelstellingen en het aanleveren van plannen aan de provincie. Dankzij de dashboards voor gemeenteraad en -bestuur komen er minder (raads-) vragen binnen, die makkelijker beantwoord kunnen worden omdat informatie gestructureerd is opgeslagen. Het prioriteren van de woningbouwopgave is met DIWI eenvoudiger.

Projectleiders woningbouwontwikkelingen Projectleiders hebben DIWI op hun tablet of laptop wanneer ze met marktpartijen spreken. Informatie is gestructureerd en makkelijk vindbaar. Separaat aanleveren van informatie voor het beantwoorden van raadsvragen en bij de provincie is met DIWI niet meer nodig. Dat scheelt veel tijd. Daarnaast biedt DIWI-projectleiders meer sturingsmogelijkheden bij hun eigen projecten. Voorbeeld: Het is mogelijk om meldingen aan te maken. Zo krijgen projectleiders een seintje als een mijlpaal in zicht komt. Bijvoorbeeld “de mijlpaal ‘anterieure overeenkomst’ nadert, staat het onderwerp al op de agenda voor het college?”.

Vergunningverlener, stedenbouwkundige, adviseur mobiliteit en RO’er DIWI wordt gekoppeld aan de software die momenteel al door gemeentelijke afdelingen gebruikt wordt. Zoals Squit en RX.Mission. Informatie die een vergunningverlener bijvoorbeeld in RX.Mission zet, wordt automatisch ingeschreven op het juiste project in DIWI. Zo ontstaat er geen dubbele administratie.

7

Medewerkers Bouw- en Woningtoezicht Voor medewerkers van Bouw- en Woningtoezicht maakt DIWI afspraken over de uitvoering van een project inzichtelijk. Hetgeen met projectontwikkelaars is afgesproken, zoals de doelgroep, de prijs van de woningen, en keurmerken, wordt in DIWI vastgelegd. DIWI biedt bij de oplevering van een bouwproject een waarmee gecheckt kan worden of aan alle afspraken is voldaan.

Inwoners van een gemeente DIWI biedt gemeenten de mogelijkheid van een openbaar dashboard. Zo blijven inwoners goed op de hoogte van de voortgang op het gebied van woningbouw. Gemeenten bepalen zelf welke informatie getoond wordt en op welkaggregatieniveau dat gebeurt. Op deze manier levert DIWI een bijdrage aan de transparantie van gemeenten.

Samenwerkingspartners Afspraken die Rijk, provincies en gemeenten jaarlijks maken over woningbouw worden in DIWI direct doorgevoerd. Zo sluiten gemeenten die met DIWI werken altijd aan bij de meest recente ontwikkelingen rondom woningbouw. Als gemeenten op dezelfde manier werken en nieuwe standaarden snel doorvoeren, dan helpt dat in de samenwerking met externe partijen. Zoals wanneer er uniforme definities worden vastgesteld. Iedereen spreekt dan dezelfde taal.

8

Hoe en wanneer wordt DIWI in gebruik genomen? In januari 2024 start de koplopersfase, waarbij een groep koplopergemeenten DIWI in gebruik gaat nemen. Hieronder wordt dit proces uitgelegd.

Ondersteuning en projectmanagement vanuit de VNG Het volledige projectmanagement ligt bij de VNG. De VNG ondersteunt gemeenten bij het ontwikkelen en in gebruik nemen van DIWI. Hierdoor kost het de deelnemende gemeenten een minimale tijdsinvestering. Zij geven hun wensen, mogelijkheden voor doorontwikkeling en andere ideeën door aan de VNG, die namens hen de softwareontwikkelaar, Phinion, aanstuurt. Het is goed om te weten dat niet altijd alle wensen doorgevoerd kunnen worden. De VNG checkt individuele wensen van gemeenten bij de groep. Staat het merendeel erachter? Dan gaat de VNG ermee aan de slag.

De koplopersfase: januari 2024 tot december 2025 Tijdens de koplopersfase hebben gemeente de keuze uit een lightversie of een full option pakket van DIWI.

Optie 1: De lightversie van DIWI

Optie 2: DIWI als full option pakket in gebruik nemen.

Bij deze optie vervangt DIWI de huidige wijze van inventariseren van woningbouwplannen. Alle informatie die periodiek over woningbouw aangeleverd wordt aan de provinciale planmonitors, wordt verzameld in DIWI. Die is nu gestructureerd opgeslagen, waardoor er dashboards en rapportages gemaakt kunnen worden. Verder verandert er in de organisatie (nog) niets.

Hiermee worden alle mogelijkheden van DIWI benut. Het betekent dat er schrijf- en leesrechten aan medewerkers worden toegekend, zodat iedereen die met een woningbouwontwikkeling te maken krijgt informatie aan DIWI toevoegt. Deze optie heeft gevolgen voor de gemeentelijke organisatie en vraagt om een gedragen besluit door managementteams of colleges. Zo zal er een functioneel beheerder nodig zijn, die het interne gebruik beheert. Afdelingen zullen moeten wennen aan het werken met de nieuwe DIWI-software. Groot voordeel is dat er een betere manier van samenwerken ontstaat.

Deze optie levert de beleidsadviseur wonen veel tijd op, geeft bestuurders meer inzicht en sturingsmogelijkheden en zorgt voor een betere datakwaliteit van de provinciale planmonitor. Beleidsadviseurs wonen kunnen stap voor stap richting het full option pakket gaan. Ze kunnen met concrete resultaten de meerwaarde van DIWI laten zien voor de organisatie en zo de drempel verlagen voor andere potentiële gebruikers.

Tijdens de koploperfase kijken de deelnemers gezamenlijk naar het implementatieproces. Het collectief van gemeenten leert van elkaars werkwijze, implementeert dat in de eigen organisatie en laat DIWI daarbij ondersteunen.

9

In drie sprints naar het eindresultaat Om het gebruik van DIWI eenvoudig te maken en tegelijkertijd de vaart erin te houden, leveren we DIWI in drie fases op.

Maart 2024: Invoeren en bijhouden van plannen In maart is het mogelijk alle bestaande woningbouwplannen in één keer in DIWI te importeren. Koplopergemeenten krijgen hiervoor een exceltemplate. Ook kunnen plannen handmatig worden toegevoegd. Locaties kunnen nauwkeurig worden ingetekend, het mijlpalen- en tijdslijnoverzicht is geactiveerd en DIWI toont een kaart met alle plannen. Elk plan heeft een eigen projectpagina met detailinformatie. Er kunnen documenten en afspraken worden toegevoegd aan een plan en het is mogelijk om maatwerkeigenschappen in te geven. Ook de maatwerkbeleidsdoelen kunnen worden ingevoerd om op projectniveau bij te houden. Vanaf maart kunnen alle koplopergemeenten DIWI gebruiken in hun dagelijkse werk.

Juni 2024: Dashboards en rapportages De gemeenten gaan in juni samen aan de slag met het aanmaken van dashboards voor de verschillende gebruikers. Welke indicatoren krijgt de gemeenteraad te zien op welk aggregatieniveau? Komt er een openbaar dashboard dat zichtbaar is voor iedereen en welke projecten moeten daarop dan te zien zijn? Welke indicatoren worden toegevoegd aan de voorgeprogrammeerde dashboards en rapportages? Vanaf juni hebben gemeenten hiermee de dashboards voor hun gemeente op orde. Ook kunnen eenvoudig rapportages gemaakt worden voor periodieke verantwoording.

September 2024: Exporteren naar de provinciale planmonitor Op 1 oktober staat het extractiemoment van de gemeentelijke woningbouwplannen naar de provinciale planmonitors gepland. Een goed moment om de API met het provinciale systeem te testen. Daarom wordt in september met het oefenen van de export gestart. Welke kwaliteitsmeldingen zijn er te zien? De VNG gaat vanaf januari hierover al met provincies in gesprek. Ook met hen die momenteel nog geen najaarslevering vragen, om toch goed de software te kunnen testen.

Koplopersfase

januari 2024

Bouwen software

Invoeren en bijhouden van plannen

Maken van dashboards en rapportages

Exporteren van plannen (naar provincie)

10

oktober 2024

Lange termijn strategie schrijven

Q1 2025

Besluit over inzet DIWI lange termijn

Samen (leren) werken met DIWI De koplopergemeenten die DIWI in gebruik nemen, delen hun ervaringen. Zo kan DIWI verder verbeterd worden. Daarom zijn er een aantal contactmomenten tussen de gemeenten, de VNG de softwareontwikkelaar van DIWI, Phinion. Om te leren omgaan met DIWI worden er bijeenkomsten georganiseerd. Voor de uitlegbijeenkomsten zorgen we altijd voor meerdere momenten, zowel digitaal als fysiek. Een van de onlinebijeenkomsten wordt vastgelegd op video. Zo kan iedereen erbij aanwezig zijn en de informatie terugkijken.

Alle koplopergemeenten Januari Maart April Juni Juli September September

online enquête om input op te halen uitlegbijeenkomst over gebruik sprint 1 (2x online, 1x fysiek) online enquête om feedback op te halen uitlegbijeenkomst over gebruik sprint 2 (2x online, 1x fysiek) online enquête om feedback op te halen uitlegbijeenkomst over gebruik sprint 3 (2x online, 1x fysiek) online enquête om feedback op te halen

De focusgroep Het doel van elke sprint is om software aan te bieden die een effectief en efficiënt antwoord biedt op de gemeentelijke woningbouwuitdagingen. Daarvoor is ook tijdens de koploperfase nog input nodig. We werken daarom naast de gebruikersgroep, waarin alle koplopergemeenten vertegenwoordigd zijn, met een kleine focusgroep. Die focusgroep van 6 tot 10 koplopergemeenten geeft productiefeedback gedurende het bouwen van de software. Phinion organiseert dit traject. Elke sprint kent een nieuwe focusgroep. Opgeven voor deelname aan een sprintfase kan via het enquêteformulier.

De onderzoeksgroep Parallel aan het in gebruik nemen van DIWI zal een onderzoek begonnen worden naar de mogelijkheden om DIWI door te ontwikkelen. In dit kader vragen we van februari tot april wat er voor woondeal- en versnellingstafels nodig is aan informatie en wat DIWI daarin kan betekenen. Dat doen we samen met Phinion, BZK, Aedes, marktpartijen en woonregio’s. Hiervoor worden een aantal fysieke bijeenkomsten georganiseerd. Koplopergemeenten kunnen zich hiervoor opgeven via het enquêteformulier. Bij te veel aanmeldingen krijgen de koplopergemeenten die zich als (bijna) volledige woonregio hebben opgegeven voorrang.

11

Helpdesk voor vragen Technische meldingen In DIWI komt op elke pagina een meldknop te staan, waarmee je technische vragen kunt stellen, problemen kan aankaarten of andere feedback kan geven.

Algemene functionele vragen Ook krijgt DIWI een forumfunctie om vragen te stellen, waarbij het antwoord iedereen verder kan helpen. Soms hebben andere gemeenten het antwoord op zo’n vraag. Bijvoorbeeld als de vraag over de werkwijze of ervaringen binnen gemeenten gaat. Soms zijn het functionele vragen over DIWI. Die worden dan beantwoord door de VNG of Phinion.

Specifieke (individuele) functionele vragen Via support@diwi.nl kunnen koplopergemeenten vragen stellen die specifiek voor hun gemeente gelden. Zoals een gebruikersaccount dat niet naar behoren werkt. Voor deze vragen wordt dan een ticket aangemaakt, die naar gelang het onderwerp verdeeld worden tussen de VNG of Phinion.

Snelle actie of antwoord gewenst Vanzelfsprekend is het altijd mogelijk om direct contact op te nemen met de VNG: Mark Knops | mark.knops@vng.nl | 06 36 45 17 63 Nanke Hofstra | nanke.hofstra@vng.nl | 06 82 06 65 70

12

13

Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 2514 JS Den Haag januari 2024

vng.nl

14